Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа - Педагогика - Скачать бесплатно
ОГЛАВЛЕНИЕ:
|Введение. |5 | |1 |Общая характеристика делопроизводства. | | | |1.1.
История развития системы государственного делопроизводства. |
7 | | |1.2. Нормативно-методическая база делопроизводства. |11 | |2
|Документационное обеспечение управления. | | | |2.1.Общие понятия
документационного обеспечения. |16 | | |2.2.Системы документации. |21 | |
|2.3.Организация работы с документами. | | | | 2.3.1. Нормирование
оформления документов. |32 | | | 2.3.2. Организация документооборота.
|34 | |3 |Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа. | | | |3.1.
Факультет, как учебно-научное подразделение университета. |63 | | |3.2.
Типы документов обращающихся на факультете. Подразделения, издающие и
использующие их. |
64 | | |3.3. Организация документоведения, документооборот, схемы движения
документов в учебно-научном подразделении ВУЗа. |
67 | | |3.4. Использование ЭВМ, компьютерной сети университета в
делопроизводстве. |
73 | | |3.5. Архивное хранение документов. |75 | | |Заключение. |82 | |
|Литература. |84 | | |Приложения. |86 | |
ВВЕДЕНИЕ
В современных условиях для повышения эффективности управления
необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое
управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном
документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата
управления, организацию и культуру труда управленческих работников.
Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами,
повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во
многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на
предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется
документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.
Значение делопроиводственного обслуживания как одной из важнейших
сфер деятельности определяется рядом факторов и прежде всего его
универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия,
организации или учреждения составляют документы, созданные как
«традиционным» рукописным, машинописным, типографическим способом, так и
полученные с использованием компьютерных технологий. Содержащаяся в них
информация будет обладать юридической силой и может быть использована
только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В
правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и
эффективного использования документной информации в будущем.
Оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и
обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при
условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и
использования документов и документной информации будут достаточно точно
поддерживаться в своей деятельности этих единых правил и норм
делопроизводства.
Целью данной дипломной работы является анализ системы
документационного обеспечения деятельности факультета, как научно-учебного
подразделения ВУЗа. Данная цель реализуется в рамках конкретных задач:
. исследование генезиса системы государственного делопроизводства;
. изучение нормативно-методической базы делопроизводства;
. определение общих понятий современной системы документационного
обеспечения управленческого процесса;
. изучение систем ведения документации;
. определение особенностей управленческого процесса на факультете, влияющих
на документационное обеспечение;
. определение перечня документов, являющихся примером систем документации
факультета. Определение перечня пользователей данной системы;
. построение схем движения документов между факультетом и другими
участниками документооборота;
. разработка предложения по оптимизации документоведения: документооборот
на факультете.
Поставленные задачи решаются в соответствующих разделах работы.
1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1.1. История развития системы государственного делопроизводства
Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов,
называется делопроизводством. Термин “делопроизводство” в России возник, по
данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. (во всяком
случае, именно с этого времени фиксируют его употребление, следовательно в
речевой практике он появился несколько раньше)[14]. Этот термин образован
от сочетания слов “производство дела”. Значение его становится понятным,
если иметь в виду, что термин “дело” обозначал не папку с документами (его
современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который
было необходимо решить органу управления. Именно это значение и легло в
основу термина “делопроизводство”. Значение дела как собрание документов,
относящихся к какому-либо вопросу, - более позднего происхождения по
сравнению с первым значением. Из этого следует, что при возникновении
термин “делопроизводство” определяется следующим образом: отрасль
деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с
официальными документами.
Основными результатами периода 20-х годов были следующие[14]:
- организации исследований в области управления, научной организации
труда (НОТ) и делопроизводства;
- вышедших наиболее важных нормативно-методических документов в сфере
документационного обеспечения управления (ДОУ);
- практики работы ведомств, учреждений организаций по
документированию управленческой деятельности “общего делопроизводства” и
специальных систем документации.
Организационно-научная деятельность по организации в сфере управления
была закреплена нормативными документами и созданием целой сети
общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами
НОТ и делопроизводства.
Наиболее интересные и перспективные разработки проблем
делопроизводства велись по следующим основным направлениям:
- документооборот учреждений и методы его оптимизации;
- способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета
документации;
- контроль исполнения документов;
- хранение документов.
Движение основных документопотоков учреждений исследовалось с
использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работ
с документацией, сокращались инстанции прохождения документов и операции,
выполняемые с ними, разрабатывались маршруты курьерской связи. В
рекомендациях Института техники управления по выполнению учреждениями
операций предлагалось, по возможности отказаться от регистрации исходящей
корреспонденции. Пропагандировалась “безрегистрационная система”,
базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно
исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских
ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во
многом себя не оправдало.
По системе и направлениям обследования объектов Институтом
технического управления практически не отличался от зарубежных
консультационно-внедренческих фирм и от организаций, которые работают в
этой области на современном этапе. В результате детального обследования
учреждений создавался проект реорганизации общего делопроизводства,
состоящий из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику
существующего положения дел в организации; во вторых - намечались
конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства.
Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки
документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь,
порядок исследования и контроль, отправка документации.
В проекте “новой системы делопроизводства” Института технического
управления излагались следующие принципы оптимизации деятельности
обследуемых объектов:
- организация делопроизводства должна быть единой для всего
учреждения;
- регистрация документов должна быть однократной и производиться в
самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации;
- количество инстанций, через которые проходит каждый документ,
сокращается до минимума;
- справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и
времени;
- контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу,
не носить формальный характер;
- наблюдение, руководство и ответственность за постановку
делопроизводства возлагается на определенное лицо.
В 30-е годы формируется и укрепляется жесткая, централизованная
административно-командная система управления, исключающая возможность
рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного
делопроизводства.
Отсутствие единого методического центра по координированию работы
учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности
ведомств и организаций в вопросах документирования поставили на повестку
дня проблемы концентрации в общегосударственном масштабе научных сил и их
организационного оформления. В 1941 году собирается Первое межотраслевое
совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками
совещания, нашли широкое отражение следующие вопросы документационного
обеспечения управления:
- создание организационно-методического центра для руководства
постановкой делопроизводства;
- разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;
- механизация труда “канцелярских работников;
- проведение унификации и трафаретизации управленческой документации;
- установление единой системы подготовки и переподготовки работников
делопроизводства;
- создание всесоюзного научно-исследовательского института для
разработки комплекса проблем документационного обеспечения.
Однако практической реализации выдвинутой программы помешала
начавшаяся Великая отечественная война.
Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы
восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на
второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение
интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники
управления можно отнести к началу 60-х гг. Утверждение некоторых
исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в
этой области по сравнению с периодом 20-х годов представляется
малодоказательным и справедливо лишь от части для исследований по проблемам
управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70
годах[14].
В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам
механизации труда инженерно-технических работников и работников
административно-управленческого аппарата. Главному архивному управлению и
ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД.
Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г.
“Материалов к Единой государственной системе делопроизводства” В 1966 г. в
рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось
завершить разработку данного документа[8].
Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х. гг. стало
издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и
др.), общесоюзных классификаторов Общероссийского классификатора
управленческой документации(ОКУД), Общероссийский классификатор предприятий
и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор отраслей народного
хозяйства (ОКОНХ) и др. технико-экономической ( а позднее и социальной)
информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии
государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение
некоторых ГОСТов появилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение
указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление
документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения
разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации
управленческих функций[14].
Особенно остро отставание нашей страны выявилось в 80-90 гг., когда
теоретические разработки в области кибернетики, математических методов
управления, информатики и технической элементарной базы привели к широкой
информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно
развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность
новых технологий, к разработке концепции “бумажного офиса”. Это отнюдь не
умоляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ,
документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем
- создание системы стандартов по документации, Единой государственной
системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных
систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации
деятельности управленческих работников.
В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой
документации, в который включены наименования форм документов,
унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные
положения по велению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой
редакции Государственной системы документационного обеспечения управления
(ГСДОУ) была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной
численности сотрудников служб документационного обеспечения управления,
Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и
укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и
творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки
текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для
архивного хранения. К сожалению, с начала 1980-х гг. не одна
унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что
значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое
распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как
правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на
русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в
области создания и оформления документов[14].
1.2. Нормативно-методическая база делопроизводства
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность
законов, нормативных правовых актов и методических документов,
регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования
документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие
работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое
обеспечение и некоторые другие аспекты.[8]
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
- законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и
документации;
- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления
и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного
обеспечения на федеральном уровне;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти
(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и
ведомственного характера;
- правовые акты органов представительной и исполнительной власти
субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы
делопроизводства;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические
документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
- государственные стандарты на документацию;
- унифицированные системы документации;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной
информации;
- Государственную систему документационного обеспечения управления.
основные требования к документам и службам документационного обеспечения
(ГСДОУ);
- нормативные документы по организации управленческого труда и охране
труда;
- нормативные документы по организации архивного хранения документов.
В Российской Федерации в соответствии со сложившейся за весь
предшествующий период Российской государственности практикой отсутствует
единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за
создаваемую и используемую обществом документацию.
Эта ответственность рассредоточена между рядом органов
государственной власти и управления в соответствии с их функциональными
обязанностями (рис. 1.2.1).
Решениями органов власти значительная роль в управлении документацией
в различных её аспектах отведена Государственной архивной службе России.
1. Государственная архивная служба России и её органы занимаются
сбором и хранением документов. Кроме того, как центральный орган
федеральной исполнительной власти, то есть ведомство, несет ответственность
за рационализацию делопроизводства в стране.
Она разрабатывает нормативы и рекомендации как по организации
делопроизводства в целом, так и по отдельным направлениям работы с
управленческой документацией, в том числе и на машинных носителях записи.
Указания Государственной архивной службы по вопросам делопроизводства
распространяются на все организации независимо от системы хозяйствования и
формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, их
обработки и сохранения.
Местные архивные органы и государственные архивы также выполняют
соответствующие задачи в области управления документацией, особенно по
внедрению новых нормативов и методических разработок и контролю за их
соблюдением.
2. На комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и
сертификации возложена в свою очередь ответственность за нормативное
закрепление конкретных документных форм, их информационных элементов,
систем документации, общая координация проводимых в стране работ по
унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах
деятельности форм документов.
[pic]
Рис. 1.2.1 Органы государственной власти и управления документацией
Таким образом, Архивная служба и Комитет по стандартизации являются
основными ведомствами, регулирующими документацию в общегосударственном
масштабе. Как правило, они действуют в тесном контакте при решении всех
основных вопросов управления документацией и совершенствования
делопроизводства. Им принадлежит определение совершенствования документации
и организации работы с ней.
В любой организации должно быть четкое разграничение функций и
обязанностей между сотрудниками в соответствии с их квалификацией и
служебным положением, в том числе и в сфере управления документацией. В
структуре работников должна быть учтена численность сотрудников
делопроизводителей службы по отношению к общей численности работников, или
по количественным нормам выработки в единицу времени.
Подготовка собственных нормативных и методических документов по этому
направлению руководства документацией, а также координация, экспертиза и
утверждение работ сторонних организаций в течение последних десятилетий
закреплены за Государственным комитетом по труду и социальным вопросам ( в
настоящее время - Министерство труда).
Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого
учреждения, организации, предприятия. Законодательство РФ регламентирует
общие принципы организации документационного обеспечения деятельности
физических (граждан) и юридических лиц.
Регулируя гражданские правоотношения, Гражданский кодекс
устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации
актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или
прекращения, подтверждения правоотношений и др.
Основными из них являются:
1. Закон Российской Федерации “О стандартизации”
2. Федеральный закон РФ “Об информации, информатизации и защите информации”
3. Федеральный закон “Об участии в международном информационном обмене”
4. Закон РФ “О государственной тайне”
5. Закон РФ “Об Архивном фонде РФ и архивах”
Закон Российской Федерации “О стандартизации” от 10 июня 1993 года №
5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации,
обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и
предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры
государственной защиты интересов потребителей и государства посредством
разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон
устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов
по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля
и надзора за соблюдением требований государственных стандартов,
ответственность за нарушение положений закона, а также порядок
финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты.
Федеральный закон РФ “Об информации, информатизации и защите
информации” от 20 февраля 1995 года № 24-Ф3 устанавливает, что
информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами
отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом
наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим
создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности:
порядок документирования информации; право собственности на отдельные
документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в
информационных системах; категории информации по уровня доступа к ней;
порядок правовой защиты информации.
Документирование информации - обязательное условие для ее включения в
информационные ресурсы - осуществляется в порядке, устанавливаемом органами
государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства,
стандартизацию документов их массивов, безопасность Российской Федерации.
Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной
собственностью и находиться в собственности граждан, органов
государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и
общественных объединений.
Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами,
предусмотренными законодательством РФ, в том числе он имеет право:
- назначить лицо, осуществляющее хозяйственное ведение
информационными ресурсами, или оперативное управление ими;
- установить в пределах своей компетенции режим и правила обработки,
защиты информационных ресурсов и доступа к ним;
- определять условия распоряжения документами при их копировании и
распространении.
Граждане, органы государственной власти, органы местного
самоуправления, организация и общественные объединения обязаны представлять
документированную информацию органам и организациям, ответственным за
формирование и использование государственных информационных ресурсов.
Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе
Президента “Об основах государственной политики в сфере информатизации” от
20 января 1994 года, постановлениях Правительства “Об информационном
обеспечении предпринимательства в РФ” от 1 декабря 1994 года, “Об улучшении
информационного обеспечения населения РФ” от 12 января 1996 года и др.
Федеральный закон “Об участии в международном информационном обмене”
от 4 июля 1996 года № 85-Ф№ направлен на создание условий для эффективного
участия России в международном информационном обмене в рамках единого
мирового информационного пространства, на защиту интересов РФ, субъектов РФ
и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и
юридических лиц при международном информационном обмене.
Закон РФ “О государственной тайне” от 21 июля 1993 года № 5485
регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к
государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах
обеспечения безопасности РФ.
Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, принятые
Верховным Советом РФ 7 июля 1993 года, направлены на совершенствование
организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения,
хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных
документов за границу; регулирует формирование, организацию хранения, учет,
использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают
сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах
граждан, общества и государства; определяют понятия основных терминов
архивного дела (Архивный фонд РФ, архивный документ, архивный фонд, архив,
архивное дело и др.), характеризуют состав Архивного фонда РФ в его
государственной и негосударственной частях, устанавливают право
собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему
управления архивным делом в РФ, порядок хранения, комплектования, учета и
использования архивных документов; определяют ответственность за нарушение
законодательства об Архивном фонде РФ и архивах и принципы международного
сотрудничества в области архивного дела.
2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
2.1. Общие понятия документационного обеспечения
Наиболее полным межотраслевым документом по организации
документационного обеспечения управления является изданная в 1990 году
Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ.
ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые
требования к документированию управленческой деятельности и организации
работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях
(объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций,
сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее
благоприятных условий для применения технических средств и современных
технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы
аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации
органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража,
учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые
средствами вычислительной техники.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования
управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации
и автоматизации работы с документами, организации службы документационного
обеспечения управления. Раздел “Документирование управленческой
деятельности” содержит положения, определяющие состав управленческих
документов, основные направления и порядок проведения унификации и
стандартизации документов, оформления реквизитов управленческих документов,
включая машиночитаемые документы и машинограммы, а также общие требования к
составлению текстов документов. Раздел “Организация работы с документами
устанавливает принципы и порядок организации документооборота
|
