Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа - Педагогика - Скачать бесплатно
авторство, т.е.
общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя
в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
реальная срочность исполнения документа; вид документа: закон,
распоряжение, письмо, отчет и т. д. В связи с нечетким разделением функций
между отдельными органами представительной власти и управления, нарушением
сложившихся правил ведения переписки и по другим причинам значительную
часть корреспонденции могут составлять документы по вопросам, не входящим в
компетенцию их получателя. На стадии предварительного рассмотрения эти
документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по
назначению.
После установления компетенции и ответственности, необходимых для
решения поставленных в документе вопросов, отбираются те из них, к
рассмотрению которых и определению порядка их исполнения следует привлечь
руководство организации. Руководству, как правило, направляются документы,
полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов
представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих
управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
При рассмотрении документов руководителем целесообразно соблюдать ряд
рекомендаций, позволяющих ускорить обработку документов, избежать сбоев,
утерь, создать условия для их своевременного и ответственного исполнения.
Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять
их у себя на неопределенный срок. Документы должны быть рассмотрены в день
их поступления и в тот же день, как исключение на следующий, возвращены.
Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы
должны в строго обусловленное время.
При необходимости использования документа в будущем для руководителя
по его заданию могут изготавливаться копии рассмотренных им документов,
однако стремление к созданию «архива» проходящих через руководителя
документов свидетельствует о его недоверии к работе службы
документационного обеспечения.
Руководитель, как правило, не должен принимать лично документы от
посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае
документы должны быть переданы для их экспедиционной обработки и
регистрации.
Служба документационного обеспечения должна быть уведомлена: кому
документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и
зафиксировано в резолюции. В том числе и для последующего информирования
заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.
Для информирования о содержании резолюций руководителя документы
передаются его секретарю с регистрационными карточками, в которые секретарь
переносит резолюцию. Такой способ позволяет сократить время доведения
документа до исполнителя и не «потерять» его при обработке.
В учреждениях, где документы рассматриваются несколькими
руководителями, а служба документационного обеспечения должна быть
проинформирована о местонахождении каждого документа. целесообразно
использовать следующую технологию.
Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним
документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную
карту (лист, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате
документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе
(подразделении), которому направлен документ. В конце рабочего дня
информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу
документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в
информационно-поисковой системе организации. Такая технология в
делопроизводственной практике получила название «переметка».
После введения в информационно-поисковую систему сведении о
поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются
исполнителям. При наличии нескольких исполнителей документ передается
ответственному исполнителю, а при отсутствии такового — первому из состава
исполнителей. Необходимость размножения документа для его исполнения и
количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и
автоматизации рабочих мест в технорабочем проекте системы должен быть
оговорен способ передачи информации исполнителю: через компьютерную сеть
или непосредственно сам исполняемый документ.
Обработка поступающих документов может считаться удовлетворительной,
если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день
после его получения организацией.
Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм),
не требующих исходя из их содержания срочного исполнения, осуществляется
вместе с остальной корреспонденцией. При необходимости срочного исполнения
поступившего документа предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить
с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.
Организация рационального движения документов внутри организации.
В настоящее время в связи с почти повсеместной ликвидацией внутренней
курьерской связи документы передаются из одного подразделения в другое
секретарями руководителей, реже — через службу документационного
обеспечения (канцелярию) или самими сотрудниками, но с обязательной
передачей в службу документационного обеспечения сведений о местонахождении
документа. В обоих случаях в информационно-поисковую систему
(регистрационную форму или автоматизированную базу данных) должны быть
внесены изменения с указанием даты их внесения.
В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить
единый порядок передачи документов для обработки — через лицо,
ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.
Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа
следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не
представляется возможным — составить график сроков и последовательности
прохождения документа в организации. Этот график может быть принят
руководителем службы документационного обеспечения по согласованию с
руководителем организации как типовой.
Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с
текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации
различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие
мероприятия.
Значительную часть документооборота организации составляют различного
рода проекты документов, требующие согласования, подписания или
утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов должны быть
закреплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудниками
подразделения, готовящего документ, а служба документационного обеспечения
только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления.
Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна
разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной
графической форме определена последовательность подготовки проектов
наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и
утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения,
местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному
вопросу.
Проектирование рациональной системы документооборота основывается на
положениях, выработанных практикой делопроизводства и научной организации
труда [9], например:
. исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;
. однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или
у одного исполнителя;
. пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено
только необходимостью его обработки;
. различные операции должны выполнятся параллельно для сокращения времени
движения документов и повышения оперативности их исполнения;
. учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов,
результаты контроля и другие сведения следует передавать в службу
документационного обеспечения с помощью регистрационных карточек,
бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих
документов;
. должны быть предусмотрены все возможные варианты движения документов.
Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты
движения документов, например:
. когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю,
минуя все другие инстанции;
. передача почтовых отправлении, имеющих пометку "лично", непосредственно
из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы
обработки.
Обработка исполненных и отправляемых документов.
Этот этап также предпочтительнее централизовать в единой экспедиции
организации.
Для отправки должны приниматься только полностью оформленные,
подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров,
обеспечивающих подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем
указанным адресам рассылки.
При сдаче документа на отправление или исполненного документа
исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенклатуре дел он
должен быть помещен.
При приеме на отправку документа-ответа должно быть проверено
возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициативного документа.
Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы
службой документационного обеспечения должны быть возвращены исполнителю.
Срок исполнения должен быть продлен на время доработки документа и отражать
окончательную передачу документа на отправление для экспедиционной
обработки.
Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя
сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение
связи. Она осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами
и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.
Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей
должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и
сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за
упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой
документационного обеспечения. Обязательная сопроводительная документация к
документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям проходит
экспедиционную обработку на общих основаниях.
Исполнение документов.
При налаживании системы документооборота организации, четкого и
ответственного исполнения документов важнейшей частью является
документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. работа с документами их
непосредственных исполнителей.
Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий
день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, с
учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки
всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы
исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.
Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Контроль
исполнения включает:
— постановку документов на контроль;
— проверку своевременности доведения документа до исполнителя;
— предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
— учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Контроль, как правило, ведется на двух уровнях: формализованный
контроль своевременности исполнения документов, а также контроль,
включающий анализ существа и полноты исполнения. Если контроль первого
уровня осуществляет только делопроизводственная служба, то контроль второго
уровня входит в должностные обязанности не только руководителей всех
рангов, но и специального контрольного подразделения.
Контроль должен осуществляться путем регулярного отслаивания
контрольного массива (журнала, картотеки, файла) и напоминания исполнителям
о приближении или наступлении срока исполнения.
В организации должен составляться перечень документов, подлежащих
контролю исполнения, в виде самостоятельного документа или в виде
дополнительной графы в Табеле документов. В состав документов, подлежащих
обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих
органов, собственными распорядительными документами следует включать все
документы, специфичные для организации и имеющие конкретные формы и сроки
исполнения.
Срок исполнения входящих документов исчисляется с момента их
поступления в организацию, а создаваемых — с момента доведения до
исполнителей, если, конечно, не оговорен другой срок.
Срок исполнения может продлить только организация или должностное
лицо, его установившее (или вышестоящее руководство).
При установлении сроков исполнения необходимо использовать типовые
сроки, установленные для конкретных документов законодательно, например,
согласно ГСДОУ:
. акт о наличии недостатков (рекламация) — составление не позднее 10 дней
по получении продукции;
. жалобы на неправильные действия или распоряжения финорганов —
рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления;
. письма учреждений и организаций — к указанному в них сроку или в течение
10 дней;
. протокол разногласий — составление и направление контрагенту в 10-дневный
срок, рассмотрение контрагентом в 20-дневный срок;
. телеграммы, требующие срочного решения, — до 2 дней, остальные — в
течение 10 дней.
Проверка хода исполнения должна осуществляться в следующем порядке:
. задания последующих лет — не реже одного раза в год;
. задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;
. задания текущего месяца — каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Снять документы с контроля может либо должностное лицо, установившее
контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения
заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и
организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На
документе при этом должна быть проставлена отметка, подписанная лицом,
подтверждающим исполнение.
При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном
документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку,
содержащую справку об исполнении.
Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного
документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание
ранее изданных поданному вопросу документов и действующих нормативных
актов.
Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с
действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с
руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и
организациями.
После согласования проект документа передается на подписание
(утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию и
отправку.
По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое
должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело
на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. Если документ
является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным
документом.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель
готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистрации документа
организует его размножение.
В случае командировки, ухода в отпуск, болезни, увольнения
исполнителя закрепленные за ним документы по указанию руководителя
структурного подразделения передаются другим исполнителям с обязательным
указанием их фамилий в регистрационно-контрольных формах.
Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный
исполнитель, указанный первым в пункте распорядительного документа или
резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей.
Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и
качественное исполнение документа и представление ответственному
исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов
документов, справок, сведений).
Если исполняемый документ не может быть одновременно предоставлен в
распоряжение всех исполнителей, им направляются экземпляры регистрационно-
контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или
полученном поручении.
В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать
изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения
задания, делать пометки на документе о времени его поступления к
исполнителю, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных
запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
Исполнитель имеет в своем распоряжении или ему должна быть
предоставлена возможность пользоваться государственными стандартами на
документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической
информации, номенклатурой дел, инструкцией по делопроизводству,
ведомственным телефонным справочником, а также средствами оргтехники:
ложементами для бумаг, средствами создания документов (от карандаша до
компьютера), множительной техникой и т.д.
Исполнитель заводит для документов папки с надписями «срочно», «на
исполнение», «на доклад (подпись)», «на отправку» с указанием своей
фамилии, инициалов, номера телефона. При необходимости в папке «на
исполнение» делаются прокладки с обозначением сроков исполнения и
наименований групп документов.
При использовании видеотерминальных устройств исполнитель в
установленные сроки получает предназначенную ему информацию и сообщает в
базу данных необходимые сведения. Исполнитель несет ответственность за
полноту, своевременность и достоверность сообщаемой информации.
Анализ структуры документооборота.
Порядок движения документов, их состав вторичны в конкретной
организации по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и
распределению обязанностей среди сотрудников.
Однако это не значит, что организация документооборота не поддается
самостоятельному регулированию и нормированию. ГСДОУ рекомендует закреплять
порядок прохождения документов внутри организации в специальных
технологических схемах, разработкой которых занимаются службы
документационного обеспечения управления. В таких схемах должны найти
отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки
обработки и исполнения документов.
Разбивка системы документооборота на конкретные технологи„ четкие
операции может осуществляться только на основе анализа структуры
документооборота. Естественно, что само структурирование должно иметь
прикладное прагматическое значение, только в таком случае оно может
получить реальное применение.
Поскольку ценность документной информации существует только в связи с
конкретной целью, реализуемой в процессе управления, то информацию,
существующую сама по себе и не оказывающую воздействия на принимаемые
решения, с точки зрения процессов управления следует отнести к
информационному шуму. Уровень информационного шума в системе управления во
многом объясняется непродуманным распределением документов среди
потребителей и информационного содержания, нерациональностью определения
этапов прохождения документной информации. Это, в свою очередь. значительно
увеличивает плотность информационных потоков и неоправданный рост
документооборота в целом.
При организации рациональной системы документационного обеспечения в
качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ,
документопоток, документационный технологический процесс.
Ранее была достаточно подробно рассмотрена общая технология обработки
входящей корреспонденции. В процессе обработки были вычленены группы
документов, прежде всего по направлениям документопотоков:
. документы, подлежащие передаче конкретным сотрудникам;
. документы, подлежащие передаче на рассмотрение руководства организации с
целью определения состава исполнителей, сроков и характера исполнения.
Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в
процессе управления документацией является документопоток[14]. Основными
управляемыми параметрами документопотока являются:
. содержание или функциональная принадлежность;
. структура потока;
. направление потока и его объем.
Содержание документопотока характеризуется составом документов,
входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.
Структура потока описывается признаками, в соответствии с которыми
может быть осуществлена классификация документов и их индексация, построена
система научно-справочного аппарата по документам организации. В
значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-
целевому назначению составляющих его документов.
Режим документопотока определяется изменением во времени его
информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью
планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой,
политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы
организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного
технологического звена обработки документов: регистрируемые и
нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не
осуществляется службой документационного обеспечения контроль исполнения и
т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и
удостоверения составляющих этот поток документов: согласование,
утверждение, ознакомление и др.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов
(подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен
объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках,
количестве поручений, исполнителей и т.д.
Решающими при организации документопотоков являются их структура,
режим и направление движения. Внешние по отношению к организации или другой
управленческой структуре потоки документов сливаются в единый в пункте их
экспедиционной обработки и регистрации, затем распадаются вновь, расходясь
по исполнителям, По функционально-целевому назначению в основном это
информационные документы о состоянии объектов управления, документация
плановая, распорядительная, финансовая. Безусловно, состав входящей
документации значительно пестрее, ее точный состав зависит от специфики
деятельности конкретной управленческой структуры.
Отчетная, распорядительная, справочно-информационная и финансовая
документация, сливаясь со специфической документацией, образует поток
исходящих документов субъекта управления.
К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся
объем документопотока в физических величинах, пропускная способность
различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов,
допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и
ее конечных потребителей.
Вероятностный характер поступления документов в организацию делает
необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки
периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной)
документации.
Необходимость такого деления вызвана тем, что поток периодической
документной информации имеет, как правило, устойчивое содержание,
внутреннюю структуру, объем в течение заданного периода. Документы этого
потока (плановая, финансовая, статистическая и т.д.) движутся в
организациях по строго определенным направлениям, и при четком определении
границ этого потока их доведение до исполнителей может проводиться без
участия руководства. Практическая реализация этого положения нашла
отражение и составлении списков нерегистрируемых централизованно в службе
документационного обеспечения групп документов. В их состав обычно
включают:
. поздравительные письма и телеграммы; пригласительные билеты;
корреспонденцию с пометкой «лично»;
. документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета. фондовые
извещения, прейскуранты, кредитные справки и т. д.);
. документы первичного материального учета (накладные, наряды, заявки,
копии платежных требований и т. д.);
. документы первичного статистического учета и отчетности (и соответствии с
унифицированными системами документации);
. документы по кадровым вопросам и повышению квалификации (постановления о
наложении справок, объяснительные записки планы, программы и т. д.);
. документы и другие материалы по вопросам технической информации, торговли
(периодические издания, рекламные материалы. плакаты, выставочные буклеты
и т. д.);
. документы, поступающие в адрес общественных организаций.
Наличие в системе документооборота переменной части определяет
специфику адресности движения документов и режимы их обработки. Именно с
этой целью часть поступающих документов направляется на рассмотрение
руководства и дополняется резолюция 1, содержащей в обязательном порядке
недостающую информацию об адресах исполнителей и, как правило, режиме
исполнения.
Поэтому затраты руководителей на рассмотрение поступающем
корреспонденции определяются прежде всего долей переменной части, а не его
личным стилем работы. Возможности уменьшения нагрузки руководителей в
обработке корреспонденции лежат в области анализа состава этой
корреспонденции, определения степени ее периодичности и расширения на этой
основе состава постоянной части входящего и исходящего документопотоков.
Так, для постоянной части исходящего документопотока целесообразно широкое
делегирование полномочий подписания документов, такое делегирование не
ограничено законодательством и находится в компетенции руководителя
организации.
Постоянный документопоток можно считать упорядоченным, если в системе
управления определен состав и объем составляющих его документов и
содержащихся в них сведений, установлены рациональные схемы их движения. На
государственном и отраслевом уровне задачи упорядочения постоянных
документопотоков решаются путем разработки и внедрения общероссийских и
отраслевых унифицированных систем документации (УСД), установления
рациональной периодичности или сроков предоставления документов постоянным
корреспондентам, зафиксированным в системах управления.
В организациях на основе действующих УСД, собственного опыта и
сложившейся практики целесообразно также проведение работ по рационализации
документопотоков. Поскольку документопотоки - это отражение
производственных, управленческих задач и ситуаций, исследовать потоки
документов можно только в комплексе с определением содержания и
особенностей деятельности субъектов и объектов управления, выявлением
системы принятия решений в исследуемых объектах и фиксацией полного состава
информационного обеспечения принятия этих решений, вычленением той его
части, которая обеспечивается
|
