Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа - Педагогика - Скачать бесплатно
учреждения,
построения информационно-поисковой системы по документам учреждения,
контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в
ведомственный архив на хранение.
Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения
путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству
(документационному обеспечению управления), методик, правил, рекомендаций
по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и
формы управленческих документов и др. Положения ГСДОУ получили развитие
применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по
делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
Наряду с термином “делопроизводство” в последние годы употребляется и
синонимической ему термин “документационное обеспечение управления”.
Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы
делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию,
ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с
документами средств вычислительной техники и современных информационных
технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и
использования информации в управлении. Таким образом, термин
“документационное обеспечение управления” как бы подчеркивает информационно-
технологическую составляющую в современной организации делопроизводства[9].
Результатом документирования является документ - зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать. носитель - это материальный объект, используемый для
закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной
информации, в том числе в преобразованном виде. Носитель - это всегда
результат технических достижений эпохи. в древности в качестве
материального носителя для создания документов использовали различные
материалы.
В течение многих веков и в настоящее время наиболее распространенным
носителем документной информации является бумага. Наряду с бумагой сейчас
широко используются и новые носители - магнитные - лента, диски,
позволяющие использовать для документирования технические, в том числе
автоматизированные средства.
Понятие “делопроизводство” базируется на понятии
“документирование”[14]. Под документированием понимается запись (фиксация)
информации на различных носителях по установленным правилам.
Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге
или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование
всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми
нормативными актами или выработанными традицией.
Важное значение при документировании имеют средства документирования
- орудия, используемые человеком для создания документов. Это могут быть:
- простые орудия (ручки, карандаши и др.);
- механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны,
диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);
- средства автоматизации - компьютерная техника.
В зависимости от используемых средств документирования различаются
способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-,
фонодокументирование, электронное документирование) и типы создаваемых при
этом документов.
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи
информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих
правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила -
свойство официального документа, сообщаемое ему действующим
законодательством, компетенций издавшего его органа и установленным
порядком его оформления.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой
разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов
оформления документа (наименование автора документа. гриф утверждения,
печать и др.). Современные требования к оформлению организационно-
распорядительной (административной) документации зафиксированы в
государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системы
документации. система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов”). Государственным стандартом установлен
не только состав реквизитов (всего их 29), но и зоны и последовательность
их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их
расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также
регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного
составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и
схему (модель) их расположения на документе.
В обществе документы являются основными носителями управленческой,
научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.
Документы носители первичной информации, именно в документах информация
фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других
источников информации книг, газет, журналов и др., содержащих
переработанную, вторичную информацию.
Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает ее
сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, ее
многократное использование, возможность обращаться к информации спустя
много времени после ее создания. Возможность сохранять информацию во
времени, позволяет различать документы - носители оперативной информации и
документы — носители ретроспективной информации.
Среди функций документа выделяются общие и специальные (рис.2.1.1.).
К общим функциям документа относятся:
. информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо
необходимость зафиксировать информацию -причина появления любого
документа;
. социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку
любой документ порожден той или иной социальной потребностью;
. коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между
отдельными элементами общественной структуры, в частности между
учреждениями;
. культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных
традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах
документов, например в научно-технической документации находит отражение
уровень научного и технического развития общества;
К специфическим функциям документа относятся:
. управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией
наделены так называемые управленческие документы (плановые документы,
отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые
для реализации целей управления;
. правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых
норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные
и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых
норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию
на время (например, для использования в качестве судебного доказательства
это может быть любой документ);
. функция исторического источника: документ выступает в качестве источника
исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только
часть создаваемых в обществе документов (примерно 12-14%) и только после
того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на
хранение в архив.
[pic]
Рис. 2.1.1. Функции документов
Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая
делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с
документами.
Организация работы с документами предполагает организацию
документооборота учреждения, хранение документов и их использование в
текущей деятельности учреждения.
[pic]
Рис. 2.1.2. Организация работы с документами
Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных
процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их
создания или поступления и до завершения исполнения или отправки[14]. В
целях рациональной организации документооборота все документы
распределяются по документопотокам:
. регистрируемые и нерегистрируемые документы;
. входящие, исходящие и внутренние документы;
. документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или
документы, направляемые в или поступающие из подведомственных
организаций, и т.д.
Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих
определенное целевое назначение в процессе документооборота[14].
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом
документооборота понимается количество документов, поступивших в
организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как
правило года[14]. Объем документооборота - важный показатель, используемый
в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы
делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам
учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других
вопросов.
Одна из важнейших функций организации работы с документами -функция
учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией — записью
учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт
создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета
документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения
документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников
учреждения.
Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы
с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности
учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств,
способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и
использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения
документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело».
Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков
дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в
определенной последовательности с указанием сроков их хранения; под делом
понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку
деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности
и подшитых в отдельную обложку.
2.2. Системы документации
Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую
систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации
понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам
происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их
оформлению[14]. До настоящего времени в документоведении не существует
непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и
разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически
сложившееся разделение документов на системы документации.
Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения
всех документов на официальные и документы личного происхождения.
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы
человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные,
технические (конструкторские), технологические, производственные и др.
Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации.
Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего
государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и
составляют собственно объект делопроизводства[8].
Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых
являются следующие системы документации:
. организационно-правовая документация;
. плановая документация;
. распорядительная документация;
. информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
. отчетная документация;
. документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
. финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
. документация по материально-техническому обеспечению;
. договорная документация;
. документация по документационному и информационному обеспечению
деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те,
которые отражают основную деятельность учреждения, организации или
предприятия.
Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством
целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или
иной управленческой функции или вида деятельности.
Системы документации: их назначение, виды документов, которые
относятся каждой из них, органы издающие документы по каждой системе
показаны в Приложении № 1.
Назначение и состав организационно-правовой документации
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности
учреждений, организаций, предприятий, фирм, — это функция организации
системы и процессов управления, которая включает в себя:
. создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;
. установление ее структуры;
. определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей —
руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по
Единой тарифной сетке (ЕТС);
. регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
. формирование совещательных органов управления;
. регламентацию деятельности аппарата управления;
. лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
. установление режима работы и системы охраны;
. организацию труда работников и оценка труда работников;
. реорганизацию;
. ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.
Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и
утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих
правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее
компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав,
функциональное содержание деятельности организации в целом, ее
подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие
аспекты.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации,
положение об организации; положения о структурных подразделениях,
коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы
коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;
штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся
в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению);
должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Организационно-правовые документы содержат положения строго
обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и
являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в
обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это
органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее
коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом
директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в
зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа.
Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом
руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом
документе или распорядительным документом (постановлением, решением,
приказом или распоряжением).
Цель разработки организационных документов — наиболее рациональное
разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.
Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия,
относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В
стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или
дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в
несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в
деятельности учреждения организационно-правовые документы либо
разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и
дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением
руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения
разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.
Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от
вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в
устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с
установленной законом процедурой — по решению высшего органа управления
организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с
обязательным информированием органа, осуществляющего государственную
регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере
необходимости приказами или распоряжениями руководителя.
Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах
учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере
необходимости.
Разрабатываются организационно-правовые документы руководством
учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов,
хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным
направлениям.
Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе
бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название
учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем
подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа,
заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-
правового документа является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из
разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые
арабскими цифрами.
В процессе подготовки организационно-правовые документы в
обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми
заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом),
заместителями руководителя организации или одним из заместителей,
курирующим соответствующее направление деятельности организации.
Назначение и состав плановой документации
Планирование деятельности учреждения - важнейшая функция управления,
позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя
деятельность, учреждение достигает поставленные цели с наименьшими
затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее
целесообразным и экономичным образом.
Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных
по содержанию и форме. Плановые документы обычно имеют следующие названия:
план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема.
Программы и генеральные схемы, как правило, носят комплексный характер, их
содержание может затрагивать интересы нескольких органов исполнительной
власти, организаций, учреждений, предприятий, территорий. Эти документы
позволяют решать сложные проблемы, требующие согласованных действий ряда
министерств, ведомств, организаций. Программа или генеральная схема
формулирует основные направления и общее содержание работ, выполнение
которых обычно рассчитано на достаточно длительный срок. Это, как правило,
более масштабные документы по сравнению с планом.
Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на
какой-либо определенный срок, например несколько лет, год, полгода,
квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ, срок
которого установлен распорядительным документом или договором.
Плановые документы разрабатываются на федеральном уровне, отраслевом,
территориальном, в отдельной организации. Плановые документы
разрабатываются как при необходимости решения сложных комплексных проблем,
так и для правильной организации текущей деятельности.
Федеральные планы, программы, генеральные схемы разрабатываются по
решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими
министерствами или ведомствами. При разработке федеральной программы, плана
или генеральной схемы несколькими органами исполнительной власти одно из
них выступает ответственным за разработку. Проекты федеральных программ,
планов и генеральных схем до их представления в Правительство Российской
Федерации на утверждение в обязательном порядке проходят стадию
согласования со всеми заинтересованными учреждениями. Утверждаются
федеральные программы, планы и генеральные схемы постановлениями
Правительства Российской Федерации.
Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральным органом
исполнительной власти, они рассчитаны на выполнение подведомственными
учреждениями и организациями. При наличии федеральных планов, программ и
генеральных схем их положения конкретизируются в отраслевых планах и
программах. Отраслевые планы и программы разрабатываются управлениями и
отделами федеральных органов исполнительной власти с привлечением
специалистов и заинтересованных организаций, в том числе и
подведомственных. Они утверждаются руководителем федерального органа
исполнительной власти (министерства или ведомства) и являются обязательными
для выполнения. Контроль за их выполнением осуществляется соответствующим
федеральным органом исполнительной власти.
Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются
администрациями краев, областей, районов, городов и других территориальных
образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются
вопросов социального и экономического развития и благоустройства
территорий.
Планирование деятельности отдельной организации, как правило,
осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы
могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для
планирования текущей деятельности.
Текущая деятельность организации планируется, как правило, в форме
годовых и квартальных планов работы управлений, отделов, групп, служб, в
форме планов и программ командировок, графиков отпусков, а также планов
выполнения отдельных специализированных видов работ, наиболее важных и
существенных для деятельности организации. При наличии в учреждении
коллегий, советов, комиссий (временных или постоянных) их деятельность
также планируется.
Источниками для составления планов являются: федеральные и отраслевые
планы, программы, генеральные схемы, организационно-правовые документы
учреждения, распорядительная документация, решения коллегиальных и
совещательных органов, предложения, докладные записки, справки и другие
информационные и аналитические материалы, поступающие от других
подразделений и служб.
Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением
квалифицированных специалистов. Планы работы подразделений утверждаются
вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом - ее
руководителем. Планы работы коллегиальных и совещательных органов
утверждаются председателем коллегиального или совещательного органа.
Назначение и состав распорядительной документации
Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее
организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов,
руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных
документов.
Основное назначение распорядительных документов — регулирование
деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию
поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей
деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того,
насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят
результаты работы организации.
Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на
совершенствование организационной структуры учреждения, характера,
содержания, средств и способов осуществления основной (производственной)
деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми,
материальными, информационными и иными ресурсами.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по
системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от
вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным
подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость
объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к
нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически
властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких
предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов
разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом
являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица
или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение
конкретных административно-правовых отношений.
С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы
делятся на:
1. правовые акты, действующие на федеральном уровне, — акты, издаваемые
Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации,
органами федеральной исполнительной власти;
2. правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации, -
краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-
Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных
образований;
3. правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются отраслевыми
органами федеральной исполнительной власти);
4. правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения,
предприятия, фирмы.
Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной
исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных
актов. Их можно разделить на:
акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан
Российской Федерации;
акты межведомственного характера;
акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной
власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.
Подготовка распорядительных документов федеральных органов
исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки
ведомственных нормативных актов, утвержденными постановлением Совета
Министров — Правительства Российской Федерации от 23 июля 1993 г. № 722.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
. необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых
актов и иных решений вышестоящих органов;
. необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной
деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими
органами управления.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все
распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в
условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного
принятия решений.
В первом случае распорядительные документы издаются на основе
решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием,
советом,
|
