Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа - Педагогика - Скачать бесплатно
содержания документа, что исключает
необходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткого
поиска любого слова в документе.
К недостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора
ввода документов в архив работает под управлением операционной системы Unix
или MS Windows (но в режиме эмуляции X- терминала) и требует достаточной
квалификации от оператора для назначения местоположения файлов в
библиотеках. Также нужно отметить достаточно высокую цену продукта в
расчете на одного пользователя.
В настоящее время архив университета (находятся в корпусе «Г»)
располагает площадью примерно 70 м2. На этой площади находится около 10
стилажей, а сама она делится на две комнаты - 55 м2 и 15 м2. Освещение в
помещении смешанное - дневной свет и люминистцентный. Отопление
центральное.
ПЭВМ в архиве нет, естественно нет и компьютерной сети.
К документам сдаваемым в архив, относятся дела требующие постоянного
хранения:
- учебные карточки студентов;
- протоколы заседаний Ученого совета факультета и материалы к ним;
- годовые планы работ совета факультета;
- протоколы заседаний ГЭК;
- отчеты ГЭК;
- планы работы кафедр;
- протоколы заседаний кафедр.
Все вышеуказанные документы не могут быть переведены на электронный
носитель, а требуют непосредственно физического нахождения. Поэтому в
архиве необязательно иметь компьютер с университетской компьютерной сетью.
Все же остальные документы указанные в номенклатуре дел могут
передаваться по организованному электронному документообороту. Они должны
храниться, установленный в номенклатуре дел период, в том подразделении где
они находятся. Исходя из этого электронный архив может быть создан на одном
из имеющихся серверов в вычислительном центре ( т.к. к сети подключены
практически все подразделения) или хранится в самом подразделении. Это
значительно сократит занимаемые площади бумажными документами.
Для того чтобы организовать электронный архив нужно приобрести
программный продукт и получится, что затраты на это составят:
. стоимость программного продукта;
. установка программы на сервер и на компьютеры, находящиеся в
подразделениях университета и подключенных к сети;
. обучение работы с программой.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенные в работе исследования позволили сформулировать
определенные выводы и получить ряд результатов.
1. К подразделениям, образующим документооборот на факультете относятся
деканат, кафедры, отдел кадров, учебное управление, бухгалтерия, второй
отдел и т.д. практически все документы, издающиеся в них и поступающие к
ним проходят через канцелярию.
2. Документы участвующие в документообороте делятся на внутренние, входящие
и исходящие.
3. В процессе деятельности факультета появляются приказы, служебные
записки, отчеты, заявления, указания, протоколы, постановления. Также
документооборот составляют учебные карточки студентов, личные дела,
экзаменационные ведомости и т.п.
4. При создании и движении документа он проходит следующие стадии:
- изготовление;
- подписание (согласование);
- размножение; -
распределение по подразделениям; -
регистрация и подшивка.
5. Служебные документы, возникающие в процессе деятельности факультета
требует правильного распределения, в соответствии с номенклатурой дел.
6. В университете существует сеть к которой подключены практически все
подразделения ТРТУ. На факультете сеть используется в основном в учебных
целях.
7. Сейчас затраты на документооборот составляют стоимость бумаги,
картриджей, порошка на заправку картриджей.
8. Если организовать движение документов (которые можно перенести на
электронный носитель) по сети, то затраты составят стоимость распечатки
документа, физическое нахождение которого станет необходимым. Так как
практически все подразделения подключены к сети, то не нужно тратить
средства на подключение и установку сети, но нужно будет затратить сумму
на приобретение программы электронного документооборота.
9. К документам сдаваемым в архив, относятся дела требующие постоянного
хранения:
- учебные карточки студентов;
- протоколы заседаний Ученого совета факультета и материалы к
ним;
- годовые планы работ совета факультета;
- протоколы заседаний ГЭК;
- отчеты ГЭК;
- планы работы кафедр;
- протоколы заседаний кафедр.
Все вышеуказанные документы не могут быть переведены на
электронный носитель, а требуют непосредственно физического на
хождения. Поэтому в архиве необязательно иметь компьютер с уни-
верситетской компьютерной сетью.
10. Все документы, не требующие постоянного хранения могут передавать-
ся по электронному документообороту и следовательно должны будут
храниться в электронном архиве.
11. Затраты на организацию электронного архива составят: стоимость про-
граммного продукта, установка программы на сервер и на компьютеры,
находящиеся в подразделениях университета и подключенных к сети, об-
учение работы с программой.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ:
| |Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы |
| |(на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп.-М., 1996. |
| |Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ.- М., |
| |ИНФРА-М, 1997. |
| |В помощь машинистке, секретарю, стенографистке: Практ. пособие.-М.: |
| |Высш.шк., 1990.-303 с.: ил. |
| |Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах |
| |обработки данных.- М., Энергоатомиздат, 1994. |
| |ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и |
| |определения. - М., Издательство стандартов, 1983. |
| |ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная |
| |система организационно-распорядительной документации. Требования к |
| |оформлению документов.-М., Издательство стандартов, 1997. |
| |Государственная система документационного обеспечения управления. |
| |Основные положения, Общие требования к документам и службам |
| |документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991. |
| |Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: |
| |Изд-во “Юридический колледж МГУ”, 1994. - 85 с. |
| |Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное |
| |пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей “Тандем”. Издательство |
| |ЭКМОС, 1998. - 208 с. |
| |Документы и делопроизводство. Справочное пособие. - М., Экономика, |
| |1991. |
| |Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М., НОРМА, 1996. - 224с.|
| |Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: |
| |Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998.|
| |- 272 с. |
| |Ланкастер Ф. Информационно-поисковые системы. - М., Мир, 1972. - 310 |
| |с. |
| |Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: |
| |ИНФРА-М, 1998, 575 с. |
| |Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде |
| |Российской Федерации и архивах от 07.07.93. - М., - 14 с. |
| |Секретарское дело: Практ. пособие. - М.: Высш.шк.., 1989. - 383 с.: |
| |ил. |
| |Стандарт предприятия . Порядок подготовки, согласования и издания |
| |приказов, указаний и других организационно-распорядительных |
| |документов. СТП 2069131-01-98. 1998. |
| |Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М., ПРИОР, 1995. |
| |Сэлсон Г. Автоматическая обработка, хранение и поиск информации. - |
| |М., Советское радио, 1973. - 560 с. |
| |Устав Таганрогского государственного радиотехнического университета. |
| |Таганрог. 1997. - 39с. |
| |Халяпин Д.Б., Ярочкин В.И. Основы защиты информации: Учебное пособие.|
| |- М., ИПКИР, 1994. |
| |Экономическая безопасность предприятия: Защита коммерческой тайны. |
| |Практическое пособие для руководителей и специалистов. Под ред. В.М. |
| |Чаплыгина. - М., Аналитик-Пресс, 1991. |
| |Ярочкин В.И. Безопасность информационных систем. - М., Ось-89, 1996. |
|Наименование |Назначение |Виды документов
|Органы |
|системы | |
|участвующие в их |
|документации | |
|составлении |
|1 |2 |3
|4 |
|Организационн|организация |устав организации; положения об организации и
о |руководство |
|о-правовая |системы и |структурных подразделениях, коллегиальных и
|учреждения или |
|документация |процессов |совещательных органах учреждения; регламенты
работы |подразделения |
| |управления |коллегиальных и совещательных органов, аппарата
| |
| | |управления или руководства; штатное расписание,
| |
| | |инструкции по отдельным видам деятельности,
| |
| | |нуждающимся в регламентации (например,
инструкция по | |
| | |документационному обеспечению); должностные
инструкции| |
| | |работникам, правила, памятки и др.
| |
|Плановая |формулирует |план; перспективный план; программа; график;
схема; |руководство |
|документация |основные |генеральная схема
|организации |
| |направления и |
| |
| |общее содержание |
| |
| |работ |
| |
|Распорядитель|регулирование |Коллегиальное принятие решения - постановления
и |Коллегиальное |
|ная |деятельности и |решения;
|принятие решения; |
|документация |деятельности, |Единоличное принятие решения - приказы,
указания, |Единоличное |
| |входящих в его |распоряжения
|принятие решения |
| |систему |
| |
|Справочная |содержит |акты; справки; докладные записки; переписка и
др. |от нижестоящего |
|документация |объективную и |
|работника к |
| |достоверную |
|вышестоящему |
| |информацию |
| |
|Отчетная |позволяет |отчет или справка отчетного характера
|структурные |
|документация |сопоставлять |
|подразделения |
| |полученные |
| |
| |результаты с |
| |
| |показателями, |
| |
| |намеченными планом|
| |
| |или программой |
| |
Приложение № 2
Таблица 1 Требования к
|
