Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа - Педагогика - Скачать бесплатно
оформлению документов
|01 - |Помещают на бланках документов в соответствии с |
|Государственный |положением о Государственном гербе Российской |
|герб Российской |Федерации. |
|Федерации; | |
|02 - герб субъекта |Помещают на бланках документов в соответствии с |
|Российской |правовыми актами субъектов Российской Федерации |
|Федерации; | |
|03 - эмблема |Помещают на бланках в соответствии с уставом |
|организации или | |
|товарный знак (знак| |
|обслуживания); | |
|04 - код |Проставляют по Общественному классификатору |
|организации; |предприятий и организаций |
|05 - код формы |Проставляют по общественному классификатору |
|документа; |управленческой документации |
|06 - наименование |Наименование организации, являющейся автором |
|организации; |документа, должно соответствовать наименованию, |
| |закрепленному в ее учредительных документах. |
| |Над наименованием организации указывают сокращенное, а|
| |при его отсутствии - полное наименование вышестоящей |
| |организации |
|07 - справочные |Включают: почтовый адрес; номера телефонов и др. |
|данные об |сведения по усмотрению |
|организации; | |
|08 - наименование |Название документа должно присутствовать на любом |
|вида документа; |документе, кроме письма. Название документа |
| |определяется составителем документа, исходя из |
| |назначения и содержания последнего. В зависимости от |
| |названия документа выбирается нужная форма изложения |
| |текста, определяются характер и степень обязательности|
| |реализации его содержания. |
|09 - дата |Датирование документа обязательно для придания ему |
|документа; |юридической силы. Датой документа является дата его |
| |подписания, утверждения или события, которое |
| |зафиксировано в документе, например: в актах, |
| |протоколах. Датой вступления распорядительных |
| |документов в силу считается дата их доведения до |
| |адресата, если в самом документе не указан иной срок. |
|10 - |Состоит из его порядкового номера, который можно |
|регистрационный |дополнять по усмотрению организации индексом дела по |
|номер документа; |номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, |
| |исполнителях и др. |
|11 - ссылка на |Включает регистрационный номер и дату документа |
|регистрационный |включает регистрационный номер дату документа, на |
|номер и дату |который дается ответ |
|документа; | |
|12 - место |Место составление или издания документа указывают в |
|составления или |том случае, если затруднено его определение по |
|издания документа; |реквизитам “Наименование организации” и “Справочные |
| |данные об организации”. Место составления или издания |
| |указывают с учетом принятого |
| |административно-территориального деления, и оно |
| |включает только общепринятые сокращения. |
|13 - гриф |Проставляют без кавычек на первом листе документа, и |
|ограничения доступа|его можно дополнять данными, предусмотренными |
|к документу; |законодательством об информации, отнесенной к |
| |государственной тайне и конфиденциальной информации |
| | |
| |Продолжение таблицы 1 |
|14 - адресат; |В качестве адресата могут быть организации, их |
| |структурные подразделения, должностные и физические |
| |лица. |
|15 - гриф |Документ утверждается должностным лицом или специально|
|утверждения |издаваемыми документами. При утверждении документа; |
|документа; |- должностным лицом гриф утверждения документа должен |
| |состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), |
| |наименования должности лица, утверждающего документ, |
| |его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. |
| |- постановлением, решением, приказом, протоколом гриф |
| |утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек),|
| |наименования утверждающего документа в именительном |
| |падеже, его даты и номера |
| |Располагается в правом верхнем углу документа. |
|16 - резолюция; |Пишется на документе соответствующим должностным лицом|
| |и включает фамилии исполнителей, содержание поручения,|
| |срок исполнения, подпись и дату |
|17 - заголовок к |Включает краткое содержание документа. Заголовок |
|тексту; |согласуется с наименованием вида документа |
|18 - отметка о |Отметка о контроле за исполнением документа, которую |
|контроле; |обозначают буквой “К” или штампом “Контроль” |
|19 - текст | Текстом документа является выраженное средствами |
|документа; |делового языка содержание каких-либо действий или |
| |событий. Его содержание должно быть увязано с ранее |
| |изданными по данному вопросу документами. Текст |
| |документа составляется на основе унифицированных форм,|
| |унифицированных сборников текстов (письмовников), |
| |типовых нормативных документов, определяющих |
| |содержание конкретных документов. |
| |Тексты документов оформляются в виде связного текста, |
| |анкеты, таблицы или соединения этих форм. Типовой |
| |сплошной связный текст составляется на основе |
| |трафаретов, содержащих постоянную информацию и |
| |пропуски для внесения переменной информации. |
|20 - отметка о |Оформляют следующим образом: |
|наличии приложения;|Приложение на 5 л. в 2 экз. |
|21 - подпись; |Подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, |
| |подтверждающим ответственность подписавшего за все в |
| |нем изложенное. Подпись придает документу юридическую |
| |силу. Документ подписывается руководящими работниками |
| |организации или другими должностными лицами в |
| |соответствии с их компетенцией, установленной |
| |действующим законодательством или иными правовыми |
| |актами. |
|22 - гриф | |
|сог.док-та; | |
|23 - визы |Согласование является способом предварительного |
|согласования |рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения|
|документа; |оптимальности намеченных решений, соответствия |
| |предполагаемых решений положениям действующего |
| |законодательства, а также правовым актам, определяющим|
| |компетенцию организации, издающей документ. Виза |
| |должна включать личную подпись визирующего и дату |
| |визирования, которые могут дополняться наименованием |
| |должности и расшифровкой подписки визирующего |
| | |
| |Окончание таблицы 1 |
|24 - печать; |На документах, требующих дополнительного удостоверения|
| |подлинности, ставится оттиск печати. В государственных|
| |организациях применяют гербовую печать и печать |
| |организации. В негосударственных организациях — печать|
| |организации. |
|25 - отметка о |При изготовлении копии текст документа должен |
|заверении копии; |воспроизводиться полностью, включая элементы бланка. |
| |Копия документа должна быть заверена подписью |
| |руководителя организации или уполномоченного на это |
| |должностного лица, например: "Верно". |
|26 - отметка об |Включает фамилию исполнителя документа и номер его |
|исполнителе; |телефона. Располагают на лицевой или оборотной стороне|
| |последнего листа документа в левом нижнем углу. |
|27 - отметка об |Отметка об исполнении документа и направлении его в |
|исполнении |дело свидетельствует о том, что все поставленные в |
|документа и |документе вопросы решены. По каждому документу должно |
|направлении его в |быть видно, каким образом он исполнен. Если направлен |
|дело; |ответ, то к документу прилагается копия ответа. |
|28 - отметка о |Содержит порядковый номер и дату поступления документа|
|поступлении | |
|документа в | |
|организацию; | |
|29 - отметка для |Может включать имя файла, код оператора, а также |
|автоматического |другие поисковые данные, устанавливаемые в организации|
|поиска документа | |
Приложение № 3
Таблица 2 Список работ
выполняемых деканатом ФЭМП
|№ |Наименование выполняемых работ |Срок |
|п/п| |выполнения |
| |Помощь секретарю совета ФЭМП в подготовке к |Ежемесячно |
| |совету: | |
| |а)явочный лист; | |
| |б)повестка дня для всех членов совета; | |
| |в)выписки из протоколов. | |
| |Подготовка к новому учебному году. | |
| |Заключение контрактов на обучение. |июль-август |
| |Оформление контрактов | |
| |Предоставление общежития(рассмотрение |до 01.09 |
| |заявлений, подготовка приказа) | |
| |Ввод данных по общежитию в базу данных | |
| |Подготовка приказов на
|
