Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа - Педагогика - Скачать бесплатно
государственных органах, па предприятиях, в учреждениях и
организациях" трех авторов имеет индекс 463/162/298.
Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам,
авторам (переписка, заключения, отзывы, докладные записки и т.д.), служит
порядковый помер, дополняемый индексом дела, в которое подшивается данный
документ. Так, индекс письма 89/04 — 18 состоит из порядкового номера — 89
и номера папки, в которую будет подшит документ (или его копия). -04-18.
Информационные элементы индекса отделяются друг от друга косой
чертой.
Основной обязательный индекс может дополняться другими индексами:
корреспондентов, ответственных исполнителей, названий документов, вопросов
(направлений) деятельности, служащими целям более быстрого и точного поиска
документной информации.
Каждый проставляемый на документе индекс должен быть закреплен в
соответствующем классификаторе. Классификаторы в обязательном порядке
утверждаются самостоятельно или в качестве приложений к инструкциям по
делопроизводству.
На основе регистрационных форм децентрализованно в местах регистрации
должны складываться и вестись, т.е. поддерживаться в актуальном состоянии
информационно-поисковые системы (массивы). Различаются несколько
самостоятельных видов ИПС:
— справочные или контрольно-справочные, по которым отслеживается ход
выполнения документов или их использование. Основой систематизации в этих
массивах является, как правило, дата (срок) исполнения;
— контрольно-справочные по документам ограниченного доступа, как правило, в
пронумерованных, прошитых и опечатанных журналах;
— контрольно-справочные по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, в
которых основой систематизации является тематика поднятых в обращениях
граждан вопросов;
— справочные (кодификационные) по нормативно-правовым актам, отражающим
вопросы деятельности (правовую среду) организации. В системах этого вида
самостоятельно учитывается каждый вопрос, о котором имеется информация в
документе, а основой систематизации также является тематика нормативных
положений.
При изъятии документов из обращения или их отмены информация в ИПС
аннулируется, но не уничтожается, а передается в архив организации вместе с
документами.
Номенклатура дел организации
Еще одним обязательным элементом информационно-поисковой системы
организации является номенклатура дел — «систематизированный перечень
заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения». В
номенклатуру дел включаются документы, картотеки, регистрационно-
справочные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц
организации без исключения независимо от вида носителя и способа фиксации
документной информации.
Номенклатура дел закрепляет классификацию, группировку исполненных
документов в дела; систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
служит основным учетным документом в текущей работе с документами, а также
учетно-справочной . системой для последующего поиска дел со сроками
хранения до 10 лет включительно.
В иерархических системах управления для достижения единого подхода к
классификации документов и обеспечения их необходимой сохранности в
качестве нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел,
обязательные для подведомственных структур и устанавливающие
унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации.
Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной
номенклатурой дел.
Общегосударственные требования к минимальным срокам хранения
документов, порядку составления, ведения и оформления номенклатуры дел
устанавливает Государственная архивная служба России на основании данных ей
Президентом и Правительством Российской Федерации полномочий.
В номенклатуре дел должны найти отражение все документируемые участки
работы организации, в том числе органов и подразделений, действующих на
общественных началах (комиссий, советов, общественных отделов и т.д.), а
также документы с грифами ограничения доступа к ним; в этом случае
номенклатура дел также становится документом ограниченного доступа. В
номенклатуру включаются также дела временно действующих органов, документы
которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации
или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также
не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из
других организаций для их продолжения.
В процессе работы организации в течение делопроизводственного года
могут возникнуть новые документируемые участки и соответственно — новые
комплексы документов, которые также должны быть оперативно включены в
номенклатуру дел.
В номенклатуру дел не включаются печатные издания, которые в свою
очередь учитываются и хранятся в научно-технических библиотеках, справочно-
информационных фондах и других подразделениях.
Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна
составляться в последнем квартале текущего года, согласовываться с
экспертной комиссией организации, с Государственной архивной службой в лице
ее территориального органа или архивом вышестоящей организации (в
зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение). После
согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации и
приобретает статус нормативного акта.
Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с 1
января следующего календарного года, если не предусмотрены другие рамки
делопроизводственного года.
3. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В НАУЧНО-УЧЕБНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ВУЗа
3.1. Факультет как научно-учебное подразделение университета
Факультет - учебно-научное подразделение университета, осуществляющее
полный цикл подготовки специалистов по нескольким родственным
специальностям. Одновременно факультет проводит преподавание дисциплин
своих специальностей на других факультетах. В тесной связи с учебным
процессом факультет выполняет фундаментальные и прикладные научно-
исследовательские работы в соответствии с профилем подготовки специалистов.
В состав факультета кроме кафедр входят деканат, учебные и научные
кабинеты, классы, музеи.
Кафедра - основное учебно-научное подразделение университета. Учебная
и научная деятельность кафедры осуществляется в одной или нескольких
областях знаний и подчиняется решению главной задачи - подготовке
высококвалифицированных специалистов.
Кафедра может иметь учебные и научные лаборатории, филиалы, кабинеты,
музеи, мастерские и другие подразделения.
Кафедра:
- организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую
работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы
курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает
все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими
и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует
контроль за учебой студентов;
- формирует планы научных исследований, организует их проведение и
осуществляет контроль выполнения;
- проводит подготовку специалистов высшей квалификации (кандидатов и
докторов наук) через аспирантуру, докторантуру и в порядке соискательства;
- организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку
преподавателей и сотрудников кафедры;
- предпринимает усилия по увеличению поступлений внебюджетных средств за
счет образовательной и научной работы, развития производственной и
коммерческой деятельности;
- способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно-
просветительскую деятельность среди населения;
- вносит на рассмотрение ученого совета факультета (университета)
предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к
ученым и почетным званиям;
- осуществляет иную деятельность, предусмотренную настоящим Уставом и
действующим законодательством.
Администрация факультета (деканат) - подразделение осуществляющее
контроль и организацию деятельности факультета. Непосредственное
руководство над ним осуществляет декан. Он контролирует выполнение планов и
планирует работу деканата, также самостоятельно определяет численность и
квалифицированный состав администрации факультета. Декан несет
ответственность за отчетные данные, сведения и различные материалы,
подготавливаемые в деканате.
В Уставе университета деканат не выделен как подразделение факультета
и следовательно не определены его функции.
3.2. Типы документов, обращающихся на факультете. Подразделения,
издающие и использующие их.
Органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный
процесс и слаженную работу с различными подразделениями университета,
является деканат.
Основной целью работы деканата является организация учебного процесса,
с чем связано основное делопроизводство.
В процессе деятельности университета издаются приказы, служебные
записки, указания, протоколы и т.п. Они фиксируют решения административных
и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,
обеспечения и регулирования деятельности:
- федеральных органов государственной власти, органов государственной
власти, субъектов РФ, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком
в качестве государственного национальный язык, органов местного
самоуправления;
- предприятий, организаций и их объединений независимо от
организационно-правовой формы и вида деятельности.
Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и
других организационно-распорядительных документов описаны в Стандарте
предприятия СТП 2069131-01-98.
Документы, входящие в систему организационно-распорядительной
документации, подразделяются на три группы:
1. Распорядительные (приказы, указания и т.п.);
2. Организационные (положения, инструкции, правила и т.п.);
3. Справочно-информационные (служебные письма, докладные записки,
протоколы, акты и т.п.).
Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской
Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической
продукцией, подлежащей учету. На них типографическим способом или
нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих
номеров.
Документами, образующими документооборот факультета являются:
1. Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета в целях
решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом.
2. Указание - документ, содержащий требования к выполнению
нормативных документов, отражающих приказание оперативного характера.
3. Служебная записка - документ, адресованный в структурное
подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение
какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.
4. Служебное письмо - это обобщенное наименование различных по
содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями,
частными лицами. Служебные письма всегда составляются только по одному
вопросу.
5. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий
установленные факты и события.
6. Объяснительная записка - документ, содержащий письменное изложение
в оправдание чего-нибудь, признания в чем-нибудь.
7. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях
коллективных органов (Советов, комиссий и др.).
8. Должностная инструкция - указание, свод правил, устанавливающий
порядок и способ осуществления и выполнения работ. Должностная инструкция
определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения
(связи по должности) сотрудника.
9. Характеристика - это официальный документ, который выдает
администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в
целом ряде ситуаций.
10. Автобиография- документ, который автор составляет самостоятельно.
11. Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых
взаимоотношений сотрудника с администрацией.
К подразделениям организующим документооборот факультета относятся:
- деканат (издает приказы по студентам, по организационным вопросам,
получает приказы из отдела кадров по личному составу, хранит личные
карточки студентов, регистрирует документы, подготавливает книги
протоколов, сдают документы в архив и т.д.) Подробный список работ деканата
указан в приложении № 3;
- кафедры (получают документы, издают их, раздают ведомости на
сессию, хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются
протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);
- отдел кадров (студенческий и работников ТРТУ) (хранит личные дела,
издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок,
документов и т.д.);
- УУ (направляет в деканат и кафедры документы требующие
предоставления отчета, ведет учет контингента студентов, контролирует
учебный процесс, издает приказы по замене предметов в учебных планах и
т.д.);
- бухгалтерия(ведет прием денежных средств от студентов, выдает
заработную плату и стипендию, выдает справки о заработной плате и т.д.)
- второй отдел (ведет регистрацию военнообязанных, выдает справки,
передает информацию о вышедших приказах об отчислении в военкомат и т.д.)
На факультете издаются приказы по студентам, а также часть общих
приказов. Приказы по личному составу составляются на основании заявления с
визами, контракта в отделе кадров университета. На документах прилагаемых к
приказу (указанных в основании каждого приказа) руководитель подразделения,
т.е. зам. декана ставит свою резолюцию. При подписании приказа все
документы подкалываются к нему.
После получения приказа в деканате происходит регистрация приказов в
книге регистрации приказов. Затем вносятся изменения в соответствии с
приказом в книгу движения контингента, в карточки студентов, в базу данных
(сеть).
В другие ВУЗы, при переходе студентов, готовится академическая
справка, в которой указываются пройденные студентом предметы, оценки по ним
и т.д. Она печатается на бланке государственного образца, подлежащей
строгому учету.
Каждый семестр в университете проводится рейтинг-контроль, который
проходит в три этапа: первый и второй промежуточные рейтинги и третий-
экзаменационная сессия. На первый рейтинг готовятся экзаменационные
ведомости, которые затем разносятся по кафедрам. После завершения рейтинг-
контроля ведомости сдаются в деканат, где регистрируются результаты,
выявляются студенты-задолжники. Потом ведомости также выдаются и собираются
на втором рейтинге и экзаменационной сессии.
При прохождении студентами практики на предприятии деканат готовит
письма, в которых указывается фамилия, имя, отчество студента, его
успеваемость (чтобы выплачивать стипендию), подписывается и ставиться
печать в канцелярии, затем они передаются на предприятие.
В конце учебного года происходят защиты выпускных работ. В деканате
готовят книги протоколов и руководящие документы для комиссии. Протоколы
заседаний государственной аттестационной комиссии заполняются на защите
выпускных работ. После завершения защит студентов, выписываются дипломы и
распечатываются вкладышы к дипломам и затем передаются в отдел кадров для
выдачи. В деканате подготавливаются акты выдачи диплов, под каким номером,
кому был выдан диплом. Учебные карточки и зачетные книжки после обработки
сдаются в архив.
В результате научной деятельности факультета (собрание Ученого
совета, различных конференций, принятие студентов в магистратуру)
образуются такие виды документов как - приказы, протоколы, решения,
выписки. Для них всех существуют папки, в которые они и подшиваются.
На факультет поступают различные материалы по конференциям.
Ежемесячно проводятся заседания Ученого совета, для которых готовится
явочный лист, повестка дня, которая разносится членам совета. После
заседания все протоколы подшиваются в папку. Ежегодно деканат собирает
информацию о хоздоговорных и госбюджетных НИР, которую потом передает в
учебный отдел.
На кафедре ежемесячно проводится заседания кафедры по разработанным
планам работы. Все протоколы после этого подшиваются. Также на кафедре
оформляются учебные планы, календарные планы, рабочие программы, планы к
расписанию. Часто отсылаются фирменные бланки в различные организации.
3.3. Организация документоведения, документооборот, схемы движения
документов, в учебно-научном подразделении ВУЗа .
В университете существует подразделение занимающееся делопроизводством
- канцелярия. Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в
ТРТУ, происходит регистрация.
Канцелярия получает почту (входящая документация), в ней происходит
регистрация приказов, фирменных бланков, идет размножение и передача
документов в различные подразделения университета.
На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и
внутренние документы. В табл. 3.2.1. указано какие стадии проходят все эти
документы
Таблица 3.2.1
Входящие, внутренние и
исходящие документы
|Входящие |прием и первичная обработка (канцелярия) |
| |предварительное рассмотрение (канцелярия) |
| |регистрация (канцелярия) |
| |рассмотрение документов руководителем (ректор университета,|
| |проректора) |
| |доставка документов исполнителям (декану или зам.декана) |
| |контроль исполнения |
| |подшив исполненного документа в дело (канцелярия) |
|Исходящие |составление проекта документа (факультет) |
| |изготовление документа (деканат, кафедры факультета) |
| |визирование проекта документа, его согласование |
| |подписание документа (подразделения университета) |
| |регистрация (деканат или канцелярия) |
| |отправка документа адресату (канцелярия) |
|Внутренние |составление проекта документа и его согласование |
| |(факультет, подразделения университета) |
| |изготовление документа (деканат или кафедры) |
| |визирование проекта документа (факультет, подразделения |
| |университета) |
| |подписание (факультет, подразделения университета) |
| |регистрация (канцелярия) |
| |размножение и доставка документа исполнителям (канцелярия) |
| |контроль исполнения |
| |подшивка исполненного документа в дело (канцелярия) |
При поступлении в канцелярию документов из министерства - происходит
регистрация их и передача ректору университета. Ректор ставит на документах
свою резолюцию и через секретаря отдает их обратно в канцелярию, после чего
эти документы разносят для исполнения.
Все входящие документы обязательно проходят регистрацию в канцелярии
университета (см.рис. 3.2.1)
[pic]
Рис. 3.2.1. Входящие документы
Любой внутренний, исходящий, входящий на факультет документ
регистрируются в журнале; за каждый фирменный бланк, взятый в канцелярии,
идет строгая отчетность.
Деканат издает и получает приказы, которые делятся на приказы по
личному составу, приказы по студентам, общие приказы.
Для каждого типа приказов в деканате заведена папка. При поступлении
на факультет все приказы регистрируются в журнале и подшиваются.
Если в документе, поступившем в деканат, информация касается кафедр
или ее необходимо сообщить студентам, то делается ксерокопия и
вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры. Внутренние
документы, изготавливаемые и перемещающиеся в университете, появляются на
свет в подразделенияз ТРТУ. Эти документы подписываются руководителями
(заместителями) подразделений. Общая схема изготовления документа показана
на рис. 3.2.2.
[pic]
Рис. 3.2.2 Общая схема изготовления документа
В таблице 3.2.2 показано, в виде организационной диаграммы, как
происходит изготовление документа.
Таблица 3.2.2.
Оргдиаграмма изготов-
ления документа
| |[pic|[pic|[pic|[pic|[pic|[pic|
| |] |] |] |] |] |] |
|Указание о написании док-та | ( | | | | | |
|Написание проекта | | (| | | | |
|Набор документа | | | | | | |
| | | |( | | | |
|Проверка документа | | | | | | |
| | |( | |
|
