Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа - Педагогика - Скачать бесплатно
| | |
|Согласование документа | | | | (| | |
|Подписание документа | | | | ( | | |
|Регистрация документа | | | | | ( | |
|Набор документа | | | | | | (|
|Сверка документа | | | | | | |
|Размножение документа | | | | | | (|
|Заверение копий документа | | | | | | |
| | | | | |( | |
|Расписывание в тетради | | | | | | |
| | | | | |( | |
|Подшивка оригинала в архив | | | | | | |
| | | | | |( | |
|Распределение по | | | | | | |
|подразделениям | | | | |( | |
Если документ просто проходит от подразделения к подразделению, то
после подписания (6, табл. 3.2.2.) идет передача его в нужное
подразделение.
Более развернутая схема создания и движения документа (приказа)
показана на рис. 3.2.3
|Деканат |
|[pic] |
|[pic] |
|[pic] |
|[pic] |
Рис. 3.2.3 Схема создания и движения документа (приказа)
Если документ оформляется на фирменном бланке (бланк берется в
канцелярии под отчет), то в книге регистрации проставляется куда, по какому
вопросу направляется письмо, а также делается его ксерокопия.
В течение учебного года ежемесячно собирается Совет факультета на
котором решаются и обсуждаются различные вопросы в результате появляются
протоколы, решения и т.д. Все эти документы хранятся в специально
предназначенной для этого папке. Ученый секретарь после заседания Ученого
совета готовит протоколы. При необходимости использования информации, о
принятом решении, в каком-либо документе делается выписка из протокола по
интересующему вопросу (кого слушали, кто выступил, что решили).
Также Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит план
работы на год, который утверждается на заседании Ученого совета.
Огромное количество различных служебных документов возникающих в
процессе деятельности факультета требует правильного распределения.
Исполненные документы подшиваются в дела, при необходимости их нахождения,
существует классификатор, которым является номенклатура дел.
В номенклатуре дел факультета, находящейся в деканате указано 26
наименований. Нумерация в номенклатуре дел состоит из индекса структурного
подразделения - 472 и номера дела, например 472/1 - Копии приказов и
распоряжений ректора и проректоров общие. Пример номенклатуры дел деканата
показан в приложении № 4.
На кафедрах имеются свои номенклатуры дел, под своим собственным
номером. Номер присваивается канцелярией через приказ.
Методическая литература, конспекты лекций и т.п., издающееся
кафедрами, регистрируются в научных библиотеках, лабораториях и т.д.
3.4. Использование ЭВМ и компьютерной сети университета в
делопроизводстве.
В университете существует сеть к которой подключены практически все
подразделения ТРТУ.
Локальная вычислительная сеть в Таганрогском Государственном
радиотехническом университете ( ЛВС ТРТУ) была организована в 1991 году на
базе технологии ARCNet. В то время ARCNet - была одной из передовых
технологий, позволяющей объединять в сеть с пропускной способностью 2,5
Мбит/сек до 255 компьютеров, удаленных на расстояние до 6 км.
АrcNet разработанный фирмой Datapoint в начале 70-х гг. стандарт
ARCnet (IEEE 802.4) в настоящее время уже устарел и практически не
используется. Станции сети ARCnet (персональные компьютеры), каждая из
которых имеет уникальный физический адрес (номер от 0 до 255) соединяются
между собой одним из двух способов - в виде шины или распределенной звезды.
Логически же эта сеть, независимо от ее физической конфигурации, является
кольцом.
Файл-сервер сети циклически опрашивает станции ( в порядке
возрастания их номеров) на предмет их готовности к передаче данных. Данный
опрос станций имеет вид перемещаемого по кольцу пакета ( 0,5 Кбайта) ,
который называется жетоном (token) разрешения на передачу. Жетон может
быть пустым или содержать данные, передаваемые на опрашиваемую операцию.
Получив жетон, станция может передать собственный пакет. Детоменированная
процедура доступа данного протокола обеспечивает сети устойчивую работу при
возникновении перегрузок. Однако скорость передачи в сети ARCnet не
превышает 2,5 Мбит/с и не может считаться в современных условиях
приемлемой.
Первая очередь ЛВС ТРТУ была пущена 21 ноября 1991 г. и включала в
себя 1 сервер Novell NetWare и 4 рабочие станции (две в отделе
автоматической обработки информации при ИВЦ, один в деканате РТФ, один на
кафедре РПрУ). В 1992 г. к ЛВС ТРТУ подключились кафедра ВМК и деканаты
ФАВТ и ФЭП. Была проложена магистраль в корпус “Д”.
В 1993 г. сеть охватывали персональные компьютеры учебного управления,
отдела кадров, НТБ, деканатов РТФ, ФЭП, ФАВТ и связывает корпуса “А”, “Г” и
“Д”. Появлялись и подключаются к университетской сети кафедральные ЛВС,
основанные на новой технологии тонкий Ethernet. Университетская
вычислительная сеть приобрела черты корпоративной сети.
В конце 1995 г. к университетской ЛВС подключился корпус “Е”, а в
начале 1998 г. к университетской ЛВС подключается корпус “И”.
В январе 1996 г. ТРТУ подключился к Internet. Был организован
университетский www-сервер. Начался новый этап развития университетской
вычислительной сети. Многие подразделения изъявили желание подключиться к
университетской сети и через нее получить выход в Internet. Однако
сдерживающим фактором на пути к этому стало отсутствие технической и
программной поддержки для оборудования ARCNet.
В конце 1997 г. был разработан проект модернизации университетской
сети в корпусах “Г” и “Д”. Он предусматривал отказ от использования в этих
корпусах устаревшего оборудования ARCNet и полную его замену на
оборудование Ethernet на витой паре.
Наибольшее распространение получил более дешевый вариант стандарта
Ethernet (IEEE 802.3), разработанный фирмой XEROX. Логически эта сеть
представляет собой шину, с помощью которой каждый узел связан со всеми
другими. Физически же данная сеть может представлять собой и звезду или
несколько звезд, соединенных общей магистралью. Для соединения станций в
настоящее время в основном используется неэкранированная витая пара,
которая практически вытеснила в ЛВС популярный ранее коаксиальный кабель.
Самой яркой особенностью сети Efhernet является используемый в ней
недетерминированный метод множественного доступа с контролем несущей и
устранением коллизий (CSMA/CD). Сеть здесь всегда готова принять сообщение
от любого узла. Однако перед отправкой информационного пакета станция
сначала определяет, что никто другой не использует сеть. Если две или
более станций одновременно начинают передачу, возникает коллизия.
Передающие информацию станции обнаруживают ее и прекращают передачу.
Повторная попытка станции передать данные возобновляется через случайный
интервал времени. Постоянно прослушивая сеть , каждая из станций
обнаруживает и принимает посылаемые ей пакеты. в качестве аналогии данной
схемы часто упоминается способ попарного общения группы воспитанных людей,
находящихся я в темной комнате.
Теоретически скорость передачи данных в сети Ethernet составляет
Мбит/с. Однако коэффициент практического использования пропускной
способности кабельной системы в этой сети составляет всего 35%.
Недетеминированный метод доступа уменьшает задержки при небольшом сетевом
трафике, но при перезагрузке сети коллизии и задержки существенно
возрастают.
Согласно проекту, к концу третьего квартала 1998 г. была проведена
высокоскоростная магистраль Fast Ethernet, соединяющая корпус “Д” и корпус
“Г”.
Осуществлена первая очередь модернизации сети в корпусе “Г”, согласно
разработанному проекту проложена на РТФ линия - витая пара и по технологии
Ethernet подключены ПЭВМ.
В настоящее время разрабатывается проект соединения корпусов “А”, “Г”
“Е” и “И” по волоконно-оптической линии. Она предусматривает проведение
высокоскоростной магистрали Fast Ethernet стандарта 100BASE-FX, и даст
возможность уйти от проблем связанных с применением ARCNet технологии.
На факультете сеть используется в основном в учебных целях. В
вычислительном центре разработана система - DEKANAT, находящаяся на сервере
IDEAL-486. В ней находятся данные по студентам:
- личная карточка;
- стипендия;
- контрактники;
- студенты находящиеся в академическом отпуске, отчисленные.
С помощью этой системы можно распечатать списки студентов (
контингент), заполнять рейтинг-листы, экзаменационные ведомости, а также
корректировать данные - добавлять списки студентов, восстанавливать
отчисленных, менять фамилии и т.д. Возможен поиск студентов по какому-то
условию и т.д.
В последнее время университетская сеть используется также для
получения информации из бухгалтерии - о начислении заработной платы
сотрудникам и об оплате контрактников.
IDEAL 486 - Университетский файловый сервер. На сервере
зарегистрированы представители практически всех подразделений ВУЗа. Он
одержит информацию внутривузовского характера:
- информацию бухгалтерии (расчетные листы подразделений, средства на
счетах подразделений);
- рабочую информацию по подготовке энциклопедии ТРТУ;
- информацию Таганрогского отделения IEEE;
- информацию других подразделений и пользователей.
Кроме этого выполняет функции главной машины для дисплейного класса в
аудитории Г-141а.
Cейчас на сервере Apollon разрабатывается новая программа, сходная с
программой DEKANAT.
Apollon - сервер баз данных АИСУ ТРТУ. В настоящее время поддерживает
системы:
- “Контингент студентов”;
- “Архив выпускников”.
В настоящее время затраты на обеспечение документного обеспечения
составляют:
Бумаги на приказы уходит на сумму:
по личному составу 312 штук, приказов по студентам 714 штук, а общих
приказов 381 штука. Если считать, что в среднем каждый приказ занимает 2
страницы, то:
лс- 312 * 2 = 624
ст- 714 * 2 = 1 428
общ.- 381 * 2 = 762
В сумме на приказы в год уходит 2 814 листов (на оригиналы).
Каждый приказ попадая в канцелярию распечатывается в нужном
количестве для того, чтобы их разносить по подразделениям, в связи с этим
количество листов увеличится. Каждый тип приказов разносится в разное
количество подразделений, поэтому делаются копии:
по личному составу - 21 копия (постоянно);
по студентам - от 3 до 11 копий;
общие приказы - от 3 до 11 копий.
Если подсчитать среднее, то получится, что копии делаются:
21 * 624 = 13 104
от 3 до 11 7 * 1 428 = 9 996
от 3 до 11 7 * 762 = 5 334
В сумме получится 13 104 + 9 996 + 5 334 = 28 434 листа. В пачке
бумаги 500 листов, значит 28 434 листа ( на 500 получится примерно 57 пачек
бумаги. Сейчас пачка бумаги стоит около 80 рублей, стоимость бумаги на
приказы, за год составит 80 * 57 = 4 560. Если считать затраты на
изготовление оригинала, то получится, что 2 814 листов ( 500 листов в
пачке, получится примерно 6 упаковок бумаги, а 6 * 80 рублей получится 480
рублей (это затраты деканата и отдела кадров).
Теперь можно составить таблицу:
Таблица 3.2.4
Затраты на приказы
|Затраты |Ст-ть|Необход. кол-во |Ст-ть изгот. |Ст-ть изгот. |
|(деканат, ОК, |ед., |в год, шт |оригинала, |копий и |
|канцелярия) |руб. |ориг. |копии |в год |ориг., в год |
|Бумага |80 |6 |57 |480 |4 560 |
|Порошок на принтер |135 |2 |2 |270 |270 |
|Картридж матричный |40 |1 |1 |40 |40 |
|Порошок на ксерокс |150 |3 |3 |450 |450 |
| ИТОГО |1 240 |5 320 |
В таблице указаны затраты обращения приказов в течение года. А кроме
этого на факультете служебные записки, отчеты, фирменные бланки, указания,
постановления. Выходят различные документы - положение о магистратуре,
положение о бакалавриате, положение о стипендиях, о рейтинг-контроле, устав
универстьеьа. И на все эти документы требуется бумага и объем
документооборота увеличивается.
Если станет возможным передача документов по сети, то можно будет
передавать между подразделениями такие виды документов как: приказы,
служебные записки, различные отчеты.
Если организовать движение документов по сети то затраты, которые
будут приходиться на использование сети, составят:
- затраты на подключение и установку (но у всех подразделений сеть
уже установлена и никаких затрат в связи с этим не предвидится);
- набор текста, сканирование и т.п. включены в заработную плату
сотрудников университета;
- распечатка, при необходимости нахождения документа в подразделении;
- стоимость прикладной программы.
Возможны затраты с течением времени, в связи с устареванием
оборудования морально и физически.
В последнее время особой популярностью пользуются автоматизированные
системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С
помощью таких систем можно организовать систему электронного
документооборота в университете, а также систему контроля выполнения
заданий и загрузки сотрудников. Они ставят целью не полный отказ от
бумажных документов (что невозможно по ряду причинам, главными из которых
являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещения
бумаг. Если университетская сеть будет использоваться для автоматизации
документооборота, то возникает потребность в организации определенных
маршрутов работы над документами (маршрутизация). Фирмами, занимающимися
изготовлением пакетов прикладных программ, были разработаны программы:
компания Action Technologies разработала пакет управления
документооборотом Action Work Flow и Staff Ware.
С помощью Action Work Flow можно из списка пользователей системы или
групп пользователей выбрать адресатов, корреспондентов, назначить время
работы, просмотреть статус работ (получено/прочитано/выполнено/ и т.д.).
Вторая система Staff Ware работает по технологии “клиент-сервер”. Она
поддерживает коллективную работу с множеством заданий, большого числа
исполнителей, обеспечивает динамическое управление и контроль исполнения
работ, совместимость с разными приложениями по Windows.
Наряду с информационным моделированием должно проводится и
функциональное моделирование для каждой процедуры документооборота.
Комбинация методов и средств офисной автоматизации обеспечивает комплексную
автоматизацию управленческой деятельностью.
3.5. Архивное хранение документов.
Все образующиеся на факультете документы подразделяются на дела. одно
дело объединяет все документы за 1 год работы по тому или иному пункту
номенклатуры дел. Объем единицы хранения в архиве не может превосходить 200
страниц (для больших дел вводятся несколько томов). Таким образом
подразделение документов в архиве происходит по делам, а затем по томам.
Дела в архив передаются непосредственно из подразделения (деканата,
кафедры). Дела закрываются в конце года. Сроки хранения дел указаны в
номенклатуре дел. После истечения срока хранения дела, дело из архива
университета передается на хранение в государственный архив. весь этот
процесс оформляется соответствующими актами.
Оригиналы приказов, сопровождающие их документы (заявления, копии
документов, представления, служебные записки и т.д.) передаются в архив
университета ежегодно, непосредственно из канцелярии. После окончания
учебного года (после защиты выпускников) карточки студентов с копиями
выписок к диплому и копией диплома складываются в алфавитном порядке и
передаются также в архив. После завершения работы ГЭК протоколы заседаний
государственной экзаменационной комиссии ( по специальностям) сдаются в
архив из деканата, вместе с отчетами. протоколы заседаний совета факультета
и материалы к ним, а также годовые планы работ совета факультета сдаются в
архив Ученым секретарем, ведущим эти документы.
В затраты архива, по хранению сдаваемых ему документов, входит
содержание площадей (ремонт), изготовление стилажей, а также заработная
плата сотрудников и стоимость химических средств, необходимых для
проведения уборок.
Если станет возможным совершать документооборот (большую его часть)
по компьютерной сети университета, то встанет вопрос о хранении документов
на электронных носителях.
Стержнем любой системы управления электронными документами является
архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они
остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет
интерес.
Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных
средств и технологий для создания хранилища электронных документов и
обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами.
Электронные документы – это все документы, созданные электронными
средствами в виде текстовых или графических файлов.
Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет
организовать электронный архив на предприятии. Система предназначена для
хранения, поиска и обработки информации, хранящейся в распределенной
гетерогенной среде на накопителях различной природы.
Система построена по современной архитектуре «клиент-сервер». DOCS Open
имеет минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки
документов, и сервер документов, хранящий сами документы; оба сервера могут
с успехом функционировать на одной машине. Дополнительно в системе есть
сервер полнотекстового индекса. В качестве сервера библиотек может
использоваться любой промышленный SQL Server.
Сервер документов может строиться на основе любой сетевой операционной
системы. Основное внимание фирма уделяет поддержке Novell NetWare и Windows
NT.
Система DOCS Open также хорошо интегрируется с системой управления
документооборотом Action WorkFlow или более простыми программами Action
DocRoute и WorkRoute.
Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого
поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании
поискового запроса.
Другим примером системы управления электронными документами является
продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp. Серверное
программное обеспечение данной системы функционирует в среде операционной
системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и
Windows 95. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД
Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие
технологии нейронных сетей и искусственного интеллекта и основанные на них
метод нечеткого поиска по полному содержанию документа и “компактный”
способ индексирования (30% исходного текста против 70- 100% для
полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние
ошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе
данных, а также ошибок правописания в запросах поиска. Пакет базируется на
оригинальной технологии адаптивного распознавания образов APRP и реализован
с помощью механизма нейронных сетей. Эта технология обеспечивает
автоматическую индексацию всего
|
