Принятие управленческих решений на базе современных информационных технологий в финансовом менеджменте - Менеджмент
Управление основной деятельностью и логистика запасов материальных
ценностей
Организация производственного процесса
Организация сбыта
Управление запасами
Планирование объемов производства
Расчет обоснованных производственных запасов и регулирование их
уровня
Расчет обоснованных запасов готовых изделий и регулирование их
уровня
Управление финансами
Оценка финансового состояния компании
Налоговое планирование и налоговая оптимизация
Тактическое финансовое планирование
Оперативное финансовое планирование
Оперативное управление денежными средствами
Осуществление запланированных платежей
Экономический анализ деятельности
Расчет результатов деятельности отдельных ЦФУ и ювелирного бизнеса
в целом
Калькулирование себестоимости продукции
Оценка эффективности инвестиционных проектов
Нормирование и анализ труда и заработной платы
Учет
Ведение бухгалтерского учета
Ведение текущего бухгалтерского учета
Подготовка и сдача внешней отчетности
Ведение управленческого учета
Первичный учет запасов и движения материальных ценностей
Первичный учет запасов и движения денежных средств
Консолидация данных управленческого учета и представление
информации в нужных формах
Управление персоналом
Подбор кадров
Учет кадров и ведение кадровых документов
Разработка правил мотивации
Контроль деятельности должностных лиц
Организация внешних аудиторских проверок
Проведение внутреннего аудита
Организация и проведение ревизий и проверка деятельности
должностных лиц
3.2. Основные задачи автоматизации финансово-экономического управления.
Ювелирная группа «Адамас» включает в себя несколько юридических лиц.
Управление финансами в группе централизовано; оно осуществляется Финансово-
экономическим управлением, возглавляемым Финансовым директором.
В процессе планирования и управления финансами Финансово-экономическое
управление взаимодействует с другими функциональными службами: Управлением
сбыта и отделами заказов, Директором и Главным инженером, Управлением учета
и отчетности, а в части формирования смет расходов - с остальными
структурными подразделениями.
В процессе обследования были выявлены следующие основные задачи,
которые должны решаться при выполнении рассматриваемым организационным
узлом своих функций. Задачи по автоматизации процессов финансового
планирования приведены в таблице 8.1.1.
Таблица 8.1.1.
|Наименование задачи |
|1. Анализ текущей платежеспособности. |
| |
|2. Анализ потребностей в финансовых ресурсах. |
| |
|3. Ведение финансового планирования ювелирной |
|группы в целом и по отдельным юридическим лицам, |
|входящих в состав, в одном месте (централизованное |
|- в едином информационном пространстве). |
| |
|4. Контроль за финансовыми потоками. |
| |
|5. Формирование смет затрат в разрезе ЦФУ с учетом |
|установленных нормативов. |
| |
|6. Формирование смет затрат в разрезе юридических |
|лиц с учетом установленных нормативов. |
| |
|7. Контроль на этапе планирования за использованием|
|финансовых ресурсов с учетом установленных |
|нормативов в разрезе Центров Финансового Учета |
|(ЦФУ). |
| |
|8. Контроль на этапе планирования за использованием|
|финансовых ресурсов с учетом установленных |
|нормативов в разрезе юридических лиц, входящих в |
|состав. |
| |
|9. Формирование перспективного плана доходов и |
|расходов и по ювелирной группе в целом, и по |
|отдельным юридическим лицам. |
| |
|10. Формирование плана поступлений и платежей и по |
|ювелирной группе в целом, и по отдельным |
|юридическим лицам. |
| |
|11. Финансовое планирование должно вестись по |
|разработанному в компании комплекту утвержденных |
|форм (см. Приложение № 4 настоящей документации и |
|документ «Альбом первичных и отчетных документов»).|
| |
| |
|12. Планирование должно вестись, как в стоимостных,|
|так и в натуральных (количественных) показателях, в|
|двух единицах измерения (по весу и количеству |
|изделий). |
| |
|13. Должна быть возможность вести ряд плановых |
|показателей, наряду с рублями, в условных единицах,|
|с задаваемым пользователем курсом пересчета в |
|рубли. |
Задачи по автоматизации процессов финансового учета приведены в таблице
8.1.2.
Таблица 8.1.2.
|Наименование задачи |
|1. Контроль за фактическим использованием |
|финансовых ресурсов. |
| |
|2. Автоматизация формирования финансовой отчетности|
|установленной формы. |
| |
|3. Представление информации, необходимой для |
|сопоставления плановых и фактических показателей |
|финансовых планов. Выявление отклонений. |
| |
|4. Учет исполнения заключенных договоров. |
| |
В последующих разделах приводится описание процессов финансового
планирования и учета. Здесь следует отметить, что, на момент обследования
процедуры финансового планирования были регламентированы, но не “обкатаны
в реальной жизни”. Также на момент обследования процедуры оперативного
финансового планирования и учета были слабо формализованы, что значительно
осложнило постановку задачи автоматизации данных процедур. Исходя из этого,
описываемые ниже процессы представляют собой регламентацию процедур
финансового планирования и учета, сделанную с учетом необходимости
выполнения данных процедур в будущей ИС.
Основные процессы финансового планирования.
В ходе решения задач финансового планирования в настоящее время
выделяются следующие основные процессы, которые реализуются в соответствии
с утвержденным регламентом:
1. Стратегическое планирование – скользящее, осуществляется на год
вперед от текущего момента, с разбивкой на 4 квартала, а также с разбивкой
ближайшего квартала по месяцам, в натуральных (количественных) показателях
с их стоимостной оценкой. В ходе стратегического планирования формируются:
- Прогноз продаж (по Управлению Сбыта, по отделу Заказов Производства
и суммарный)
- Перспективный финансовый план (План доходов и расходов)
- План развития (производства, сбытовой сети, обеспечения, системы
безопасности, План Public Relations и стратегического маркетинга)
- Инвестиционная программа (по направлениям)
- Перспективный план поступлений и платежей
- Налоговый план на ближайший квартал
- Годовая смета расходов
2. Тактическое планирование в натуральных показателях (в штуках и по
весу) - осуществляется ежемесячно в двух разрезах: предварительное
планирование на второй месяц от текущего и корректировка предварительных
планов на ближайший месяц. В ходе тактического планирования формируются:
- Заказ на производство (по подразделениям сбыта и суммарный), его
корректировка на ближайший месяц и Дополнение к заказу на производство (для
бартера)
- План-график выпуска готовых изделий,
- скорректированный План-график на ближайший месяц,
- План график изготовления изделий на сторонних мощностях
- План-график сторонних закупок готовых изделий
- План снабжения производства (по видам снабжения)
- План-график отгрузки и возврата изделий из ГИПН
- План-график поступления готовых изделий на склад
- Планы-графики сбыта (по подразделениям сбыта и суммарный)
- План-график материально-технического снабжения
- Планы движения оборотных материальных ресурсов (в производстве,
сбыте и снабжении)
- Планы продаж
3. Тактическое планирование в финансовых показателях - осуществляется
ежемесячно, в ходе его формируются:
- Сметы условно переменных и условно постоянных расходов (по
подразделениям и сводная) на ближайший месяц
- Консолидированные планы затрат по центрам консолидации
- Финансовый план по центру прибыли «Ювелирная группа»
- Графики платежей по центрам финансового учета
- Планы-графики расходов на развитие по центрам финансового учета.
- План движения денежных средств.
4. Оперативное планирование платежей, в ходе которого производится
контроль соответствия плану и визирование входящих счетов на оплату с
учетом остатков денежных средств, приоритетов платежей и прогнозов
поступления денежных средств.
5. Контроль исполнения и анализ выполнения финансовых планов, в ходе
которых производится сопоставление плановых и фактических показателей,
анализ отклонений, а также формируются установленные формы отчетности:
- План реализации готовой продукции;
- Товарные балансы;
- Справка о фактической реализации;
- Сальдо по расчетам с бюджетом;
- Справка по НДС;
- Справка о внутренней задолженности предприятий
- Квартальный план по налогам
Описание существующих бизнес-процессов финансового планирования.
1.Стратегическое планирование.
Процесс стратегического планирования состоит из следующих
подпроцессов:
1.1. Составление «Прогноза продаж».
1.1.1. Прогноз продаж управления сбыта.
1.1.2. Прогноз реализации Отдела Заказов производства.
1.1.3. Суммарный прогноз продаж.
1.2. Перспективный финансовый план (План доходов и расходов).
1.3. Инвестиционная программа.
1.3.1. План развития производства.
1.3.2. План развития сбытовой сети.
1.3.3. План развития обеспечения.
1.3.4. План развития системы безопасности.
1.3.5. План развития PR.
1.4. Перспективный план поступлений и платежей.
1.5. Налоговый план (первая редакция).
Для «Прогноза продаж используются данные, поступающие из Управления
сбыта и Отдела Заказов (ОЗ) производства, на основании которых
составляется суммарный прогноз продаж, Данные по прогнозу реализации
поступают в перспективный финансовый план (подпроцесс 1.2) и затем в
Перспективный план поступлений и платежей (подпроцесс 1.4.). После этого
формируется Налоговый план (подпроцесс 1.5.)
Укрупненная схема бизнес-процессов стратегического планирования
приведены на Рис.8.3.1
2. Тактическое планирование в натуральных показателях.
На сегодняшний день существуют следующие бизнес-процессы:
2.1. Заказ на производство
2.1.1. Заказ на производство от Управления сбыта.
2.1.2. Заказ на производство от ОЗ.
2.1.3. Суммарный заказ на производство.
2.2. План-график выпуска готовых изделий.
2.3. План-график изготовления изделий на сторонних мощностях.
2.4. Дополнение к заказу на производство.
2.5. Корректировка к Заказу на производство.
2.5.1. Корректировка заказа на производство Управления сбыта.
2.5.2. Корректировка заказа на производство ОЗ.
2.5.3. Суммарная корректировка заказа на производство.
2.6. Скорректированный план-график выпуска готовых изделий.
2.7. План снабжения производства.
2.7.1. План-график закупок полуфабрикатов.
2.7.2. План-график поставок металла для производства.
2.7.3. План-график закупок инструментов и оснастки.
2.7.4. План-график закупок расходных материалов для
производства.
2.8. План-график отгрузки и возврата готовых изделий из ГИПН.
2.9. План-график сторонних закупок готовых изделий.
2.10 План график поступления готовых изделий на склад.
2.11. План-график сбыта
2.11.1. План-график оптовых продаж
2.11.2. План-график розничных продаж
2.11.3. План-график отгрузки Отдела заказов сбыта (ОЗ (сб))
2.11.4. План-график отгрузки ОЗ (пр)
2.11.5. Суммарный план-график продаж
2.12. План-график материально-технического снабжения
2.13. План движения оборотных материальных ресурсов
2.13.1.План движения материальных ресурсов в производстве
2.13.2.План движения материальных ресурсов в сбыте
2.13.3.План движения материальных ресурсов в обеспечении
После составления Заказа на производство составляются План-график
Выпуска готовых изделий и План-график изготовления изделий на сторонних
мощностях. После возможного формирования дополнений к Заказу на
производство корректируется Заказ на производство и формируется
скорректированный план-график выпуска готовых изделий. На основании данных
плана-графика выпуска готовых изделий формируется план-график отгрузки и
возврата готовых изделий из ГИПН. На основании плана-графика выпуска также
формируется план снабжения производства. На основании Плана-графика выпуска
готовых изделий формируется План-график материально-технического снабжения,
данные которого используются для составления Плана движения оборотных
материальных ресурсов. План сбыта формируется на основании плана-графика
поступлений готовых изделий на склад.
Укрупненная схема бизнес-процессов приведены на Рис. 8.3.2.
3. Тактическое планирование в финансовых показателях.
3.1. Планы затрат (сметы расходов) по Центрам Финансового Учета (на
сегодняшний день выделены следующие ЦФУ – «Аппарат управления»,
«Безопасность», «Документооборот», «Юридическое обеспечение», «Информация»,
«Автоматизация и связь», «Материально-техническое обеспечение»,
«Перевозки», «Инструментальное производство»), «Управление производства»,
«Цепи», «Ювелирные изделия», «Эксклюзивные изделия», «Исполнение Заказов №
1 физических лиц», «Управление сбыта», «Исполнение заказов № 2», «Новые
модели», «Опт», «Управление розницей», «Центральный магазин»,
3.1.1. Планы переменных затрат (сметы условно переменных
расходов) по ЦФУ.
3.1.2. Планы постоянных затрат (сметы условно постоянных
расходов) по ЦФУ.
3.2. Планы затрат по центрам консолидации. На сегодняшний день
выделены следующие центры консолидации: «Розница», «Сбыт»,
«Производство», «Обеспечение», «Управление и обеспечение».
3.3. Финансовый план центра прибыли (ЦП) «Ювелирная группа».
3.4. Графики платежей по ЦФУ.
3.5. План-графики расходов на развитие по ЦФУ.
3.6. План движения денежных средств.
Составляются планы затрат по центрам финансового учета (подпроцесс 3.1),
которые затем консолидируются. На основании планов затрат составляется
смета расходов группы. На основании сметы расходов и суммарного прогноза
продаж составляется финансовый план по ЦП «Ювелирная группа». На основании
смет затрат, планов развития и планов-графиков составляются Графики
платежей в разбивке по ЦФУ, которые попадают в расходную часть Плана
движения денежных средств. На основании данных суммарного плана продаж
заполняется доходная часть Плана движения денежных средств.
Укрупненная схема бизнес-процессов приведена на Рис.8.3.3.
4. Оперативное планирование.
На основании графиков платежей и плана сбыта составляется «Платежный
календарь».
Поступающие заявки на платежи сверяются с планами платежей по
соответствующим ЦФУ и в случае если заявка предусмотрена планом и в наличии
есть необходимые средства, платеж проводится. В случае если платеж не
предусмотрен планом или нет необходимого количества денежных средств для
удовлетворения заявки на платеж, может быть проведено перепланирование
(сдвинуты платежи с наименьшим приоритетом или привлечены дополнительные
финансовые ресурсы).
Контроль за выполнением планов.
Контроль за выполнением планов ФЭО осуществляет на основании данных
оперативного учета платежей и поступлений и данных бухгалтерского учета по
начислению налогов.
Рис. 8.3.1. Укрупненная схема процессов Стратегического планирования
Рис. 8.3.2. Укрупненная схема процессов Тактического планирования в
натуральных показателях.
Рис. 8.3.3. Укрупненная схема процессов Тактического планирования в
финансовых показателях
Оперативное планирование и учет движения денежных средств.
В результате обследования была выявлена необходимость в отдельном
разделе описать процессы оперативного планирования и учета движения
денежных средств, так как данные процессы являются ключевыми в оперативном
управлении финансами Ювелирной группы.
В рамках данного раздела выделяются следующие процессы формирования
планов движения денежных средств и платежных календарей в разрезе
юридических лиц:
1. Финансовое планирование и учет расхода денежных средств на сторону
в разрезе юридических лиц (Шаги № 1 – 6, 16).
2. Финансовое планирование и учет расхода денежных средств между
юридическими лицами (Шаги № 11 – 15, 16).
3. Финансовое планирование прихода (поступлений) денежных средств от
сторонних организаций в разрезе юридических лиц группы (Шаги № 7 –
10, 16).
4. Финансовое планирование и учет прихода (поступлений) денежных
средств между юридическими лицами группы (Шаги № 11 – 15, 16).
Данные процессы представим в виде следующей последовательности шагов:
1. Финансовое планирование
Шаг 1. Составляются сметы расходов в разрезе ЦФУ.
Шаг 2. На их основании формируется сводная смета расходов по ювелирной
группе.
Шаг 3. Формируются заявки на платежи в разрезе ЦФУ на основании
существующих обязательств
|
