Принятие управленческих решений на базе современных информационных технологий в финансовом менеджменте - Менеджмент
Система реализует современные концепции и методики учета и управления;
полностью соответствует текущему состоянию российского законодательства.
4. Система распространяется в условиях жесткой конкуренции российских
разработчиков корпоративных систем, что приводит к установлению
конкурентных цен на программы и услуги.
5. Система открыта для доработок и заказных разработок новых модулей и
подсистем, необходимых конкретному предприятию.
Система внедряется и сопровождается с участием региональных
представительств корпорации, имеющих сертифицированных специалистов.
Глава 2. Внедрение информационных технологий
2.1. Общие подходы к автоматизации управления финансами
1. Автоматизация управления финансами обычно начинается с переноса ручных
форм планов и отчетов в электронные таблицы, например, MS Excel.
Действительно, этот инструмент обладает рядом необходимых и полезных
качеств: широкая распространенность, удобство и простота использования,
мощные средства выполнения расчетов с помощью формул, соответствие
экранных представлений готовым печатным формам и другие.
2. В то же время существует ряд серьезных ограничений в использовании этого
инструмента:
. сложность работы многократно возрастает с увеличением числа
взаимосвязанных плановых форм, необходимостью формирования сводных
данных, анализа данных в разных разрезах;
. невозможность одновременной работы нескольких пользователей с общими
данными усложняет регламент финансового планирования;
. переход к следующему периоду планирования влечет копирование и
донастройку всего комплекса плановых форм;
. затруднено использование кодификаторов (словарей) для классификации
показателей по статьям, центрам финансового учета и т.п.;
. крайне недостаточны средства разграничения доступа, защиты данных и их
восстановления в случае ошибочных действий пользователей.
В целом, реальные системы управления финансами на базе электронных
таблиц представляют собой сложный, плохо структурированный конгломерат
таблиц, требующий постоянного сопровождения авторами и практически
неотчуждаемый.
3. Альтернативным способом является использование специализированного
программного продукта:
. основанного на хранении данных в стандартных СУБД и их общем
использовании;
. в котором реализован стандартный набор типовых бизнес-процессов
управления финансами (текущее планирование, оперативное управление
платежами);
. который может быть интегрирован по данным с системой управления
логистикой (продажами и закупками) для реализации еще одного бизнес-
процесса – управдения задолженностью;
. который имеет развитые средства настройки типовых бизнес-процессов на
особенности конкретных заказчиков.
4. Учитывая взаимосвязи управления финансами с другими бизнес-процессами, а
также существующую специализацию программных продуктов, целесообразно:
. в составе модуля управления финансами реализовать текущее финансовое
планирование, оперативное планирование и управление платежами;
. используя данные другого программного продукта (или продуктов) –
управления продажами и управления закупками, реализовать в модуле
управления финансами управление обязательствами предприятия;
. финансовый анализ реализовать либо стыковкой с отдельной программой
финансового анализа, либо предоставлением пользователю использования
хранимых в базе плановых и фактических финансовых показателей в
универсальном средстве расчетов и отчетности типа MS Excel.
Подходы к автоматизации отдельных функций и бизнес-процессов
Текущее финансовое планирование
1. Текущее финансовое планирование оперирует большим количеством финансовых
показателей (сумм доходов/расходов, платежей/поступлений, видов
запасов/внеоборотных активов и т.п.) в разрезе по статьям, центрам
финансового учета, плановым периодам, например: доходы от реализации
продукции фирменным магазином в 1 квартале, расходы по заработной плате
аппарата управления в январе. Анализ показывает, что любой финансовый
показатель можно представить в виде:
. набора характеристик – статья, центр финансового учета, период
планирования и др.;
. и значения – планируемой суммы по этим статье, центру и за этот
период.
Это означает, что все финансовые показатели можно свести в одну
структуру и хранить вместе, в общем учетном регистре:
|период |статья |центр фин.учета |…|сумма |
|январь 01г |Доходы от реализации |Коммерческий отдел |…|125000 У.Е. |
| |… | | | |
|январь 01г |Расходы на |Администрация |…|53000 РУБ |
| |командировки | | | |
| |… | | | |
|февраль 01г |Доходы от реализации |Коммерческий отдел |…|154000 У.Е. |
| |… | | | |
Конечно, это упрощенная картина, для реального использования такой схемы
нужно:
. ввести целый ряд дополнительных характеристик, например, тип
показателя – план или факт, чтобы можно было хранить и сопоставлять с
плановыми также и фактические значения; полный набор дополнительных
характеристик легко определяется при анализе форм текущего
планирования;
. оптимизировать состав характеристик, совмещая функционально-сходные
характеристики, например, сделать эквивалентными статью расходов на
материалы и статью движения соответствующего вида запасов по отпуску в
производство.
Полученный в результате полный набор характеристик определяет
структуру реального учетного регистра «Финансовые показатели».
2. При таком подходе любой план текущего планирования (как исходные – планы
сбыта, затрат и т.п., так и результирующие – прибылей и убытков, движения
денежных средств и т.п.) можно представить как:
. бланк плана – его утвержденная печатная форма, в которой располагается
. набор финансовых показателей – плановые значения по статьям, центрам и
за плановый период.
Поскольку все финансовые показатели хранятся вместе, то в каждом плане
могут естественным образом использоваться показатели из других планов,
например, в Плане прибылей и убытков – показатели из Плана сбыта и Плана
затрат: просто в этих формах планов используется один и тот же показатель
или несколько показателей:
Схема взаимосвязей финансовых показателей и форм планов
Для реального применения эта модель также требует некоторых дополнений, в
частности:
. задания условий отбора финансовых показателей в строки и столбцы
табличных форм планов, например, отбор по определенным центрам учета в
столбцах и по статьям в строках; в этом случае значениями плана будут
суммы расходов в разбивке по статьям и центрам учета;
. возможности формирования производных финансовых показателей, например,
итога по статье как суммы частных показателей по центрам учета, или
отклонения от плана как разности планового и фактического показателей.
Полученный набор характеристик является исчерпывающим описанием форм
текущего планирования (как самих планов, так и отчетов об их выполнении),
которые хранятся в виде учетного регистра «Формы планов».
3. Тогда бизнес-процесс текущего планирования будет происходить следующим
образом:
. вводятся значения финансовых показателей для исходных форм планов
(сбыта, расходов и т.п.) – вручную или загружаются из других систем –
технико-экономического планирования, бухгалтерского учета и т.п.;
. в формах планов создаются производные финансовые показатели, входящие
в результирующие планы;
. производится формирование результирующих форм, их оптимизация путем
подбора значений финансовых показателей;
. согласованные формы планов печатаются и утверждаются.
Управление дебиторской и кредиторской задолженностью
1. Дебиторскую и кредиторскую задолженность предприятия можно представить в
виде совокупности фактов ее возникновения (отгрузки и поставки продукции,
авансов выданных и полученных) и погашения (оплаты или отгрузки по
предоплате). Аналогично можно представить и будущие поставки и оплаты, то
есть плановое движение задолженности. Эти данные уже учитываются в
системах автоматизации управления продажами и закупками, поэтому можно
использовать их в системе управления финансами в качестве общих, единожды
вводимых данных. В частности, в приложении «Реализация» для этих целей
используются учетные регистры «Журнал отгрузок и поступлений» и «Журнал
платежей», в которых отрабатываются по документам фактические отгрузки и
оплаты, а также формируются плановые отгрузки и оплаты в соответствии с
графиками исполнения учтенных договоров.
2. В то же время, финансовая и коммерческая службы оперируют несколько
разными характеристиками задолженности, поэтому данные управления
продажами и закупками, используемые Финансовой службой, нуждаются в
дополнительном уточнении – задании статьи доходов и расходов,
конкретизации средства платежа и т.п.
Для хранения этой информации можно использовать специальное расширение
– таблицу «Обязательства», общую для Журнала отгрузок и Журнала платежей;
для облегчения ее ведения максимально использовать возможности формирования
значений «по умолчанию».
(Схема 5.) Схема взаимосвязей обязательств
3. Планирование состояния и движения задолженности предполагает расчет ее
остатков и объемов новых возникновений и погашений в разрезе контрагентов
и договоров, с контролем соответствия их общих сумм лимитам текущего
планирования. Этот процесс удобно производить в специализированной
оборотной ведомости, но не в виде отчета, а в диалоговом окне. Такое окно
в составе функции «Планирование обязательств» отображает:
. список возникновения задолженности – как текущее плановое и
фактическое, так и непогашенные остатки прошлой задолженности;
. список планируемого и фактического погашения каждой из возникших
задолженностей (оба списка формируются по данным Журналов отгрузок и
платежей);
. итоговые суммы остатков и движения задолженности, здесь же – их
сравнение с лимитами текущего планирования;
. параметры настройки – задание рабочего периода, анализируемого разреза
задолженности (статьи доходов и расходов и др.), финансовых
показателей, используемых в качестве лимитов.
4. Такой интерактивный механизм, в силу его гибкой настройки, является
достаточно универсальным: с его помощью можно: планировать возникновение
и погашение обязательств по договорам в пределах лимитов; вести
мониторинг фактического движения задолженности; контролировать вновь
возникающие обязательства по остаткам лимитов; проводить план-факт анализ
в течение и по завершению планового периода. Для создания же отчетной
печатной формы планов движения задолженности и отчетов по их исполнению
можно использовать специализированный генератор отчетов (Crystal
Reports).
5. Другой механизм, облегчающий контроль расчетов с контрагентами,
представлен учетным регистром «Лицевые счета»: на каждый отдельный случай
контроля расчетов (по контрагенту в целом или по отдельному договору или
даже по каждому этапу договора) заводится отдельный лицевой счет;
фактические и плановые отгрузки и оплаты, регистрируемые в Журналах,
связываются с конкретным лицевым счетом; расчетные механизмы отслеживают
состояние взаиморасчетов по лицевому счету:
(Схема 6.)Схема лицевого счета
Для определения сроков задолженности и разделения ее на текущую и
просроченную для каждого возникновения задолженности необходимо указать
условия ее погашения (например, 50% в течение 5 дней, остальное в течение
30 дней) из специального справочника, отсутствие их определяет срок
задолженности с даты ее возникновения. В расчетах суммы просроченной и
текущей задолженности вычисляются путем их разноски по срокам из условий
погашения.
В результате планирования задолженности формируются уточненные значения
как доходов и расходов (суммы отгрузок), так и платежей (суммы авансов и
оплат) в рамках лимитов текущего планирования. Эти значения могут быть, в
свою очередь, использованы в текущем планировании – для уточнения
Финансового плана или непосредственно для формирования Плана движения
денежных средств. Для этого нужно сформировать итоги по возникновению и
погашению обязательств в разрезе статей и создать на их основе финансовые
показатели, что и выполняется функцией «Сформировать сводные
обязательства»:
(Схема 8) Схема формирования сводных обязательств
Оперативное планирование и управление платежами
1. Для хранения данных о предстоящих и фактических платежах и поступлениях
логично использовать ранее упомянутый «Журнал платежей»: в нем на этапе
планирования задолженности уже сформированы плановые авансы и платежи в
разрезе договоров и контрагентов.
2. Для обеспечения возможности оптимизировать сроки и средства платежей в
процессе первоначального и ежедневного оперативного перепланирования, при
этом не изменяя План движения задолженности, целесообразно иметь
специальное расширение Журнала платежей – таблицу «Календарь платежей»:
она содержит «теневые» поля даты, суммы, платежного средства,
первоначально копирующие основные поля и используемые для оперативного
планирования.
3. Часть записей Журнала платежей может быть непосредственно использована в
Платежном календаре, другая часть требует подтверждения заявками. Заявки
регистрируются в учетном регистре «Заявки на платежи», а конкретные суммы
и даты платежей (спецификация заявки) регистрируется в виде тех же
записей Журнала платежей, отличаясь от подтверждаемых записей своим
состоянием.
(Схема 9) Схема взаимосвязей дублирующих полей и Заявок
4. Платежный календарь, представляющий собой расписанные по дням месяца
суммы поступлений и платежей с рассчитанными по дням остатками денежных
средств, удобно вести в виде специализированной интерактивной оборотной
ведомости: «дата-поступления-платежи-остаток». Для выполнения оптимизации
и перепланирования можно раскрывать суммы поступлений и платежей за день
в виде списка отдельных записей оплаты, изменять их даты, средства
платежа, разделять на несколько частичных платежей; все изменения тут же
отрабатываются в Платежном календаре с пересчетом остатков.
5. Оперативный учет фактических платежей производится путем разноски
банковской выписки в Журнале платежей; при этом производится перерасчет
остатков в Платежном календаре, что позволяет контролировать ликвидность
и оптимизировать дальнейшие платежи. Одновременно фактические платежи
становятся доступными в окне «Планирование обязательств» для контроля
исполнения Плана движения задолженности.
Анализ выполнения планов, финансовый анализ
1. Анализ выполнения планов текущего планирования выполняется теми же
средствами, что и само текущее планирование: факт вводится вручную или из
взаимодействующих систем в виде финансовых показателей; в формах планов
заводятся дополнительные формы отчетов, в которых суммируются фактические
финансовые показатели, сравниваются с плановыми, рассчитываются
отклонения и проценты выполнения.
2. Финансовый анализ, представляющий собой выполнение определенных расчетов
над финансовыми показателями, может быть выполнен в Excel или
специализированной программе; доступ к финансовым показателям из Excel
удобно организовать с помощью предметно-ориентированных функций,
возвращающих сумму финансовых показателей, отобранных по заданным в
аргументах функции условиям отбора.
Взаимодействие с другими системами автоматизации
1. Функция управления финансами на этапе текущего планирования нуждается в
данных экономического планирования (план продаж, смета затрат и т.п.) и
бухгалтерского учета (остатки и факт предыдущих месяцев); в процессе
управления задолженностью – в данных управления торговлей (отгрузка и
поступление по договорам), а при оперативном управлении платежами сама
формирует информацию для бухгалтерии (разрешения на производство
платежей). Поэтому и система автоматизации управления финансами должна
взаимодействовать по указанным направлениям с соответствующими
программами бухгалтерского учета, экономического (технико-экономического)
планирования и управления торговлей (продажами и закупками).
2. Получение данных бухгалтерского учета для текущего финансового
планирования организуется двумя способами:
. выгрузка из бухгалтерской программы файла унифицированного формата,
содержащего остатки и обороты по счетам за определенный период, и
формирование на его основе фактических финансовых показателей с
помощью справочника правил преобразования бухгалтерских характеристик
(дебет – кредит - аналитика) в финансовые (центр финансового учета -
статья доходов и расходов);
. расчет остатков и оборотов непосредственно по базе бухучета с помощью
предметно-ориентированных функций; использование этих функциях в
формулах расчета значений форм планов; сохранение рассчитанных
значений в виде финансовых показателей.
3. Аналогично построено взаимодействие с программой технико-экономического
планирования (ТЭП): сметы затрат и планы продаж переносятся в систему
управления финансами путем загрузки-выгрузки или с помощью функций
прямого доступа к данным ТЭП (расположенным, например, в таблицах Excel).
4. Взаимодействие с системой управления торговлей (продажами и закупками)
основано на использовании общих Журналов отгрузок и платежей, лицевых
счетов (подробно это описано в предыдущем разделе), благодаря чему
коммерческие и финансовые работники видят и работают с одними и теми же
данными.
5. Передача в бухгалтерию разрешений на выполнение платежей реализуется
путем формирования на основе плановых платежей записей в общем с
бухгалтерией регистре «Распоряжения на оплату», по которым бухгалтерия, в
свою очередь, формирует необходимые платежные документы. Возможна и
другая организация работ: в системе управления финансами непосредственно
доступен регистр «Платежные документы»; финансовая служба готовит их, а
бухгалтерия отрабатывает в учете.
Автоматизация вспомогательных и сервисных функций
1. В отличие от других процессов, носящих асинхронный оперативный характер,
планирование, в частности, финансовое, требует четкой временной
регламентации, что связано с многостадийностью процесса, большим числом
его участником и ограниченными сроками подготовки планов. Для обеспечения
контроля порядка и сроков планирования предназначен вспомогательный
регистр «Регламент», в который заносятся плановые сроки готовности каждой
из форм планов текущего планирования, и в котором автоматически
регистрируются фактические сроки их подготовки.
Этот же регистр обеспечивает контроль актуальности данных,
последовательности выполнения расчета планов и т.п.
2. В силу отсутствия единых регламентирующих документов в управлении
финансов нет жестко заданных форм отчетности, организации и ведомства
создают различные виды отчетов и справок. Для обеспечения настройки
системы автоматизации на принятые в организации виды отчетности
необходимо иметь в составе программы генератор отчетов. Примером такого
генератора может служить Crystal Reports, обладающий необходимой
мощностью средств и универсальностью применения. Другой способ
формирования отчетов и диаграмм – непосредственно самим пользователем –
это использование электронных таблиц Excel в сочетании с предметно-
ориентированными функциями доступа к значениям финансовых показателей.
(Схема 10) Схема регламента
Направления дальнейшей автоматизации
1. Наиболее значимым направлением является создание сквозного контура
текущего планирования (на очередной период), связывающего в единую
технологическую цепочку планирование реализации, производственное
планирование (при наличии производства), планирование закупок,
экономическое и финансовое планирование. Если к этому добавить еще
наличие обратной связи (перепланирование взаимосвязанных планов при
корректировке каких-либо показателей), то получим систему класса ERP
(Enterprise Resource Planning, управление ресурсами предприятия). Для
реализации этого направления необходимо дополнить плановые функции
системы автоматизации управления торговлей планированием в натуральных и
стоимостных показателях на очередной период, а затем интегрировать их с
системами технико-экономического и финансового планирования.
2. Актуальным является также интеграция системы автоматизации управления
финансами со рядом специализированных систем – инвестиционного
планирования для капитального строительства, биллинговыми системами для
телекоммуникаций, управления проектами и бизнес-планирования для
проектных организаций. Для этого, а также для интеграции финансовой
системы в уже существующую у пользователя информационную систему
предприятия, необходима разработка открытых спецификаций обмена данными.
3. Еще одно направление развития связано с созданием специализированной
версии управления финансами для крупных бюджетных организаций и
организаций – распорядителей кредитов (министерств, департаментов,
отраслевых главков, управлений и отделов).
4. Наконец, возможно наращивание функциональности и повышение степени
автоматизации собственно управления финансами по следующим направлениям:
. добавление некоторых функций налогового планирования (оптимизация
размеров санкций за задержку налоговых платежей, разработка и
сравнение финансовых планов для различных вариантов планов);
. автоматизация расчетных функций – начисления пеней, штрафов, процентов
по ссудам и кредитам, проч.;
. поддержка расширенных схем оплаты – планирование и управление
цепочками взаимозачетов, оперативный учет векселей и других ценных
бумаг, используемых в качестве платежных средств;
. разработка «визуального» Платежного календаря: диаграммы платежей по
дням, совмещенной с графиком остатка платежных средств, с возможностью
«перетаскивания» платежей мышью и т.п.
2.2. Концепции внедрения автоматизированной системы
Внедрение системы автоматизации управления финансами, как и других,
производится по обычной схеме:
. проводится предпроектное обследование;
. формируется проект автоматизации;
. производится установка и настройка системы;
. проводится обучение пользователей;
. проходит опытная эксплуатация системы;
. производится сдача в промышленную эксплуатацию.
Подробное описание этих этапов выходит за рамки этого документа, здесь же
приводятся особенности и дополнительные требования к их проведению
применительно к управлению финансами.
|
