Принятие управленческих решений на базе современных информационных технологий в финансовом менеджменте - Менеджмент

 документов   по   движению
      задолженности;
    . оперативный учет обязательств предприятия;
    . мониторинг (постоянный контроль и анализ) текущего  и  прогнозируемого
      состояния задолженности.
      Каждый подпроцесс включает определенную  последовательность  действий,
описанных далее.
3.  Процесс  управления  задолженностью  взаимосвязан  с   другими   бизнес-
   процессами управления финансами, более того, он  в  значительной  степени
   выполняется одновременно с ними:
    . в ходе текущего финансового  планирования  определяются  общие  лимиты
      движения задолженности и контрольные показатели остатков задолженности
      на  конец  планового   периода,   используемые   затем   в   детальном
      планировании и при контроле обязательств;
    . в ходе планирования движения  задолженности  создается  первоначальный
      вариант  Платежного   календаря   для   бизнес-процесса   оперативного
      планирования и управления платежами;
    . в свою очередь, оперативный учет платежей в последнем  бизнес-процессе
      одновременно служит целям оперативного учета обязательств предприятия.
4. Управление задолженностью (обязательствами) предприятия осуществляется  в
   разрезе следующих характеристик:
    .  статей  доходов  и  расходов,  используемых  в   текущем   финансовом
      планировании;
    . лиц,  ответственных  за  возникновение  и  погашение  обязательств  по
      определенным статьям – ответственных распорядителей (начальник  отдела
      продаж – за отгрузку продукции и ее оплату, то есть за возникновение и
      погашение дебиторской задолженности по реализации продукции; начальник
      отдела закупок – за оплату  материалов  и  их  поставку,  то  есть  за
      возникновение и погашение кредиторской задолженности  по  закупкам,  и
      т.п.);
    . контрагентов предприятия и отдельных договоров с ними, что  необходимо
      для определения конкретных источников задолженности;
    .  сроков  возникновения  и  погашения  задолженности  для   раздельного
      управления текущей и просроченной задолженностью.


               Планирование состояния и движения задолженности

1. Общие цифры остатков и движения задолженности задаются в рамках  текущего
   финансового планирования, задача  данного  подпроцесса  –  детализировать
   общие цифры до разреза конкретных контрагентов и договоров.
2. С этой целью сначала  производится  уточнение  остатков  задолженности  в
   разрезе контрагентов и  договоров  на  начало  планового  периода  –  как
   правило, по данным не бухгалтерского учета,  а  оперативного,  ведущегося
   ответственными распорядителями в  рамках  своей  номенклатуры  договоров.
   Остатки рассчитываются  как  фактическое  состояние  взаиморасчетов  плюс
   прогнозируемое до начала планового периода его изменение.
3.  Далее  из   действующих   договоров   предприятия   производится   отбор
   приходящихся на плановый период данных о движении задолженности –  сроков
   и сумм отгрузок продукции (оказания услуг) и их оплаты. Эта работа  может
   выполняться  как  централизованно  –  самой  Финансовой  службой,  так  и
   ответственными распорядителями в рамках своей номенклатуры  договоров,  с
   последующей консолидацией в Финансовой службе.
4. Вместе с остатками эти  данные  формируют  первоначальный  вариант  Плана
   возникновения и погашения обязательств  (Плана  движения  задолженности).
   Итоговые данные по  статьям  доходов  и  расходов  в  этом  плане  должны
   соответствовать контрольным показателям текущего планирования:
План движения задолженности

|Статья |Контраге|Догово|Остат|в    |Возник|Всего |Погашени|в т.ч.|Остато|
|       |нт      |р     |ок на|т.ч. |новени|задолж|е       |деньга|к на  |
|       |        |      |1.х.х|проср|е     |енност|        |ми    |конец |
|       |        |      |х    |оченн|      |ь     |        |      |период|
|       |        |      |     |ая   |      |      |        |      |а     |
|       |        |      |     |     |      |      |        |      |      |
|       |        |      |     |     |      |      |        |      |      |
|       |        |      |     |     |      |      |        |      |      |
|Итого  |х       |х     |     |     |      |      |        |      |      |
|Лимит  |х       |х     |х    |х    |      |      |        |      |х     |
|Остаток|х       |х     |х    |х    |      |      |        |      |х     |

5. При планировании движения задолженности могут  дополнительно  учитываться
   сроки погашения – с  общим  делением  сумм  задолженности  на  текущую  и
   просроченную или с  детальной  разбивкой  просроченной  задолженности  по
   месяцам просрочки. Соответственно  планирование  погашения  задолженности
   может  выполняться   как   с   первоочередным   погашением   просроченной
   задолженности, так и с погашением только текущих обязательств  (например,
   по перечислению налогов в бюджет).
6.  В  случае   расхождения   с   контрольными   показателями   производится
   оптимизация Плана движения задолженности:
    . недостижение контрольных показателей по доходам данными из действующих
      договоров должно быть покрыто новыми договорами;
    . превышение лимитов  расходов  должно  быть  устранено  путем  переноса
      сроков по договорам, отказа от  отдельных  из  них  или  согласованной
      корректировкой лимитов  одной  статьи  за  счет  другой  (например,  в
      закупках при потребности в материале  10  кг  поставка  осуществляется
      только цистернами; в этом случае  оплата  поставки  осуществляется  за
      счет других договоров или статей с последующей обратной компенсацией).



  Контроль соответствия плану текущих документов по движению задолженности

1.  Вновь  заключаемые  договоры  и  входящие  счета  к  оплате   визируются
   Финансовой службой, которая  проверяет  их  на  соответствие  лимитам  (с
   учетом ранее учтенных договоров). При превышении лимита договор или  счет
   визируются с разрешения Финансового директора или в случае обоснования  и
   утверждения увеличенного лимита (как  правило,  с  компенсацией  за  счет
   другой статьи у того же ответственного распорядителя).
2. Кроме того, контролируются другие платежи, не связанные  с  договорами  и
   счетами,  например,  оплата  командировочных  расходов.  Обычно,  это  не
   отдельный  процесс,  а  часть  рассматриваемого   далее   бизнес-процесса
   оперативного планирования и управления платежами.


                  Оперативный учет обязательств предприятия


1. Учет  обязательств  предприятия  параллельно  осуществляется  несколькими
   службами:
    .  бухгалтерией  –  по   документально   подтвержденному   факту   и   в
      бухгалтерской оценке (то есть,  с  определенными  правилами  признания
      задолженности, списания просроченной задолженности и проч.);
    . ответственными распорядителями – по своей  номенклатуре  договоров,  в
      управленческой  оценке,  по  факту  и  ближайшему  оперативному  плану
      (согласованные с контрагентами платежи и отгрузки);
    . Финансовой службой – в целом по предприятию, по факту и  по  плану,  в
      управленческой оценке.
2. Поскольку данные бухгалтерского  учета  по  ряду  причин  не  могут  быть
   актуальными (проводки не могут быть сделаны до  получения  подтверждающих
   документов  или  формируются  по  итогам   месяца),   Финансовая   служба
   использует данные оперативного  учета:  собственного  оперативного  учета
   поступлений и платежей и оперативного  учета  отделов  продаж  и  закупок
   (сбыта и снабжения) по отгрузке и поставкам.
3. Данные оперативного учета платежей всегда доступны Финансовой службе  для
   непосредственного использования, а вот учет обязательств  по  отгрузке  и
   поставкам может вестись несколькими способами:
    . Финансовая служба учитывает визируемые ею документы (договоры, счета),
      как совершившееся возникновение (погашение) задолженности;
    .   Финансовая   служба   периодически   получает    от    ответственных
      распорядителей справки по суммам  реально  осуществленных  отгрузок  /
      поставок;
    . при наличии интегрированной системы  автоматизации  Финансовая  служба
      получает непосредственный доступ к данным оперативного учета  отгрузки
      и поставок в реальном времени.
4. Данные оперативного учета обязательств используются при контроле  текущих
   документов  (проверка  соблюдения  лимитов)  и  для   анализа   состояния
   фактической задолженности.


        Мониторинг текущего и прогнозируемого состояния задолженности

1. В течение всего текущего периода производится контроль  соблюдения  Плана
   движения задолженности.
2. В случае  серьезных  неплановых  изменений  (наложение  крупного  штрафа,
   перенос будущих платежей на более ранний срок  и  т.п.)  делается  расчет
   текущего состояния задолженности  и  прогноз  его  изменения.  Результаты
   анализируются, при значительном ухудшении  текущего  или  прогнозируемого
   состояния  пересматриваются  утвержденные,  но  не  исполненные  движения
   обязательств, вырабатываются варианты  компенсации  и  после  утверждения
   изменения доводятся до ответственных распорядителей.


              Варианты и особенности управления обязательствами

1. В ряде отраслей,  связанных  с  оказанием  непрерывных  услуг  (электро-,
   тепло-, водо- и газоснабжение, телефонные и  другие  телекоммуникационные
   услуги)  вся   проблематика   управления   задолженностью   по   основной
   деятельности  возложена   на   специализированные   отделы   расчетов   с
   потребителями, как правило, в составе бухгалтерии.  Финансовая  служба  в
   этом  случае  контролирует  все  остальные  статьи  (расходов  и   прочих
   доходов).
2. В организациях с особо крупным  и  быстрым  оборотом  (торговля  крупными
   партиями товара) существенным становится учет «цены  денег»  -  стоимости
   использования  заемных   средств:   каждый   день   просрочки   погашения
   дебиторской  задолженности приносит значительные убытки, а кредиторской –
   доход.  Величины  этих  убытков  и  доходов  планируются,  нормируются  и
   учитываются по фактическому исполнению.



               Оперативное планирование и управление платежами

Общее описание
1.  Цель  оперативного  планирования  и  управления   платежами   (движением
   денежных средств) – обеспечение абсолютной  ликвидности  предприятия,  то
   есть способности в любой конкретный момент  времени  производить  текущие
   платежи (сбалансированный на этапе текущего  планирования  План  движения
   денежных  средств  определяет  ликвидность  в  целом  за  период,  но  не
   гарантирует ее на каждый день периода, например, при выполнении  платежей
   в начале периода, а поступлений –  в  конце,  имеемых  остатков  денежных
   средств может просто не хватить).
2. Результатом оперативного  планирования  является  Платежный  календарь  –
   сводный график планируемых платежей и  поступлений  денежных  средств  на
   период  планирования,  содержащий  расчетные  остатки  денежных   средств
   каждого вида на каждый день.

|Дата  |Поступле|Платеж|Сальдо|Остато|
|      |ния     |и     |      |к     |
|1.3   |        |      |      |      |
|…     |        |      |      |      |
|31.3  |        |      |      |      |

      Отрицательный остаток средств  (или  снижение  его  ниже  нормативного
минимума) на конкретную дату  является  признаком  невозможности  выполнения
планируемых платежей и подлежит  устранению.  Платежный  календарь  является
непрерывно  изменяемым  планом:  каждый  день  его  исполнение  приводит   к
коррекции остатков  на  текущий  и  следующие  дни,  что  может  привести  к
появлению новых дат потери ликвидности и необходимости перепланирования.
3. Этапы оперативного планирования и управления платежами:
    . сбор исходных данных для планирования платежей и поступлений;
    . первоначальное формирование и оптимизация Платежного календаря;
    . оперативное управление платежами;
    . оперативный учет поступлений и платежей;
    . оперативное перепланирование Платежного календаря.
4. В связи со сжатостью сроков оперативного планирования платежей и  большим
   числом его участников требуется жесткая координация  всех  действий,  что
   достигается  формированием  календарного   регламента:   регламентируются
   сроки  представления  заявок  на  платежи,   подготовки   и   утверждения
   Платежного календаря.
5. Оперативное планирование и управление  платежами  тесно  взаимосвязано  с
   бизнес-процессом  управления  задолженностью:  управление  задолженностью
   пользуется данными оперативного  учета  платежей  и  поступлений,  проект
   Платежного календаря создается на основе Плана движения задолженности.
6. Планирование и управление платежами осуществляется  в  разрезе  следующих
   характеристик:
    . целевых направлений поступлений и платежей – в составе единого перечня
      статей  доходов  и  расходов,  используемых   в   текущем   финансовом
      планировании;
    . видов денежных средств – безналичных средств на  отдельных  банковских
      счетах, наличных средств в  разных  валютах,  векселей,  облигаций,  а
      также  взаимозачетов;  введение  данной  характеристики   определяется
      невозможностью  мгновенного  превращения  (конвертации)  одного   вида
      денежных средств в другой и, следовательно, управлением платежами  для
      каждого средства отдельно;
    .  приоритетов  (обязательности)  платежей,   для   поступлений   данная
      характеристика интерпретируется как степень вероятности прихода денег;
    . контрагентов предприятия и отдельных договоров с ними (используются, в
      основном,   в   справочных   целях   и   для   связи   с   управлением
      задолженностью);
    . лиц, ответственных за состояние расчетов с контрагентами  в  отношении
      конкретных платежей и поступлений –  как  правило,  это  ответственные
      распорядители по своей номенклатуре договоров;
    . контрагентов предприятия и отдельных договоров с ними, что  необходимо
      для определения конкретных источников задолженности.


        Сбор исходных данных для планирования платежей и поступлений

1. Начальными источниками  данных  для  оперативного  планирования  платежей
   являются:
    . План движения задолженности, содержащий суммы поступлений и платежей в
      разрезе   статей,   ответственных   распорядителей,   контрагентов   и
      конкретных договоров;
    . графики (условия) оплаты соответствующих договоров,  содержащие  сроки
      платежей и виды денежных средств;
    .  графики  периодических  (регулярных)  платежей  (календарь  налоговых
      платежей,  график   выплаты   зарплаты   и   т.п.),   содержащие   дни
      повторяющихся выплат;
    . текущие фактические остатки денежных средств.
2. Какая-то  часть  этих  данных  может  быть  сразу  включена  в  Платежный
   календарь (это, как правило, регулярные платежи  и  платежи,  планируемые
   самой Финансовой службой,  а  также  все  планируемые  поступления).  Все
   остальные платежи  требуют  подтверждений,  которые  оформляются  в  виде
   Заявок  на  платежи.   Заявки  подаются  по  установленной  форме   и   в
   соответствии с календарным регламентом ответственными распорядителями.
3. Финансовая служба проверяет соответствие заявки плану  и  включает  ее  в
   проект Платежного календаря. Заявки, превышающие  лимиты  по  статье  или
   непредусмотренные  Планом  движения   задолженности,   должны   содержать
   обоснование и требуют разрешения Финансового директора.
4. Вместо заявок на платежи может использоваться комбинированный документ  –
   заявка на расходы, совмещающий функции  сметы  расходов  подразделения  и
   заявки на платежи и содержащий, наряду с суммами расходов по  статьям  их
   детализацию по срокам оплаты и видам  денежных  средств.  В  этом  случае
   документ  используется  и  в  текущем  финансовом   планировании,   и   в
   оперативном планировании платежей.


       Первоначальное формирование и оптимизация платежного календаря

1. Платежный календарь составляется  на  определенный  период  планирования,
   этот период может совпадать с минимальным периодом текущего  планирования
   (например, месяц) или быть меньше его (декада, неделя).
2. Для формирования платежного календаря сначала все  отобранные  платежи  и
   поступления группируются по видам денежных средств и  упорядочиваются  по
   срокам исполнения – формируются графики платежей и поступлений.
3. Затем формируются ожидаемые остатки по видам денежных средств  на  начало
   планового периода: текущие остатки корректируются  суммами  ожидаемых  до
   начала планового периода поступлениями и платежами.
4. Далее операция расчета остатков  проводится  последовательно  для  каждой
   даты графиков поступлений и платежей: остаток на дату  равен  остатку  на
   предыдущую дату плюс сумма поступлений за день минус сумма платежей:


Платежный календарь
|Дата  |Поступле|Платеж|Сальдо|Остато|
|      |ния     |и     |      |к     |
|28.2  |        |      |      |22045 |
|1.3   |2000    |15000 |-13000|9045  |
|2.3   |5000    |15000 |-10000|-955  |
|3.3   |18000   |13000 |5000  |4045  |
|…     |        |      |      |      |

5. Сформированные  в  результате  графики  остатков  денежных  средств  дают
   качественную  картину  состояния  Платежного   календаря:   положительные
   значения    удовлетворяют    требованиям    ликвидности,    отрицательные
   свидетельствуют о нехватке денежных средств в конкретные дни.
6.  Первоначальный  вариант  Платежного  календаря,  как  правило,  является
   несбалансированным:    стремление    приблизить    сроки    платежей    и
   подстраховаться  со  сроками  поступлений  обычно  приводит  к   нехватке
   денежных средств в начале месяца. Для оптимизации Платежного календаря (в
   первую очередь, для устранения дней с отрицательными  остатками  денежных
   средств) используют следующие приемы:
    . перенос  платежей  на  более  поздние  сроки  (и,  по  согласованию  с
      ответственным распорядителем, поступлений – на более ранние сроки);
    . разбивка платежа на несколько частей с разными сроками исполнения;
    .  замена  вида  денежных  средств  платежа  на  другой,   по   которому
      отсутствует нехватка на рассматриваемую дату;
    . отмена платежей с низким приоритетом (обязательностью) или перенос  их
      на следующий период планирования;
    . пополнение остатков одного вида денежных средств путем конвертации  из
      денежных средств другого вида (с учетом сроков конвертации);
    .  покрытие  недостатка  собственных  средств   заемными   (планирование
      получения  кредитов,  с  учетом  сроков  их  получения   и   появления
      дополнительных  платежей  по  их  возврату  и  расходов   по   выплате
      процентов).
7. Результирующий  вариант  Платежного  календаря  утверждается,  Уточненные
   сроки  и  суммы  платежей   по   заявкам   доводятся   до   ответственных
   распорядителей.


                   Оперативный учет поступлений и платежей

1.   Финансовой   службой    организуется    собственный,    отдельный    от
   бухгалтерского,  оперативный  учет   движения   денежных   средств:   для
   оперативного  управления  платежами  нужно  текущие  данные  по  остаткам
   денежных средств,  независимо  от  их  документального  подтверждения.  В
   зависимости  от  вида  денежных  средств,  оперативный  учет  может  быть
   организован следующим образом:
    .  для  средств  на  счетах  в  банках:  выписка   банка   первоначально
      обрабатывается   Финансовой   службой,   после   чего   передается   в
      Бухгалтерию;  при  этом  собственные  платежи  могут   учитываться   в
      оперативном учете заранее, в момент выдачи распоряжения бухгалтерии об
      оплате (и потом подтверждаться по выписке банка);
    . для наличных денежных средств в кассе бухгалтерии: Финансовая служба с
      определенной  периодичностью  может  получать  справку  бухгалтерии  о
      наличии и движении денег по кассе;
    .  для  векселей  и  облигаций:  в  зависимости  от  места  хранения  (в
      Финансовой службе или бухгалтерии), Финансовая служба либо  налаживает
      их оперативный учет, либо периодически получает справку бухгалтерии об
      их наличии и движении;
    . для взаимозачетов: при  достижении  договоренности  о  взаимозачете  с
      контрагентом Финансовая служба передает в бухгалтерию  распоряжение  о
      подготовке актов сверки взаимных расчетов и учитывает суммы  зачета  в
      своем оперативном учете.
2.   Полученные   данные   о   произошедшем   движении   денежных    средств
   отрабатываются следующим образом:
    . в Платежном календаре корректируются текущие остатки денежных средств;
    . производится отработка исполнения плана платежей: фактические  платежи
      разносятся по плановым (плановые платежи и поступления отмечаются  как
      исполненные); в случае  несоответствия  плановой  и  фактической  сумм
      платежа (частичная оплата), может  быть  сформировано  новое  плановое
      значение на остаток суммы (либо скорректировано старое);
    . производится отработка исполнения обязательств  для  целей  управления
      задолженностью: платежи и поступления (исключая авансы) разносятся  по
      конкретным  договорам   или   случаям   возникновения   задолженности,
      корректируя при этом состояние  взаиморасчетов  с  контрагентами  (эта
      работа выполняется или самой Финансовой  службой,  или  ответственными
      распорядителями по своей номенклатуре договоров).


                      Оперативное управление платежами

1. Оперативное управление платежами заключается в уточнении перечня  и  сумм
   планируемых в Платежном календаре на очередные сутки платежей  (с  учетом
   скорректированных остатков денежных  средств)  и  выдаче  распоряжений  в
   бухгалтерию на их выполнение.
2. В ряде случаев необходимые  документы  (банковские  платежные  поручения,
   накладные  на  передачу  векселей)  готовит  непосредственно   Финансовая
   служба, передавая их затем в бухгалтерию для исполнения.
3. При нехватке денежных средств из-за отклонения  фактических  остатков  от
   плановых или производства неплановых перечислений  часть  запланированных
   платежей может быть перенесена на последующие дни.