Делопроизводство в кадровой службе предприятия - Делопроизводство - Скачать бесплатно
Приложение №1
Утверждаю:
Директор ООО «Птицефабрика
Александровская»
___________Кузнецов А.Д.
Должностная инструкция
начальника отдела кадров
| |Приложение № 13 |
|ООО «ПТИЦЕФАБРИКА АЛЕКСАНДРОВСКАЯ» |УТВЕРЖДАЮ |
| |Директор |
|НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |ООО «Птицефабрика |
|______________ № _____ |Александровская» |
|П.ЯЙВА | |
| |_____________ А.Д.Кузнецов |
|На _______ год |«___»___________ 200_г. |
| | |Кол-в| | |
|Индекс |Заголовок |о |Срок |Приме|
|дела |дела |дел |хранения |чание|
|1 |2 |3 |4 |5 |
|Управление делами |
|Отдел кадров |
|ОК-01 |Личные дела сотрудников | |75 лет - «В» | |
| | | |ст.498в | |
| |Личные дела | | | |
|ОК-02 |сотрудников-совместителей (или | |5 лет | |
| |работающих по трудовым | | | |
| |соглашениям, договорам ГП) | | | |
|ОК-03 |Личные дела уволенных сотрудников| |75 лет - «В» | |
| | | |ст.498в | |
| |Личные карточки работников (Т – | |75 лет ЭПК | |
|ОК-04 |2) | |ст. 189 | |
| |Подлинные личные документы | | |Не |
|ОК-05 |рабочих и служащих (трудовые | | |востр|
| |книжки, дипломы, аттестаты и др.)| |До |ебова|
| | | |востребования |нные |
| | | | |– не |
| | | | |менее|
| | | | |50 |
| | | | |лет |
| |Приказы по личному составу (о | | | |
|ОК-06 |приеме на работу, переводе, | |75 лет | |
| |увольнении, длительных | |ст.19б | |
| |командировках) | | | |
| |Документы, являющиеся основанием | | | |
|ОК-07 |к приказам по кадрам (заявления,| |3 года | |
| |справки, докладные записки др.) | |ст.429 | |
|ОК-08 |Трудовые договоры | |3 года | |
|ОК-09 |Трудовые соглашения | |3 года | |
| |Договоры гражданско-правового | | | |
|ОК- 10 |характера | |3 года | |
|ОК-11 |Документы табельного учета | |3 года | |
|ОК-12 |Должностные инструкции работников| |3 года после | |
| |предприятия | |замены новыми | |
|ОК-13 |Положения о службах и отделах | |3 года после | |
| |организации | |замены новыми | |
| |Переписка с организациями о | |5 лет ЭПК | |
|ОК-14 |подготовке, переподготовке и | |ст.2С | |
| |повышении квалификации кадров | | | |
|ОК-15 |Бланки документов по оформлению | |До минования | |
| |приема и увольнения сотрудников | |надобности | |
|ОК-16 |Служебные записки | |1 год | |
|ОК-17 |Штатное расписание и структура | |Постоянно | |
| |организации | |ст. 52 а | |
|ОК- 18 |Книга учета приема, перемещения, | |75 лет | |
| |увольнения работников | |ст.508 | |
|ОК- 19 |Книга учета выдачи и движения | |50 лет | |
| |трудовых книжек и вкладышей к ним| |ст.526а | |
|1 |2 |3 |4 |5 |
|ОК-20 |Журнал регистрации приказов по | |5 лет | |
| |кадрам | | | |
|ОК-21 |Журнал регистрации приказов по | |75 лет | |
| |личному составу | | | |
|ОК-22 |Журнал регистрации распоряжений о| |5 лет | |
| |предоставлении отпуска без | | | |
| |сохранения заработной платы | | | |
|ОК-23 |Журнал регистрации листков | |3 года | |
| |нетрудоспособности | | | |
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году.
Долговременного хранения:
Временного хранения:
Итого:
|Начальник отдела кадров |__________________И.О.Ф. |
|
| |
|________И.О.Ф. |
| | |
|
|ООО «ПТФ«Александровская» |УТВЕРЖДАЮ |
|Должностная инструкция |Директор________А.Д.кузнецов |
|Начальника отдела кадров |«_____»_________200_г. |
|«___»__________200_ г. | |
1. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора
по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом
директора по производству по представлению отдела кадров.
1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее
образование.
1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим
законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами
руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями
руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными
документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную
систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива,
регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству
предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной
инструкцией.
1.4. Секретарь должен знать:
организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества
руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки
документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации
вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в
секретариате, нормы служебного этикета
1.5. Секретарь должен уметь:
- работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel
- печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.
2. Основные задачи и функции
Основной задачей секретаря является документационное обеспечение
деятельности директора по производству и выполнение технических функций по
его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие
виды работ:
2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает
поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает
документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу
директору по производству.
2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с
директором по производству.
2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день,
корректирует его и обеспечивает выполнение.
2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их
с заместителем директора.
2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и
комплектность приложений) исходящих документов.
2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора,
правильность формирования дел.
2.7. Организует выполнение указаний и поручений директора по
бронированию номеров в гостиницах.
2.8. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их
предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.
2.9. Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере
текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.
2.10. Выполняет копировальные работы.
2.11. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов,
находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения.
2.12. По поручению директора принимает и передает документы по
факсимильной связи.
2.13. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в
соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о
списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных
документов сотрудниками подразделения.
2.14. Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в
канцелярию и секретариат руководства.
2.15. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя и
сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.
2.16. Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы
дирекции, доводит их до сведения руководства (директора по производству,
его заместителю и начальникам производств).
2.17. Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по
производству.
2.18. Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию
сводки о составе и объеме документооборота.
2.19. Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по
бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов,
размещению командированных в организацию.
20. Следит за исправным состоянием вычислительной и
организационной техники, средств связи.
21. Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает
время присутствия посетителей в здании.
22. Протоколирует совещания и заседания.
3. Обязанности
3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:
3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации.
3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.
3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов,
установленных инструкцией по делопроизводству.
3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета,
служебную субординацию.
Обеспечивать сохранность документов.
4. Права
Секретарь имеет право:
4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за
информацией по вопросам подготовки документов.
4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными
посещениями посетителей, телефонными звонками.
4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись
директору.
5. Ответственность
Секретарь несет административную ответственность за:
5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке
документов
5.2. Сохранение конфиденциальности служебной информации
5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной
субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих
обязанностей.
5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по
делопроизводству организации.
5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также
использование их в личных целях.
6. Взаимосвязи по должности
Секретарь руководителя взаимодействует:
6.1. со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой
информации и совместной подготовки документов
6.2. с канцелярией по вопросам делопроизводства, правил документоведения
6.3. с юридической службой по вопросам согласования проектов
распорядительных документов
6.4. со сторонними организациями, органами власти и управления по
вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и
контактов директора по производству.
7. Оценка деятельности
Приложение № 3
Типовая межотраслевая форма N Т-1
|
