Делопроизводство в кадровой службе предприятия - Делопроизводство - Скачать бесплатно
(распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);
- личная карточка (форма № Т-2);
- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)
(форма № Т-8);
- табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
- личные заявление работников предприятия;
- графики отпусков;
Трудовой договор(контракт) заключается в письменной форме между
работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и
должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата,
место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух
экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у
работника.(Приложение № 2)
Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из
унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1
января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-
правовых форм и форм собственности.(Приложение № )
Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым
в процессе документирования функций кадровой службы птицефабрики. Приказами
оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им
отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение
разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения
взысканий и др.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное
обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление
работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения
(например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт
(например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой
организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке,
отражающее изменение фамилии работника и др.
Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется,
как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются:
наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата,
адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия ), текст,
личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении
проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и
направлении его в дело. (Приложение № 3 )
Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от
приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу не
имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это принято в
приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу
начинаются с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ,
УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по
личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном
сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под
какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение
фамилии и др). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в
одном документе не должно содержаться информации с разными сроками
хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков
и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения
в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном
порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях,
учитывая их специфическую воспитательную роль.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в
строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового
приказа является указание распорядительного действия ( уволить,
премировать, перевести), фамилии и инициалы работника(имени и отчества
полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения,
дата вступления в силу данного пункта приказа.
Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу
определяется спецификой распорядительного действия.
При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда
(оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема:
временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д.
При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид
перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности),
причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда
(если оно возникает).
При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.
При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и
окончания.
При командировании – дата и продолжительность командировок, место
направления, наименование предприятия.
При поощрениях и наказаниях – причина и вид поощрения или взыскания.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на
письменное основание данного распорядительного действия.
Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения
работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться
либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после
подписи руководителя предприятия.
Проект приказа по личному составу согласовывается со следующими
должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с
руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в
приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу
руководителем кадровой службы.
Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от
приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы
используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер
приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов
по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К
порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы
отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). На
птицефабрик ведутся разные буквенные обозначения для разных по содержанию
кадровых приказов, например: №28/к – приказ о движении кадров (прием,
увольнение, изменение кадровой документации), № 12/ км – о командировании,
№43/о – об отпуске, № 21/ п – о поощрении.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о
работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.
Личная карточка (форма №Т-2, Приложение №4) заполняется на работников
всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов,
паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса
работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским
классификатором профессий рабочих, должностней служащих и тарифных разрядов
(ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.
Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по
усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо,
оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату
заполнения.
Свободные сроки в п.6. раздела I предназначены для названия и даты
окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего
профессионального образования. При заполнении п.12 раздела I организации
необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную
службу записывать с указанием должности.
В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме
на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана
ознакомить работника под расписку в графе 11.
В разделе IX «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц,
обучающихся в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях учреждений
высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты
поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки
таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими
образовательных учреждений.
В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике.
Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5)
применяется при оформлении перевода работника из одного структурного
подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном
экземпляре (Приложение №5).
Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения
прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На
основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в
личной карточке, трудовой книжке и других документах.
На оборотной стороне делаются отметки о несданных имущественно-
материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6)
применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков,
предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими
законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками
отпусков (Приложение №6).
Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой
передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного
подразделения и руководителем организации.
На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает
отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет
заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без
оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без
оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются
месяцы, по которым начислена заработная плата.
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)
(форма № Т-8, Приложение №7) применяется при оформлении увольнения
работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех
работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр
остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается
начальником структурного подразделения и руководителем организации.
В разделе «справка о несданных имущественно-материальных и других
ценностях» делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за
работником.
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
(форма № Т-12, Приложение №8) применяется для учета использования рабочего
времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и
служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления
статистической отчетности по труду.
Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после
соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме
неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях
от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании
документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка
о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).
Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле
(форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна
строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а
другая для записи количества часов по ним.
Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом
сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только
отклонений (неявок, опозданий и т.д.).
Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или
увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке,
разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие
реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование
вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении
ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление
отправляется в дело (Приложение №9).
Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором
определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений
и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты:
наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место
составления, дату, текст, визы согласований (Приложение №10).
3. Документы, регламентирующие управление персоналом.
Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи
и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанность и
ответственность руководства и специалистов предприятия, называется
организационными документами.
К организационным документам относятся:
- учредительные документы ( устав и договор);
- структура и штатная численность;
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о структурных подразделениях;
- должностные инструкции работникам.
3.1. Правила внутреннего распорядка.
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и
администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри
объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего
трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия,
согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива,
визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из
следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и
служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности
администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в
работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины (Приложение №11 ).
В разделе «Общие положения» определена основная цель правил внутреннего
распорядка, приведены конституционные гарантии работников в области
занятости.
В разделе «Порядок приема и увольнения рабочих и служащих» рассмотрена
процедура приема работников, в частности список необходимых документов, без
предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа,
проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения
прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются вопросы перевода
работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок
расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.
В разделе «Основные обязанности рабочих и служащих» перечислен круг
обязанностей, которые должны выполнять рабочие и служащие по своей
специальности, квалификации или должности.
В разделе «Основные обязанности администрации» определен перечень
обязанностей администрации, которые необходимо выполнять в соответствии с
законодательством: правильно организовать труд рабочих и служащих,
совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство об
охране труда, проводить профилактику производственного травматизма,
контролировать знание и соблюдение работниками требований инструкции по
технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда,
противопожарной охране и т.д.
В разделе «Рабочее время и его использование» установлено начало и
окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график
сменности, формы организации яви на работу, очередность предоставления
очередных отпусков и т.д.
В разделе «Поощрения за успехи в работе» приведен список поощрений,
которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых
обязанностей, повышение производительности труда, другие достижения в
труде.
В разделе «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины»
представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определены виды
нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции.
3.2. Штатное расписание
В соответствии с Уставом предприятия разработана его штатная
численность (в данный момент более 1000 работающих человек). Здесь указаны
все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии
должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ
составлен на бланке предприятия, согласован с главным бухгалтером,
утвержден директором.
Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора
предприятия.
Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной
платы закреплен в штатном расписании. Штатное расписание составлено на
бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве
штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной
платы. Штатное расписание подписано заместителем директора по экономике,
согласовано с главным бухгалтером и утверждено директором, в грифе
утверждения указана общая штатная численность предприятия и месячный фонд
заработной платы.(Приложение № 12)
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и
администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри
объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего
трудового распорядка. Этот документ составлен на бланке предприятия,
согласован путем обсуждения на собрании трудового коллектива, завизирован
юристом и утвержден директором птицефабрики.
На птицефабрике несколько подразделений, для каждого из них разработано
положение, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права и
обязанности, ответственность подразделения. Положение о структурном
подразделении предприятия разработано руководителем подразделения и им
подписано, согласовано с заместителем директора по экономике, юристом и
утверждено директором предприятия.
3.3. Должностные инструкции
Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной
инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и
ответственность должностных лиц.
Целями разработки должностной инструкции являются:
- создание организационно-правовой основы служебной деятельности
сотрудников;
- повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности,
осуществляемой на основании трудового договора (контракта);
- обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и
при наложении на него дисциплинарного взыскания.
- Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций,
возложенных на конкретное структурное подразделение предприятия в
соответствии с его штатным расписанием.
Должностная инструкция составлена по каждой штатной должности
предприятия, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику под
расписку при заключении контракта, в том числе при перемещении на другую
должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.
В должностной инструкции указывают наименование подразделения
предприятия, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
- общие положения;
- основные задачи и функции;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимоотношения.
- связи по должности.
- оценка деятельности
В разделе «Общие положения» указывают:
- квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии
с занимаемой им конкретной должностью;
- основополагающие организационно-правовые документы, на основании
которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои
полномочия;
- перечень структурных подразделений и отдельных должностей сотрудников,
непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе;
- порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в
случае его временного отсутствия.
В раздел могут быть включены другие требования и положения,
конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.
В разделе «Права» приводят перечень прав сотрудника. Допускается
конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемых
сотрудником должностных обязанностей.
В разделе «Обязанности» указывают обязанности сотрудника с учетом задач
и функций конкретного структурного подразделения предприятия с подробным
изложением основных направлений его служебной деятельности.
Кроме того, в этом разделе могут быть указаны обязанности сотрудника,
возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в структурном
подразделении практикой распределения этих обязанностей, выполняемых данным
подразделением по решению руководителя структурного подразделения
предприятия.
В разделе «Ответственность» указывают меру ответственности сотрудника
за несоблюдение требований должностной инструкции и других нормативных
документов. В данном разделе указывают также, каким образом материально
ответственное лицо несет в соответствии с законодательством РФ материальную
ответственность за ущерб, причиненный предприятию.
Должностная инструкция должна быть согласована с юридическим отделом
предприятия.
Согласованную и утвержденную должностную инструкцию заверяют печатью
предприятия и хранят в отделе кадров предприятия в соответствии с
установленным порядком ведения делопроизводства на предприятии.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения
руководителем предприятия и действует до ее замены новой должностной
инструкцией.
Требования должностной инструкции являются обязательными для
сотрудника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с
инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или
увольнения с предприятия.
3.4. Трудовой договор
Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в
соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу
по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда,
предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными
правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными
нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в
полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется
лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать
действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
Сторонами трудового договора являются:
- в качестве работодателя – предприятие любой формы собственности,
учреждение, организация, отдельные граждане;
- в качестве работника – граждане, достигшие 16 лет;
В трудовом договоре указываются:
- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя,
заключивших договор.
Существенными условиями трудового договора являются:
- место работы (с указанием структурного подразделения);
- дата начала работы;
- наименование должности, специальности, профессии с указанием
квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или
конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными
законами с выполнением работ по определенным должностям,
специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо
наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей
или профессий и квалификационные требования к ним должны
соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в
квалифицированных справочниках, утверждаемых в порядке,
устанавливаемом правительством Российской Федерации;
- права и обязанности работника;
- права и обязанности работодателя;
- характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за
работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;
- режим труда и отдыха;
- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или
должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные
выплаты);
- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с
трудовой деятельностью.
Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора.
Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или
установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового
договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка,
происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места
жительства, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми
качествами работников, не допускается, за исключением случаев,
предусмотренных федеральным законом.
Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по
мотивам, связанным с беременностью или наличием детей.
Запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам,
приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого
работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места
работы.
По требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора,
работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме.
Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в судебном
порядке.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о
неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной,
коммерческой или иной), об обязанности работника отработать после обучения
не менее установленного договором срока, если обучение производилось за
счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение
работника по сравнению с Трудовым кодексом РФ, законами и иными
нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.
Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению
сторон и в письменной форме.
В случае заключения срочного договора в нем указываются срок его
действия и обстоятельство, послужившие основанием для заключения
|
