Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии - Делопроизводство - Скачать бесплатно
Начальником Общего отдела, в ее состав
входит секретарь-референт Генерального управления Компании и представителей
лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях.
2. Основные задачи ЭК
2.1. Основными задачами ЭК являются:
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии
делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.3. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии
подготовки их к архивному хранению
2.4. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче
на государственное хранение, в том числе научно-технической документации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачи ЭК выполняет следующие
функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой
работу по отбору документов Компании для дальнейшего хранения и
уничтожения.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе
ценности документов Компании и по подготовке их к архивному хранению, по
разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-
методических документов по этим вопросам.
3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.3.1. на утверждение Генерального директора Компании: описи дел
постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни
проектов научно-техническая документация по которым подлежит передаче на
государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с
истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более,
с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел Компании; описи дел по личному
составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов; акты о
выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
3.3.2. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для
сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами,
участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным
подразделениям и отдельным сотрудникам Компании по вопросам разработки
номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности
документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному
составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного
уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том
числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения
документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных
подразделений о ходе подготовке документов к архивному хранению, об
условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда
России, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и
экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений
Государственной Архивной службы России.
4.5. ЭК в лице ее председателя - начальника Общего отдела имеет право не
принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и
небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство Компании по вопросам, относящимся к
компетенции комиссии.
5. Организация работы ЭК
5.1. Экспертная комиссия Компании работает в тесном контакте другими
структурными подразделениями.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее
заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в
год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК
документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.
5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если
в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании
членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные
консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не
участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на
заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает
председатель ЭК и руководство Компании.
5.4. ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее
документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за
исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии –
начальника Общего отдела.
Начальник Общего отдела _____________ И.О.Ф.
(подпись)
Начальник Управления делами _____________ И.О.Ф.
(подпись)
| |Приложение 11 |
|ЗАО «СК«Дружба» |УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор |
|Должностная инструкция |______________И.О.Ф. |
|секретаря Генерального директора |«_____»_________200_г. |
|«___»__________200_ г. | |
|Москва | |
1. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора
по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом
директора по производству по представлению отдела кадров.
1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее
образование.
1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим
законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами
руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями
руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными
документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную
систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива,
регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству
предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной
инструкцией.
1.4. Секретарь должен знать:
организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества
руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки
документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации
вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в
секретариате, нормы служебного этикета
1.5. Секретарь должен уметь:
- работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel
- печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.
2. Основные задачи и функции
Основной задачей секретаря является документационное обеспечение
деятельности директора по производству и выполнение технических функций по
его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие
виды работ:
2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает
поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает
документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу
директору по производству.
2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с
директором по производству.
2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день,
корректирует его и обеспечивает выполнение.
2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их
с заместителем директора.
2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и
комплектность приложений) исходящих документов.
2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора,
правильность формирования дел.
2.7. Организует выполнение указаний и поручений директора по
бронированию номеров в гостиницах.
2.8. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их
предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.
2.9. Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере
текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.
2.10. Выполняет копировальные работы.
2.11. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов,
находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения.
2.12. По поручению директора принимает и передает документы по
факсимильной связи.
2.13. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в
соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о
списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных
документов сотрудниками подразделения.
2.14. Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в
канцелярию и секретариат руководства.
2.15. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя и
сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.
2.16. Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы
дирекции, доводит их до сведения руководства (директора по производству,
его заместителю и начальникам производств).
2.17. Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по
производству.
2.18. Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию
сводки о составе и объеме документооборота.
2.19. Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по
бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов,
размещению командированных в организацию.
20. Следит за исправным состоянием вычислительной и
организационной техники, средств связи.
21. Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает
время присутствия посетителей в здании.
22. Протоколирует совещания и заседания.
3. Обязанности
3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:
3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации.
3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.
3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов,
установленных инструкцией по делопроизводству.
3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета,
служебную субординацию.
Обеспечивать сохранность документов.
4. Права
Секретарь имеет право:
4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за
информацией по вопросам подготовки документов.
4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными
посещениями посетителей, телефонными звонками.
4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись
директору.
5. Ответственность
Секретарь несет административную ответственность за:
5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке
документов
5.2. Сохранение конфиденциальности служебной информации
5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной
субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих
обязанностей.
5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по
делопроизводству организации.
5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также
использование их в личных целях.
6. Взаимосвязи по должности
Секретарь руководителя взаимодействует:
6.1. со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой
информации и совместной подготовки документов
6.2. с канцелярией по вопросам делопроизводства, правил
документоведения
6.3. с юридической службой по вопросам согласования проектов
распорядительных документов
6.4. со сторонними организациями, органами власти и управления по
вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и
контактов директора по производству.
7. Оценка деятельности
Секретарь в своей деятельности обязан:
- руководствоваться настоящей должностной инструкцией;
- качественно и своевременно выполнять возложенные на него функции и
обязанности.
8. Порядок пересмотра должностной инструкции
8.1. Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год.
8.2. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены руководителем
кадровой службы с последующим утверждением директора по производства.
Руководитель
Кадровой службы ____________ Ф.И.О.
С инструкцией ознакомлен:
Секретарь Генерального директора _____________Ф.И.О.
«___»__________200_г.
-----------------------
[1] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки
деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях
автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.
[2] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки
деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях
автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.
[3] Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[4] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти. Федеральная архивная служба России. М., 2000.
[5] ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения». Издательство стандартов. М., 1998.
[6] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.
[7] Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите
информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ. Собрание законодательства РФ №8
20.02.1995.
[8] Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от
10.02.2002 № 1 –ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2
[9] Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-
Синтез», 2001.
[10] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение
управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002.
[11] Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М.: Издательство
ПРИОР, 2001.
[12] Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории
и методологии). Диссертационная работа доктора исторических наук М., 2000.
[13] Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций //
Секретарское дело, 1998. №3, С.42.
[14] Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта //
Секретарское дело 1997. №4.
[15] Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя //
Секретарское дело 1998. №2.
[16] Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению
// Трудовое право 2002. №2. с. 10-13.
[17] Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря //
Секретарское дело 1999. №1.
[18] Кузнецова Т.В. Регистрация – ключевой момент организации работы
секретаря с документами // Секретарское дело 2000. № 1.
[19] Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы
регистрации // Секретарское дело 1997. №3.
[20] Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая
задача секретаря // Секретарское дело 1999. №4.
[21] Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений //
Секретарское дело 1997. №2.
[22] Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие
успешной работы офиса // Секретарское дело 1997. №1.
[23] Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А.
Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в
пределах архива // Секретарское дело 2000. №4.
[24] Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А.
Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов //
Секретарское дело 2001. №2.
[25] Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение
документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело
2000. №3.
[26] Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1.
[27] Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000.
№1.
[28] Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское
дело 1996. №3.
[29] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.
[30] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки
деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях
автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №2.
[31] Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в
условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1999. №1.
[32] Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства //
Делопроизводство 1998. №1.
[33] Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы //
Делопроизводство 1999. №1
[34] Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в
условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001.
№1.
[35] Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота //
Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3.
[36] Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. //
Делопроизводство 2000. №1.
[37] Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации
делопроизводства // Секретарское дело 1999. №4.
[38] Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами:
автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 1998. №3.
[39] Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для
комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4.
[40] Он же. Российские программы комплексной автоматизации
делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2.
[41] Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства
попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4.
[42] Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную
документальную систему // Секретарское дело 2000. №1.
[43] Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на
проблему в реальных условия) // Делопроизводство 2000. №1.
[44] Она же. Электронные документы и электронные технологии в
делопроизводстве // Делопроизводство 2001. №1.
[45] Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело
2001. №3.
[46] Казанцев С.Ю. Новое слово в строительстве // Элитная недвижимость
2001. №3. С. 56.
[47] Устав ООО «ДИН». Издание, 2001 г.
[48] Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. М., ВНИИДАД.1991. С. 44.
[49] Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.
[50] Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.;
Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении,
организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 41.
[51] Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[52] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти. М., 2000.
[53] Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления //
Секретарское дело, 1999. №2. С.4
[54] Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении,
организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 41.
[55] Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.
[56] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. М. Госстандарт, 1998. С.3.
[57] Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[58] Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения
управления в современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 18.
[59] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. М. Госстандарт, 1998. п. 2.2.2
[60] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. М. Госстандарт, 1998. п. 2.2.2
[61] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти. М., 2000.
[62] Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого
и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.
[63] Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[64] Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 27.
[65] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. М., Издательство стандартов, 1998, п.65. С. 41.
[66] Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические
документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С.4.
[67] Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 28-31.
[68] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти. М., 2000. С. 16.
[69] Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 27.
[70] Там же. П. 2.3.1.9
[71] Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[72] Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. П.3.2.1.2.
[73] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. М., Издательство стандартов, 1998. П.67.
[74] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти. М., 2000. П. 5.1.
[75] Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 36.
[76] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти. М., 2000. П. 5.3.
[77] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. М., Издательство стандартов, 1998. П. 75.
[78] Основные правила работы ведомственных архивов. М, 1988. С. 16.
[79] Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические
документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С. 4.
[80] Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[81] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.
[82] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив, 2000.
[83] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. М., Издательство стандартов, 1998. П.65.
[84] Там же. П.72.
[85] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.
[86] Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 35.
[87] Основные правила работы ведомственных архивов.
|
