Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии - Делопроизводство - Скачать бесплатно
имени приобретать
и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять
обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Компания несет
ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей
имущества.
ООО «ДИН» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование,
организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим
наименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный расчетный
и иные счета.
Целью деятельности Компании является извлечение прибыли, предметом
деятельности – строительство и реконструкция, проведение проектных работ.
Основными направлениями деятельности Компании являются:
- строительство зданий и сооружений;
- проектирование зданий и сооружений;
- производство строительных конструкций;
- производство изделий и материалов;
- риэлтерская деятельность;
- послепродажное сервисное обслуживание клиентов;
- проведение работ по реконструкции зданий г. Москвы;
- эксплуатация инженерных инфраструктур городов и других населенных
пунктов;
- маркетинг;
- инвестирование в строительство жилых домов, гаражей, объектов
культурно-массового назначения.
Компания вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенные
законодательством, направленные на достижение уставных целей, после
получения соответствующей лицензии.
Строительная компания "Дружба" существует на строительном рынке уже
много лет и является единым производственно-строительным комплексом, в
состав которого входят:
- домостроительный комбинат, производящий железобетонные изделия;
- филиал по изготовлению стеклопакетов «Окна - Дружба»;
- жилищно-эксплуатационное управление, занимающееся послепродажным
обслуживанием квартир;
- служба сервиса «Дружба – Сервис», обеспечивает работу и ремонт всей
транспортной техники Компании.
В настоящее время идет комплексная реструктуризация действующей
организационной структуры ООО «ДИН», структура Компании не утверждена.
Примерная структура ООО «ДИН» представлена на рис. 1.
СТРУКТУРА ООО «ДИН»
РИС. 1
Высшим органом управления ООО «ДИН» является общее собрание акционеров,
действующих на основании надлежаще составленной и удостоверенной
доверенности.
Возглавляет ООО «ДИН» Генеральный директор. Он является единоличным
исполнительно-распорядительным лицом Общества, который возглавляет
дирекцию, представляет во вне интересы Общества и действует от его имени
без доверенности. В компетенцию Генерального директора входит совершение
всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного
расписания, должностных инструкций сотрудников Компании, положений о
филиалах; подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми
работниками Компании.
Постоянно действующим коллегиальным исполнительным органом является
дирекция, выраженная Генеральным управлением. Она осуществляет текущее
руководство деятельности Компании, непосредственно подчинена Генеральному
директору и подотчетна общему собранию акционеров. К компетенции Дирекции
относятся вопросы текущей финансово-хозяйственной деятельности, не
отнесенные к компетенции собрания акционеров[47].
Трудовые отношения работников ООО «ДИН» регулируются действующим
трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами
внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.
1.3. Организация службы документационного обеспечения управления ООО «ДИН»
Согласно Основным положениям государственной службы документационного
обеспечения управления[48] в состав делопроизводственной службы, как
правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю,
совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств,
рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.
Служба делопроизводства в ООО «ДИН» создана совсем недавно, в начале
2002 года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав
Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании,
методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в
структурных подразделениях Компании.
Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу.
Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному
директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:
- Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения
делопроизводства в Компании;
- Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.
В состав Общего отдела входит:
1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата
являются:
- прием и первичная обработка документов, поступающих на имя
руководства,
- регистрация документов,
- машинописные работы,
- распределение телефонных звонков,
- отправка документов,
- информационно-справочная работа с документами;
2. Административно – хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает
хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в
связи с чем выполняет следующие функции:
- снабжает канцелярскими принадлежностями;
- обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;
- ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;
- устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие
другие хозяйственные функции.
Наличие в структуре службы документационного обеспечения административно-
хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ[49], так как Общий отдел должен
являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем
составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному
обеспечению управления.
Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за
делопроизводство в структурных подразделениях ООО «ДИН».
Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.
Организационная структура службы документационного обеспечения
управления ООО «ДИН» – Общего отдела
Начальник Общего отдела
Секретариат Административно - Секретари
Генерального хозяйственный структурных
Управления отдел подразделений
_______________ - непосредственное подчинение
----------------------- - функциональное подчинение
Основными задачами Общего отдела являются:
- Обеспечение четкой организации делопроизводства в компании,
координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы.
- Методическое руководство и контроль за организацией
делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании.
- Сокращение документооборота, унификация форм документов.
- Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с
документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения
документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
- Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в
Компании.
- Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков
сотрудников службы делопроизводства.
- Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих
подразделений компании.
Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие
функции:
- Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;
- Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам
документационного обеспечения управления;
- Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении
новых информационных технологий;
- Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и
методическое руководство работой с документами в структурных
подразделениях компании.
- Осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов,
наличием и комплектности приложений);
- Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов
и справочной работы с ними;
- Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел;
- Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе
средствами автоматизации;
- Организация машинописных, копировальных работ с документами и
оперативного использования документной информации.[50]
Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом
Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.
Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами,
инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы
РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения
управления, Уставом ООО «ДИН» и работает в тесном взаимодействии с другими
подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем
отделе на данный момент нет.
Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается
разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную
работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании
по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов
и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и
договоры по всем направлениям деятельности.
Секретариаты филиалов ООО «ДИН» являются самостоятельными структурными
подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в
службу делопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться
не будут.
В ООО «ДИН» существует служба научно-технической документации,
выраженная архитектурно-проектной мастерской под руководством начальника
подразделения. Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав
Управления развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.
Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности
действует на основании и в соответствии с Положением об архитектурно-
планировочной мастерской, должностной инструкцией и заключаемым с ним
трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела
производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной
текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными
инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.
Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской
является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными
задачами службы научно-технической документации являются:
- Получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;
- Входной контроль и регистрация технической документации;
- Проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с
выдачей замечаний Заказчику;
- Подготовка документации для разработки проекта производства работ БК;
- Разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы;
- Документальная подготовка сдачи объекта;
- Оформление и согласование проектов технической документации;
- Сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела;
- Разработка технической части договоров на работы отдела; -
Лицензирование и сертификация работ и видов деятельности;
- Обеспечение производственных участков проектной документацией,
журналами работ, проектами производства работ и другой технической
документацией.
Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической
документации является секретарь.
1.4. Документы, определяющие организацию делопроизводства в ООО «ДИН»
Основным нормативным документом по делопроизводству любого
предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО «ДИН»
служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ
по разработке нормативных документов не проводились.
Инструкция по делопроизводству является нормативным документом,
регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания
документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их
исполнением.
Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями
Государственной системы документационного обеспечения управления[51] и
Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах
исполнительной власти РФ[52]. Утверждается инструкция Генеральным
директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру
инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:
1. Общие положения.
2. Правила подготовки и оформления документов.
3. Требования к реквизитам документов.
4. Организация документооборота
1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей
корреспонденции
2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних
документов.
3. Организация контроля исполнения документов.
4. Поисковая система по документам.
5. Составление номенклатуры дел.
6. Формирование и оформление дел.
7. Экспертиза ценности документов.
8. Передача дел в архив[53].
Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить
действующему законодательству в области информации и документации[54].
Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении № 1.
Подразделения ООО «ДИН» осуществляют свою деятельность на основе
«Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели,
задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с
реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на
стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная
структура, штатное расписание и должностные инструкции на некоторых
сотрудников Компании.
Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные
обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним
закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет
равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.
Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в ООО «ДИН»
присутствуют организационно-распорядительные документы – Устав Компании, в
котором закреплены все основные моменты организации Компании (основные виды
деятельности, цели и задачи Компании), Протоколы собраний акционеров.
Но также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют такие
основные нормативные документы, регламентирующие документационное
обеспечение управление Компании как инструкция по делопроизводству,
положение об Общем отделе и инструкция на секретаря Генерального директора.
Рассматривая службу делопроизводства в ООО «ДИН» следует отметить, что
отсутствует такая служба как архив.
Структура службы делопроизводства (Общий отдел) организована в ООО «ДИН»
с противоречием Государственной системы документационного обеспечения
управления[55], так как это должно быть самостоятельным структурным
подразделением, с прямым подчинением первому руководителю, т.е.
Генеральному директору, в структуру которого не должен входить
административно-хозяйственный отдел.
2. Анализ системы документационного обеспечения в ЗАО "Строительная
Компания "Дружба"
2.1. Организация документооборота
Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая
организацию документирования и управления документацией в процессе
реализации функций учреждения, организации и предприятия.
Несмотря на, что ООО «ДИН» существует несколько лет, работы по
организации технологии документационного обеспечения управления начали
проводиться только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в
ООО «ДИН» осуществляется Общим отделом.
Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный
документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам,
подготовку документов и передачу в ведомственный архив.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их
создания или получения до отправки или сдачи в дело[56].
Правильно и рационально организованный документооборот повышает
эффективность работы аппарата управления организации.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения
качества документов, создания условий применения современных технических
средств обработки документной информации, повышения эффективности работы
аппарата управления, ГСДОУ[57] установлены и закреплены единые требования к
организации работы со всеми документами в организациях.
Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в
тщательно продуманной организации.
Степень совершенства технологической системы работы с документами
определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и
эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.
Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с
документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них
обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей
повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает
дублирование операций при работе с документами[58].
Под объемом документооборота Компании понимается количество документов,
полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели
объема документооборота используются для определения технологической
оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных
аспектов управленческой деятельности.
Анализируя документооборот Компании за последние 3 года, была
выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании
выделяют три группы документов:
- поступающие (входящие);
- отправляемые (исходящие);
- внутренние.
| |Количество |Количество |Количество | |
|Год |входящих |исходящих |внутренних |Итого |
| |документов |документов |документов | |
|1998 |318 |389 |34 |741 |
|1999 |539 |487 |81 |1 107 |
|2001 |720 |680 |154 |1 554 |
Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с
расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы
деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества
филиалов, постоянным возрастанием количества работников.
Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по
вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по
вопросам проведения различных совещаний конференций.
Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы,
содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной
работе.
Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98[59], это
официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы,
создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются на бланках и
имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки
отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются
следующие виды бланков:
- бланк Компании для письма; (см. Приложение 2)
- бланк для письма Управления развития бизнеса; (см. Приложение 3)
- общий бланк для всех других видов документов (служебная записка,
докладная записка и т.д.). (см. Приложение 4).
Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы
организации, подготовившей его[60]. Внутренние документы Компании по формам
и назначению можно разделить на 3 группы:
- Организационные документы, которые регламентируют деятельность
Компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);
- Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его
заместителями и руководителями структурных подразделений;
- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения
оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).
Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно
сказать, что количество внутренних документов возрастает.
Внутренние документы в Компании оформляются на бумаге формата А4 с
воспроизведением следующих реквизитов: название Компании, название
подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все
документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при
помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office
97.
Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов
в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах
власти[61].
Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники Компании
используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная
записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче
информации от одного сотрудника Компании другому, но в существующую
официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции
существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование
руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового
распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению
идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую
практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и
докладная записка.[62]
2.2. Порядок работы с входящими документами в Компании
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО
«ДИН» осуществляется централизованно секретарем-референтом Генерального
управления.
При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она
доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно
секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом
проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного
времени.
Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не
уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:
- адрес отправителя;
- время отправки и получения документа;
- при поступлении личных или доплатных документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он
проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного
номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не
вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя
Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.
Заканчивается первичная обработка распределением на документы
регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция,
при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к
регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к
руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой
документации.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения
поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством
и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным
исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их
содержания, на основании установленного в организации распределения
обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы,
адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным
лицам.
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от
правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по
принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения
руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения
направляются исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в
день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении
документов в нерабочее время.
Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора ООО «ДИН»
передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую
корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю.
Рекомендуется наделить секретаря Генерального директора дополнительным
правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.
Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с
указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того,
чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения
руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных
вопросов.
После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию
– распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии,
оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ
требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на
контроль и вносит данные в компьютерную базу.
В соответствии с существующими требованиями подлинник должен
передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В
ЗАО «Строительная Компания «Дружба» подлинники подшиваются в дело, а
исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ
[63].
Порядок прохождения входящих документов представлен в схеме 1, стр. 45.
Схема 1. Оперограмма движения входящих документов
|Кто выполняет |Общий |Руко-во|Секретари |Руководство |Испол-н|
| |отдел |дст-во |структурных |структрур-ных|ители |
| | |Ком-пан|подразделений |подразделе-ни| |
|Операции | |ией | |й | |
|1.Прием | | | | | |
|документов | | | | | |
|2. Вскрытие
|
