Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии - Делопроизводство - Скачать бесплатно
| | | | | |
|3. Сортировка | | | | | |
|4.Регистрация | | | | | |
|5.Передача на | | | | | |
|рассмотрение | | | | | |
|руководству | | | | | |
|6.Рассмотрение | | | | | |
|руководством | | | | | |
|7.Получение от | | | | | |
|руководства | | | | | |
|рассмотренных | | | | | |
|документов | | | | | |
|8.Фиксация | | | | | |
|резолюции | | | | | |
|9. Постановка на| | | | | |
|контроль | | | | | |
|10. Передача в | | | | | |
|подразделение | | | | | |
| 11. Получение | | | | | |
|документа | | | | | |
|подразд-нием | | | | | |
| 12.Регистрация | | | | | |
|документов | | | | | |
|13.Рассмотрение | | | | | |
|руководством | | | | | |
|подразделения | | | | | |
|14. Фиксация | | | | | |
|результатов | | | | | |
|рассмотрения | | | | | |
|15. Передача на | | | | | |
|исполнение | | | | | |
- движение документов, поступающих на имя Генерального
директора
- движение документов, поступающих на имя руководителей
структурных подразделений
- движение нерегистрируемых документов
2.3. Порядок работы в Компании с исходящими документами
Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка
исходящих документов состоит из следующих операций:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (в необходимых случаях –
утверждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его
оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела
Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или
вернуть его на доработку исполнителю.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением
факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.[64]
В ООО «ДИН» проект исходящего документа обязательно согласовывается с
юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.
После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-
референту для регистрации.
Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:
- порядковый номер документа, включающий номер дела;
- адресат (корреспондент);
- краткое содержание или заголовок;
- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-
ответов);
- исполнитель;
- примечание.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют
его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй
экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в
дело с исходящей перепиской.
Порядок работы с исходящими документами ООО «ДИН» приведен в схеме 2,
стр. 48.
Схема 2. Оперограмма движения исходящих документов
|Кто |Испол-н|Структурные |Юрист |Ген. |Общий |
|выполняет |ители |подразделения | |Директо|отдел |
| | | | |р | |
| | |Секре- | |Компани| |
|Операции | |Руковод-тари | |и | |
| | |ство | | | |
|1.Составление | | | | | |
|проекта | | | | | |
|2. Согласование| | | | | |
|3. Внесение | | | | | |
|изменений | | | | | |
|4.Печать | | | | | |
|5. Визирование | | | | | |
|6.Внесение | | | | | |
|изменений | | | | | |
|7. Считка | | | | | |
|8. Визирование | | | | | |
|9. Передача на | | | | | |
|подпись | | | | | |
|10 Подписание | | | | | |
|11 Передача на | | | | | |
|регистрацию | | | | | |
|12. Регистрация| | | | | |
|13. Отправка | | | | | |
- движение документов, подписываемых Генеральным директором
- движение документов, подписываемых руководителями
структурных подразделений
2.3. Регистрация документов
Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и
определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме,
фиксирующей факт его создания, отправления или получения».[65]
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в
регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается
база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации
создается информационно-поисковая система по всем документам Компании,
которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за
исполнением документов[66].
Правила организации регистрации описаны в Государственной системе
документационного обеспечения управления[67] и Типовой инструкции по
делопроизводству[68]. В обоих документах регистрация рассматривается прежде
всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же
описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных
картотек по всему массиву документов организации.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе
регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном
месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый
справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок
регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах
их создания или исполнения (в структурных подразделениях).
Для ООО «ДИН», как для строительной компании, характерна разветвленная
структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом
территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система,
при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями
Генерального управления, другая же в структурных подразделениях и филиалах.
Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора,
производится однократно его секретарем.
В ООО «ДИН» регистрация входящих документов, происходит в следующем
порядке: секретарь-референт разбирает входящую корреспонденцию и заносит
данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за
отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются
практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения,
поздравительные письма, прайс-листы и т.д.
На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата
поступления и номер по порядку.
Регистрация входящих документов ООО «ДИН» осуществляется путем занесения
данных в Журнал регистрации входящих документов.
Форма регистрационного журнала для входящих документов:
|Дата |Вх. |Дата и |Коррес-понден|Заголовок |Исполни-тель|
|поступления |№ |№ |т/кто | | |
| | |док-та |подписал | | |
|1 | 2 |3 | 4 |5 |6 |
Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на
контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной
базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации
присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».
На исходящих документах Компании проставляется исходящий регистрационный
номер в соответствии с действующими требованиями.[69] Он располагается в
верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в
пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями
ГСДОУ[70] в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел
подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В Компании
номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не
входит.
Регистрация исходящих документов ООО «ДИН» ведется в журнале, содержащем
следующие графы:
|Дата |Исход. |Адресат |Краткое |Исполнитель/ |Прим. |
|док-та|№ | |содержание/ |Кто принял |(кто |
| | | |кто подписал | |принял |
| | | | | |док-нт) |
|1 |2 |3 | 4 |5 |6 |
В Компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари
структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя
Генерального директора, а также приказы по основной и административно-
хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя Компании.
Журналы регистрации внутренних документов содержат следующие графы:
|Дата и номер|Дата и |Структурное |Вид |Содержа|Исполнитель |
|поступления |номер |подразделение |док-т|ние | |
| |док-та | |а | | |
|1 |2 |3 |4 |5 |6 |
ООО «ДИН» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально
находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих
филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они
относятся к группе внутренних документов.
При анализе регистрации документов ООО «ДИН» была выявлена серьезная
ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и
приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки
хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно
различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ[71]. Следует разделить
регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Одним из наиболее существенных недостатков организации регистрации в
Компании является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2.[72] об
одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за
ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют
повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно
четким порядком регистрации.
Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только
электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству
реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов,
можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это
позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и
централизованной.
2.5. Организация контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих
своевременное исполнение документов[73]. Контролю подлежат документы,
требующие исполнения.
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного
исполнения поручений, зафиксированных в документах.[74]
Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники Общего отдела по
поручению руководства Компании.
В ООО «ДИН» для ведения контроля исполнения сотрудники службы
документационного обеспечения управления используют компьютерные базы
данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы
требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы:
|ЗАО «Строительная Компания | |УТВЕРЖДАЮ |
|«Дружба» | |Генеральный директор |
|ИНСТРУКЦИЯ | |__________ И.О.Ф. |
|по делопроизводству | |«_______»___________ |
|_____________№______ | |
|
