Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии - Делопроизводство - Скачать бесплатно
обязан до
истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки.
Ответственность за неисполнение документа (поручения) несет исполнитель.
4.3.10. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с
Генеральным директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый
срок в Журнал контроля.
4.3.11. Для исполнения документов устанавливаются типовые и
индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте
документа или установлен руководством ЗАО «Строительная Компания «Дружба».
При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов,
содержащихся в документе.
Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан,
документ должен быть исполнен в течение 14 дней. Срок исполнения
исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.
4.3.12. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким
исполнителем, виза или замечания соисполнителей даются в течение одного
рабочего дня после получения подготовленного проекта документа от основного
исполнителя.
5. Составление номенклатуры дел
4.5.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований
дел, образующихся в делопроизводстве ЗАО «Строительная Компания «Дружба».
Сводная номенклатура дела ЗАО «Строительная Компания «Дружба» должна
отражать полный комплекс дел каждого подразделения и быть оформленной
согласно общим требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти» (п. 9.1.3.).
4.5.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры,
справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы,
экспресс-информация и другие подобные материалы.
4.5.3. Номенклатуры дел подразделений подготавливаются сотрудниками
подразделений, хорошо знающими задачи и документацию подразделения, после
чего визируются руководителями подразделений, а затем представляются на
согласование начальнику Общего отдела для последующего их включения в
сводную номенклатуру дел ЗАО «Строительная Компания «Дружба» и утверждения.
Утверждает сводную номенклатуру дел Генеральный директор.
4.5.4. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно
отражать состав и содержание документов, которые предполагается
группировать в дела. Заголовок содержит:
- наименование вида (видов) документа (распоряжение, протоколы,
переписка и т. п.), включенного в дело;
- определение участка работы или "опроса деятельности, уточняющие
сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и
т. п.
Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому
вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).
При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы",
если в дело включены документы различных видов.
4.5.5. Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью",
"Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т. п. не
допускается.
4.5.6. Образец номенклатуры дел, представляемой начальнику Общего
отдела:
номенклатура дел
(название отдела)
на 200__ год
|Индек|Заголовок дела|Наименование|Кол-во дел|Срок |Примечание|
|с | |подразделени|(томов) |хранени| |
|дела | |я | |я | |
| | | | | | |
Начальник отдела Подпись И.О.Фамилия
4.5.7. Номенклатура дел подразделений на следующий год представляется не
позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры в
подразделениях ЗАО «Строительная Компания «Дружба» не допускается.
6. Формирование и оформление дел
4.6.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии
с номенклатурой дел – ЗАО «Строительная Компания «Дружба».
4.6.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за
исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены
документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-
разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за
какие годы подшиты документы.
4.6.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об
исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы
над документом.
4.6.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также
черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел
производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие
последними, в деле будут первыми).
4.6.5. Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от
приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала.
4.6.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы
обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также
полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена
выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.
4.6.7. Обложка дела оформляется следующим образом:
- название организации – ЗАО «Строительная Компания «Дружба»;
- наименование подразделения;
- номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового
номера дела;
- заголовок дела;
- год заведения или квартал года;
- том дела;
- срок хранения.
7. Экспертиза ценности документов
4.7.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение
значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на
уничтожение.
4.7.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается
экспертная комиссия (ЭК) ЗАО «Строительная Компания «Дружба». В состав ЭК
включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений,
представитель юридической службы ЗАО «Строительная Компания «Дружба». ЭК
назначается приказом Генерального директора, им же определяется
количественный состав комиссии.
4.7.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится
недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.
4.7.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться
путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года
назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или
постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.
Форма описи:
|ЗАО «Строительная Компания «Дружба» | |УТВЕРЖДЕНО |
|ОПИСЬ №____ | |Протокол заседания ЭК |
|Долговременного хранения | |От______№__________ |
|За 200__г. | | |
|№ п/п |Индексы дел |Заголовок дела |Кол-во листов|Примечание |
| | | | | |
В опись № __________включены _______________________дел
(цифрами и прописью)
с №____________по №_____________.
Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия
Члены ЭК Подпись И.О.Фамилия
Подпись И.О.Фамилия
4.7.5. После утверждения описей дел долговременного хранения производится
отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.
Форма акта:
|ООО «ДИН» | |УТВЕРЖДАЮ |
|АКТ | |Генеральный директор |
|_______________№ ___ | |_____________И.О.Ф. |
|о выделении документов к | |«______»___________200 г. |
|уничтожению | | |
ЭК ЗАО «Строительная Компания «Дружба» отобрала к уничтожению следующие
дела и документы, утратившие практическое значение:
|№ п/п|Заголовок дела |Дата дела или |Кол-во дел |Примечание|
| |(групповой заголовок |крайние даты дел|(томов) | |
| |дел) | | | |
Итого: _______________дел за годы ___________.
Описи дел за ____________годы утверждены ЭК.
Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия
Члены ЭК
И.О.Фамилия Подпись
И.О.Фамилия Подпись
4.7.6. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и
утверждается Генеральным директором.
4.7.7. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь
заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок
расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества
листов.
4.7.8. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на
архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную
информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения
бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.
4.7.9. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и
акты представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 20
января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в
проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник
того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.
8. Передача дел в архив
4.8.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых
они формировались. Ответственность за сохранность документов несет
ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.
4.8.2. Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально
отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность
документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа.
Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие
и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения
руководителя, курирующего подразделение.
4.8.3. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной
необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается
отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения,
предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела
на текущее хранение.
Форма карточки-заместителя дела:
Отдел______________
Дело № ____________
|Кол-во |Дата |Кому |Расписка |Дата |Расписка |
|листов |выдачи |выдано |в получении |возвращения |в приеме |
4.8.4. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный
исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника
подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.
4.8.4. Полная проверка наличия дел и документов проводится в
подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.
Начальник Общего отдела подпись И.О.Ф.
| |Приложение 6 |
Список нерегистрируемой корреспонденции:
1. Графики
2. Документы по материально-техническому снабжению
3. Материалы справочного и информационного характера
4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые
5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты
6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.)
7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты
8. Приказы подведомственных организаций
9. Проекты планов
10. Проекты смет расходов
11. Расчеты
12. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях
13. Технологические карты
14. Технические условия
15. Учебные планы и программы
16. Чертежи
| | Приложение 7 |
| ООО «ДИН» |УТВЕРЖДАЮ |
|АКТ |Генеральный директор |
|«___»_________200 г. №___ |ООО «ДИН» |
|о выделении документов | |
|к уничтожению |_____________ И.О.Ф. |
| |«___»___________ 200_г. |
На основании
перечня__________________________________________________________
(название и выходные данные перечня
____________________________________________________________________________
документов с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-
исторической ценности документы:
|№ |Заголовок дела или|Дата дела |Кол-во |Срок хранения|Примечание |
|п/п|групповой |или |дел |и №№ статей | |
| |заголовок |крайние |(томов) |по перечню | |
| | |даты дел | | | |
| | | | | | |
Итого ______________________________дел за ___________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел за ______________годы утверждены Генеральным директором
Компании.
Председатель ЭК __________________И.О.Ф.
Члены ЭК __________________И.О.Ф.
__________________И.О.Ф.
| | Приложение 8 |
|ООО «ДИН» |УТВЕРЖДАЮ |
| |Генеральный директор |
|НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |ООО «ДИН» |
|______________ № _____ | |
|Москва |_____________ И.О.Ф. |
| |«___»___________ 200_г. |
|На _______ год | |
| | |Кол-в| | |
|Индекс |Заголовок |о |Срок |Приме|
|дела |дела |дел |хранения |чание|
|1 |2 |3 |4 |5 |
|Управление делами |
|01. Общий отдел |
|С-01 |Приказы руководства по основной | |Постоянно | |
| |деятельности | | | |
|С-02 |Протоколы общих собраний | |Постоянно | |
| |сотрудников фирмы | | | |
|С-03 |Внутренняя документация | |3 года | |
|С-04 |Письма входящие 2002 г. | |3 года | |
|С-05 |Письма исходящие 2002г. | |3 года | |
|С-06 |Журнал регистрации исходящих | |3 года | |
| |документов | | | |
|С-07 |Журнал регистрации входящих | |3 года | |
| |документов | | | |
|С-08 |Журнал регистрации внутренних | |3 года | |
| |документов
|
