Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии - Делопроизводство - Скачать бесплатно
| |
| |локальные по видам работ). Копии | | | |
|ОРБ-09 |Сметные расчеты по договорам | |1 год | |
| |(сметы, расчеты по договорам) | | | |
|06. Отдел кадров |
|ОК-01 |Личные дела сотрудников | |75 лет - «В» | |
| | | |ст.498в | |
| |Личные дела | | | |
|ОК-02 |сотрудников-совместителей (или | |5 лет | |
| |работающих по трудовым | | | |
| |соглашениям, договорам ГП) | | | |
|ОК-03 |Личные дела уволенных сотрудников| |75 лет - «В» | |
| | | |ст.498в | |
| |Личные карточки работников (Т – | |75 лет ЭПК | |
|ОК-04 |2) | |ст. 189 | |
| |Подлинные личные документы | | |Не |
|ОК-05 |рабочих и служащих (трудовые | | |востр|
| |книжки, дипломы, аттестаты и др.)| |До |ебова|
| | | |востребования |нные |
| | | | |– не |
| | | | |менее|
| | | | |50 |
| | | | |лет |
| |Приказы по личному составу (о | | | |
|ОК-06 |приеме на работу, переводе, | |75 лет | |
| |увольнении, длительных | |ст.19б | |
| |командировках) | | | |
| |Документы, являющиеся основанием | | | |
|ОК-07 |к приказам по кадрам (заявления,| |3 года | |
| |справки, докладные записки др.) | |ст.429 | |
|ОК-08 |Трудовые договоры | |3 года | |
|ОК-09 |Трудовые соглашения | |3 года | |
| |Договоры гражданско-правового | | | |
|ОК- 10 |характера | |3 года | |
|ОК-11 |Документы табельного учета | |3 года | |
|ОК-12 |Должностные инструкции работников| |3 года после | |
| |предприятия | |замены новыми | |
|ОК-13 |Положения о службах и отделах | |3 года после | |
| |организации | |замены новыми | |
| |Переписка с организациями о | |5 лет ЭПК | |
|ОК-14 |подготовке, переподготовке и | |ст.2С | |
| |повышении квалификации кадров | | | |
|ОК-15 |Бланки документов по оформлению | |До минования | |
| |приема и увольнения сотрудников | |надобности | |
|ОК-16 |Служебные записки | |1 год | |
|ОК-17 |Штатное расписание и структура | |Постоянно | |
| |организации | |ст. 52 а | |
|ОК- 18 |Книга учета приема, перемещения, | |75 лет | |
| |увольнения работников | |ст.508 | |
|ОК- 19 |Книга учета выдачи и движения | |50 лет | |
| |трудовых книжек и вкладышей к ним| |ст.526а | |
|1 |2 |3 |4 |5 |
|ОК-20 |Журнал регистрации приказов по | |5 лет | |
| |кадрам | | | |
|ОК-21 |Журнал регистрации приказов по | |75 лет | |
| |личному составу | | | |
|ОК-22 |Журнал регистрации распоряжений о| |5 лет | |
| |предоставлении отпуска без | | | |
| |сохранения заработной платы | | | |
|ОК-23 |Журнал регистрации листков | |3 года | |
| |нетрудоспособности | | | |
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году.
Долговременного хранения:
Временного хранения:
Итого:
|Начальник Общего отдела |__________________И.О.Ф. |
|
| |
|________И.О.Ф. |
| | |
|
| |Приложение 9 |
|ЗАО «СК«Дружба» Положение об Общем |УТВЕРЖДАЮ |
|отделе «___»____________200_ г. |Генеральный директор |
|Москва |______________И.О.Ф. |
| |«_____»_________200_г. |
1. Общие положения
1.1. Документационное обеспечение управления ООО «ДИН» осуществляет
служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), выраженная Общим
отделом.
В состав Общего отдела, входит секретариат Генерального управления,
секретари структурных подразделений, административно-хозяйственный отдел.
1.2. Работа Общего отдела регламентируется настоящим положением .
Деятельность работников Общего отдела регламентируется должностными
инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда,
предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по
сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции
разрабатываются Общим отделом и утверждаются начальником отдела. При
изменении функций и задач Общего отдела должностные инструкции
пересматриваются.
1.3. Общего отдела в своей деятельности руководствуется
законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями
Президента Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими
рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской
Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного
обеспечения управления.
2. Цели и задачи службы ДОУ
2.1. Основными целями Общего отдела являются организация, руководство,
координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению
управления.
2.2. Общий отдел решает следующие задачи:
2.2.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2.2.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации
работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и
подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с
действующими нормативами.
2.2.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.
2.2.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по
совершенствованию документационного обеспечения в Компании.
2.2.5. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий
документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной
и организационной техники.
3. Функции службы Общего отдела
3.1. В соответствии с возложенными задачами Общий отдел осуществляет
следующие функции:
3.1.1. Разработка (совместно с соответствующими структурными
подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с
документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов
и учетно-справочной работы по документам.
3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу
руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью
оформления документов, представляемых на подпись руководству.
3.1.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов
в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения
документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и
оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков
документов.
3.1.6. Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел
и оперативного использования документной информации.
3.1.7. Повышение квалификации работников Общего отдела, проведение
совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных
подразделениях.
3.1.9. Осуществление контроля за правильностью оформления и
формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.
3.1.10. Организация работы архива в соответствии с законодательством
по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и
методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.
3.1.11. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
4. Права и ответственность Общего отдела
4.1. Общий отдел имеет право:
4.1.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в
структурных подразделениях Компании.
4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных
подразделений выполнения установленных правил работы с документами.
4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций
сведения, необходимые для работы.
4.1.4. Проводить проверки организации документального обеспечения
управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до
руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных
подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.
4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные
с нарушением установленных требований.
4.1.7. Совместно с отделом информационных технологий определять задачи
документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.
4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции.
4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы
документационного обеспечения управления и должностные инструкции
работникам.
4.1.10. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной
ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными
лицами установленных правил работы с документами.
4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся
состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов
работы с ними.
4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о
назначении, перемещении и увольнении работников Общего отдела, их поощрении
и наложении на них взысканий.
4.2. Общий отдел несет ответственность за:
4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в
Компании.
4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение
необходимых условий труда работников.
5. Руководство
1. Общий отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и
освобождается Генеральным директором Компании.
2. Начальник Общего отдела:
- несет ответственность за результаты деятельность отдела, состояние
трудовой и исполнительной дисциплины, утверждает план работы отдела,
контролирует его выполнение; обеспечивает исполнение приказов,
распоряжений и поручений руководства Компании;
- вносит руководству Компании предложения об изменении структуры и штатной
численности отдела, о назначении и освобождении работников, их
аттестации, поощрения и дисциплинарной ответственности;
- в пределах своей компетенции подписывает служебные документы, издает
распоряжения по вопросам работы отдела.
6. Взаимосвязи с другими структурными подразделениями
Общий отдел взаимодействует:
6.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного
обеспечения управления.
6.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с
подготовкой документов.
6.3. Со службами кадров, труда и заработной платы - по вопросам
подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях
широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки
и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда,
совершенствования стиля и методов работы с документами.
6.4. С отделом информационных технологий - по вопросам разработки и
внедрения новых информационных технологий с применением средств
вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению
требований нормативно-методических документов; по вопросам обеспечения
средствами организационной и вычислительной техники.
Начальник Общего отдела _________________И.О.Ф.
Начальник Управления делами _________________И.О.Ф.
| |Приложение 10 |
|ЗАО «СК«Дружба» Положение о |УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор |
|постоянно действующей |______________И.О.Ф. |
|экспертной комиссии |«_____»_________200_г. |
|«___»__________200_ г. | |
|Москва | |
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для
организации и проведения методической и практической работы по экспертизе
ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное
хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-
техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе
деятельности Компании.
1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным
органом при Начальнике Управления делами ООО «ДИН». Решения комиссии
вступают в силу после их утверждения Генеральным директором Компании. В
необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного
согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы
России.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ,
Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах,
распорядительными документами Росархива и архивного органа субъекта РФ,
типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения,
настоящим положением.
Экспертная комиссия возглавляется
|
