Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии - Делопроизводство - Скачать бесплатно
|
|Москва | | |
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ЗАО «Строительная Компания
«Дружба» единую систему подготовки и качественного оформления документов,
рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.
1.2. Выполнение требований настоящей инструкции обязательно для всех
сотрудников ЗАО «Строительная Компания «Дружба».
1.3. Обеспечение сотрудников ЗАО «Строительная Компания «Дружба»
техническим оборудованием и средствами осуществляет отдел информационных
технологий; необходимыми бланками, штампами и канцелярскими
принадлежностями - офис-менеджер.
2. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Документы оформляются в соответствии с ГСДОУ и образцами документов
ЗАО «Строительная Компания «Дружба».
2.2. Бланки документов.
Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь строго
определенный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их
расположения.
Бланки документов изготавливаются двух форматов: А4 (210х297 мм), А5
(148х210 мм).
В делопроизводстве Компании устанавливаются следующие виды бланков: бланк
для письма, бланк для письма Управления развития бизнеса, общий бланк для
всех других видов документов (приказов, распоряжений, служебных записок и
т.д.).
Исходящая корреспонденция за пределы организации оформляется на простых
бланках с центрованным расположением реквизитов за подписью Генерального
директора и его заместителей. Переписка между подразделениями организации
ведется на бланках с центрованным расположением за подписью начальника
подразделения.
2.2. Документы ЗАО «Строительная Компания «Дружба» приобретают
юридическую силу только с момента подписания или утверждения их Генеральным
директором.
2.3. Подготовка и оформление приказов (по основной деятельности) и
распоряжений:
Приказ - правовой акт, издаваемый Генеральным директором ЗАО
«Строительная Компания «Дружба» или, в его отсутствие, - заместителем.
Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед предприятием.
Посредством приказа Генеральный директор ставит основные задачи перед
сотрудниками, указывает пути решения наиболее важных вопросов.
Распоряжения являются документами, касающимися конкретного разового
случая, и издаются для решения главным образом оперативных вопросов.
Подписывать распоряжения имеют право как Генеральный директор, так и
директора.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия
решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных
органов.
Протоколы бывают трех видов:
В протоколе заполняют следующие реквизиты: наименование Компании,
название вида документа (протокол), дату, индекс, грифы утверждения,
заголовок, текст, подписи председателя и секретаря.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется в следующей последовательности: указывается
фамилия и инициалы председательствующего лица (слово «Председатель»
печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной
буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициала) секретаря,
присутствующих сотрудников организации в алфавитном порядке, затем
должности и фамилии приглашенных (если таковые есть). Если присутствующих
более 10, то указывается их общее количество.
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт
повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос
"о чем ?", например:
1. Об итогах работы организации за первое полугодие 2000 г.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам
повестки дня. Текст каждого строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
Протокол подписывается председателем и секретарем.
Письмо - одно из основных средств связи между гражданами,
учреждениями, организациями, предприятиями.
Текст письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос и
состоять из двух логически связанных частей. Несколько вопросов излагаются
в одном письме только в случаях их взаимосвязанности.
В первой части письма указывают мотивы, факты, события, причины,
послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на
документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части
излагаются выводы, предложения, просьбы, решения, заключения и т.д.
Составитель письма кроме текста должен сформулировать заголовок письма
(отвечающий на вопрос “О чем?”), дату и регистрационный номер документа,
ссылку на регистрационный номер и дату документа (заполняется для ответных
писем и полностью переписывается из бланка инициативного документа на
который дается ответ), место составления, адресат (указывается наименование
организации в именительном падеже, наименование структурного подразделения
(в именительном падеже), должность получателя (в дательном падеже), фамилию
и инициалы (в дательном падеже), почтовый адрес (указывается только для
разовых, не постоянных корреспондентов), отметку о наличии приложений (при
наличии таковых), подпись, отметку об исполнителе.
2.4. Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках ЗАО
«Строительная Компания «Дружба». Тексты состоят из двух частей: вводной и
распорядительной.
Во вводной части излагаются основания для издания документа.
Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или
мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная
часть начинается словами "ПРИКАЗЫВАЮ" (в приказе) и "ОБЯЗЫВАЮ" (в
распоряжении).
2.5. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в
соответствующие дела и доводятся до ознакомления (под роспись) с лицами,
перечисленными в приказе на листе ознакомления.
3. Требования к реквизитам документов
Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование
предприятия - автора документа, название вида документа (не указывается на
письмах), заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметку
об исполнении документа и направлении в дело.
3.1. Наименование организации – Закрытое акционерное общество
«Строительная Компания «Дружба». Сокращенное название – ООО «ДИН»
3.2. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа.
Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.
Например: приказ (о чем?) - о совершенствовании структуры управления;
карточка (чего?) - учета движения основных средств. Объем заголовка не
должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных
знаков. Допускается не указывать заголовок к тексту на документе формата
А5.
3.3. Дата документа.
Датой документа является дата подписания; для документа, принимаемого
коллективным органом - дата его принятия; для утверждаемого документа -
дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом,
подписывающим или утверждающий документ. Документы вступают в силу с
момента их подписания (или утверждения), если в тексте или
законодательством не предусмотрена другая дата.
Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в
последовательности: число, месяц, год. Например: 30.03.99. В текстах
документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-
цифровой способ оформления дат: 30 марта 1999 года.
3.4. Индекс документа.
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах
регистрируемого массива документов, который исходя из задач поиска,
дополняется индексами структурных подразделений при регистрации исходящих и
входящих документов. Например: 21/55, где 21 - индекс технического отдела,
55 - порядковый номер документа. Индексы структурным подразделениям на
входящую и исходящую корреспонденцию устанавливает начальник Общего отдела.
3.5. Текст документа.
Текстом управленческого документа является выраженное средствами
делового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен
содержать достоверную и аргументированную информацию.
В документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующие
листы должны быть пронумерованы. Номера листов (страниц) должны
проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов и
знаков препинания. Расстояние от номера листа до обреза листа не должно
превышать 15 мм. Документы временного срока хранения (до 10 лет)
допускается печатать на двух сторонах листа.
Текст документа может делиться на нумеруемые части (разделы, подразделы,
пункты, подпункты). Нумерация этих частей производится арабскими цифрами.
Таблицы в текстах документов должны иметь номер и заголовок, либо в
последнем абзаце перед таблицей должна быть ссылка на эту таблицу. Большие
по объему таблицы оформляются в виде приложений к документу.
3.6. Согласование документа.
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности,
соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится
согласование документа. Внутреннее согласование оформляется путем
визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя
личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости
указывается должность визирующего. Визы проставляются на экземплярах
документов, остающихся в Компании, ниже реквизита "подпись" на лицевой
стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и
другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего
листа документа. Замечания или дополнения излагаются на отдельном листе.
Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне
документа и включает в себя слово "Согласовано", наименование организации и
должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее
расшифровки и даты. Пример:
СОГЛАСОВАНО
Главный инженер ООО «ДИН»
_______________И.О.Фамилия
«____»_______200 г.
3.7. Подпись документа.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, сторонним организациям,
подписываются Генеральным директором и главными специалистами. Документ,
как правило, подписывает одно должностное лицо в соответствии с
компетенцией, установленной функциональными обязанностями или иным правовым
актом.
Две и более подписей ставится в том случае, если за содержание
документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и
документы, исходящие от нескольких организаций). Подписи двух должностных
лиц проставляются на документах коллегиальных органов.
Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного
или аналитического характера могут подписываться исполнителем в пределах
его полномочий.
В состав реквизита "Подпись" входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ
составлен на простом листе бумаги и сокращенное - на документах,
составленных на фирменных бланках);
- личная подпись и ее расшифровка (без скобок, инициалы ставятся перед
фамилией и пробел между ними не делается).
Пример: Генеральный директор _________________ И.О.Ф.
При подписании документов, согласованных комиссией, указываются не
должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в
составе комиссии. Пример:
Председатель комиссии А.Г.Мянник
Члены комиссии Е.К.Шафигин
Н.В.Павлушин
Протоколы совещаний коллегиальных организаций подписывают председатель
и секретарь. Акты комиссии подписывают все члены комиссии.
В том случае, когда документы подписывают несколько должностных лиц,
то их подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности. Наименование должностей разделяются
между собой 2-3 межстрочными интервалами. Если документ подписывают
несколько лиц равных должностей, то их подписи располагаются на одном
уровне.
3.8. Отметка о поступлении документа проставляется резиновым штемпелем и
оформляется рукописным способом справа на нижнем поле первого листа
документа.
В отметке о поступлении указывается дата, индекс и сокращенное наименование
комбината и структурного подразделения.
3.9. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело додана
включать слова: "В дело", индекс дела, в котором будет храниться документ,
краткие сведения об исполнении документа, должность-исполнителя, его
подпись и дату. Пример:
В дело № 18. Дан ответ 25.02.99 № 2I/I40.
Нач. ФЭО (личная подпись) А.В.Долгов
3.10. Утверждение документа.
Утверждение - способ удостоверения документа после его подписания.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента
утверждения. Утверждается, как правило, следующие виды документов:
- положения о предприятиях, структурных подразделениях, соответствующих
органах и комиссиях;
- устав предприятия;
- отчеты и балансы;
- текущие и перспективные планы;
- структура и штатные расписания;
- акты о приеме в эксплуатацию законченных строительством и
реконструкцией зданий и сооружений;
- акты расследований аварий;
- акты о приеме и передаче дел.
Утверждение документов производится двумя способами: грифом утверждения
или изданием распорядительного документа, если введение документа требует
дополнительных действий и указаний.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа
документа, элементами грифа утверждения являются:
- слово УТВЕРЖДАЮ;
- должность лица, утвердившего документ;
- личная подпись и ее расшифровка (указание ФИО);
- дата утверждения.
Пример: УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
________И.О.Ф.
«___»__________2000г.
При утверждении документа приказом или другими распорядительными
документами гриф утверждения оформляется по следующей форме: слово
УТВЕРЖДЕНО, наименование документа, организации в творительном падеже, дата
и индекс документа. Пример:
УТВЕРЖДЕНО
приказом генерального директора
№__от_________
В грифе утверждения слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными
(заглавными) буквами без кавычек и двоеточия.
3.11. Адресование документа.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или
конкретному должностному лицу.
Документы могут адресоваться конкретному должностному или частному
лицу.
В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адресат, который включает
почтовый индекс, город, область, улицу, номер дома. Пример:
Редакция журнала "Новый Мир"
123456, Москва, Малый Путниковский пер., 1/2
Если документ адресуется руководителю организации, учреждения,
предприятия или его заместителю, то наименование организации может входить
в состав наименования должности адресата.
Пример: Генеральному директору
Учебно-курсового комбината «УККОМ»
Редкозубову А.Ф.
320045, г. Москва, ул. Карасева , 77а
Если документ адресуется частному лицу (например, ответ на жалобу), то
сначала пишется почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы. Пример:
462351, г. Тула,
ул. Советская, д.8, кв. 99
Петрову B.C.
Документ не должен содержать более четырех адресов, в противном случае
составляется список рассылки, на каждом документе указывается только один
адрес.
Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.
3.12. Резолюция.
В резолюции делаются указания по исполнению документа. В состав
резолюции долины входить следующие элементы: фамилия исполнителя
(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В
случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным
исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено
иное. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их
работы.
3.13. Оформление приложений.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них
оформляется по следующей форме: Приложение на __ л. в __ экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования
необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и
числа их экземпляров. Пример: Приложение:
1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При
наличии нескольких приложений, они нумеруются. Приложения должны
оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа
реквизиты.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует
делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и
номера. Например: Приложение 1
к приказу генерального директора
00.00.00. №__
3.14. Проставление печати.
Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их
подлинности.
Печать следует проставлять на поле реквизита "Подпись" таким образом,
чтобы она ложилась на часть слов наименования должности лица, подписавшего
документ.
Печать ставится на документах, где воспроизведение ее оттиска
предусматривается нормативным актом (трудовые книжки, титульные листы и
т.д.).
3.2. Виза согласования обязательно должна включать следующие элементы:
- слово СОГЛАСОВАНО;
- должность лица, согласовавшего документ;
- личная подпись и ее расшифровка;
- дата согласования.
4. Организация документооборота
1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих
документов
4.1.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется секретарями
Генерального управления. При этом проверяется правильность доставки,
наличие приложений, наличие обязательных реквизитов (координаты
отправителя, текст, подпись отправителя с расшифровкой - указанием ФИО).
Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой
"лично", которая вручается адресату в конверте. Документация, поступающая
на имя Генерального директора, передается его секретарю.
4.1.2. Регистрация входящих документов осуществляется централизованно
секретарями Генерального управления, путем занесения данных в Журнал
регистрации входящих документов. Регистрация документов, поступивших на имя
Генерального директора, производится однократно секретарем генерального
директора.
4.1.3. В Журнал регистрации входящей документации заноситься следующая
информация: входящий номер/дата, исходящий номер/дата, организация –
отправитель, краткое содержание документа, исполнитель, примечания (роспись
исполнителя о получении документа и др. информация).
4.1.4. На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны
документа проставляется штамп с наименованием ЗАО «Строительная Компания
«Дружба», указанием даты поступления документа и его порядкового входящего
номера (с начала года).
4.1.5. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с
входящим номером делается об этом отметка. Пример: "Вх. № 243 + приложение
на 2 л.".
4.1.6. После регистрации входящие документы передаются адресантам. Если
получено письмо-ответ, находится инициативное письмо (ксерокопия) и
прикрепляется к нему.
4.1.7. Документы, поступившие на имя Генерального директора, передаются
секретарем ему на рассмотрение.
4.1.8. В ходе рассмотрения документов Генеральный директор проставляет
на них резолюцию, содержание которой (исполнитель, поручение, срок
исполнения) заносится секретарем в Журнал регистрации входящих документов.
Затем документ передается исполнителю под роспись.
4.1.9. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан
предоставить секретарю ГД информацию об исполнении документа с указанием
даты исполнения. В случае составления ответного документа сообщается дата,
номер документа и номер дела, в которое он подшит.
4.1.10. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу
исполнитель делает отметку "В дело" и о том, когда и как решен вопрос,
заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело.
4.1.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в
дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.
4.1.12. Внутренняя документация (докладные и служебные записки, заявки и
т.д.) поступающая на имя генерального директора регистрируется секретарем
ГД в Журнале учета внутренней документации. Сотрудникам ЗАО «Строительная
Компания «Дружба» следует не допускать переписки по вопросам, которые могут
быть решены путем личного общения или по телефону.
2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов
4.2.1. Исходящие документы готовятся на бланках для писем ЗАО
«Строительная Компания «Дружба», служебные письма должны быть написаны
кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать
различных толкований.
Внутренние документы составляются на общем бланке. Документы, как
правило, должны составляться только по одному вопросу, что обеспечивает
более оперативное их рассмотрение получателем.
4.2.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо
добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.
4.2.3. При оформлении исходящих писем наименование адресата и почтовый
адрес проставляют в правой верхней части документа. Дата документа и
исходящий номер - в левой верхней части. После порядкового номера документа
следует через дробь проставить код подразделения исполнителя в соответствии
со следующей нумерацией:
01 – Генеральное управление;
02 – Управление по работе с персоналом;
03 – бухгалтерия;
04 – финансовый отдел;
05 – отдел развития бизнеса;
06 – отдел заказчика;
07 – архитектурно-планировочная мастерская;
08 – отдел информационных технологий;
09 – юридическая служба;
10 - филиал «Окна «Дружба»
При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит "На № __
от ___" с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В
левом нижнем углу указываются фамилия и номер телефона исполнителя (при
отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).
4.2.3. Для писем, содержащих более 8 строк текста, обязательным
реквизитом является заголовок, который начинается с предлога «О» и содержит
краткое резюме документа. Например: «О направлении технической
документации».
4.2.4. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении
документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку и на
каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово "Копия"
перед 2,3,4 адресатом не проставляется.
4.2.5. После проверки правильности оформления исходящих или внутренних
документов, секретарь передает их на подпись Генеральному директору или его
заместителям.
4.2.6. После подписания в секретариате Генерального управления
проставляется исходящий или внутренний номер документа.
Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле
секретариата. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий
экземпляр документа для хранения в своем деле.
4.2.7. Данные об исходящих или внутренних документах заносятся в Журнал
регистрации исходящих документов секретарями Генерального управления.
Журнал включает в себя: номер и дата исходящего документа, организация –
получатель, краткое содержание документа, ФИО исполнителя, готовившего
документ, примечания.
4.2.8. Подписанные руководством документы должны отправляться или
передаваться в соответствующее структурное подразделение не позднее первой
половины дня, следующего за днем подписания. При отправке документов по
факсу, следует на обороте последнего листа указывать фамилию принявшего
документ.
4.2.9. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела.
Если отправленный документ является ответом, на инициативном документе
должна быть проставлена отметка об исполнении, содержащая следующее: "В
дело №_. Отправлено письмо от ____№_. Подпись исполнителя, дата".
3. Организация контроля исполнения документов
4.3.1. В ЗАО «Строительная Компания «Дружба» устанавливается контроль за
исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.
4.3.2. Ставить документы на контроль имеет право Генеральный директор
ЗАО «Строительная Компания «Дружба».
4.3.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов,
поступающих на имя Генерального директора возлагается на секретаря
Генерального директора.
4.3.4. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка
ставится отметка "Контроль". Вся информация о них заносится в БД (база
данных) (журнал контроля) секретарем Генерального директора.
4.3.5. Задание снимается с контроля только с указания Генерального
директора.
4.3.6. В течение установленного срока исполнения, поставленные в
резолюции вопросы должны быть полностью решены.
Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается
исполненным после отправки ответа по назначению. Направление дополнительных
запросов в процессе исполнения документа не дает основания считать вопрос
решенным.
4.3.7. Исполнитель обязан давать секретарю Генерального директора точные
ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.
4.3.8. Сведения об исполнении контрольного задания должны передаваться
секретарю Генерального директору не позднее установленной даты исполнения
для внесения информации в Журнал контроля и снятия документа с контроля.
4.3.9. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель
|
