Для того, щоб не порушити вказані терміни і, відповідно, уникнути податкових наслідків згідно із законом про податок з доходів [15] і штрафних санкцій по Указу № 436 [5], рекомендуємо вимагати від працівників робити звіт і повертати залишки підзвітним сум в терміни, які б одночасно задовольняли і вимогам Положення № 637 [6], і Закону про податок з доходів [15].

Відповідальність за порушення термінів повернення надмірно витраченої готівки.

Відповідальність платників податків за невчасне повернення надмірно витрачених грошових коштів в касу підприємства передбачена Законом про податок з доходів [15]. Так, відповідно до п.п. 4.2.15 п. 4.2 ст. 4 вказаного закону в загальний місячний податковооблагаємий дохід включається сума надмірно витрачених коштів, отриманих платником податків на відрядження і підзвіт, і не повернених у встановлені законодавством терміни.

Розмір цієї суми розраховується відповідно до вимог п. 9.10 ст. 9 Закону про податок з доходів [15]. Окрім цього, за таке порушення платник податків повинен сплатити штраф, встановлений п.п. 9.10.3 Закону про податок з доходів [15]у розмірі 15 % від суми таких надмірно витрачених грошових коштів.

При цьому виходячи з норм п. 9.10 Закону про податок з доходів [15] можна зробити висновок, що під «надмірно витраченими» засобами маються на увазі засоби, видані працівнику підприємства з каси понад встановлені суми, по яких він відзвітував.

Порядок оподаткування надмірно витрачених сум і застосування штрафу наступні:

1) якщо кошти повертаються платником протягом звітного місяця, на який доводиться встановлений Законом про податок з доходів [15] триденний термін, то платник повинен сплатити тільки штраф у розмірі 15 % суми надмірно витрачених коштів;

2) якщо ж засоби не повертаються до кінця такого місяця, то крім штрафу у розмірі 15 %, з неповерненої суми необхідно утримати і податок з доходів фізичних осіб. При цьому повернення засобів згодом не вабить повернення такого податку і суми утриманого штрафу.

Крім того, за порушення перевищення термінів використання виданої під звіт готівки Указом № 436 [5] передбачено застосування штрафних санкцій до підприємства у розмірі 25 % від виданих під звіт сум.

І штраф, і податок з доходів фізичних осіб утримуються підприємством за рахунок будь-якого доходу працівника, що підлягає обкладенню податком з доходів, після його оподаткування. Якщо ж суму такого доходу не вистачає на покриття цих сум, то їх погашення повинне проводитися за рахунок доходу платника податка наступних місяців.

Розрахунок суми підлягаючих обкладенню податком з доходів необхідно проводиться з використанням натурального коефіцієнта розрахованого по наступній формулі:

k = 100 : (100 - Сп)

де

k- коефіцієнт;

Сп - ставка податку, встановлена для таких доходів на момент такого нарахування

Приклад. Підприємство видало працівнику кошти на відрядження в сумі 1000 грн. Після повернення з відрядження 13.01.2006 працівник надав авансовий звіт, який затверджений в сумі 800 грн. Залишок невитрачених засобів повернений працівником:

а) 20 січня 2006 року

б ) 2 лютого 2006 року

За січень 2006 року працівнику нарахована зарплата в торбі 550 грн.

Як у випадку а), так і у випадку б) на працівника повинен бути накладений штраф у розмірі 15% від неповерненої суми грошових коштів.

Торба штрафу складе:

(1000,00-800,00) х 15% =30,00 (грн.)

Ця сума повинна бути утримана із заробітної платні працівника.

У випадку, якщо надмірно витрачені засоби не повертаються працівником протягом місяця, в якому закінчився встановлений триденний термін (випадок «б»), сума неповернених коштів додатково до штрафу обкладається ще і податком з доходів фізичних осіб по ставці 13%. При цьому сума такого податку утримується із заробітної платні працівника, нарахованої за січень. Розмір доходу, отриманого працівником унаслідок повернення невитраченої суми в строк (з урахуванням коефіцієнта) складе:

200,00 х (100: (100-13))=229,89 грн.

Таким чином сума податку з доходів фізичних осіб в цьому випадку буде рівна:

229,89 х 13 :100 =29,89 грн.

Сума, що підлягає утриманню з січневої заробітної платні такого працівника складе:

30,00 +29,89=59,89 грн.

2.2. Організація безготівкових розрахунків на підприємствах України

На поточних рахунках, які відкриваються банками суб'єктам господарювання в національній валюті, здійснюються всі види розрахунково-касових операцій згідно умов договору і вимог законодавства України.

Поточний рахунок в іноземній валюті відкривається суб'єкту господарювання для зберігання грошових коштів і проведення розрахунків в межах чинного законодавства України в безготівковій і наявній іноземній валюті для здійснення поточних операцій, визначених законодавством України, і для зарахування, використання і погашення кредитів (позик, фінансової допомоги) в іноземній валюті.

До поточних торгових операцій в іноземній валюті відносяться наступні розрахунки:

- між юридичними особами- резидентами і юридичними особами - нерезидентами при здійсненні зовнішньоекономічної діяльності по торгових операціях;

- між юридичними особами- резидентами на території України, за умови наявності індивідуальної ліцензії Національного банку України;

- між юридичними особами - нерезидентами і юридичними особами - резидентами через юридичних осіб - резидентів посередників згідно договорів (контрактів, угод), укладених відповідно до чинного законодавства України;

- інші розрахунки, здійснюються згідно чинного законодавства України.

- операції на міжбанківському валютному ринку України;

оплата товарів (робіт, послуг) з використанням чеків і пластикових карток.

Поточними неторговими операціями є такі розрахунки:

- виплата іноземної валюти в наявній формі і за допомогою застосування платіжних документів по витратам на відрядження;

- здійснення обмінних операцій з іноземною валютою і за допомогою платіжних документів в іноземній валюті;

- виплата іноземної валюти по чеках і пластикових картках фізичним особам (резидентам і нерезидентам);

- покупка платіжних документів в іноземній валюті фізичними особами (резидентами і нерезидентами);

- виплата авторських гонорарів і платежів за використання авторських прав;

- перерахування коштів на проведення міжнародних виставок, конгресів, симпозіумів, конференцій і інших міжнародних зустрічей;

- оплата праці нерезидентів, які згідно з укладеною трудовою угодою (контрактами) працюють в Україні;

- перерахування засобів в іноземній валюті за навчання, лікування, патентування, сплату митних платежів, членських внесків;

- платежі з відшкодування витрат судових, арбітражних, нотаріальних, правоохоронних органів;

- виплата іноземної валюти в наявній формі по перекладу з-за кордону (пенсії, аліменти, оплата праці, спадок, допомога родичів і т.п.);

- переказ за межі України коштів в іноземній валюті (пенсії, аліменти, оплата праці, спадок, допомога родичам і т.п.);

- інші виплати і переклади в іноземній валюті, які не суперечать чинному законодавству України.

Як визначено п. 5 Інструкції № 492 [7], поточні рахунки в іноземній валюті можуть відкриватися наступним суб'єктам:

фізичним особам

підприємствам і їх відособленим підрозділам.

Порядок відкриття рахунків в іноземній валюті аналогічний порядку відкриття відповідних рахунків в національній валюті як для підприємств, так і для фізичних осіб. Перелік документів, необхідних для відкриття рахунку наведено у додатку А.

Документи на відкриття поточних рахунків підприємств подають в банк виключно тих осіб, які маю право першого і другого підпису.

Особи, що мають право першого і другого підпису, окрім представлення перерахованих вище документів, зобов'язані пред'явити уповноваженому працівнику банку наступні документи:

- паспорт або документ його замінюючий;

- документ, виданий податковим органом, що свідчить про привласнення фізичній особі ідентифікаційного номера платника податків;

- документи, підтверджуючі їх повноваження.

Слід зазначити, що банк має право затребувати і інші документи і відомості, необхідні для з'ясування суті діяльності суб'єкта, його фінансового положення, а також особи його представників. У разі непред`явлення таких документів (відомостей) рахунок суб'єкту не відкривається.

Якщо поточний рахунок в іноземній валюті відкривається в тому ж банку, в якому відкритий поточний рахунок в національній валюті, то надання пакету документів і проведення процедури ідентифікації не обов'язкове.

В даному випадку від підприємства потрібна подача в банк заяви про відкриття рахунку і картки із зразками підписів і печатки.

З перерахованих документів, необхідних для відкриття рахунку більшість складають копії, тому ніяких труднощів з їх уявленням виникнути не повинне.

«Новими» документами є тільки заява про відкриття поточного рахунку, а також картка із зразками підписів і печатки, що надається юридичною особою, і картка із зразками підписів, що надається фізичними особами – підприємцями.

Відносно заяви відзначимо, що вона має дві форми – для юридичних осіб і для приватних підприємців. Форма заяви про відкриття поточного рахунку для юридичних осіб приведена в додатку 1 до Інструкції № 492 [7], для фізичних осіб - в додатку 3 до Інструкції № 492 [7].

Зупинимося на документальному оформленні операцій із коштами на рахунках в банку. Загальною вимогою, що пред'являється до всіх документів, що оформляються на підприємстві, є чітке дотримання правил заповнення відповідних документів. Порядок заповнення документів, які підприємству необхідно подати в банк (як при отриманні наявних засобів з їх поточних рахунків, так і при здачі готівки в касу банка), прописаний в Інструкції № 337 [8].

Бланки таких «банківських документів» виготовляються відповідно до їх зразків, затвердженими НБУ, друкарським способом або з використанням комп'ютерної техніки з віддзеркаленням обов'язкових реквізитів. Виключенням в даному випадку є грошові чеки, які виготовляються тільки друкарським способом.

Обов'язковими реквізитами «банківських документів» є:

— дата здійснення операції;

— вказівка платника і одержувача;

— паспортні дані особи-одержувача (або документа, який його замінює);

— сума касової операції;

— підписи платника або одержувача;

— підписи працівників банку, уповноважених здійснювати касову операцію;

— номер рахунку одержувача;

— найменування банку одержувача;

— а також інші реквізити, необхідні для здійснення окремих операцій з готівкою. Причому додаткові реквізити можуть бути дописані в касовому документі від руки ручкою (п. 2.3 гл. 1 розділу III Інструкції № 337 [8]).

Всі реквізити в «банківських документах» заповнюються відповідно до правил, вказаних в додатку 14 Інструкції № 337 [8]. Правила заповнення реквізитів документів приведені у додатку Б

Слід зазначити, що банківські документи заповнює бухгалтер підприємства (або уповноважена особа на здійснення таких дій) і працівник банку. Бухгалтер може заповнювати їх від руки ручкою або за допомогою технічних засобів. А ось працівник банку заповнює їх з приміненням технічних засобів або системи автоматизації банку (далі — САБ), при умові що клієнт (підприємство) згоден на таку дію з боку банку.

Виправлення в банківських документах реквізитів, а саме: номери рахунків, найменування клієнта, суми, прізвища, імені, по батькові одержувача (платника) не допускаються.

Наявна виручка (готівка) підприємств (підприємців), у тому числі готівка, отримана з банку, використовуються ними для забезпечення потреб, які виникають в процесі їх функціонування, а також для проведення розрахунків з бюджетами і державними цільовими фундаціями по податках і зборах (обов'язковим платежам).

Підприємства не повинні накопичувати наявну виручку (готівка) в своїх касах понад встановлений ліміт каси для здійснення необхідних витрат до настання термінів цих виплат (п. 2.9 Положення 637 [6]).

Підприємства (підприємці), що мають поточні рахунки в установах банків, одержують готівку з цих рахунків по грошовому чеку (з чітким формулюванням суті операції, яка буде здійснюватися) в межах наявних грошових коштів і витрачають їх на цілі, вказані в грошовому чеку і не суперечать чинному законодавству.

Для своєчасного отримання в установі банку необхідної суми готівки підприємства (підприємці) у встановлений банком термін повинні попередити (письмово або усно) установу банку про необхідну суму грошових коштів в банкнотах і розмінній монеті.

Отримання наявних грошових коштів в банку здійснюється по грошовому чеку. Форма грошового чека приведена в додатку 11 до Інструкції № 337 [8].

Чекові книжки отримуються підприємством за платню в установі банку. Для отримання чекової книжки заповнюється і подається до установи банку (операційному працівнику) заява про видачу грошової чекової книжки в одному екземплярі. Форма даної заяви приведена в додатку 15 до Інструкції № 337 [8].

Після відповідної перевірки заява з дозвільним написом головного бухгалтера і керівника установи банку або осіб, яким надано право підпису, передається в касу банку.

У свою чергу, касир установи банку, отримавши заяву, перевіряє наявність на ньому підписів службових осіб банку, проставляє на заяві і талоні до нього номери чеків чекової книжки і передає операційному працівнику чекову книжку разом із заявою під розписку на талоні для подальшого її оформлення.

Талон до заяви залишається в касі. Після оформлення операційними працівниками відповідних реквізитів на чеках і реєстрації номерів в зразках підписів чекова книжка разом із заявою повертається в касу банку.

Видача чекової книжки представнику підприємства (підприємця) проводиться під розпис на заяві, з попередньою звіркою підпису одержувача із зразком цього підпису на заяві.

Звертаємо увагу, що грошові чеки дійсні протягом 10 днів з дня їх виписування без урахування дня виписування. Дата чека указується в наступному порядку: дата і рік цифрами, місяць словом (п. 7 гл. 1 р. III Інструкції № 337 [8]).

Грошовий чек повинен містити печатку (якщо наявність печатки передбачена) і підпису уповноважених осіб відповідно до картки зразків підписів. При заповненні грошових чеків використання факсиміле не допускається.

Отримавши грошовий чек, касир установи банку:

— перевіряє наявність підписів службових осіб банку, що мають право дозволяти видачу грошей, і тотожність цих підписів наявним зразкам;

— порівнює суму, проставлену на документі цифрами, з сумою, вказану прописом;

— перевіряє, чи є розписка в отриманні грошей на документі;

— перевіряє наявність даних про пред'явлення паспорта або іншого документа, що засвідчує особу одержувача грошей;

— викликає одержувача грошей по номеру контрольної марки від грошового чека і питає про одержувану суму грошей;

— звіряє номер контрольної марки від грошового чека з номером на грошовому чеку і наклеює контрольну марку на чек;

— готує суму грошей, зіставляє суму видачі з сумою, вказаною на чеку, відбиває її на обчислювальній машині і видає її одержувачу, підписує витратний документ.

Слід помітити, що забороняються операції, при яких представник підприємства, об'єднання, організації або установ, не вносячи грошей, пред'являє одночасно чек на отримання грошей і оголошення на внесення готівки.

Готівка понад встановлений ліміт залишку готівки в касі підприємство зобов'язано здавати в банк в порядку і терміни, встановлені установою банку, для зарахування на рахунки підприємства.

Якщо ліміт підприємством взагалі не встановлений, то вся наявна готівка в його касі на кінець дня повинна здаватися в банк (незалежно від причин, по яких ліміт каси не встановлений).

Здача наявних грошових коштів в банк особисто представником підприємства (підприємця) супроводиться заповненням заявою на переклад готівки. Форма такої заяви приведена в додатку 6 Інструкції № 337 [8].

Банк, отримані таким чином засоби, зараховує на власні поточні рахунки підприємства (підприємця).

Після завершення прийому готівки клієнту банку вдається квитанція, яка є документом, підтверджуючим внесення готівки.

Слід зазначити, що Інструкцією № 337 [8] передбачено в обов'язковому порядку указувати дату представлення заяви про переказ готівки до установи банку. При заповненні заяви виправлення не допускаються.

При заповненні суми цифрами гривні від копійок відділяються комою «,», копійки указуються двома знаками. Якщо сума виразима в цілих гривнях, то указується «00» коп. При вказівці суми прописом, якщо сума складається тільки з копійок, обов'язковим є написання «нуль» гривень.

Дані паспорта або замінюючого його документа і інших реквізитів в заяві указуються у випадках, передбачених п. 5 гл. 1 р. III Інструкції № 337 [8], а саме при здійсненні операцій з готівкою без відкриття рахунку на суму, що перевищує 50000 гривень або еквівалент цієї суми в іноземній валюті.

Касир банку, приймаючи готівку, при відповідності сум підписує, заяву на переказ готівки: заяву і квитанцію до неї, ставить на квитанції друк і видає її обличчю, що внесло гроші.

При встановленні розбіжності між сумою готівки і сумою, вказаною в Заяві на переказ готівки, а також при виявленні неплатіжних і фальшивих банкнот здавальнику пропонується наново переписати документ. Первинний документ касир перекреслює і на оборотній стороні квитанції до цього документа проставляє фактично прийняту суму грошей і підписує квитанцію.

2.3 Аналітичний та синтетичний облік грошових коштів у касі та на рахунках у банку

Для узагальнення інформації про операції з готівковими грошовими коштами в касі підприємства Планом рахунків передбачений синтетичний рахунок 30 «Каса», що має наступні субрахунки:

- 301 «Каса в національній валюті»;

- 302 «Каса в іноземній валюті».

Надходження грошових коштів в касу підприємства відображається за дебетом рахунку 30 «Каса».

Видача готівки з каси підприємства відображається за кредитом рахунку 30 «Каса».

На субрахунку 302 «Каса в іноземній валюті» облік операцій у валюті в перерахунку в національну валюту України ведеться по кожному виду валюти окремо.

На аналізованому підприємстві ТОВ „Вічунай-Укарйна” для обліку готівки використовують обидва субрахунки рахунку 30. Порядок відображення операцій з готівкою на рахунках бухгаллтерского обліку наведено у табл. 2.6

Таблиця 2.6

Бухгалтерський облік касових операцій

А тепер розглянемо порядок обліку опарацій на рахунках в банку.

Після закінчення операційного дня банк роздруковує виписки з особового рахунку кожного клієнта. Виписки банку надається клієнту, як правило, тільки у випадку, якщо мав місце рух грошових коштів на банківському рахунку.

Виписки банку і прикладені до неї розрахункові документи, підтверджуючі надходження або списання засобів, є підставою для відображення операцій по руху грошових коштів в бухгалтерському обліку.

Банківська виписка є документом банку, в якому по дебету відображено списання грошових коштів з поточного рахунку підприємства, а по кредиту – надходження грошових коштів на рахунок.

Для обліку наявності і руху грошових коштів, що знаходяться на рахунках в банках, призначений рахунок 31 «Рахунки в банках».

Рахунок 31 «Рахунки в банках» має наступні субрахунки:

-311 «Поточні рахунки в національній валюті»

-312 «Поточні рахунки в іноземній валюті»

-313 «Інші рахунки в банку в національній валюті»

-314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті».

По дебету рахунку 31 «Рахунки в банках» відображається надходження грошових коштів, по кредиту – їх використання.

Порядок обліку операцій на рахунках в банках наведено у табл. 2.7

Таблиця 2.7

Облік операцій на рахунках в банках