Реалізація функцій менеджменту на підприємствах залізничного транспорту - Менеджмент - Скачать бесплатно
|завдання |основних робітників |
| | |недовиконані | |
Успішна діяльність підприємства значною мірою залежить від
ефективності регулювальних заходів, що покликані усунути недоліки в
роботі та запобігти потенційним втратам. Виявлення у процесі
контролювання недоліків, відхилень, збоїв є необхідною, але не достатньою
умовою стабілізації діяльності підприємства. Адже без розроблення дієвих
заходів щодо їх усунення та прийняття відповідних управлінських рішень
ситуація в організації не може поліпшитись.
Функції Планування та контролю розглянемо більш детально в пунктах
1.2 та 1.3
1.2 Функція планування
Рівень планомірності в багатьох ефективно функціонуючих компаніях
демонструє осмисленість і визначеність їх діяльності. Сучасне планування
характеризується усвідомленням його необхідності з метою забезпечення
ефективного організування, мотивування, контролювання та регулювання
діяльності організації, запобігання втратам і зменшення ризиків.
1.2.1Сутність і види планування
Процес планування формує орієнтир майбутньої діяльності організації.
Планування — вид управлінської діяльності (трудових процесів), який
визначає перспективу і майбутній стан організації, шляхи і способи його
досягнення.
Беручи до уваги масштаб передбачення перспективи організації,
виділяють стратегічне планування (понад 1 рік) і оперативне (поточне)
планування (до 1 року) (рис. 1.2.1). Стратегічне планування полягає у
виборі курсу розвитку організації — її стратегії. Оперативне планування є
одночасно логічним продовженням стратегічного планування і способом
реалізації стратегії. Тому в американському менеджменті його часто
називають плануванням реалізації стратегії.
[pic]
Рис. 1.2.1 Види планування та їх взаємозв'язок
1.2.2 Стратегічне планування
Стратегічне планування є головним засобом визначення, розроблення
курсу розвитку організації з метою реалізації її місії, досягнення цілей
тощо.
Стратегічне планування — різновид управлінської діяльності, який
полягає в реалізації комплексу заходів, пов'язаних із визначенням
стратегії діяльності організації, тобто комплексного плану перспективного
розвитку організації.
За своїм змістом стратегічне планування передбачає формулювання
місії; визначення цілей організації; аналіз її стану на засадах оцінки
факторів зовнішнього і внутрішнього середовищ; оцінку стратегічних
альтернатив (можливостей) і вибір стратегії діяльності.
У процесі здійснення стратегічного планування необхідно враховувати
такі аспекти:
розподіл ресурсів (фондів, технологій, досвіду, управлінських кадрів
тощо);
адаптацію до зовнішнього середовища (поліпшення стосунків з
оточенням);
внутрішню координацію (відображення сильних і слабких сторін
організації);
усвідомлення організаційних стратегій (формування організації,
здатної вчитися на попередніх стратегічних рішеннях).
Як правило, стратегічне планування, здійснюється невеликим за
чисельністю (5—10 осіб) спеціальним плановим відділом, а розроблені ним
стратегії повинні розглядатися на нарадах вищого керівництва один раз на
рік.
Стратегічне планування є складним процесом, який охоплює декілька
етапів (рис. 1.2.2).
[pic]
Рис. 1.2.2 Схематична модель стратегічного планування
Етап 1. Інформаційне забезпечення стратегічного планування. Полягає в
підборі, класифікації та підготовці до використання інформації щодо
розроблення стратегії, яка надасть достатньо повну та об'єктивну
характеристику факторів зовнішнього і внутрішнього середовища, можливих
стратегій, методичного забезпечення. Особливо важливою при цьому є
необхідність використання сучасних інформаційних технологій.
Етап 2. Визначення місії і цілей організації. Місія — це чітко
виражена причина існування організації. Формулювання, усвідомлення та
проголошення місії організацією є важливим орієнтиром і критерієм оцінки
її діяльності.
Місія може охоплювати такі напрями:
турботу про працівників;
турботу про виробництво;
політику зростання та фінансування фірми;
виробничі технології;
методи виходу й функціонування на ринку, пошуку потенційних ринків;
задоволення потреб споживачів;
публічне оголошення переконань і цінностей тощо.
Місією, наприклад, автомобільної фірми, яку заснував Генрі Форд, було
проголошено забезпечення людей дешевим автомобільним транспортом;
«Мотороли» — гідно служити задоволенню потреб суспільства, забезпечувати
споживачів продукцією і послугами найвищої якості за помірні ціни;
«Дженерал Електрікс» — забезпечення кращого життя.
Цілі — це конкретний очікуваний стан організації. Вони бувають
довгостроковими (5 і більше років), середньостроковими (1—5 років) і
короткостроковими (до 1 року) (рис. 1.2.3).
[pic]
Рис. 1.2.3 Схема формування цілей організації
Цілі охоплюють усі сфери організаційного, виробничо-господарського,
економічного функціонування організації.
Формуючи системи цілей, слід мати на увазі, що вони повинні:
бути конкретними і підлягати вимірюванню;
охоплювати всі рівні організації (ієрархічні);
мати різну тривалість (довгострокові, середньо-строкові,
короткострокові);
бути досяжними та зрозумілими;
бути взаємодоповнюючими та взаємоузгодженими тощо.
Етап 3. Вибір методів аналізу факторів зовнішнього і внутрішнього
середовища. На цьому етапі використовують такі методи дослідження, як
порівняння, експертних оцінок, системного аналізу, статистичного і
соціологічного дослідження, сукупної думки збутовиків, споживачів тощо.
Етап 4. Оцінка і аналіз факторів зовнішнього середовища. Суть його
полягає в дослідженні представлених факторів. Важливо послуговуватися
методикою, яка дала б змогу кількісно оцінити вплив кожного з них.
Наприклад, силу впливу факторів можна оцінювати за стобальною системою.
Максимальні величини балів щодо кожної з груп факторів можуть становити:
економічних — 20 балів; політичних — 10; ринкових — 23; соціальних — 8;
технічних і технологічних — 12 і т. д. Окремо можна оцінювати позитивний
або негативний вплив. На основі отриманих даних можна виводити
інтегральну оцінку.
Етап 5. Оцінка і аналіз факторів внутрішнього середовища. Передбачає
вивчення стану факторів внутрішнього середовища організації (працівники,
цілі, технологія, завдання, структура, ресурси). Це здійснюється шляхом
дослідження стану фінансів, обліку, нормування та оплати праці,
культурного рівня організації, використання робочої сили тощо, а також
можливостей організації на ринку (маркетингові дослідження) тощо.
Етап 6. Виконання розрахунків, обгрунтувань, проектних розробок. Суть
його полягає у визначенні найважливіших показників (економічних,
соціальних, технологічних тощо), які найповніше характеризують очікувані
стратегії та виявлені тенденції їх зміни, а також у доборі необхідних
проектних заходів, що забезпечують формування стратегій. Це потребує
підготовленої методичної бази, кваліфікованих кадрів, належного
технічного забезпечення.
Етап 7. Формування варіантів стратегій (стратегічних альтернатив).
Особливість цього етапу полягає в розробленні можливих для організації
варіантів стратегічних планів, тобто базових стратегій або окремих
складових одного стратегічного плану.
Етап 8. Вибір оптимальної стратегії. Є найважливішим етапом
стратегічного планування. Полягає у виборі оптимальної стратегії
діяльності організації на основі оцінювання таких факторів: очікувана
ефективність, рівень ризику, ринкова ситуація, вплив минулих стратегій,
вплив власників, залежність від факторів часу, вплив внутрішнього і
зовнішнього середовища тощо.
1.2.3 Оперативне (поточне) планування
Оперативне планування є логічним розвитком стратегічного планування,
способом реалізації стратегії організації з метою утвердження її місії. В
американському менеджменті його ще називають плануванням реалізації
стратегії.
Оперативне планування — різновид управлінської діяльності, який
полягає в реалізації комплексу заходів, пов'язаних із розробленням
оперативного плану з метою реалізації обраної стратегії.
Оперативне планування здійснюється у кілька етапів.
Етап 1. Інформаційне забезпечення оперативного планування. Полягає в
підборі, класифікації та підготовці до використання інформації щодо
формування системи планових параметрів, здійснення процесу бюджету-вання,
формування альтернативних оперативних планів, методичного забезпечення.
Ефективність цього етапу відчутно зростає за використання сучасних
інформаційних технологій.
Етап 2. Оцінювання та аналізування сильних і слабких позицій
організації. Відбувається так само, як за стратегічного планування.
Етап 3. Вибір і формування планових параметрів. Цей етап є одним із
найважливіших в оперативному плануванні. Його завдання полягає в
розробленні системи економічних, технологічних, соціальних показників,
покликаних сприяти реалізації обраної стратегії діяльності з
використанням наявного інформаційного забезпечення, виявлених сильних і
слабких позицій організації. До економічних показників відносять
рентабельність, ліквідність, розмір прибутку, обсяги виробництва та
реалізації, економічну ефективність, ефект, собівартість продукції,
оборотність тощо. Підсистема соціальних показників охоплює рівень
заробітної плати, продуктивність праці, трудомісткість робіт, питому вагу
управлінців у загальній чисельності працівників, витрати на поліпшення
умов праці, оздоровчі та розважальні заходи, харчування працівників тощо.
На відміну від економічної і соціальної підсистем, які можуть
характеризувати підприємство будь-якого профілю діяльності, підсистема
технологічних показників є специфічною для кожного підприємства. До них
відносять виробничу потужність обладнання і устаткування, витрати на
модернізацію та оновлення технології, фондовіддачу, фондомісткість,
витрати на механізацію і автоматизацію виробництва тощо.
Етап 4. Формування бюджету ( бюджетування). Процес формування бюджету
— збалансованого плану надходжень і видатків — у межах оперативного
планування називається бюджетуванням. Передумовою запровадження бюджетних
систем є визначення центрів відповідальності, які повинні здійснювати
бюджетні процедури та відповідати за результати виконання бюджетів.
Виділяють такі різновиди центрів відповідальності: центр вартості, центр
видатків, центр обороту, центр прибутків та центр інвестицій. Узагальнену
їх характеристику представлено в табл. 2.4. Визначення центрів
відповідальності залежить від видів діяльності та типу внутрішньої
побудови підприємства. Однак воно є необхідною передумовою для досягнення
певних результатів, виявлення розбіжностей між запланованими і фактичними
показниками.
Етап 5. Вибір адміністративних важелів. Адміністративні важелі
формуються на основі тактики, політики, процедур, правил тощо. Тактика
ґрунтується на короткотермінових планах. Тактичні плани розробляють на
рівні середньої ланки управління з метою розвитку стратегій. Вони, діючи
значно коротший час, ніж стратегії, швидко забезпечують отримання
результатів. Політика є загальним керівництвом до дій і прийняття рішень,
які полегшують досягнення цілей (наприклад, орієнтація на уніфікування
деталей і вузлів автомобіля).
Процедурами є дії, які необхідно здійснювати в конкретній ситуації
(наприклад, зміст інструкції з експлуатації автомобіля визначає сутність
процедур його технічного огляду і обслуговування, ремонту тощо). Правило
вказує на те, що повинно бути зроблено в конкретній ситуації (наприклад,
порядок підпису документа). Правила і процедури вказують працівникам
напрям дій, виключають повтори, формують зміст діяльності, дають змогу
передбачати події, сприяють порівнянню із ситуацією в минулому, аналогом
тощо.
Загалом застосування всіх адміністративних важелів забезпечує
створення певного організаційно-розпорядчого механізму, спрямованого на
реалізацію стратегії.
Етап 6. Формування альтернативних варіантів оперативних планів. На
цьому етапі здійснюють розроблення альтернативних варіантів методів
менеджменту — оперативних планів, тобто конкретних способів впливу
керуючої системи організації на керовану з метою досягнення цілей,
виконання завдань та встановлених показників. Як правило, альтернативні
варіанти формуються з урахуванням оптимістичних та песимістичних
прогнозів щодо умов функціонування організації.
Етап 7. Вибір варіанта оперативного плану, який відповідає прийнятій
стратегії і є передумовою формування управлінського рішення. На підставі
результатів розгляду альтернативних варіантів оперативних планів на
відповідність стандартам і критеріям, вибирають най-оптимальніший план,
тобто найдієвіший економічний метод менеджменту. Крім комплексності, він
повинен відповідати обраній стратегії діяльності; враховувати зміни умов
зовнішнього середовища функціонування, сильні та слабкі позиції
організації; відображати всі сфери діяльності підприємства: виробництво,
реалізацію, технічний і технологічний розвиток, матеріально-технічне
достачання, охорону праці та довкілля, соціальний розвиток, фінанси тощо.
1.3 Функція контролю
Для забезпечення ефективної діяльності працівників недостатньо лише
визначити завдання, організувати робоче місце, забезпечити оплату праці
тощо. Всі ці процеси не результативні, якщо не реалізовується такий
управлінський процес, як контролювання, який дає змогу виявити існуючі в
організації проблеми та причини їх виникнення.
1.3.1 Сутність і особливості контролювання
Після планування, організування і мотивування діяльності в
організації виникає потреба в забезпеченні постійних спостережень за
ходом виробничо-господарських процесів та у виявленні проблем, які
перешкоджають її успішному здійсненню.
Контролювання — вид управлінської діяльності щодо оцінки рівня
виконання завдань і досягнення цілей, виявлення відхилень, збоїв,
недоліків та причин їх виникнення з метою уникнення нагромадження й
повторення помилок, мінімізації втрат, подолання складних організаційних
проблем тощо.
Контролювання є важливим чинником забезпечення стабільності,
передбаченого рівня розвитку економічного суб'єкта, уникнення криз.
Важливими елементами контролювання є спостереження за станом суб'єктів
економіки, цілеспрямований збір та аналіз інформації про них з метою
прийняття оптимальних рішень.
Контролювання як вид управлінської діяльності (процес) реалізується
на засадах виконання контрольних операцій (контролю).
Контроль — елемент І чинник управління економічними суб'єктами,
процесами, який полягає у нагляді за ними з метою перевірки відповідності
їх стану законодавчим нормам, визначеним стратегіям, цілям, програмам
розвитку тощо.
Об'єктивна зумовленість і необхідність реалізації контролювання як
функції менеджменту зумовлені такими чинниками:
складністю технологічних процесів в організації;
невизначеністю середовища (зміни законів, політики, структури
організації, технології, ринку, складу і кваліфікації працівників
організації тощо);
динамізмом науково-технічного розвитку;
ймовірністю виникнення кризових ситуацій;
особливістю глобалізації;
доцільністю підтримання успішних програм, напрямів діяльності
організації;
тиском з боку конкурентів;
боротьбою за ринки збуту товарів тощо.
Мета контролю полягає в максимальному забезпеченні фактичних
результатів очікуваним.
Для того щоб контроль відповідав своєму призначенню і реалізував свої
функції, він повинен:
базуватися на чітко визначених нормативах, гнучких, динамічних
технологіях;
відображати пріоритети організації відповідно до її стратегічного
спрямування і діяльності;
орієнтуватися на досягнення конкретних результатів;
відповідати основному для організації виду діяльності;
забезпечувати своєчасність, мобільність, надійність, гнучкість
контрольних операцій;
бути простим і зрозумілим;
бути економічним (ґрунтуватися на співставленні витрат на його
здійснення з досягнутими результатами).
Процес здійснення контролю стосується інтересів конкретних
працівників, що може спричинити зміну їх виробничої та соціальної
поведінки. В кожному окремому випадку вона виявлятиметься по-різному.
Певні працівники, які перебувають у сфері дії контролю, намагатимуться
працювати якнайкраще, інші, щоб уникнути неприємностей, намагатимуться
приховувати об'єктивну інформацію, вдаючись до її фальсифікації. Іноді
контроль спричиняє стресовий стан у людей, породжує конфліктні ситуації,
за яких можливі відхилення у психіці втягнутих у конфлікт людей. Тому
контроль потребує вивіреного, делікатного використання з урахуванням
усього спектра чинників, що впливають на його реалізацію.
1.3.2 Види контролю
Як важливу категорію менеджменту контроль класифікують за різними
ознаками.
І.За змістом: фінансовий, виробничий, маркетинговий та ін.
Фінансовий контроль постає як система спостережень, перевірок,
досліджень ефективності функціонування та розвитку фінансових ресурсів.
Він зорієнтований на фінансову сферу підприємств, фінансові системи інших
суб'єктів управлінських рішень, правильність і своєчасність виявлення
відхилень, визначення необхідності у корективах тощо.
Виробничий контроль полягає в порівнянні показників виробничого
планування із фактичними даними, а також в аналізуванні відхилень.
Основними критеріями при цьому є строки виготовлення, якість продукції,
ефективність використання виробничих потужностей, аналіз витрат
виробництва. За періодичністю виробничий контроль буває регулярним та
разовим, зосередженим на внутрішніх і зовнішніх операціях підприємств.
Контроль маркетинговий — це комплекс дій та заходів, пов'язаних із
перевіркою рівня реалізації маркетингової концепції підприємства.
Основними критеріями при цьому є ефективність рекламної кампанії, рівень
конкурентоспроможності продукції, якість післяпродажного обслуговування
споживачів, рівень витрат на збут і просування товару тощо.
2. За етапами виробничо-господарської діяльності: попередній,
поточний та завершальний (рис. 1.3.1).
[pic]
Рис. 1.3.1 Взаємозв'язки між попереднім, поточним та завершальним
контролем.
Попередній контроль здійснюють на вході в систему організації на
основі встановлених правил, процедур, норм поведінки тощо. Цей вид
контролю використовують щодо людських (трудових), матеріальних,
фінансових, інформаційних, енергетичних та інших ресурсів.
Поточний контроль реалізується в процесі виробничо-господарської
діяльності. Його характеризують такі особливості:
управлінська необхідність;
наявність мети, спрямованість на конкретні робочі місця;
використання зовнішніх ресурсів для внутрішнього споживання
організації;
націленість на всі види діяльності організації.
Завершальний контроль здійснюють на виході із системи організації.
Він необхідний для виявлення рівня досягнутих результатів в організації,
забезпечення мотивації (наприклад, при оплаті праці, преміюванні тощо).
1.3.3 Система контролювання виробничих процесів
Особливості створення, налагодження та функціонування системи
контролювання в організації можна проілюструвати на прикладі контролю
виробничих процесів.
Система контролювання виробничих процесів — механізм контролю за
такими елементами виробничо-господарської діяльності, як науковий пошук,
проектування, розроблення технологій, підготовка виробництва, основне
виробництво, реалізація продукції! маркетинговий пошук.
Вона покликана оцінювати ефективність робіт на всіх етапах циклу
створення та реалізації продукції з метою забезпечення її
конкурентоспроможності на внутрішньому і зовнішньому ринках. Тобто така
система контролю повинна забезпечити певний рівень якості продукції, який
задовольняв би споживача, гарантував виконання замовлень у встановлені
терміни й на належному рівні. Тому вона є одним із найдієвіших
об'єктивних методів підвищення ефективності виробництва. Оскільки ця
система повною мірою задіяна в процесі управління виробництвом, цілком
виправдано її відносять до керуючої системи.
Робота щодо забезпечення ефективності системи контролю виробничих
процесів на підприємстві охоплює такі етапи:
визначення рівня якості відповідно до вимог споживачів;
створення умов для досягнення відповідного рівня якості: розроблення
технології, підготовка обладнання, придбання матеріалів, підбір і
навчання працівників, організація технічного контролю;
налагодження виробничого процесу з метою якісного виготовлення
виробів;
ліквідація виявлених недоліків у якості продукції і виробничого
процесу;
стабілізація досягнутого рівня якості продукції.
Система контролю виробничих процесів охоплює сукупність функцій і
методів управління, управлінський апарат, а також відповідне нормативне
та матеріальне забезпечення. Контроль виробничих процесів, як правило,
здійснює самостійний структурний підрозділ підприємства, очолюваний
заступником директора з якості. Управління системою контролю виробничих
процесів починається на етапі науково-дослідницьких, проектно-
конструкторських і технологічних розробок, а завершується на етапі
маркетингового пошуку.
До функцій системи контролю виробничих процесів належать: аналіз
конструктивних, технологічних, виробничих і експлуатаційних дефектів;
виявлення помилок у кресленнях, схемах, технічних умовах, технологічних
картах та іншій технічній документації; контроль якості матеріалів,
напівфабрикатів, комплектуючих виробів, що надходять на підприємство,
перевірка їх відповідності вимогам документації; стеження, щоб надходили
на виробництво тільки потрібні матеріали і деталі, які пройшли контроль і
випробування; контроль якості інструментів і оснащення власного
виробництва, що надходять в експлуатацію, а також інспектування стану
оснащення та інструментів, які перебувають в експлуатації.
Застосування системи контролю виробничих процесів забезпечує надійний
контроль за дотриманням технологічної дисципліни на робочих місцях;
ретельне випробування та приймання готової продукції; перевірку
правильності оформлення документів на виготовлення і передачу продукції
на склад або замовнику; контроль комплектності та якості пакування
готових виробів, які відвантажують замовнику; перевірку стану засобів
контролю, вимірювальної техніки; виявлення, аналіз та облік браку;
вивчення рекламацій; розроблення разом з іншими підрозділами підприємства
заходів щодо усунення браку і поліпшення якості виробів.
Через систему контролю виробничих процесів до виробничих підрозділів
надходять пропозиції щодо впровадження прогресивних засобів контролю,
обґрунтування доцільності контрольних операцій, підбору виконавців
контролю з метою підвищення його ефективності й зниження трудомісткості.
Забезпечуючи інтереси підприємства на ринку, така система запобігає
виникненню збитків, пов'язаних з виправленнями і переробками, прихованим
браком, усуненням дефектів у виробах. Усе це суттєво впливає на кінцеві
результати діяльності підприємства.
Ефективність системи контролю виробничих процесів залежить від того,
наскільки якісно реалізуються всі її функції та завдання. Для підвищення
ефективності управління системою і посилення її впливу на кінцеві
результати виробництва при проектуванні конструкції й технології виробів
визначають методи та засоби контролю, щоб їх технічні характеристики і
показники максимально відповідали вимогам споживачів. На стадії
організації контролю основну увагу зосереджують на вхідному контролі, від
ефективності якого значною мірою залежить одержання конкурентоспроможної
продукції. При цьому дбають про забезпечення тісного зв'язку з
підприємствами-постачальниками, оптимізацію технології та управління
виробництвом тощо.
Нормативною основою функціонування системи контролю виробничих
процесів є положення, в якому визначають
|
