Складання та оформлення довідково-інформаційних документів - Діловодство - Скачать бесплатно
1. Загальна характеристика документів. Службові записки.
2. Довідки їхні види та правила оформлення.
3. Протоколи, витяг з протоколу.
4. Службові листи.
5. Акти.
6. Телеграми, телефонограми.
1. Загальна характеристика документів. Службові записки
Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага.
Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:
- докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви;
- протокольні документи, стенограми, звіти;
- службові листи, телеграми, телефонограми.
Докладні пояснювальні та службові записки. Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про вже здійснивши сі явища і факти, виконані роботи, склавшуся ситуацію.
Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні - (керівнику вищої організації).
Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.
Реквізити доповідної записки:
1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.
2. Найменування структурного підрозділу.
3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.
4. Найменування документа.
5. По якому питанню укладена записка (заголовок до тексту).
6. Текст.
7. Перелік додатків,
8. Дата та місце укладання доповідної записки.
9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.
10. Вихідний номер.
Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.
Пояснювальні записки поділяються на дві групи:
1) документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку установи);
2) з приводу ситуацій, випадків (оформляються на листах
бумаги, підписує виконувач).
Приклад укладення службової записки:
Відділ стандартизації Головному технологові
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
25.09.00 №72-15/138
Про подання матеріалів до
проекту СТП
Прошу в термін до 5 жовтня 2000 року подати до відділу стандартизації перелік фрез, що використовуються на підприємстві, для занесення до стандарту підприємства «Інструмент різальний. Фрези. Посібник з вибору.»
Начальник відділу стандартизації (підпис) П. Р. Діденко
2. Довідки - їхні види та правила оформлення.
Довідка - документ інформаційного характеру, який описує та встановлює факти та події. Довідки поділяються на службового та особистого характеру.
Службового характеру складаються за запитом чи за вказівкою керівної організації або посадової особи. Підписується: Довідка, що направляється до посадової особи в середині підприємства, підписується укладачем; та, яка направляється у вищестоящу організацію - керівником підприємства. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру - то вона підписується керівником та головним бухгалтером.
Довідка, яка направляється за межі підприємства оформляється на бланку, внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистих листах паперу.
Довідки особистого характеру оформляються на бланках або чистих листах.
Основні реквізити довідки:
1. Код підприємства, код форми документа.
2. Реквізити штампа загального бланку.
3. Назва виду документа.
4. Дата.
5. Індекс.
6. Заголовок до тексту.
7. Адресат.
8. Текст.
9. Відмітка про наявність додатків (якщо є).
10. Підпис.
11. Відмітка про направлення до справи.
В тексті довідки особистого характеру визначається назва організації, в яку подається довідка. Текст довідки особистого характеру оформляється на трафаретному бланку.
3. Протоколи, витяг з протоколу
Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях (за ДСТУ).
Протокол може складати офіційна компетентна особа, засвідчуючи той чи інший факт. За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на три групи:
1. Скорочені - містять назву обговорюваних питань, прізвища доповідачів та виступаючих і прийняті рішення.
2. Повні - в тексті яких окрім рішень, коротко записують виступи доповідачів та виступаючих та інших учасників зборів, нарад, засідань, конференцій.
3. Стенографічні - всі виступи записують дослівно.
В залежності від способу фіксації - можуть бути рукописними (машинописними), стенографічними, фонографічними.
У формуляр протоколу включають наступні реквізити:
1. Найменування організації та її підвідомств.
2. Назва документа (протокол).
3. Порядковий номер протоколу (після слова протокол).
4. Дата засідання.
5. Місце засідання.
6. Гриф затвердження (якщо є необхідність затверджувати).
7. Заголовок до тексту.
8. Кількісний склад учасників (якщо до 10-12 називають усіх, якщо більше - вказують загальну кількість + реєстраційний лист).
9. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова, секретар, президент).
10. Порядок денний (питання, запропоновані для розгляду у називному відмінку).
11. Текст.
12. Перелік додатків з вказанням кількості сторінок.
13. Підписи голови та секретаря.
14. Гриф затвердження (якщо необхідно).
Текст має вступну частину (склад присутніх, вказання голови та секретаря, порядок денний). Далі повинен складатися із позицій згідно пунктів порядку денного.
В кожній позиції текст складається по формі: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, яка означає номер питання, потім дві крапки. Ініціали та прізвища доповідача пишуть з нової стрічки в називному відмінку, ставлять тире і пишуть зміст доповіді у формі прямої мови, Якщо є текст виступу - пишуть (текст доповіді прикладається).
В другій частині наводять прізвища виступивших і коротке викладення виступу.
В постановляючій частині відмічається, що, кому, в які строки необхідно виконувати. Якщо в рішенні містяться різні за характером питання, тоді ділять на пункти, які нумерують арабськими цифрами.
Витяг із протоколу - цей документ оформляють для ознайомлення з рішеннями, прийнятими під час роботи колегіального органу, посадових осіб або підвідомчих організацій. Документи підлягають завіренню.
Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.
З текстової частини беруться тільки ті елементи, які треба довести до відома зацікавленої особи.
Схема складання витягу з протоколу:
Відомство
Найменування підприємства
ВИТЯГ З ПРОТОКОЛА
12.05.00 №567
м. Хмельницький Найменування протоколу
ПОРЯДОК ДЕННИЙ
1. Затвердження плану роботи Доповідач Савчук П. Л.
2. СЛУХАЛИ:
Савчук П. Л. Ознайомив...... і далі по тексту.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1_______________
Голова (підпис) Ініціали, прізвище
Секретар (підпис) Ініціали, прізвище
Вірно: Інспектор (підпис) Ініціали, прізвище
12.05.00
4. Службові листа
Службовий лист - засіб обміну інформацією та оперативного управління різноманітними процесами діяльності організації.
На службову переписку приходиться 80% від загального обсягу документації організації. Ділові ситуації, які потребують складання ділових листів можна поділити на:
1. Підготовані на вимогу вищестоящих функціональних органів.
2. На прохання підвідомчих установ.
3. При здійсненні оперативних зв'язків.
4. Рекламна діяльність фірми.
5. По роботі з клієнтами.
6. Зв'язані із зовнішньоекономічними відносинами фірми.
Лист має бути присвячений одному питанню. Якщо в одну організацію необхідно звернутися по декількох питанням, то доцільно готувати декілька листів.
Службові листи оформлюються, як правило, на бланку організації.
Формуляр листа включає наступні реквізити:
1. Емблему, нагороди.
2. Назву та адресу організації - відправника.
3. Номер та дату листа.
4. Адресат. 5. Номер та дата ініціативного документа.
6. Текст.
7. Перелік додатків з вказівкою кількості сторінок.
8. Підтис керівника.
9. Віза виконувача.
На бланках листів друкують: емблему, назву відомства і структурного підрозділу, адрес, номер листа, номер розрахункового рахунку, трафаретиціровані частини тексту.
Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні. Можуть бути розділені на дві великі групи: листи, які потребують відповіді та листи, які не потребують відповіді.
1. - запит, звернення, пропозиція, вимога, підтвердження, розпорядження, супроводжувальні листи.
2. - інформаційні, гарантійні.
Гарантійні листи - складаються з метою підтвердження певних зобов'язань або умов та адресовані організації.
Супроводжувальний лист - повідомляє адресата про те, що йому відправлена відповідна документація.
Ініціативні листи - організація звертається з метою отримання яких-небудь пояснень, вказівок, додаткових відомостей.
Стиль листів діловий. Підписує посадова особа або його замісник (вказується фактична посада).
2. Лист-відповідь (відмова) Логічна схема
1) повтор, прохання, на яке складається відповідь;
2) обгрунтування причини відмови;
3) конотація відмови.
Приклад тексту:
Ваше прохання про зміни строку постачання копіювального обладнання виконати не можемо, через відсутність його у теперішній час на наших складах. Тому копіювальне обладнання буде поставлено У строки, що вказані в угоді. 3. Супроводжувальні листи. Приклад тексту.
У відповідності з домовленістю (Вашим проханням) направляємо підписаний з нашої сторони договір №__від___. Довідка про фінансування буде виспана.......
Даний лист слід рахувати невід'ємною частішою дійсного договору.
Додаток договір про .......№....... за 3 ар. в 3 ек.
6. Акт
Акт - документ, складений декількома особами, що підтверджує встановлені факти та події. Можливе складання акта одним, але спеціально уповноваженою особою - ревізор або інспектор. Акти складають по результатам ревізії при прийомні - передачі справ, прийомні об'єктів на випробуваннях, по результатам перевірок (податкова інспекція, санепідемстанція). Затверджується (при необхідності) вищестоящою організацією або керівником підприємства. (Наприклад, акт про ліквідацію установи, затверджений керівником віщої установи).
Кількість екземплярів акту визначається нормативами або діловою ситуацією. Акт являється основою для видання адміністрацією відповідних розпорядчих документів.
Після складання акту комісія повинна ознайомити з його змістом осіб, які зазначені в акті, під розписку. Дата акту відповідає дню події або факту.
Особи, які мають зауваження по змісту акта, підписують його з вказанням про свою незгоду і викладають свою думку на окремому додатку.
Основні реквізити акту:
1. Реквізити штампа загального бланку.
2. Код підприємства по 2КПО.
3. Код форми документу по 2КУД
4. Назва виду документа.
5. Дата, індекс.
6. Заголовок до тексту.
7. Гриф затвердження. 8. Текст.
9. Відмітка про наявність додатків.
10. Підпис голови та членів комісії.
11. Відмітка про візування.
12. Відмітка про контроль.
13. Відмітка про виконання документу та направлення його до справи.
Текст акту має наступну структуру: вступна та констатуюча частини, висновки (не обов'язково).
У вступній частині вказують підставу, перераховують членів комісії та її задачі. Прізвища членів комісії - в алфавітному порядку.
В констатуючій частині - описують сутність та характер проведеної роботи, встановлені факти, дають пропозиції.
Акт має уніфіковану форму:
Найменування ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністерства, відомства ______ (розшифровка підпису)
Дата
Акт
18.05.99 №12 м. Хмельницький (місце видання)
Підстава: наказ директора заводу від ________№_____ «Про проведення інвентаризації» Складений комісією:
Голова____________________________________
(посада, П. І. Б.)
Члени комісії: 1. _____________________________
(посада, П. І. Б.)
2._____________________________ 3._____________________________
(текст) Складений у 3-х екземплярах
1-й екземпляр____________________
2-й екземпляр ___________________
3-й екземпляр _____________________
До справи 05-24
Голова комісії Підпис Розшифровка підпису
Члени комісії Підпис Розшифровка підпису
Текст акту має форму:
1. При перевірці:
У період (число) була проведена перевірка. діяльності підприємства, відділу та ін.
Перевіркою виявлено (по пунктах, всі аспекти, що проявилися у процесі роботи комісії).
2. При передачі: лице, що передає (П. І. Б.), лице, що приймає (П. І. Б., посада), у присутності третього лиця (П. І. Б., посада). Склали цей акт, про те, що ..................... перший здав, а другий прийняв (перелік по пунктах матеріальних цінностей, що підлягають передачі).
3. При списанні:
«__» _____ р. була проведена експертиза цінностей (офісних меблів, техніки та ін.).
Списанню підлягають (дані про матеріали, що підлягають списанню, розміщують у таблицю.
Назва (кількість).
Примітка.
7.Телефонограми і телеграми
Телефонограми.
Це термінові повідомлення, які передаються по телефону. Використовуються для документального оформлення усних телефонних переговорів і являються одним з видів ділової кореспонденції.
Реквізити телефонограми:
1. Назва документа - заголовок.
2. Номер і дата телефонограми.
3. Назва організації і службової особи - відправника (від кого).
4. Назва організації і службової особи - отримувача телефонограми (кому).
5. Текст (слова пишуть без скорочень, не більше 50 слів).
6. Підпис службової особи - керівника організації або замісника.
В графах «передано» і «прийнято» вказують посаду, ініціали та прізвище того, хто приймає і хто передає, їх телефони.
Обпік телефонограм ведуть у спеціальному журналі Телеграми.
Пишуть великими буквами з інтервалом 2 між стрічками. Перенос слів не дозволяється. Текст від адреса - 3 -ма інтервалами. Текст без нових строк і абзаців. Підпис - окремою строкою, відступивши від тексту.
Складають в 2-х екземплярах - один підшивається у справу.
|
