Проектування системи управління інформаційними підсистемами - Менеджмент - Скачать бесплатно

Зміст

Зміст. 2

Вступ. 3

1. Інформаційні технології й інформаційні системи на підприємстві 6

2. Взаємозв’язок організацій та інформаційних систем 11

3. Ролі менеджерів та інформаційних систем в управлінні 18

3.1. Системи підтримки управління (Managerial Support Systems). 19

4. Стратегічна роль інформаційних систем у менеджменті 20

4.1. Інтегрована система управління як інструмент управління компаніями. 22

5. Побудова системи управління інформаційними ресурсами підприємства. 24

5.1. Етапи робіт із впровадження інтегрованої системи управління. 26

5.1.1.Обстеження компанії. 26

5.1.2. Проектування. 26

5.1.3. Уведення інтегрованої системи в дію. 28

Висновки. 31

Список використаної літератури. 33

Вступ

Перехід до ринкових відносин в економіці й науково-технічний прогрес надзвичайно прискорили темпи впровадження в усі сфери соціально-економічного життя українського суспільства останніх досягнень в області інформатизації. Термін «інформатизація» уперше з'явився при створенні локальних багатотермінальних інформаційно-обчислювальних систем і мереж масового обслуговування.

Інформатизація в області управління економічними процесами припускає, насамперед, підвищення продуктивності праці працівників за рахунок зниження співвідношення вартість/виробництво, а також підвищення кваліфікації й професійної грамотності зайнятих управлінською діяльністю фахівців. У розвинених країнах проходять одночасно дві революції: в інформаційних технологіях й у бізнесі, взаємно допомагаючи одна одній.

Інформаційні технології існували давно, тому з розвитком комп'ютерів і засобів зв'язку почали з'являтися різні варіації: «інформаційні й комунікаційні технології», «комп'ютерні інформаційні технології» й ін. У даній роботі під інформаційними технологіями будемо розуміти сучасне звучання, тобто інтеграцію комп'ютерів, електроніки й засобів зв'язку[4;152].

Звичайно існує безліч визначень даного терміну, наприклад:

Інформаційна технологія - системно організована для рішення завдань управління сукупність методів і засобів реалізації операцій збору, реєстрації, передачі, нагромадження, пошуку, обробки й захисту інформації на базі застосування розвиненого програмного забезпечення, використовуваних коштів обчислювальної техніки й зв'язку, а також способів, за допомогою якого інформація пропонується клієнтам.

У даний момент англійське слово «менеджмент» відоме майже кожній освіченій людині. У спрощеному розумінні менеджмент - це вміння досягати поставлених цілей, використовуючи працю, інтелект, мотиви поведінки людей. Менеджмент українською - «управління» - функція, вид діяльності по управлінню людьми в найрізноманітніших організаціях. З погляду Гарвардської школи бізнесу, поняття «менеджер» й «лідер» не ідентичні. Головна якість лідера - чітке бачення мети, що представляється лише в досить туманних обрисах або не уявляється зовсім. Основна ж якість менеджера, керівника - ефективно, з найменшими втратами, реалізувати певну мету.

Отже, де ж стик між інформаційними технологіями й менеджментом?

Менеджерові увесь час доводиться приймати рішення в умовах великої невизначеності: інфляція, зміна валютного курсу, зміна податкових і правових умов роботи, та й конкуренти не дрімають. Над менеджером постійно висить питання «що, якщо?». Комп'ютери можуть швидко й добре прораховувати варіанти й давати, таким чином, відповіді на всілякі питання подібного типу. У цьому, мабуть, і полягає одна з головних переваг комп'ютера над людиною.

Але це не означає, що тепер замість менеджерів всі рішення будуть приймати комп'ютери. За законом Грида «комп'ютерна програма виконує те, що ви наказали їй робити, а не те, що ви хочете, щоб вона робила». П'ятий закон ненадійності говорить: «Людина може помилитися, але остаточно все заплутати може тільки комп'ютер»[15;75]. Тому комп'ютери виступають у ролі консультантів. Системи називаються системами підтримки прийняття рішень, а прийняття рішень залишається за менеджером.

Спектр впливів інформаційних технологій на менеджмент надзвичайно широкий, і автор не ставить за мету описати всі аспекти.

Інформаційні технології мають наступні властивості, які корисні для економіста-менеджера:

§   ; допомагають переборювати прірву між економікою й математикою;

§   ; є найефективнішими носіями сучасних методів вирішення економічних завдань;

§   ; сприяють узгодженню економічних процедур з міжнародними вимогами;

§   ; підключають до єдиного інформаційного простору - економічному й освітньому.

Актуальність питань інформатизації всіх сфер суспільно-економічного життя цілком очевидна. Потреба в розробці й застосуванні ефективної й адекватних реальної дійсності комп'ютерних програм і технологій сьогодні зростає. Внесення порядку в хаос і волю ринку - перша й поки не до кінця усвідомлена необхідність суб'єктів підприємницької діяльності. І тут комп'ютерна технологія незамінна, оскільки вона дає можливість оптимізувати і раціоналізувати управлінську функцію за рахунок застосування нових коштів збору, передачі й перетворення інформації. Реформа методів управління економічними об'єктами спричинила не тільки перебудову організації процесу автоматизації управлінської діяльності, але й поширення нових форм реалізації цієї діяльності.

1. Інформаційні технології й інформаційні системи на підприємстві

Інформаційні технології можна класифікувати за рядом ознак, зокрема: способом реалізації в інформаційній системі, ступенем охоплення завдань управління, класами реалізованих технологічних операцій, типом користувальницького інтерфейсу, варіантами використання мережі ЕОМ, що обслуговує предметну область.

Розглянемо, що таке інформаційні системи і як вони пов'язані з інформаційними технологіями.

Управління - найважливіша функція, без якої немислима цілеспрямована діяльність будь-якої соціально-економічної, організаційно-виробничої системи (підприємства, організації, території).

Систему, що реалізує функції управління, називають системою управління. Найважливішими функціями, реалізованими цією системою, є прогнозування, планування, облік, аналіз, контроль і регулювання.

Управління пов'язане з обміном інформацією між компонентами системи, а також системи з навколишнім середовищем. У процесі управління одержують відомості про стан системи в кожен момент часу, про досягнення (або не досягненні) заданої мети для того, щоб впливати на систему й забезпечити виконання управлінських рішень.

У такий спосіб будь-якій системі управління економічним об'єктом відповідає своя інформаційна система, яка називається економічною інформаційною системою.

Економічна інформаційна система - це сукупність внутрішніх і зовнішніх потоків прямого і зворотнього інформаційного зв'язку економічного об'єкта, методів, засобів, фахівців, що беруть участь у процесі обробки інформації й виробленню управлінських рішень.

Автоматизована інформаційна система являє собою сукупність інформації, економіко-математичних методів і моделей, технічних, програмних, технологічних засобів і фахівців, призначену для обробки інформації й прийняття управлінських рішень.

Таблиця 1. Класифікація інформаційних технологій.

Таким чином, інформаційна система може бути визначена з технічної точки зору як набір взаємозалежних компонентів, які збирають, обробляють, запасають і розподіляють інформацію, щоб підтримати прийняття рішень і управління в організації. На додаток до підтримки прийняття рішень, координації й управління інформаційні системи можуть також допомагати менеджерам проводити аналіз проблеми, роблять видимими комплексні об'єкти й створюють нові вироби.

Інформаційні системи містять інформацію про важливих людей, місця й об'єкти усередині організації або в навколишньому середовищі. Інформацією ми називаємо дані, перетворені у форму, що є значимою й корисною для користувачів. Дані, навпаки, є потоками сирих фактів, що представляють результати, що зустрічаються в організаціях або у фізичному середовищі, перш ніж вони були організовані й перетворені у форму, що користувачі можуть розуміти й використовувати.

За джерелами надходження інформацію можна розділити на зовнішню й внутрішню. Зовнішня інформація складається з директивних вказівок вищих органів, різних матеріалів центральних і місцевих органів управління, документів, що надходять від інших організацій і підприємств-суміжників. Внутрішня інформація відображає дані про хід виробництва на підприємстві, про виконання плану, про роботу цехів, ділянок служб, про збут виробництва.

Всі види інформації, необхідної для управління на підприємстві, являють собою інформаційну систему. Система управління й система інформації на будь-якому рівні управління утворює єдине ціле. Управління без інформації неможливе[14;25].

Три процеси в інформаційній системі виробляють інформацію, яку потребують організації для прийняття рішень, управління, аналізу проблем і створення нових виробів або послуг, - це введення, обробка й виведення. У процесі введення фіксуються або збираються неперевірені відомості усередині організації або із зовнішнього оточення. У процесі обробки цей сирий матеріал перетвориться в більш значиму форму. На стадії виведення оброблені дані передаються персоналу або процесам, де вони будуть використовуватися. Інформаційні системи також мають потребу у зворотному зв'язку, який є повернутими обробленими даними. Вони потрібні для того, щоб пристосувати елементи організації для допомоги в оцінці або виправленні оброблених даних.

Існують формальні й неформальні організаційні комп'ютерні інформаційні системи. Формальні системи опираються на прийняті й упорядковані дані й процедури збору, зберігання, виготовлення, поширення й використання цих даних.

Неформальні інформаційні системи (типу пліток) засновані на неявних угодах і неписаних правилах поведінки. Немає ніяких правил, що є інформацією або як вона буде накопичуватися й оброблятися. Такі системи необхідні для життя організації. До інформаційних технологій вони мають досить віддалене відношення.

Хоча комп'ютерні інформаційні системи використовують комп'ютерні технології, щоб переробити неперевірені відомості в значиму інформацію, існує відчутне розходження між комп'ютером і комп'ютерною програмою, з одного боку, і інформаційною системою - з іншої. Електронні обчислювальні машини й програми для них - технічна підстава, інструментальні засоби й матеріали сучасних інформаційних систем. Комп'ютери забезпечують устаткування для зберігання й виготовлення інформації. Комп'ютерні програми, або програмне забезпечення, є наборами систем по обслуговуванню, які управляють роботою комп'ютерів. Але комп'ютери - тільки частина інформаційної системи.

Можна як аналогію привести будинок. Будинки побудовані за допомогою молотків, цвяхів і дерева, але вони самі по собі не роблять будинок. Архітектура, проект, установка й всі рішення на шляху до створення елементів - це теж частини будинку. Комп'ютери й програми - це тільки інструменти й матеріали, але вони самі по собі не можуть виробляти потрібну для організації інформацію. Щоб представити інформаційні системи, потрібно зрозуміти проблеми, для яких вони розроблені, визначити їхню архітектуру, що становлять й організаційні процеси, які приведуть до цих рішень. Сьогоднішні менеджери повинні об'єднати комп'ютерну грамотність із системною інформаційною грамотністю.

З позиції ділового бачення інформаційна система являє собою організаційні й управлінські рішення, засновані на інформаційних технологіях, у відповідь на виклик, що посилає навколишнім середовищем. Розглянемо це вираження, тому що воно підкреслює організаційну сторону й природу управлінських інформаційних систем. Розуміти інформаційні системи - це не означає бути грамотним у використанні комп'ютерів, менеджер повинен більш широко розуміти сутність організації, Управління й технологій інформаційних систем і їхня можливість забезпечити рішення проблем у діловому навколишньому середовищі.

З ростом технічної сили ІТ комп'ютери почали не просто полегшувати роботу людини, а дозволяють виконувати те, що без ІТ було неможливим. У зв'язку з тим, що менеджерові доводиться приймати рішення в умовах великої невизначеності й ризику, нові можливості інформаційних систем дуже швидко починають знаходити застосування в бізнесі.

Говорячи про «нові» можливості ІС у менеджменті, більш справедливо називати деякі з них новими тільки для нас. Наприклад, системи підтримки прийняття рішень уже більше двох десятиліть використовуються в розвинених країнах, але поки ще не отримали широкого поширення в нашій країні.

2. Взаємозв’язок організацій та інформаційних систем

Розглянемо взаємозв'язок між організаціями й інформаційними системами. В організаціях є різні рівні управління, для яких потрібні свої типи інформаційних систем. У свою чергу, співвідношення ролей менеджерів і комп'ютерів у прийнятті рішень також залежить від типів інформаційних систем.

Інформаційні системи й організації мають взаємний вплив один на одного. З однієї сторони ІС повинні приєднуватися до організації, щоб забезпечити необхідною інформацією важливі групи усередині організації. У той же час організація повинна усвідомлювати й відкривати себе для впливів інформаційних систем, щоб знайти вигоду в нових технологіях.

Взаємодія між інформаційними технологіями й організаціями є дуже складною і піддається впливу великої кількості факторів, включаючи структуру організації, стандартну техніку експлуатації, політику, культуру, навколишнє середовище й рішення управління. Менеджери повинні усвідомлювати, що інформаційні системи можуть помітно змінювати життя в організації. Вони не в змозі успішно проектувати нові системи або управляти існуючими системами без розуміння організації. Менеджери вирішують, які системи будуть побудовані, що вони будуть робити, як вони будуть виконані й т.д. однак іноді ці результати - чиста випадковість і можуть бути удачі й невдачі.

Розглянемо вплив інформаційних систем на організацію, а також вплив організацій на інформаційні системи, оскільки ми досліджуємо технології, які організації вибирають, щоб обслужити свої ділові потреби.

Перед описом впливу інформаційних систем на організацію розглянемо різні елементи організацій. Організація - це стійка формальна соціальна структура, що бере ресурси з навколишнього середовища й обробляє їх, щоб зробити продукцію. Технічне уявлення зосереджується на трьох елементах організації: капітал і робоча сила - первинні фактори виробництва, оточені зовнішнім середовищем. Організація перетворює їх у вироби й послуги за допомогою виробництва. Вироби й послуги використовуються навколишнім середовищем, що поставляє додатковий капітал і робочу силу як входи в ланцюзі зворотного зв'язку. Організація більш стійка й довговічна, ніж неформальна група. Вона має внутрішні правила й процедури, повинна дотримувати законів.

Більш реалістичне поведінкове уявлення організації - те, що вона є сукупністю прав, привілеїв, зобов'язань і відповідальностей, які ретельно збалансувалися за якийсь час за допомогою конфліктів і вирішення протиріч[2;58].

Рис. 1. Поведінкове уявлення організації.

Формальна організація

Технічний погляд на організацію заохочує нас зосереджуватися на способі, яким входи перетворюються у виходи, коли технологічні зміни впроваджуються в компанію. Фірма бачиться як нескінченно гнучка, з капіталом і робочою силою, що заміщають один одного зовсім легко. Але більш реалістичне поведінкове уявлення організації припускає, що створення нових інформаційних систем або переустаткування старих впливає набагато більше, ніж технічна перестановка машин або робітників, що деякі інформаційні системи змінюють організаційний баланс прав, привілеїв, зобов'язань, відповідальностей і почуттів, що встановився за тривалий період часу.

Технологічна зміна вимагає змін у тому, хто має інформацію, хто має право на доступ і модернізацію, хто приймає рішення.

Технічні й поведінкові подання організацій несуперечливі. Технічне подання повідомляє нам, як тисячі фірм у конкурентних ринках поєднують капітал, робочу силу й інформаційні технології, у той час як поведінкова модель дозволяє бачити, як ця технологія впливає на внутрішню роботу організації. Сьогодні інформаційні системи допомагають створювати й поширювати знання й інформацію в організації через нові системи роботи знання, додатка, що забезпечують компаніям доступ до даних і систем комунікацій, що зв'язують розгалужене підприємство по всьому світу. Організації тепер життєво залежать від систем і не можуть пережити навіть випадкову їхню аварію.

Організації створюють інформаційні системи, щоб стати більш ефективними й зберігати гроші. Інформаційні системи можуть бути джерелом конкурентноздатної переваги.

З економічної точки зору інформаційні технології систем можуть розглядатися як засоби виробництва, які можуть вільно замінювати робочу силу. Так як вартість інформаційних технологій падає, вони заміняють робочу силу, що історично має зростаючу вартість. Отже, у мікроекономічній теорії інформаційні технології повинні призвести до зниження числа середніх менеджерів і службовців, тому що інформаційні технології заміняють їх. Інформаційні технології також змінюють розміри контрактів фірм, тому що вони можуть зменшувати операційні витрати. Інформаційні технології, особливе використання мереж, знижують вартість ринкової участі (операційні витрати) і роблять їх достойними уваги для фірм, щоб укласти контракт із зовнішніми постачальниками замість того, щоб використовувати внутрішні джерела поставки.

Інший фінансовий вплив інформаційних технологій складається у внутрішніх витратах управління. Відповідно до теорії організації фірми залежать від витрат організацій, вартості контролюючих і керівних службовців. Оскільки розміри фірми ростуть, витрати організації підвищуються, тому що власники повинні витрачати усе більше зусиль на контроль за службовцями. Інформаційні технології, зменшуючи витрати на придбання й аналіз інформації, дають можливість організаціям знижувати витрати фірми, так як з їхньою допомогою менеджерам простіше спостерігати за більшим числом службовців.

Дослідження поведінкової теорії знайшло кілька доказів, що інформаційні системи автоматично перетворюють організації. Дослідники вивчали заплутані зв'язки, за допомогою яких організації й інформаційні технології взаємно впливають один на одного, і оцінили те, що інформаційні технології можуть змінювати ієрархію прийняття рішень в організаціях, знижуючи витрати на придбання інформації й розширюючи її використання[10;215].

Є зростаюча взаємозалежність між діловою стратегією, правилами й процедурами, з одного боку, і інформаційним програмним забезпеченням систем, устаткуванням, базами даних і передачею даних - з іншої. Зміна в одному із цих компонентів часто вимагає змін в інших компонентах. Цей зв'язок стає критичним, коли планується управління на перспективу. Те, що бізнес хотів би робити через п'ять років, часто залежить від того, що системи будуть здатні робити. Збільшення частки на ринку, рух в бік підвищення якості або здешевлення виробництва при випуску нових виробів і при збільшенні продуктивності праці службовців усе більше залежать від видів й якості інформаційних систем в організації.

Ще одна зміна у зв'язку інформаційних систем й організацій треба зі зростаючого ступеня інтеграції й області дії системи й додатків. Побудова систем сьогодні стосується більшої частини організації, ніж це було в минулому. У той час як ранні системи провадили в значній мірі технічні зміни, які впливали на частину персоналу, сучасні системи викликають управлінські зміни (хто володіє інформацією) і встановлені зміни «сутності».

Якщо змінилася технологія в організації (наприклад, програмне забезпечення), ця зміна впливає на три інших компоненти. Можуть бути кадрові перестановки, зміна методів роботи, перетворення структури організації.

Інформаційні системи можуть стати потужними інструментами для створення більш конкурентноздатних й ефективних організацій. Інформаційні технології можуть використовуватися, щоб перепроектувати організації, трансформуючи їхню структуру, область дії, засоби повідомлення й механізми управління роботою, трудовими процесами, виробами й послугами. Опишемо деякі з головних можливостей перетворення організацій, які зробили доступними інформаційної технології.

У цей час стало можливим організувати глобальну роботу в окремих робочих місцях. Інформаційні технології, такі, як електронна пошта, Інтернет і відеоконференції, створюють гарну координацію географічно розподілених співробітників у різних країнах і регіонах. Спільна бригадна робота через тисячі кілометрів стала реальністю, оскільки проектувальники можуть працювати над проектом нового виробу разом, навіть якщо вони розташовані на різних континентах.

Інформаційні системи з мережною структурою дають можливість компаніям координувати їх географічно розподілені підрозділи як віртуальні корпорації (або віртуальні організації), іноді називані організаціями з мережною структурою. Віртуальні організації використовують мережі, щоб зв'язати людей, майно й ідеї, з'єднуючи з постачальниками й клієнтами, щоб створювати й розподіляти нові вироби й послуги без обмеження традиційними організаційними межами або фізичним розташуванням. Одна компанія може користуватися можливостями іншої компанії без фізичного з'єднання з нею. Наприклад, одна компанія могла б відповідати за конструкцію виробу, інша за збирання й виробництво й третя за адміністрацію й продажі.

Сучасна технологія передачі даних надала багатьом організаціям роботу більш гнучкими способами, підвищуючи здатності цих організацій реагувати на зміни в ринку. Інформаційні системи можуть надавати більшим і маленьким організаціям додаткову гнучкість, щоб перебороти деякі обмеження, що випливають із їхніх розмірів. Маленькі організації можуть використовувати інформаційні системи, щоб придбати частину сил і можливостей більших організацій. Вони можуть координувати дії типу виконання замовлень або спостереження за інвентарем, маючи невеликий кадровий склад клерків і менеджерів. Більші організації можуть використати інформаційні технології, щоб досягти частини маневреності й чутливості маленьких організацій.

Починаючи з перших використань інформаційних технологій у бізнесі з початку 50-х років, інформаційні системи прогресивно замінили процедури ручної праці на автоматизовані дії в трудових і технологічних процесах. Електронні трудові процеси зменшили вартість експлуатації в багатьох компаніях, заміняючи паперові документи й усталену практику ручної праці[12;98].

Інформаційні технології реорганізують процес управління, забезпечуючи потужні нові можливості допомоги менеджерам у стратегії, плануванні й управлінні. Наприклад, стало можливо одержувати інформацію для менеджерів щодо організаційного виконання аж до рівня певних виробів з будь-якої організації в будь-який час. Нова інтенсивність інформації робить можливими точне планування, передбачення й контроль. Розподіляючи інформацію через електронні мережі, новий менеджер може ефективно зв'язуватися з тисячами службовців і навіть управляти великими цільовими групами.

3. Ролі менеджерів та інформаційних систем в управлінні

Менеджери відіграють ключову роль в організаціях. Їхні обов'язки складаються із прийняття рішень, складання доповідей, відвідування зустрічей. Щоб визначити, як інформаційні системи можуть приносити користь менеджерам, ми повинні спочатку досліджувати те, що менеджери роблять, яку інформацію вони потребують для прийняття рішень і інші їхні функції. Ми повинні також зрозуміти, як приймаються рішення і які види рішень можуть бути підтримані формальними інформаційними системами.

Класична модель в управлінні, що описує те, що менеджери роблять, у значній мірі не піддавалася сумніву протягом більше 80 років, починаючи з 20-х років. Ранні дослідники спочатку описали п'ять класичних функцій менеджерів: планування, організацію, координування, рішення й управління. Це опис дій управління домінував протягом тривалого часу, він залишається популярним і сьогодні.

Але ці умови фактично описують тільки управлінські функції й недостатні для опису того, що менеджери фактично роблять. Сучасні вчені виявили, що менеджери не поводяться так, як передбачала класична модель управління.

Інформаційні системи не можуть ігноруватися менеджерами, тому що вони відіграють таку важливу роль у сучасних організаціях. Цифрова технологія перетворить бізнес організацій. Добробут більшості найбільших компаній пов'язаний з інформаційними системами. Сьогоднішні системи безпосередньо впливають на рішення й плани менеджерів. Вони відіграють стратегічну роль у житті фірми. Відповідальність за інформаційні системи не може бути делегована технічному персоналу.

У зв'язку з швидко зростаючою роллю інформаційних систем в організації розглянемо питання про те, наскільки сьогодні менеджери повинні бути фахівцями в області інформаційних технологій.

3.1. Системи підтримки управління (Managerial Support Systems).

Системи підтримки управління розроблені, щоб забезпечити підтримку певному менеджерові або маленькій групі менеджерів. Вони включають додатки, щоб підтримати управлінське ухвалення рішення типу систем групової підтримки, виконавчих інформаційних систем й експертних систем. Існують організаційні системи, розроблені для підтримки організації в цілому або її більших відділах типу систем обробки транзакцій, нагромадження даних і групового ПЗ. Разом вони забезпечують відносно всебічне відображення додатків інформаційної технології усередині єдиної організації (внутрішньоорганізаційні системи). Крім цього є внутрішньоорганізаційні системи, що торкаються обмежених сторін типу електронного обміну даних, а також й інші електронні додатки, що використовують Інтернет[8;305].

Організаційні системи є важливими для управління бізнесом або будь-яким іншим типом організації, і менеджерам доведеться мати справу з багатьма такими організаційними системами, особливо із системою діалогової обробки запитів і груповим ПЗ. Однак ці організаційні системи були розроблені для підтримки організації в цілому, а не окремого менеджера й навіть не групи менеджерів. Системи підтримки управління, навпаки, призначені, щоб безпосередньо підтримати менеджерів, які приймають стратегічні й тактичні рішення для організацій.

4. Стратегічна роль інформаційних систем у менеджменті

Кожний з головних типів інформаційних систем, описаних раніше, важливий для допомоги організаціям у рішенні важливих проблем. В останнє десятиліття деякі із цих систем стали особливо важливі для тривалого процвітання фірми й виживання. Такі системи, які є потужними інструментальними засобами для участі в конкуренції, названі стратегічними інформаційними системами.

Стратегічні інформаційні системи змінюють мету, дії, вироби, послуги або стосовні до навколишнього середовища зв'язки організацій, щоб допомогти їм одержати перевагу перед конкурентами. Системи, які мають ці результати, можуть навіть змінювати бізнес організацій.

Стратегічні інформаційні системи повинні відрізнятися від систем зі стратегічним рівнем для старших менеджерів, які зосереджуються на тривалих проблемах ухвалення рішення. Стратегічні інформаційні системи можуть використовуватися на всіх рівнях організації й розглядають більш глибокі й широкі причини, ніж інші види систем, які ми описали. Стратегічні інформаційні системи істотно змінюють мету фірми, виробу, послуги внутрішні й зовнішні зв'язки. Вони глибоко змінюють спосіб, яким фірма здійснює керівництво, або безпосередньо сам бізнес фірми.

Щоб використати інформаційні системи як конкурентноздатну зброя, потрібно спочатку зрозуміти, де повинні бути виявлені стратегічні можливості підприємців. Використовуються дві моделі фірми і її оточення, щоб визначити області бізнесу, де інформаційні системи можуть забезпечувати переваги над конкурентами. Це модель конкурентних сил і модель ланцюга вартості Портера.

Інформаційні технології не тільки змінили спосіб роботи людей, вони також змінили спосіб конкуренції підприємців. Хоча перші комп'ютери використовувалися підприємцями, щоб підвищити ефективність, автоматизуючи те, що виконувалося колись вручну, автоматизація вважається нормальною в столітті інформації. Сьогоднішні фірми не тільки автоматизують, але й активно розшукують нові способи використання ІТ для досягнення переваги над конкурентами.

Підприємці прагнули досягати конкурентної переваги в минулому (Porter, 1980), конкуруючи одним із двох способів:

§ вартістю, тобто дешевими товарами або послугами;

§ диференціюванням продуктів або послуг, конкуруючи на сприйнятті клієнтом якості продукції й послуг.

Починаючи з 60-х років XXст, коли більші фірми почали встановлювати комп'ютери у відділи бухгалтерського обліку, ІТ відігравали значну роль у наданні можливості фірмам, щоб конкурувати на низькій ціні. Комп'ютери використовувалися, щоб автоматизувати діалогову обробку запитів, зменшуючи цикл часу й забезпечували операційні дані для ухвалення рішення. Сплеск нових технологій в 80-х роках відкрив додаткові можливості, такі, як зменшення часу для створення нових виробів за допомогою інструментальних засобів автоматизованого проектування; оптимізація процесів комп'ютеризованими системами управління, у які внесені людські експертні правила рішення; швидка зміна потокової лінії планируючими системами, які інтегрують наукові дослідження у виробництво, і комерційна інформація.

До 90-м років додатки ІТ були широко поширені й досить досконалі, щоб дозволити фірмам конкурувати новаторськими способами. Якщо в минулому фірми повинні були вибрати між стратегіями вартості або диференціювання, сьогодні іТ дозволяють фірмам у деяких галузях промисловості конкурувати з низькими цінами й диференціюванням виробів одночасно. Деякі фірми намагаються конкурувати не тільки з низькими цінами й високою якістю, але також і на здатності робити легкозмінні під користувача вироби. Названі як «масові настроювання» ІТ використовуються, щоб швидко погодити процеси й робочі групи, зробити настроєні вироби, які є саме такими, яких клієнт потребує.

4.1. Інтегрована система управління як інструмент управління компаніями.

На даний момент існує ряд істотних обставин впровадження інтегрованої системи, що обумовлюють важливість запровадження інтегрованої системи управління (ІСУ) для великих промислових підприємств України:

По-перше, для більшості великих українських промислових компаній характерні:

§ досить складна система розподілу повноважень між головною компанією й виробничими підрозділами, дочірніми й залежними підприємствами, тобто розподілення показників господарської діяльності на плановані із центру і обумовлені на місцях;

§ різноманіття товарно-матеріальних і фінансових потоків, обумовлене наявністю елементів вертикальної (по стадіях технологічного циклу) і горизонтальної (регіональний й дивізійний поділ праці) інтеграції;

§ різноманіття ринків збуту, що відрізняються по своїй ємності й еластичності попиту за ціною;

§ різноманіття видів діяльності (виробництво, послуги, торгівля, будівництво) і, як слідство, необхідність додаткового розмежування по видах діяльності в системі управлінського обліку й планування;

§ ускладнена система контролю й стимулювання діяльності підрозділів, що в ідеалі повинна охоплювати всі фактори господарської діяльності, контрольовані підрозділами й забезпечувати уніфікацію (тобто рівність стимулювання за однаковий внесок у фінансові результати компанії різних підрозділів);

§ різний характер виробничого процесу по різних видах діяльності й, як наслідок, різні способи обліку витрат і фінансових результатів (так, у рамках однієї компанії одночасно можуть вестися попроцесний, пограничний і позамовний методи обліку залежно від виду діяльності);

§ недостатня якість інформаційного забезпечення процесу прийняття управлінських рішень (недостатня повнота, вірогідність й оперативність одержання даних менеджерами всіх рівнів управління);

§ недостатня регламентованість документообігу й, як наслідок, зниження ефективності систем обліку й контролю діяльності компанії.

Всі вищевказані фактори є компонентами єдиної системи оптимального формалізованого (кількісного) планування, суть бюджетування. Впровадження оптимальної системи бюджетування дозволить зв'язати окремі аспекти господарської діяльності компанії в єдину господарську політику, оптимальну з погляду сукупного ефекту на фінансові результати.

По-друге, у цей час більшість великих російських промислових компаній (особливо в паливно-енергетичному комплексі) активно співробітничають із закордонними партнерами у виробничій і фінансовій сфері. Однією з умов продовження широкомасштабного співробітництва із західними партнерами є ведення обліку у відповідність із нормами GAAP з метою задоволення вимог закордонних акціонерів, кредиторів і контракторів. Впровадження інтегрованої системи управління дозволить компанії ефективно вирішити дане завдання, тому що ІСУ ґрунтується на новітніх розробках в області управлінського планування й інформаційних технологій, застосовуваних великими компаніями Західної Європи й США. Однією з основних передумов ІСУ є ведення управлінського й фінансового документообігу відповідно до міжнародних норм обліку й звітності.

Таким чином, впровадження інтегрованої системи управління в українських промислових компаніях:

по-перше, створить передумови для якісного поліпшення процесу управлінського планування й контролю діяльності компанії з боку вищого й середнього керівництва;

по-друге, забезпечить належне уявлення про результати діяльності компанії західним партнерам і, тим самим, зробить позитивний ефект у сфері розширення співробітництва із закордонними підприємствами й організаціями.

5. Побудова системи управління інформаційними ресурсами підприємства.

Інтегрована система управління компанією ґрунтується на наступних принципах:

1. Використання моделі оптимального бюджетування в якості аналітичного блоку ІСУ.

Застосування моделі оптимального бюджетування є основою ІСУ, як програмно-аналітичного продукту останнього покоління. На відміну від традиційних систем управління, ІСУ, заснована на моделі оптимального бюджетування, дозволяє вирішувати ряд украй актуальних для діяльності будь-якого великого підприємства проблем обліку й планування при веденні господарської діяльності.

2. Побудові програмно-технічного блоку системи на базі одного з існуючих на ринку стандартних пакетів повної функціональності.

Об'єднання системи оптимального бюджетування з існуючими повнофункціональними програмними продуктами дозволить задіяти найбільш сильні сторони кожної системи:

§ швидкодія здійснення операцій і детальне інформаційне забезпечення існуючих на ринку програмних продуктів;

§ системність методології оптимального бюджетування і якісно новий рівень ефективності прийняття управлінських рішень, що дозволить різко поліпшити фінансову, облікову, контрольну й планово-аналітичну діяльність компанії.

3. Впровадження систем управлінського й фінансового планування за принципом «зверху - униз» (тобто від керуючої компанії до дочірніх підприємств).

Холдингова структура великої української компанії звичайно носить «зонтичний характер», тобто, припускає існування керуючої компанії (холдингу) і ряду дочірніх підприємств. Як правило, компанія, що управляє, є центром акумуляції прибутку через механізм трансферних цін, що дозволяє проводити єдину інвестиційну політику. Дочірні підприємства в цих умовах працюють у режимі простого відтворення, тобто покривають видатки, пов'язані зі здійсненням поточної діяльності.

Рис. 2. Організаційна структура українського холдингу (на прикладі вертикально інтегрованої нафтової компанії).

В принципі, існують два підходи до побудови єдиної системи управлінського й фінансового обліку й планування компанії:

Перший - «зверху вниз». Система управління будується на рівні головної компанії (холдингу) і поступово «спускається» (деталізується) на рівень дочірніх підприємств.

Другий - «знизу догори». Система управління будується на рівні окремих фрагментів холдингу (наприклад, на ряді дочірніх підприємств) і надалі «інтегрується» на рівні холдингу.

Як показує світовий досвід, другий варіант є безумовно більш витратним й, відповідно, менш ефективним:

По-перше, при другому варіанті проведення ефективної єдиної господарської політики компанії можливо тільки після повної інтеграції системи управління, що припускає охоплення ІСУ всіх підрозділів і підприємств компанії. Це відбувається тому, що вироблення за допомогою інструментарію ІСУ політики, ефективної в рамках окремо взятого підприємства, зовсім не означає ефективність даної політики для компанії в цілому;

По-друге, інтеграція є не просто додаванням систем ІСУ, впроваджених на окремо взятих підприємствах холдингу. Планування на рівні холдингу припускає нову якість управління. Відповідно, у результаті інтеграції значна частина первісних витрат по розробці й впровадженню ІСУ на окремих підприємствах може виявитися неефективною, що означає несення збитків компанією.

Цих проблем вдається уникнути при побудові системи ІСУ за принципом «зверху - униз», тобто первісної перебудови системи управління на рівні головної компанії й поступовим охопленням дочірніх і залежних підприємств.

5.1. Етапи