Крім загальних вимог до тексту службових документів, необхідно враховувати, що кожний вид документа має свої особливості в складанні та оформленні, свою схему побудови тексту.
Наказ - правовий акт, який видається керівником органу державного управління (його структурного підрозділу), що діє на основі єдиноначальності, для вирішення основних та оперативних завдань, які стоять перед даним органом.
Наказ є одним із найважливіших, що найчастіше бувають у вжитку, видів розпорядчих документів, які видаються для виконання вказівок керівників суб'єктів управління. Однак основою для видання
наказу може бути й ініціатива будь-якого структурного підрозділу. Видаються накази з усіх питань внутрішнього життя суб'єкта та поділяються за змістом на дві групи: з загальних питань та з особового складу (кадрові). Як правило, готуються та видаються ці групи наказів окремо.
Підготовка наказу складається з таких стадій: вивчення суті питання, підготовка проекту документа, погодження проекту, підписання наказу.
Підготовка проекту наказу доручається, як правило, структурним підрозділам або окремим посадовим особам. Починається робота з підготовки проекту наказу з визначення кола питань, які треба буде висвітлювати в документі. Після цього вивчаються законодавчі та нормативні акти, а також попередні накази з даних або аналогічних питань.
Необхідні дані можна також отримати, використовуючи інформаційно-довідкові документи: акти, звіти, довідки, доповідні записки, доповіді. Після збирання та вивчення необхідного матеріалу приступають до написання тексту проекту документа, формулювання основних розпорядчих положень. Текст наказу, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. В констатуючій частині викладаються та аналізуються факти і події, що викликали видання наказу, тобто обґрунтовуються наступні розпорядчі дії. Якщо наказ подається на підставі акта керівного органу, в констатуючій частині дається його виклад з обов'язковим зазначенням повної назви акта, його автора, дати та номера, заголовка до тексту. Якщо немає необхідності давати будь-які пояснення, констатуюча частина може не складатися, і текст наказу буде формулюватися з однієї розпорядчої частини.
Розпорядча частина наказу становить його основу та викладається в наказовій формі.
Починає розпорядчу частину слово "НАКАЗУЮ". Воно друкується великими літерами на окремому рядку прямо від полів, від нульового положення табулятора, відокремлюється від констатуючої частини двома машинописними інтервалами.
До формулювань розпорядчої частини наказу ставляться особливо жорсткі вимоги, оскільки вони визначають майбутні дії. Формулювання повинні бути конкретними, чіткими, зрозумілими.
Кожен запланований захід в наказі оформлюється окремим пунктом, пункти нумеруються арабськими цифрами.
Кожний пункт містить назву виконавця (у формі давального відмінка), передбачену дію, термін виконання. Виконавцем може бути зазначений суб'єкт (наприклад, у наказі міністра), структурний підрозділ або посадова особа.
Передбачена дія повинна бути конкретною, тому не слід вживати слова типу підвищити, підняти, посилити, поліпшити, вжити заходи, активізувати, звернути увагу тощо, які роблять завдання незрозумілим та важко контрольованим.
Термін виконання повинен бути реальним, відповідати обсягу майбутніх робіт. Визначаючи термін, слід враховувати час, необхідний для доведення інформації до виконавця.
В останньому пункті наказу, як правило, вказується особа, на яку покладається контроль за його виконанням. Підготувавши проект тексту наказу, складають його заголовок, який починається з прийменника "про" (про що) та формулюється за допомогою подібних конструкцій: Про затвердження...; Про впровадження...; Про підсумки...; Про заходи...
Для ряду типових управлінських ситуацій, що вимагають видання наказу, розроблені уніфіковані форми, в яких визначений склад необхідної інформації та порядок її розміщення.
Підготовлений проект тексту наказу редагується та оформлюється за вимогами ДСТУ 4163-2003.
Завершальними етапами роботи над наказом є погодження та підписання.
Проект наказу вимагає погодження із зацікавленими структурними підрозділами та посадовими особами (фінансові, юридичні служби). Візують його керівники підрозділів. Візи проставляються на першому примірнику проекту наказу. У випадку незгоди з проектом готується вмотивований висновок. Завізований та добре вивірений (перевіряються цифрові дані, прізвища, назви підрозділів) перший примірник наказу, надрукований на загальному бланку, підписується керівником або його заступником. З моменту підписання наказ вступає в силу.
В процесі підготовки наказу визначається коло підвідомчих суб'єктів та структурних підрозділів, куди наказ буде направлений, Що визначає його тираж. Підписаний наказ тиражується та розсилається за списком для розсилання. Аналогічний порядок складання й інших видів розпорядчих документів: ухвал, рішень, розпоряджень.
Витяги з наказів. Витяг - це копія будь-якої частини оригіналу документа. У практичній роботі витяги з наказів оформляють досить часто для вирішення питань виробничої діяльності підприємства.
Витяг з наказу має фактично ті самі реквізити, що й наказ, але з нього береться лише та розпорядча частина тексту, яка потрібна для практичної роботи. Констатувальну частину тексту переносять у витяг повністю. Крім того, оформляють позначку про завірення копії (реквізит 27, але без слова "Копія"). Витяги з наказів оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4 чи А5 залежно від обсягу документа. Перевагу віддають бланкам із поздовжнім розташуванням основних реквізитів. РЕКВІЗИТИ ВИТЯГУ З НАКАЗУ:
10 - назва виду документа (ВИТЯГ З НАКАЗУ);
11 - дата (переносять з оригіналу);
12 - індекс (переносять з оригіналу);
14 - місце складання чи видання (переносять з оригіналу); 19 - заголовок до тексту (переносять з оригіналу); 21 - текст (переносять з оригіналу всю констатувальну частину, слово "НАКАЗУЮ" та потрібні пункти розпорядчої частини); 23 - підпис (переносять з оригіналу, але керівник не підписується); 27 - відмітка про засвідчення копій (без слова "Копія").
Вказівка - правовий акт, що видається органом державного управління переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів даного органу та керівних органів управління.
Вказівка як розпорядчий документ розглядається в УСОРД. Видають вказівки керівники при вирішенні поточних організаційних питань. Вони також доводять до виконавців нормативні акти, І
Текст вказівки, я,к і текст наказу, ділиться на дві частини: констатуючу, в якій викладаються причини та мета видання вказівки, розпорядчу з конкретними пропозиціями та завданнями, переліком виконавців та термінів виконання.
Вказівка відрізняється від наказу лише словом "ПРОПОНУЮ", яким починається розпорядча частина. Воно також друкується з відступом у два інтервали від констатуючої частини, великими літерами від нульового положення табулятора. Друкується вказівка на загальному бланку, має ті ж реквізити, що і наказ.
Інструкція - правовий акт, що видається органом державного управління (або затверджений його керівником) з метою встановлення правил, регулюючих організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності суб'єктів (їх підрозділів та служб), посадових осіб та громадян.
Різновидністю інструкцій є посадові інструкції, що визначають права посадових осіб.
Інструкція є організаційним документом довготривалої дії. Це і визначає особливості тексту інструкції. В ній немає вказівок на конкретних виконавців, немає термінів виконання. Оскільки інструкція містить багато вказівних методичних моментів, її текст повинен бути особливо точним та зрозумілим. В інструкції використовують слова: слід, необхідно, не допускається, повинен, рекомендується, не дозволяється та ін.
Текст інструкції, як правило, розбивається на розділи, пункти, підпункти. Починається інструкція розділом "Загальні положення", в якому викладається мета, сфера застосування та порядок користування інструкцією. Виклад тексту повинен вестися від третьої особи або в безіменниковій формі. Наприклад:
Інспектор з контролю, заповнивши контрольну картку, » кладе її в контрольну картотеку або: Відкривши конверт, <;<; перевірте цілісність вкладеного та ін.
Заголовок інструкції повинен чітко відображати коло питань, викладених в ній, та осіб, на яких вона поширюється. Наприклад:
SS Інструкція з діловодства; інструкція з техніки безпеки.
Ряд інструкцій розробляється на базі типових. Тому, отримавши завдання на складання інструкції, насамперед з'ясовують, чи є типові інструкції з даного питання.
Оформлюється інструкція на загальному бланку і має гриф затвердження або відмітку, що вона є додатком до розпорядчого документа.
Інструкція підлягає затвердженню. Це може бути безпосередньо підпис керівника або спеціальний розпорядчий акт. Найбільшого поширення набуло введення інструкції в дію виданням наказу. В наказі дається вказівка про термін введення інструкції, називаються відповідальні виконавці, перелічуються організаційні заходи, необхідні для введення інструкції. Все це забезпечує швидке та якісне введення інструкцій в дію.
Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, радах, конференціях, засіданнях колегіальних органів.
Ведеться протокол під час засідання спеціально призначеною особою. Як правило, нею є секретар. Формуляр протоколу має ряд особливостей. Він друкується на чистому аркуші паперу, де визначаються реквізити загального бланку: найменування відомства, найменування суб'єкта, найменування структурного підрозділу. Далі вказується вид документа - протокол, дата, номер, місце видання.
Датою протоколу є дата засідання, а номером—порядковий номер засідання цього колегіального органу.
В заголовку протоколу вказується вид колегіальної діяльності, в результаті якої він утворюється - засідання, збори, наради, - та назва самого колегіального органу у формі родового відмінка. Наприклад:
% Збори студентської ради; Засідання профкому; Засідання » » Ради трудового колективу; Засідання Ради директорів тощо.
В тексті протоколу виділяються дві частини. Перша частина містить суворо визначену інформацію, що розміщується завжди в однаковому порядку.
Різновидністю протоколу є протоколи, які складаються адміністративними, слідчими органами, органами охорони громадського порядку, офіційними особами для встановлення будь-якого факту (наприклад, протокол санітарного інспектора).
Голова - прізвище та ініціали. Секретар - прізвище та ініціали. Присутні - перелічується склад присутніх постійно діючого колегіального органу. Прізвища розміщуються в алфавітному порядку. Потім вказують посади та назви суб'єктів, прізвища запрошених.
На великих розширених засіданнях та зборах присутні вказуються тільки кількісно, перелік їх прізвищ додається до протоколу. Наприклад:
SS Були присутні — 38 осіб (перелік додається). ^
На засіданнях, що вимагають наявності кворуму для правомірності прийнятого рішення, вказується кількість осіб, яка має бути присутньою.
На порядку денному зазначаються питання, що пропонуються для обговорення. Кожне питання починається з прийменника "про" (про що) та розміщується з нового рядка.
Друга частина протоколу є основною. В ній фіксуються всі виступи, тобто відображається робота колегіального органу. Будується вона за розділами відповідно до послідовності обговорення питань порядку денного. Кожний розділ має три частини - СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ), які і починаються з цих слів, що пишуться великими літерами. Після цих слів ставиться двокрапка і в наступному рядку з абзацу пишуться прізвище та ініціали доповідача. Якщо текст або тезис підготовлений раніше, виступ основного доповідача не записується, а додається до протоколу, про що в протоколі зазначається. Наприклад:
Якщо після виступу доповідача або в ході обговорення будуть запитання, вони повинні бути зафіксовані разом з відповідями.
Завершальна частина розділу щодо кожного пункту порядку денного - запис прийнятого з обговореного питання рішення (ухвали). Рішення, які містять кілька питань, підрозділяються на пункти та підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. Ухвальна частина рішень, як і розпорядчі документи, повинна бути конкретною та містити складові частини: кому?, що робити? та до якого терміну?
При підборі посадових осіб в протоколі зазначаються результати голосування щодо кожної кандидатури окремо. Протокол підписується головою та секретарем. За повнотою висвітлення роботи колегіального органу протоколи поділяються на повні та короткі. В короткому протоколі вказуються тільки прізвище доповідача та тема доповіді, прізвища виступаючих при обговоренні та прийняті рішення. Такий протокол не дає уявлення про хід обговорення питання. Його рекомендується вести в тому випадку, коли засідання стенографується. Короткими протоколами оформляються наради оперативного характеру.
У ході засідання складається лише чернетка протоколу, яка у п'ятиденний термін повинна бути уточнена, доповнена, якщо секретар не встиг щось записати, відредагована та оформлена відповідно до вимог державного стандарту на УСОРД. Для точності та повноти записів найважливіших засідань вони стенографуються або ведеться фонозапис. Після розшифрування записів за ними вивіряється та уточнюється протокол. Стенограма та фонограма не виключають ведення протоколу.
Рішення колегіальних органів, зафіксовані в протоколі, доводяться до виконавців у вигляді ухвал та рішень, а в суб'єктах, діючих за принципами єдиноначальності, - в наказах.
Рішення можуть бути доведені до виконавців у вигляді виписки з протоколу.
Проведення засідання завжди вимагає значної підготовки, яка документується. Передусім, це складання та погодження порядку денного, підготовка переліку учасників засідання та запрошених, складання довідок та доповідних записок із запропонованих до обговорення питань, текстів або тез доповідей, проектів можливих рішень (ухвал). Всі ці документи повинні бути своєчасно підготовлені, розмножені в потрібній кількості примірників, доведені до відома учасників засідання. В самому протоколі зафіксована інформація часто не відображається, а лише подається посилання на неї. В такому випадку ці документи обов'язково підшиваються до протоколу, а на обкладинці справи зазначається: Протоколи засідань та документи до них.
Витяги із протоколів. Витяг із протоколу — це певна частина (уривок) протоколу, оформлена належним чином.
Витяги з протоколів оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу.
Реквізити витягу з протоколу:
10 - назва виду документа (ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ);
11 - дата (переносять з оригіналу протоколу);
12 - індекс (переносять з оригіналу протоколу);
14 - місце складання чи видання (переносять з оригіналу протоколу);
17 - гриф затвердження (переносять з оригіналу протоколу, якщо цей реквізит там є);
19 - заголовок до тексту (переносять з оригіналу протоколу);
21 - текст (із вступної частини беруть пункти "Голова", "Секретар", "Присутні", присутній номер питання порядку денного, із основної -цитують пункти, що стосуються потрібного питання порядку денного);
23 - підпис (переносять реквізит з оригіналу, але голова і секретар не підписуються);
27 - відмітка про засвідчення копій (оформлюють без слова "Копія" у правому верхньому куті аркуша).
Інформаційно-довідкові документи. Це найбільш численні групи документів, що містять інформацію щодо фактичного стану справ, які беруться до уваги та можуть бути підставою для прийняття рішення.
Довідка - документ, що містить опис та підтвердження тих або інших фактів та подій. Довідки бувають двох видів: довідки, які засвідчують юридичний факт і видаються громадянам та суб'єктам (найчастіше особистого характеру), та довідки інформаційного характеру, що містять опис фактів та подій, які складаються за запитами або вказівкою об'єктів та посадових осіб і суб'єктів.
Найчастіше видаються довідки громадянам з підтвердженням місця навчання, роботи та проживання, заробітної плати та ін. Вони складаються на загальному бланку, а оскільки їхній текст має, як правило, типовий характер, використовуються раніше роздруковані трафаретні тексти. Такі довідки починаються із зазначення у формі називного відмінка прізвища, імені, по батькові особи, про яку даються дані, а в кінці вказується місце подання довідки.
Довідки інформаційного характеру можна поділити на дві групи: ті, які складаються у суб'єкті, та ті, які направляються за межі суб'єкта. Внутрішні довідки оформляють на чистих аркушах паперу, але вони містять надруковані основні реквізити бланка з зазначенням найменування структурного підрозділу.
Довідка, що направляється в інші суб'єкти, оформляється на загальному бланку. Текст довідки може поділятися на розділи, містити таблиці та додатки. Довідка обов'язково має заголовок. В нього може включатися дата або період, за який подаються довідки. Наприклад:
S> Довідка про проведення підсумків конкурсу в 2003 р. » Приклади оформлення довідки щодо особового складу:
Міністерство освіти і науки України
Харківський інженерно-технологічний університет »
Доповідна записка —документ, адресований суб'єкту або об'єкту управління, який містить доскональний виклад будь-якого питання з висновками та пропозиціями особи, яка його складає.
Доповідна записка складається, як правило, з метою інформування керівництва про наявну ситуацію та вимагає прийняття відповідного рішення. Тому в тексті доповідної записки чітко виділяються дві частини. Перша - констатуюча, в якій повідомляються факти, і друга - де йде виклад конкретних висновків, прохань та пропозицій.
Крім того, доповідними записками інформують керівництво про хід роботи. Такі записки можуть подаватися регулярно. Звітні доповідні записки інформують про виконання завдань, вказівок та робіт.
Як і довідки, залежно від адресата, доповідні записки можуть бути внутрішніми, які надходять керівнику структурного підрозділу або закладу, та зовнішніми - адресовані у вищі інстанції.
Внутрішні доповідні записки складаються на звичайному аркуші паперу. Вони містять такі реквізити: назва структурного підрозділу, вид документа (доповідна записка), дата, заголовок, текст, адресат, підпис особи, яка складає (із зазначенням посади).
Зовнішня доповідна записка оформляється на загальному бланку та підписується керівником суб'єкта. Наприклад:
а) оформлення внутрішньої доповідної записки
Лабораторія не може якісно здійснювати вхідний %
> контроль допоміжного матеріалу і борошна, що надходить, %
> оскільки лабораторна піч і лабораторна тістозмішувальна»
> машина давно не працює. » Прошу дати вказівку відділу матеріально-технічного %
І забезпечення на термінову закупівлю необхідного обладнання. |
б) оформлення зовнішньої доповідної записки
Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) або причини будь-якої події.
За змістом пояснювальні записки поділяються на дві групи.
До першої групи належать записки, що є додатком до основного документа, доповнюючи та пояснюючи його. Найчастіше вони супроводжують плани та звіти. Оформлюються на загальних бланках. Підписуються керівниками.
Друга група пояснювальних записок складається окремими працівниками для пояснення їх поведінки, проступків та інших ситуацій. Як і внутрішні доповідні записки, вони складаються на простих аркушах паперу та підписуються особою, яка їх склала.
Акт - документ, складений кількома особами, що підтверджує встановлені факти та події. Акти мають велику кількість різновидів залежно від їх призначення: акт ліквідації (суб'єкта), акт перевірки, акт приймання-передавання (при зміні керівництва, передавання матеріальних цінностей та ін.), акт інвентаризації, акт проведення випробувань, акт дегустації, акт приймання завершених об'єктів, акт знищення (наприклад справ) та багато ін.
Акт, як правило, складається комісією. Це може бути постійно діюча комісія або призначена за вказівкою керівництва.
Приступивши до роботи, члени комісії вивчають суть питання, законодавчо-нормативні акти, що його регулюють, а після цього приступають до встановлення фактичного стану справ для відображення його в акті.

назад |  1  2 3 | вперед