В процесі перевірки, як правило, ведуться чорнові записи, що відображають кількісні характеристики.
Акт оформляється на загальному бланку. В ряді типових ситуацій використовуються типові трафаретні форми, в яких визначається зміст та порядок розміщення інформації з даного різновиду акта. Наприклад:
« Акт про результати ревізії кас «
Текст акта поділяється на частини. Вступна частина для всіх актів однакова. В ній вказується: основа для складання акта, особа, яка його склала, та, при необхідності, особи, що були присутні при його складанні. Слово "Підстава" починає текст акта та друкується від лівого поля.
Акт може бути складений за вказівкою керівника або суб'єкта на підставі розпорядчого документа (найчастіше наказу). Наприклад:
Підстава: наказ директора приватного « підприємства "Лебідь" від 17.08.05 № 09 "Про « » проходження медичного огляду працівників підприємства ". f/
Підстава: вказівка директора ЗАТ "Бриз" відук
Далі вказується склад комісії: прізвище та ініціали голови, потім прізвища та ініціали членів комісії в алфавітному порядку з переліком посад та назв суб'єктів (якщо члени комісії з інших суб'єктів). Після слів "Були присутні", надрукованих з нового рядка з нульового положення табулятора, подаються також в алфавітному порядку посади, ініціали та прізвища присутніх.
В констатуючій частині, яка починається з абзацу, викладаються цілі, завдання та суть проведеної роботи, її результати. Ця частина тексту акта може бути оформлена у вигляді таблиці, що дозволяє при невеликому обсязі забезпечити високий рівень інформативності тексту.
В деяких актах текст може мати третю частину - висновки комісії, пропозиції.
В кінці тексту, при необхідності, подаються відомості про кількість екземплярів та місце їх знаходження. Акт підписує голова та всі члени комісії, посади перед підписами не вказуються.
Як і будь-який документ, перед текстом акт має заголовок. Деякі різновиди актів потребують затвердження. Гриф затвердження оформляється відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003.
Після затвердження рекомендаційна частина акта набирає розпорядчу силу і є обов'язковою до виконання.
Місце та дата складання акта повинні відповідати місцю та даті дії, яка актується.
Службові листи - найбільш поширений вид управлінських документів, які є засобом спілкування та обміну інформацією між суб'єктами та приватними особами. Вони становлять до 80 % вхідної та вихідної документації. Листи складаються з найрізноманітніших питань діяльності, їх змістом можуть бути запити, повідомлення, погодження, претензії, зміни, зауваження, рекомендації, відгуки, пояснення, нагадування та ін.
Текст службового листа повинен бути простим, тобто висвітлювати одне питання. Це не тільки спростить технічні операції з опрацювання листа в суб'єкті-адресаті (насамперед реєстрацію, контроль, формування в справи), але й прискорить виконання документа, оскільки при наявності в листі кількох запитань знімається копія або встановлюється черговість виконання питань. Тому, якщо з одним адресатом необхідно вирішити кілька питань, щодо кожного слід скласти окремий документ. Кілька питань викладаються в одному листі тільки у випадку їх взаємозв'язку.
Текст листа, як правило, складається з двох частин. В першій частині викладаються мотиви, що сприяли складанню документа, тут же можуть бути зроблені посилання на рішення керівних суб'єктів, що стали підставою складання листа. В другій частині викладається основна частина документа, заради якої він складається: висновки, прохання, пропозиції, нотатки та ін.
Враховуючи постійне зростання обсягів інформації, з якою доводиться ознайомлюватися працівникам управлінського апарату, для активізації сприйняття інформації в листах можна рекомендувати змінити традиційний порядок викладу тексту листата починати його з суті питання, розміщуючи докази та факти в другій частині.
Листи з нескладних, обговорених раніше питань можуть складатися з однієї основної частини без пояснень. Наприклад:
Головна мета службового листа - закликати до дії, переконати, довести, пояснити. Це досягається ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Слова повинні точно відображати суть. Багатослівність заважає виділити суть документа. Наведені факти повинні бути об'єктивними, цифрові дані - точними. Тон листа має бути нейтральним.
Рекомендується не використовувати в листі категоричних виразів, що досягається вставними словами та конструкціями: "мабуть", "як і раніше", "як відомо", "якщоможливо"та ін.
Повагу до адресата допомагають виявити дієприкметникові звороти типу:
"Детально вивчивши Ваші зауваження...", "Уважно розглянувши Ваші пропозиції..."
Незважаючи на різноманітність питань, що відображаються в листах, при обґрунтуванні дій використовується обмежений набір початкових та завершальних словосполучень та виразів: "В порядку обміну...", "Узв'язку...", "Яквиняток...", "Відповідно до..." тат.
Причини прийняття рішення також формулюються за допомогою дієприкметникових зворотів: "Враховуючи...", "Вважаючи...", "Беручи доуваги...", "Розглядаючи...", "Керуючись..."ram.
Оскільки лист оформляється на бланку, його текст не слід починати посиланням на назву суб'єкта-автора, вона вже є на самому бланку.
ДСТУ 4163-2003 уніфікує оформлення листів. Вони складаються на спеціальному бланку для листів. Особа, яка складає документ, крім тексту, повинна сформулювати заголовок листа (для формату А4), вказати адресата, посаду, прізвище та ініціали того, хто підписує, своє прізвище та номер телефону (реквізит виконавця), оформити реквізит, перевірити наявність додатків (якщо вони є).
Листи, які надсилаються суб'єктом, діляться на дві групи -ініціативні та відповідні. Якщо лист є відповіддю, виконавець вказує дату та номер ініціативного документа, на який він відповідає. Цей реквізит переноситься на бланк при остаточному оформленні листа. При електронному оформленні листа оператор ПК керується відповідним розділом ДСТУ 4163-2003.
За характером інформації листи поділяються на велику кількість видів.
Супровідний лист - документ, який часто складається. Він інформує адресата про направлення додаткових документів разом з листом. Складання супровідного листа допускається лише у тому випадку, якщо необхідно щось пояснити або доповнити до доданих документів: вказати термін виконання, пояснити причину затримки, складні моменти та ін. Починаються листи цього різновиду словами: "Надсилаємо...", "Направляємо...", "Повертаємо...", "Додаємо..."та ін., далі вказуються заголовки та пошукові ознаки (дата та номер)
документа, що направляється. Як правило, текст супровідного листа дуже короткий, вміщується на бланку формату А5 і не має самостійного заголовка. Наприклад:
Повертаємо Вам рукопис програми курсу "Економіка',
підприємства" у зв'язку з тим, що програма потребує певних І
£ доповнень. Доопрацьовану програму просимо надіслати до 12 «
грудня 2005 року.
У всіх інших випадках, коли супровідний лист не несе будь-якої інформації, він буде зайвим і його не потрібно надсилати.
У листах-запрошеннях адресату пропонують взяти участь в будь-якому заході, що проводиться. Вони можуть адресуватися як конкретним особам, так і суб'єктам. В них розкривається характер даного заходу, вказується термін проведення та умови участі в ньому. Наприклад:
29 травня 2005р. в "Чернігівелектрозв'язок" (за адресою^ бульв. Шевченка, 97) відбудеться нарада керівників вузлів'^ ' зв 'язку області.
Запрошуємо Вас взяти участь в роботі наради.
Оплата відряджень — за рахунок "Чернігівелектрозв 'язок ".
Керівник (підпис) П.К. Пустовіт
Інформаційний лист - повідомляє адресата про якийсь факт або захід. Найчастіше за допомогою інформаційних листів пропагують діяльність певних організацій, продукцію, яку вони випускають, видавничу літературу. Наприклад:
Центр культури Міжнародного фонду соціально- g » економічних і політичних досліджень повідомляє про вихід» «першого номера міжнародного журналу культурного < > спілкування " Via Regia ", що видається спільно з європейським % центром культури в Тюрінгії.
Придбати журнал Ви можете за адресою: м. Київ, Ъ вул. Благовісна, буд. 25. Довідки за тел.: 445-78-54.
Рекламний лист - різновид інформаційного листа, направляється конкретному адресату та містить детальний опис послуг або товарів, що рекламуються.
Цей вид листів набув поширення з утворенням госпрозрахункових та комерційних суб'єктів. Його мета -рекомендувати адресату скористатись запропонованими послугами. Текст листів відрізняється конкретністю, чіткістю, повнотою інформації. В таких листах адреса суб'єкта-автора вказується окремо. Наприклад:
Систему службового документообігу "WorkBook", що використовується для організації безпаперового документообігу між усіма підрозділами, представниками
Використовуючи "WorkBook", співробітник компанії може передавати і отримувати різноманітні розпорядчі та звітні документи, довідки, контролювати процес виконання
своїх розпоряджень, оцінювати зроблену роботу, здавати документи в архів, відслідковувати загальний стан справ в компанії чи її підрозділі, виконувати необхідні інші дії.
Документи автоматично сортуються по каталогах, стають доступними адресатам, відслідковуються, перевіряються на знищення, заповнення, прийняття та <эу завершеність, переміщуються з каталогу в каталог тощо.
При цьому користувачі отримують різноманітні повідомлення, попередження та нагадування.
Система дозволяє: впорядкувати управлінський % % документообіг, позбутися накопичення паперової g << документації, економити робочий час; керівникові мати« SS цілісну картину стану справ в організації та контролювати <эл ситуацію, підвищити виконавчу дисципліну.
Фірма IBS може розробити будь-які системи» <эі документообігу з урахуванням специфічних потреб, що f << існують в Вашій організації. Ми будемо раді відповісти на Ваші питання за тел.: 46-32-23.
Лист повідомлення за своїм стилем близький до листів-запрошень та до інформаційних листів. Складається для конкретного адресата і найчастіше є відповіддю на запит. Починається словами: "Повідомляємо", "Ставимо Вас до відома" та ін., далі викладаються факти. Наприклад:
Повідомляємо, що Ваше замовлення прийняте до виконання 26.12.03 р. та буде виконане в тримісячний термін ; з відправленням контейнерів однаковими партіями в січні, , лютому та березні 2004 р. Точні дати відправлення і номери < партій будуть повідомлені додатково.
Лист-підтвердження—містить повідомлення про отримання будь-якого відправлення (листа, телеграми, переказу, бандеролі, посилки тощо), про те, що раніше складений документ залишається в силі (наприклад договір, інструкція та ін.). Лист може підтверджувати певний факт, подію, телефонну розмову. Починається цей різновид листа формами дієслова "підтверджувати
Направлення таких листів є обов'язковою частиною ділових стосунків. Своєчасність їх відправлення дозволяє адресату зняти питання з контролю і виключає відправлення їм листів-нагадувань.
Лист-нагадування — містить вказівку про наближення або про закінчення терміну виконання будь-якого обов'язку або проведення заходу. Такий лист може бути особливо лаконічним та містити одну завершальну частину. Цей різновид листів, як правило, починається словом "Нагадуємо".
Гарантійний лист - документ, що забезпечує виконання викладених в ньому обов'язків. В ньому, як правило, адресату гарантується оплата або надання у його розпорядження місця роботи, проведення досліджень тощо. Ці листи мають підвищену правову функцію, тому виклад тексту повинен бути гранично чітким і ясним.
Фонд готовий прийняти на стажування трьох викладачів« інституту на два місяці. Стажисти забезпечуються 8 помешканням, їм виплачується стипендія в розмірі мінімальної заробітної плати;
Ініціативні листи - це листи, що потребують відповіді. У більшості таких листів висловлюється прохання (пропозиції, запити) до адресата щодо вирішення будь-яких питань. Це найпоширеніший різновид листів, тематика яких необмежена. Та все ж їх характер передбачає варіантність позитивного або негативного вирішення поставленого питання.
Листи закордонним кореспондентам оформляються, як правило, на двомовних бланках підприємств. Вони починаються з оформлення в лівому верхньому куті бланка реквізиту "Адресат". Перший елемент реквізиту - прізвище отримувача з ініціалами перед ним. Перед прізвищем проставляється одне із загальноприйнятих скорочень: Mr. (містер), якщо це чоловік, Mrs. (місіс), якщо адресат
- жінка. Скорочення Messrs. (панове) ставиться тільки перед
прізвищами власників фірми, коли невідоме прізвище конкретного
адресата: Messrs Hall and Son.
Наступними елементами реквізиту "Адресат" є назва посади
кореспондента та назва фірми. Тут можливі такі скорочення:
Mgr. - manager, Co. - company,
Sec. - secretary, Ltd. — Limited
Dir. — director, m Dept. - department та ін.
Corp. - corporation, Потім вказується поштова адреса в такій послідовності: номер
будинку, назва вулиці, назва міста, штату або графства, поштовий
індекс та країна.
В наступному рядку від межі лівого поля пишеться ввічливе звертання. Воно традиційно складається зі слів Dear Mr. або Dear Mrs. та прізвища адресата. Ініціали перед прізвищем в цьому випадку не проставляються. Якщо прізвище конкретного адресата невідоме, можна використати звертання: Dear Sirs або Dear Sir, Dear Madam.
В наступному рядку від межі лівого поля або посередині аркуша розміщується заголовок до тексту документа. Він оформляється після позначення "Re:" (Reference) та іноді підкреслюється:
Re: Outstanding invoice number 2239
Несплачений рахунок № 2239
Розділові знаки в кінці заголовка не ставляться. Текст документа рекомендується розбивати на абзаци, друкувати їх через один інтервал, а виділяти абзаци один від одного двома міжрядковими інтервалами.
Текст листа, як правило, закінчують словами: Sincerely Yours (Щиро Ваш, із щирою повагою) або просто Yours (Ваш) та підписом. До складу реквізиту "Підпис" входить особистий підпис, розшифрування підпису (ініціали розшифровуються повністю), назва посади та, іноді, назва суб'єкта. Наприклад:
Телеграма (телекс) - вид документа, який визначається способом передачі інформації каналами телеграфного зв'язку. Своєчасність передачі інформації обумовлює своєчасність та правильність прийняття рішення. Тому, щоб забезпечити термінове отримання інформації, вона передається телеграфом. Для передачі факсимільної копії документа, а також схем, креслень та малюнків використовуються фототелеграми.
Залежно від фактичної потреби швидкості передачі інформації виконавець, який складає телеграму, вказує її терміновість: "позачергова", "урядова", "термінова" та ін. Категорія телеграми вказується перед адресатом. В телеграмі дається точна адреса без індексу: місто, номер відділення зв'язку, вулиця, будинок, назва суб'єкта, прізвище отримувача. Для здешевлення вартості телеграми та спрощення її опрацювання урядові установи та багато суб'єктів мають зареєстровану на телеграфі умовну або скорочену телеграфну адресу.
В телеграмі, що відправляється декільком адресатам, кожна
адреса вказується індивідуально. Друкуються адреси великими
літерами. Текст телеграми друкується на чистому аркуші паперу з
одного боку через два інтервали великими літерами. Між словами в
телеграмах робиться пропуск в два удари. Текст друкується з абзацу,
далі "червоні" рядки та абзаци не допускаються. Адреса та текст
друкуються без переносу слів. Викладається текст якомога стисліше.
Він повинен складатися з одного логічного елементу - висновку.
Лише у виняткових випадках можна припустити короткий доказ.
Великого значення при складанні телеграми слід надавати вибору слів, що найточніше передають суть. Пишеться телеграма особливою телеграфною мовою, бажано без прийменників, сполучників, розділових знаків. Смислові значення слів та їх зв'язок передаються порядком розміщення слів у реченні та їх закінченнями.
Словами в телеграмі завжди пишуться такі знаки, як "№" -номер;"-" -мінус; "+" - плюс;"!" -знак оклику;"?"-знак запитання; "%" - проценти;":" - ділення та ін. Дати позначаються арабськими цифрами: число, місяць, рік. Між цифрами в даті розділові знаки не ставляться. Наприклад:
Закінчується телеграма зазначенням її індексу. Телеграма -відповідь друкується з індексом ініціативного документа, на який дається відповідь без слів "Ваш", "На Ваш". Тому сам текст не слід починати та закінчувати цифрами. Після тексту вказується посада та прізвище особи, що підписувала телеграму.
Після тексту проставляється обмежувальна риска, під якою вказуються службові дані, що не підлягають передаванню: адреса особи, яка надіслала, визначення посади, підпис та розшифрування підпису відправника, дата підпису, яка проставляється тим, хто підписує телеграму. Текст службової телеграми скріплюють печаткою. Складається телеграма в двох примірниках. Перший, підписаний, видається для передавання адресату, другий - підшивається до справи. Якщо телеграма направляється кільком адресатам, збільшується кількість примірників телеграм.
Телефонограма - узагальнена назва документа, інформація якого складена для передавання телефоном. Телефонограмою передають нескладні тексти з 20-30 слів, найчастіше запрошення, нагадування та інші вказівки від імені посадової особи.
Текст телефонограми повинен бути коротким, чітко сформульованим та не містити слів, які важко вимовляються. Той, хто передає, зачитує текст телефонограми, а той, хто приймає, записує та перевіряє повторним прочитуванням. При цьому повідомляються всі розділові знаки.
Телефонограма складається в одному примірнику та містить реквізити: назва виду документа (телефонограма), індекс, дата, адресат, текст, найменування посади (із зазначенням суб'єкта) та прізвище особи, яка підписала документ, час приймання-передавання телефонограми, прізвища осіб, які передають та приймають.
Вхідна телефонограма реєструється та зберігається, як і інша вхідна кореспонденція.
Факси. У наш час дедалі ширше застосовуються оперативні засоби зв'язку, в тому числі - факсимільний зв'язок. За його допомогою передають телефаксограми (факси).
Факс - це службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата (телефаксу) телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Телефаксом можуть передаватися будь-які документи та додатки до них: таблиці, креслення, схеми, малюнки, фотокартки тощо. Проте здебільшого цей зв'язок використовується як засіб листування між діловими партнерами, фірмами, організаціями. Факс оформлюється так само, як і службовий лист.

назад |  1 2  3 | вперед