Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат (телефакс), - це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа; номер телефаксу (апарат), з якого передано інформацію; кількість сторінок.
Відправник факсу (адресант) має одержати підтвердження (CONFIRMATION REPORT) про те, що адресат одержав інформацію. В цьому підтвердженні (залежно від класу апарата) можуть зазначатися: код фірми-одержувача, номер телефаксу одержувача, дата, час та тривалість передавання, кількість одержаних сторінок (Р), результат (RESULTS). Головною є графа (RESULTS), в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок (збоїв) проставляється "OK" (o'key); якщо були збої (деякі телефакси вказують код помилки й сторінку, на якій стався збій під час приймання документа), то "NG" (negative).
Якщо одержані факси містять дуже великий обсяг інформації і призначені для тривалого використання, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що його використовують для факсів, дуже тонкий (коли для апарата використовують звичайний друкарський папір, то копіювати не обов'язково).
Здебільшого листування з комерційних питань зберігають протягом трьох років й не передають до архіву. Службове листування з іноземними фірмами щодо найважливіших питань (експорт, імпорт, гарантії тощо) зберігається не менше ніж 10 років. Наприклад:
Контракти, договори та трудові угоди. З розвитком госпрозрахункових відносин та кооперативного руху зросла увага до документів, що фіксують їх внутрішню діяльність. До таких документів, окрім протоколів, насамперед належать контракти, договори та трудові угоди, що укладаються як з окремими особами, так і з суб'єктами.
Трудовий контракт. Термін його дії, права, обов'язки й відповідальність сторін (також матеріальна), умови матеріального забезпечення й організації роботи працівника, умови розірвання контракту, в тому числі й дострокового, можуть встановлюватися за згодою сторін. Сторонами в трудовому контракті є підприємство (роботодавець) в особі керівника та працівник (контракт). Сфери застосування контракту визначаються законодавством.
Різниця між трудовим контрактом та трудовим договором:
- контракт укладають тільки на певний термін, а трудовий договір — як на період виконання роботи, так і на невизначений термін;
- у контракті можуть визначатися ті підстави для розриву трудових відносин, які не передбачені законодавством про працю (наприклад, розголошення комерційної таємниці), а розрив трудового договору можливий тільки на підставах, що записані в Законі "Про працю".
- виконання працівником своїх обов'язків за контрактом не завжди пов'язане з дотриманням чітко визначеного режиму роботи, тоді як за трудовим договором працівник повинен дотримуватися правил внутрішнього розпорядку, якими передбачено й режим роботи;
- в разі роботи за контрактом порядок надання працівникові відпустки та оплати може визначатися на розсуд керівника (власника), тоді як трудовий договір передбачає централізоване регулювання відпустки (за встановленим графіком на кількість днів, визначену законодавством);
- у контракті, на відміну від трудового договору, можуть зазначатися наслідки дострокового його розірвання з ініціативи однієї зі сторін без поважних причин, наприклад відшкодування винною стороною певної грошової суми тощо.
Порядок укладання контракту. Ініціатором укладання контракту може бути як підприємство в особі керівника або вповноваженого ним органу (надалі - власник), так і особа, яка наймається на роботу. Буває, що власник відмовляє претендентові на роботу в укладанні контракту (коли претендент є його ініціатором). Слід пам'ятати, що згідно зі ст. 22 КЗпП України забороняється необгрунтована відмова у прийнятті на роботу. Обгрунтованою вважається відмова, яка спричинена: відсутністю вакантних місць; відсутністю у претендента на роботу належної кваліфікації; прямим обмеженням, установленим чинним законодавством. Зокрема, забороняється приймати на роботу: осіб, позбавлених вироком суду права обіймати певні посади і займатися певною діяльністю; близьких родичів службовців, коли їхня служба пов'язана з безпосередньою підлеглістю або підпорядкованістю одного одному; на посади з матеріальною відповідальністю осіб, які раніше були засуджені за злочини, скоєні з корисливих мотивів.
Усі умови контракту обов'язково мають погоджуватися сторонами.
Укладаючи контракт, сторони можуть передбачити додаткові пільги, гарантії та компенсації, не встановлені чинним законодавством (наприклад, за рахунок власних коштів підприємства виплату додаткової винагороди, надання матеріальної допомоги до щорічної відпустки, сплату банківської позики чи заборгованості, захист від інфляційних процесів, виплату компенсацій за використання власного автомобіля у службових цілях тощо).
У разі припинення дії контракту у зв'язку з виходом працівника на пенсію або Травмуванням під час роботи можуть передбачатися грошові компенсації, більші за встановлені пенсію та виплати. Відповідно до чинного законодавства ці питання вирішуються громадянськими об'єднаннями (профспілками) або органами громадського самоврядування колективу (радою, правлінням) чи з їхньою участю. Тому можливість внесення до контракту подібних умов має бути попередньо узгоджена з відповідними об'єднаннями чи органами.
Контрактом може передбачатися (за згодою сторін) випробування працівника з метою перевірити його відповідність посаді.
Іноді умови контракту можуть бути гіршими за ті, що передбачені чинним законодавством.
Контракт складається не менше ніж у двох примірниках, які зберігаються в кожної сторони. Він вступає в дію з моменту його підписання сторонами. До моменту підписання контракту сторони мають визначити термін його дії - початок і кінець. Працівник повинен приступити до роботи в той день, який зазначено в контракті.
Контракт є підставою для видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу. З посиланням на даний наказ роблять запис у трудовій книжці.
Термін укладання контракту. Відповідно до Рекомендацій Мінпраці України від 14.01.92 №01, контракт може бути укладено на термін до 5 років (але не менше ніж на один рік). Термін дії контракту визначають за згодою сторін. Якщо робота має одноразовий характер, то контракт діє до її закінчення, якщо постійний, то сторони обирають будь-який термін в межах п'ятирічного.
Якщо термін дії контракту закінчився, а сторони бажають продовжити трудові відносини, то контракт продовжують на новий, визначений сторонами, термін або укладають новий контракт на інших умовах. Якщо власник пропонує працівникові укласти контракт терміном на 1-2 місяці, то це слід розцінювати як погіршення становища працівника.
Підстави для зміни та розірвання контракту. За згодою сторін умови контракту можна змінювати в будь-який час. Ініціатором змін може бути одна зі сторін. Зміни оформлюють у вигляді окремого додатка до раніше укладеного контракту.
В додатку прямо зазначається, що сторони дійшли згоди щодо внесення в контракт певних змін, після чого наводиться текст відповідних пунктів контракту в новій редакції і обумовлюється термін, з якого кожен з них вступає в дію.
Дія контракту може бути припинена на підставах і в порядку, передбаченими законодавством про працю. Так, контракт може бути припинений у зв'язку з закінченням терміну його дії (п. 2 ст. 36 КЗпП України), про що в трудовій книжці роблять відповідний запис. Коли одна зі сторін виступає з ініціативою про дострокове розірвання контракту, залежно від того, хто є ініціатором розриву і з яких причин, визначаються його порядок і підстави.
З ініціативи власника контракту контракт може бути розірваний на підставах, передбачених ст. 40,41 КЗпП України. Коли ініціатором розриву є працівник, слід керуватися ст. 39 КЗпП України. За взаємною домовленістю контракт може бути достроково припинений згідно з пп. 1, 8 ст. 36 КЗпП України.
Трудові контракти можуть бути внесені до особових справ працівників. У такому випадку термін їх зберігання відповідає терміну зберігання особових справ. Якщо на підприємстві особові справи не оформляють, то контракти формуються в окрему справу в алфавітному порядку.
Трудові контракти мають зберігатися 75 років, якщо немає наказів по особовому складу з будь-яких причин (5 років після звільнення працівника, якщо є відповідний наказ по особовому складу).
Договір - угода двох або більше сторін, направлена на встановлення, зміну або припинення громадянських прав та обов'язків. Він укладається як між окремими громадянами, громадянами та суб'єктами, так і між самими суб'єктами.
Сторонами договору можуть бути фізичні особи, працівники підприємства, організації, установи, фірми.
Договори укладаються з урахуванням інтересів сторін і відповідно до чинного законодавства. Проект договору готує сторона-ініціатор (друга сторона може підготувати свій варіант проекту). У разі потреби залучають юриста.
Договір - це юридичний документ, тому, формулюючи його умови, необхідно уникати двозначності, нечіткості.
Підготовлений та належним чином оформлений договір підписується сторонами. В окремих випадках необхідно переконатися в повноваженнях особи, яка підписує договір (перевірити доручення, паспорт, а в разі потреби зібрати інформацію про контрагента).
Як правило, договори мають типові тексти. Різновидом договору є трудова угода!
Трудовий контракт - особлива форма укладання трудового договору, яка встановлює взаємні права та обов'язки сторін, підвищує їх взаємну відповідальність на період виконання визначеної роботи. Предметом контракту є виконання визначених функцій протягом його дії, тобто в процесі роботи, або результат роботи, тобто досягнення визначеного результату, отримання конкретного товару, продукту, виробу
Контракт може укладатися тимчасово, на час виконання визначеної роботи, або на визначений термін (до 3 років).
Розписка - це документ, в якому підтверджуються дії, що вже відбулися (як правило, одержання грошей або матеріальних цінностей від підприємства чи приватної особи).
Складають розписку в довільній формі на чистому аркуші паперу, написану здебільшого від руки або надруковану. У розписці мають бути такі відомості:
- назва виду документа {Розписка);
- посада автора (в разі потреби);
- прізвище, ім'я та по батькові особи, яка дає розписку;
- сума взятих грошей або назви товарно-матеріальних цінностей;
- дата оформлення документа;
- підпис автора.
Отриману суму грошей у розписці зазначають цифрами, а далі в дужках - словами.
У розписці, як і в дорученні, категорично забороняється робити будь-які виправлення чи робити підчищення. Всі пусті місця між текстом та підписом перекреслюють. Складають розписку в одному примірнику і зберігають разом з грошовими та цінними документами.
Іноді в розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її було написано. В такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами.

назад |  1 2 3  | вперед