Организация управления предприятием - Менеджмент - Скачать бесплатно
ведет учет движения товара;
. перечисляет налоги;
. начисляет заработную плату;
. осуществляет проверку работы бухгалтерии.
Инженерно-эксплуатационную службу ресторана возглавляет инженер-технолог.
Основными задачами инженера-технолога на данном предприятии – в ресторане –
являются:
. совершенствование технологии приготовления кулинарной продукции путем
внедрения новых технологических приемов, новых видов сырья, изготовления
новых изделий;
. контроль за ходом технологического процесса от первичной обработки сырья
до оформления блюд и отпуска их на раздачу;
. систематическое инструктирование работников производства по нормативным
документам, стандартам, техническим условиям, внедрению прогрессивной
технологии;
. участие в работе бракеражной комиссии.
Отделом по закупкам и складам руководит руководитель по закупкам. Его
функции:
. отвечает за руководство закупками всех товаров(продовольствие,
непродовольственные товары) с учетом экологического принципа;
. консультируется со всеми отделами при выборе необходимых товаров;
. проверяет все складские запасы и следит за их своевременным пополнением;
. учитывает в своей работе основные направления развития и управления
предприятием;
. организует и контролирует использование персонала в сферах складирования
и закупок;
. и т.д.
Это были функциональные руководители, теперь рассмотрим линейных
руководителей.
Руководителем производства на предприятии является заведующий
производством, а руководителем обслуживания – метрдотель.
Метрдотель контролирует, регулирует и координирует работу официантов,
поваров-раздатчиков, буфетчиков, кассиров, резчиков хлеба, сборщиков и
мойщиков столовой посуды, швейцаров, гардеробщиков и артистов оркестра.
Функции метрдотеля:
. составление графиков выхода на работу подчиненных ему работников и
контроль за его выполнением;
. контроль за своевременной подготовкой зала к открытию и соблюдением
санитарно-гигиенических требований во время обслуживания;
. контроль за сервировкой столов, соблюдением правил торговли, правил
личной гигиены, состоянием форменной одежды;
. непосредственное участие в обслуживании; встреча посетителей,
консультации в выборе места в зале, предъявление Книги отзывов и
предложений по первому требованию посетителей, разрешение конфликтов,
возникающих между работниками предприятия и посетителями;
. оформление заказов;
. ведение работы по совершенствованию профессиональных знаний официантов,
распространению передового опыта;
. контроль за уборкой зала после его закрытия и правильности отчетов
официантов.
Еще одним линейным руководителем является шеф-повар, который подчиняется
заведующему производством.
Функции шеф-повара:
. ответственен за руководство всей кухонной сферой, а также за производство
блюд по установленному стандарту гостиницы с учетом достижения
максимального успеха в экономике и организации производства;
. поддерживает руководителя закупок по всем вопросам приобретения сырья,
товаров и качеству;
. руководит своей сферой с учетом основных производственных направлений
развития фирмы;
. организуют, руководит, контролирует работу всех занятых на кухне
сотрудников;
. планирование, определение цены, а также составление меню на каждый день и
для специальных мероприятий с учетом фирменных блюд сезона;
. контроль за качеством;
. и т.д.
Шеф-повару подчиняются бригадиры. Бригадирами назначаются наиболее
квалифицированные работники. Бригадир выполняет работу по своей
специальности и одновременно выполняет ряд обязанностей, связанных с
организацией работы бригады.
Функции бригадира:
. распределяет обязанности между членами бригады, обеспечивает их сырьем,
инструментами; несет ответственность за выполнение производственного
задания;
. соблюдение технологии приготовления пищи;
. своевременное приготовление полуфабрикатов и готовых блюд;
. ведет учет выработки бригады.
Оценку рациональности ОСУ можно провести на основе следующих
принципов:
1. Ориентация структурных подразделений на товары, рынок или потребителя,
а не на выполнение функций;
2. Основу организационной структуры составляют группы специалистов или
команды, а не функции и отделы;
3. Ориентация на минимальное число уровней управления и широкую сферу
контроля;
4. Ответственность каждого работника за конечные результаты и возможность
проявления инициативы.
Ниже приведены принципы, которые были сформулированы А. Файолем.
1. Единство управления. Независимо от структуры организации, степени
децентрализации и делегирования полномочий нести полную и
абсолютную ответственность за деятельность всего предприятия должен
один человек.
2. Скалярный метод передачи полномочий. Полная и абсолютная
ответственность означает право не только управлять, но и
передавать, делегировать часть полномочий другим лицам по линии
руководства.
3. Единство подчинения. У любого служащего (работника) может быть
только один руководитель.
4. Принцип соответствия. Делегированные полномочия должны
соответствовать уровню ответственности. Если на лицо возлагаются
определенные обязанности, то его необходимо наделить и
соответствующими полномочиями, необходимыми для выполнения этих
обязанностей.
5. Масштабы управления. Число лиц, находящихся в эффективном
управлении, лимитировано. Это зависит от ряда обстоятельств, от
характера выполняемой работы.
6. Коммуникации, система связи. Как формальные, так и неформальные
линии связи должны быть установлены и постоянно поддерживаться.
7. Принцип ориентирования. Организации должны строиться в соответствии
с характером возложенных на них задач и не зависеть от субъективных
факторов.
8. Принцип избирательности. Руководство должно получать лишь ту
информацию, которая выходит за рамки плана и является
исключительной, то есть либо благоприятной, либо неблагоприятной
для ведения бизнеса. Таким образом можно будет отсечь лишнюю,
непригодную к использованию информацию.
9. Дифференциация работы. Различные виды работы имеют разные
характеристики, что необходимо предусмотреть при создании
организации. Например, высококвалифицированный индивидуальный труд
требует иных условий, чем полуквалифицированные повторяющиеся
операции.
10. Разбивка сложного элемента на простые составляющие, специализация и
стандартизация. Эти методы должны найти свое применение в
организации, так как позволяют снизить затраты.
11. Контроль за осуществлением операций. Эта функция должна быть
поручена четко обозначенному для этой цели аппарату. Определенная
часть администрации должна следить за ежедневным ходом выполнения
операций. Творческий подход к делу должен поощряться.
12. Планирование должно всегда предшествовать выполнению работы.
13. Гибкость. Структура организации должна позволять вносить в нее
коррективы в связи с изменением методов, задач, целей, масштаба
коммерческой деятельности, появлением новых технологий и ресурсов.
Конечно, внесение значительных изменений требует всестороннего
исследования.
14. Доступность всех уровней организации. Любой сотрудник (работник)
организации должен иметь право и возможность подать жалобу,
высказать замечания или предъявить рекламации соответствующему
руководителю.
Бюрократический тип структур управления имеет много разновидностей, но
наиболее распространенной является линейно-функциональная организация, до
сих пор широко используемая компаниями всего мира.
Основу линейно-функциональной структуры составляет "шахтный" принцип
построения и специализация управленческого персонала по функциональным
подсистемам организации.
По каждой подсистеме формируются "иерархия" служб ("шахта"),
пронизывающая всю организацию сверху донизу. Результаты работы любой службы
аппарата управления оцениваются показателями, характеризующими реализацию
ими своих целей и задач. Например, работа служб, управляющих производством,
- показателями выполнения графика выпуска продукции, затрат ресурсов,
производительности труда, качества, использования производственных
мощностей. Для оценки служб, осуществляющих управление персоналам,
используются такие параметры, как текучесть кадров, дисциплина труда и
другие. Соответственно строится и система материального поощрения,
ориентированная, прежде всего на достижение высоких показателей каждой
службой. При этом конечный результат работы организации в целом становится
как бы второстепенным, ибо считается, что все службы в той или иной мере
работают на его достижение.
Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур
управления показал, что они наиболее эффективны там, где аппарату
управления приходится выполнять множество рутинных, часто повторяющихся
процедур и операций при сравнительной стабильности управленческих задач и
функций: посредством жесткой системы связей обеспечивается четкая работа
каждой подсистемы и организации в целом. В то же время выявились и
существенные недостатки, среди которых в первую очередь отмечают следующие:
невосприимчивость к изменениям, особенно под воздействием научно-
технического и технологического прогресса; закостенелость системы отношений
между звеньями и работниками аппарата управления, обязанными строго
следовать правилам и процедурам; медленную передачу и переработку
информации из-за множества согласований (как по вертикали, так и по
горизонтали); замедление прогресса управленческих решений.
Оценка рациональности (эффективности) ОСУ является важным элементом
разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень
прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов или
плановых мероприятий и проводиться с целью выбора наиболее рационального
варианта структуры или способа ее совершенствования.
ОСУ ресторана «Buono Cibo» линейно-функциональная. Она является
эффективной, потому что отвечает необходимым показателям. В первую очередь
тем, которые характеризуют эффективность системы управления: наблюдается
увеличение объема выпуска продукции, увеличение прибыли, улучшение качества
продукции.
Во-вторых, характеризующим содержание и организацию процесса управления, в
том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда:
расходы на содержание аппарата управления, содержание зданий и помещений,
переподготовка и подготовка.
Данная ОСУ характеризуется производительностью аппарата управления,
адаптивностью системы управления, оперативностью принятия решений, что в
свою очередь говорит об эффективности данной ОСУ.
Для оценки эффективности управления важное значение имеет определение
соответствия системы управления и ее организационной структуры объекту
управления. В данном случае – соответствует. Наблюдается сбалансированность
состава функций и целей управления, соответствие численности и состава
работников объему и сложности работ, мощности и быстродействие.
Полнота отражения достигаемого эффекта.
2.2.2.Функции управления
Функция - широко распространенное слово, имеющее множество значений.
Функция (лат.functio) - это обязанность, круг деятельности, назначение,
роль. Данное понятие используется во всех областях знаний и во всех сферах
деятельности.
(Субъект управления- специалист менеджер, объект - хозяйственная
деятельность предприятия) [7, 36].
Несмотря на отсутствие единого подхода к классификации функций,
большинство авторов выделяют общие, специальные и конкретные функции
управления.
При рассмотрении процесса управления были выделены его основные
этапы, которые в той или иной степени присутствуют в деятельности каждого
руководителя независимо от его места в управленческой иерархии и свойств
объекта управления. Этими этапами являются прогнозирование, планирование,
организация, координация, стимулирование, учёт и контроль, анализ [8, 170].
Все эти этапы объединяются общими функциями управления.
Поскольку в своей деятельности любая организация использует различные
ресурсы, то имеет смысл говорить об управлении этими ресурсами. По виду
деятельности работников аппарата управления, связанной с использованием
ресурсов предприятия, могут выделяться конкретные функции управления.
Наиболее часто встречаются следующие конкретные функции: управление
финансами; управление недвижимостью; управление материальными ресурсами;
управление персоналом и пр.
Поскольку в работе предприятия можно выделить различные сферы или
области деятельности (например, такие, как основное и вспомогательное
производство, охрана окружающей среды, сбыт продукции и пр.), то имеет
смысл говорить об управлении каждой сферой деятельности.
Функции управления, выделенные по этому критерию, называются
специальными функциями управления.
Функциональная задача управления - это определённый этап
(планирование, организация и т.д.) управления определённым ресурсом
(финансы, персонал и пр.) в определенной сфере деятельности.
Конкретные функции управления тесно связаны со спецификой предприятия
и основными сферами его деятельности (общее управление, финансовое
управление, производство, НИОКР, маркетинг).
Общее управление предприятия состоит в его структуризации, организации
деятельности, планировании, управлении персоналом, контроле, учете и
анализе результатов деятельности.
При управлении производством решаются задачи экономики производства
(издержки, цены) и планирования производства продукции. К задачам
планирования производства относят:
. выбор технологического процесса;
. планирование программы производства;
. планирование последовательности производства (оперативное
планирование);
. формирование производственных систем (систем оборудования);
. содержание и эксплуатация оборудования;
. организация материально-технического снабжения.
При управлении НИОКР (инновациями) реализуются следующие конкретные
функции управления:
. организация инновационного процесса;
. выбор и реализация стратегии НИОКР;
. оптимальное распределение ресурсов на НИОКР;
. внедрение результатов НИОКР;
. защита результатов НИОКР.
Реализация функций в области маркетинга включает:
. организацию сбора и обработки маркетинговой информации;
. выбор целевых рынков и их сегментирование;
. применение маркетинговых решений по продукту;
. выбор и взаимодействие с каналами товародвижения;
. продвижение товара;
. выбор и реализация ценовой политики;
. планирование и анализ эффективности маркетинговой деятельности.
Финансовое управление предприятием включает:
. приобретение финансовых средств;
. использование финансовых средств;
. управление ликвидностью;
. структурирование капитала и имущества;
. управление платежными средствами и проведение платежного оборота;
. финансовое планирование и финансовый контроль.
Таким образом, конкретные функции управления фирмой можно
рассматривать как системные компоненты ее менеджмента.
В ООО ресторане “Buono Chibo” общие функции управления осуществляют
следующие подразделения: экономический отдел.
Конкретные функции управления: инженерно-эксплуатационный отдел, отдел
снабжения.
Специальные функции: зал обслуживания, цеха.
2.2.3. Методы управления
К главным методам воздействия можно отнести: экономические, экономико-
математические, социально-психологические и прочие.
Экономические методы управления - это способы воздействия, имеющие в
своей основе экономические отношения и экономические интересы людей.
Экономические интересы делятся на четыре большие группы: интересы
государства, интересы отрасли, интересы коллектива (организации), интересы
личности.
Между этими интересами существуют противоречия. Искусство
руководителя - разрешать данные противоречия, находить приемлемые
компромиссы.
Возможные экономические рычаги управления: себестоимость (затраты),
производительность труда, фондоотдача, цена, заработная плата.
Один из важнейших экономических рычагов управления - заработная плата
работников.
Экономико-математические методы - это методы, основанные на поиске
экстремумов аналогичных оптимизационных кривых не только для заработной
платы, но и для других.
Социально-психологические методы -это методы, использующие
индивидуальное и общественное (групповое) сознание и психологию,
основывающиеся на общественно-значимых морально-этических категориях,
ценностях и воспитании. Социальные процессы идут на четырёх уровнях:
Всего общества (государства), коллектива, рабочей группы, индивида
(личности).
Основные факторы, определяющие ход социальных процессов:
демографические факторы, возраст, этническая принадлежность, 4уровень
образования и квалификация, размер рабочей группы, психологический климат.
Организационно-распорядительные методы. Ориентированы на такие мотивы
поведения как осознанная необходимость человека трудиться в определённой
организации, чувство долга. В систему этих методов входят:
1. Правовые нормы и акты.
2. Методы организационного воздействия, действующие внутри
организации.
3. Распорядительные методы, использующиеся в процессе оперативного
управления.
Можно применить следующие способы улучшения управления производством:
1.Организационно-распорядительные методы: разукрупнение производства для
оптимизации структуры производства.
2.Социально-психологические: для оптимизации действия социальной политики
можно использовать т.н. систему “ кафетерия”, в которой сотрудник получает
возможность выбрать из общего перечня предлагаемых предприятием те, которые
для него наиболее предпочтительнее. Возможность партисипативного
управления.
Воздействие на основе лидерства. Проблемы лидерства являются ключевыми
для достижения организационной эффективности. Метод управления на основе
лидерства в коллективе позволяет быстро решать наиболее срочные задачи и
оперативно реагировать в неожиданных ситуациях. Лидерство – это процесс
преимущественно несилового воздействия в направлении достижения группой или
организацией своих целей. Лидерство в основном строится на отношениях типа
«лидер - последователи», а не «начальник - подчиненный». Не всякий менеджер
может быть лидером; в коллективе может появиться и неформальный лидер.
Автоматизированные методы управления – это методы, в которых используются
электронно-вычислительные, телекоммуникационные средства и сети в системе
управления организацией, ее связей с внешней средой и реализации основных
функций менеджмента: анализа, прогнозирования, планирования, оптимизации и
принятия решений, учета, контроля, мониторинга. Построение
автоматизированной системы управления организацией (АСУО) включает в себя
следующие восемь составляющих: разработку модели организации,
информационного обеспечения АСУО, математического обеспечения АСУО,
лингвистического обеспечения АСУО, программного обеспечения АСУО, сетевого
обеспечения АСУО, технического обеспечения АСУО, организационного
обеспечения АСУО, методического обеспечения АСУО.
Цели функционирования АСУО:
. минимизация времени на коммуникационные процессы в организации,
повышение оперативности управления;
. учет и контроль производственных процессов, что снижает общие
издержки;
. обеспечение оптимального планирования, оптимального распределения
ресурсов и управление запасами;
. составление расписаний движений ресурсов в организации и т.д.
Телекоммуникационную технику и сети используют также в финансовых
расчетах, работе с поставщиками, клиентами (бизнес в Интернете, электронные
магазины), партнерами.
В программно-целевых методах управления используется специальная матрица
программно-целевого управления.
|Мероприятия |Исполнители|Ресурсы|Сроки |Цели |
|1. Организационно-экономические| | | | |
| | | | | |
|2. Научно-технические | | | | |
|3. Технико-технологические | | | | |
|4. Экологические | | | | |
Схема 2.
Проблемы:
. необходима координация исполнения программ по срокам, исполнителям и
целям;
. необходимо правильное распределение прав, ответственности и ресурсного
обеспечения.
Проблемно-ориентированные методы управления используются в сложных
нештатных ситуациях (экономические кризисы, потери рынков сбыта, стихийные
бедствия, аварии, чрезвычайные ситуации). При этом:
. выделяются сложные критические ситуации – проблемы, которые могут
возникнуть в будущем и которые необходимо быстро решить;
. для каждой ситуации разрабатываются возможные сценарии (схемы,
алгоритмы) развития событий, делается оптимистический и
пессимистический прогнозы;
. разрабатываются сценарии ответных действий на возможные нештатные
ситуации; основная цель – минимизация потерь и быстрейшее спасение
самого ценного.
В таких ситуациях основной критический ресурс – это время. Умение
оперативно управлять временем в критических ситуациях выходит на первый
план. Часто для этой цели проводятся специальные тренировки, сборы,
тренинги, которые позволяют скоординировать действия подразделений и
руководства в нештатных ситуациях, выявить и проанализировать ошибки в
ответных действиях.
ООО ресторан “Buono Chibo” делает упор на два метода управления:
экономические и социально-психологические. Выбор в пользу этих методов
сделан по причине небольшого размера организации и особенностей работающего
коллектива. Именно в следствие верного и совместного труда всего персонала
предприятие является прибыльным.
2.2.4. Информационное обеспечение процесса управления.
Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень
управления и взаимный обмен информацией между подразделениями фирмы
осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники с
применением различных информационных решений [2, 132].
В менеджменте к информации предъявляются определённые требования:
краткость, чёткость формулировок, своевременность поступлений, точность и
достоверность, правильный отбор первичных сведений, непрерывность сбора
сведений [3, 72].
Для современных предприятий характерно применение высокоэффективных
систем информации, основанных на использовании новейших технических средств
автоматизированной обработки информации, объединённых в единую сеть.
Управленческая информационная система состоит из компонентов обработки
информации, внутренних и внешних каналов её передачи, собственно
информации.
Информационные системы последовательно реализуют принципы единства
производственного процесса, информации и организации путём применения
технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в
сочетании с использованием аналитических методов математической статистики
и моделей прогнозно-аналитических расчётов. Весь информационный процесс
направлен на получение научно-технической, плановой, контрольной, учётной и
аналитической информации.
Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:
определение потребности каждого конкретного менеджера в объёме и содержании
необходимой ему информации для целей оперативного управления деятельностью
фирмы, определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и
каждого менеджера в отдельности для обеспечения необходимой информацией,
централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду,
использование технических средств для обеспечения бесперебойного
функционирования системы, обеспечение должного уровня сбора, хранения и
предоставления информации, разработка программных средств, прикладных
программ.
В производственно-хозяйственном подразделении фирмы обеспечивается
обобщение информации “ снизу вверх”, а также конкретизация информации “
сверху вниз”.
Важную роль в использовании информации играют способы её регистрации,
обработки, накопления и передачи, систематизированное хранение и
представление информации в требуемой форме.
Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является
необходимым условием успешного решения любого рода задач. Оперативность и
качество формирования документов, слаженность работы справочно-
информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования
документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно,
на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.
Уменьшение времени, которое тратится на поиск нужной информации, на
выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки
документов, является одним из главных способов повышения производительности
работы сотрудников. Потребность в централизованном получении информации и в
контроле за прохождением документов в масштабах всей организации приводит к
необходимости создания автоматизированной системы управления
документооборотом.
Жизненный цикл любого документа, от его создания и до передачи в
архив, состоит из большого количества взаимосвязанных процедур. Деловые
процессы, заложенные в систему автоматизации, должны включать в себя
создание документов, в том числе и на основе типовых шаблонов, регистрацию
входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, маршрутизацию документов,
контроль прохождения и исполнения документов, создание единого хранилища
информации.
Объективным требованием к технологиям, заложенным
|
