Оптимизация организационной структуры управления - Менеджмент - Скачать бесплатно
Министерство образования Российской Федерации
СЕВЕРО-ЗАПАДНЫЙ ЗАОЧНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Кафедра экономики и управления на автомобильном транспорте
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине: «Менеджмент»
На тему: «Оптимизация организационной структуры управления»
Выполнили: студенты V курса
Факультета ЭМ и АТ
Специальность 2401
Проверила: Дягилева Н.В.
г. Рыбница
2001г.
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Анализ управленческой структуры предприятия
1.1. Исходные данные
1.1.1. Главные и сопутствующие цели предприятия
1.1.2. Материальные связи объекта
3. Информационные связи объекта
1.2. Характеристика объекта управления
1.2.1. Схема структуры управления
1.2.2. Количество уровней управления и информационные связи между ними
2. Внутренняя среда организации
2.1. Осуществляемый технологический процесс
2.2. Кадровый состав
2.3. Планирование
2.4. Мотивация деятельности
2.5. Отношения к нововведениям
2.6. Осуществление функций контроля
3. Внешняя среда организации
3.1. Анализ факторов прямого воздействия
3.2. Анализ факторов косвенного воздействия
4. Оптимизация управленческой структуры
4.1. Анализ структуры по признакам оптимальности
4.2. Рекомендации по совершенствованию структуры управления
5. Выводы
Список используемой литературы
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время, в условиях рыночной экономики для упрочения
положения АТП на рынке транспортных услуг необходимо наладить такую
коммерческую деятельность, которая обеспечивала бы ему получение
достаточного размера дохода в течение продолжительного периода времени.
Такое положение может быть достигнуто за счет развития коммерческой
деятельности самого предприятия на основе передовых маркетинговых методов и
менеджмента.
"Структура управления организацией", или "организационная структура
управления" (ОСУ) - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с
целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и
распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает
весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие
управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней,
категорий и профессиональной специализации. Структуру можно сравнить с
каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все
протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно.
Отсюда то внимание, которое руководители организаций уделяют принципам и
методам построения структур управления, выбору их типов и видов, изучению
тенденций изменения и оценкам соответствия задачам организаций.
Под структурой управления понимается необходимое построение
взаимоотношений уровней управления, функциональных служб и производственных
подразделений, в форме позволяющей организации достигать главной цели
наиболее эффективным способом.
Переход на рыночные отношения кардинально меняет взгляды на
организационную структуру, создающую условия для наилучшего использования
техники и людей в процессе производства и тем самым повышающую его
эффективность.
В процессе управления происходит делегирование прав и обязанностей для
организации взаимодействия различных органов управления и распределения
задач, решаемых различными работниками. Руководители должны передавать
сотрудникам свои права и обязанности, иначе требуемая работа просто не
будет выполнена. Поэтому организация работ - это функция, которую должны
осуществлять все руководители - независимо от их ранга. Однако, хотя смысл
этой концепции состоит в делегировании прав и обязанностей для разделения
труда по горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры организации в
целом почти всегда принимается руководством высшего звена. Руководители
низового и среднего звеньев лишь помогают ему, предоставляя необходимую
информацию, а в более крупных организациях и предлагая структуру
подчиненных им подразделений, соответствующую общей структуре организации,
выбранной высшим руководством.
В широком смысле задача менеджеров при этом состоит в том, чтобы
выбрать ту структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам
организации, а также воздействующим на нее внутренним и внешним факторам.
«Наилучшая» структура - это та, которая наилучшим образом позволяет
организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и
целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким
образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с
высокой эффективностью.
Цель данной курсовой работы - оптимизация организационной структуры
управления автотранспортного предприятия, анализ управления предприятия.
1. АНАЛИЗ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СТРУКТУРЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
1.1. Исходные данные
В качестве исследуемого предприятия взято автотранспортное предприятие
АО «Такси сервиче». Оно образовано 1997 г. Фирма осуществляет таксомоторные
перевозки пассажиров. Численность работающих на АТП - 300 человек,
количество автомобилей на балансе предприятия - 136. АО «Такси сервиче»
обслуживает население г. Кишинева и его пригороды.
1.1.1. Главная и сопутствующие цели предприятия
Конечная цель любого предприятия - обеспечение наибольшей экономической
эффективности производственной и предпринимательской деятельности.
Главной задачей АТП является удовлетворение потребностей населения в
автомобильных перевозках пассажиров, обеспечение сохранности и
своевременной доставки пассажиров к месту назначения. АТП должно строго
соблюдать выполнение договорных обязательств по транспортному обслуживанию
населения, реализовывать необходимые мероприятия, направленные на
предотвращение дорожно-транспортных происшествий.
Предприятие возглавляет генеральный директор. Он организует работу
коллектива предприятия, несет полную ответственность за состояние
предприятия и его деятельность.
Научная организация транспортного процесса и эффективное использование
транспортных средств зависят прежде всего от совершенства работы
эксплуатационной службы, степени подготовленности се кадров и оснащенности
необходимыми вычислительными и другими техническими средствами.
Техническая служба АТП уделяет главное внимание вопросам поддержания
транспортных средств в технически исправном состоянии и обеспечения
развития производственной базы, а также осуществляет руководство
материально-техническим снабжением предприятия.
Важное место в хозяйственном руководстве, в улучшении качественных
показателей работы предприятия отводится экономической службе. На основе
систематического анализа работы предприятия, автоколонн и других
подразделений и исходя из объемных показателей перевозок, их ресурсного
обеспечения, экономическая служба определяет пути, по которым должны
разрабатываться технические и организационные мероприятия, направленные на
повышение технической готовности подвижного состава и совершенствование
эксплуатационной и коммерческой деятельности АТП.
Для достижения главной цели, необходимо, чтобы все вспомогательные
службы работали в нужном графике и в соответствии с потребностями рынка,
т.е. должны быть гибкими.
1.1.2. Материальные связи объекта
Для нормальной и бесперебойной работы АТП требуется его постоянное
обеспечение транспортными средствами, топливом, запасными частями и др. Для
этого необходимо иметь постоянные договора с поставщиками. Необходимо быть
уверенными, что поставщик обеспечит АТП необходимыми поставками.
Схема материальных связей объекта представлена на рис. 1.
[pic]
1.1.3. Информационные связи объекта
В процессе деятельности люди обмениваются информацией. Этот процесс
называется коммуникацией. Информация – содержание, передаваемое в процессе
коммуникаций. Основным требованием для принятия эффективного объективного
решения является наличие точной информации. Для планирования деятельности
необходимо собирать и обрабатывать так называемую вторичную информацию.
Вторичная информация представляет собой данные, собранные ранее для
целей, отличных от связанных с решением исследуемой проблемы.
До того как начать расходовать время и средства на поиск внешней
вторичной информации или сбор первичных данных, исследователь должен
изучить информацию, имеющуюся внутри компании: бюджеты, данные о сбыте,
данные о прибылях и убытках, счета клиентов, данные о запасах, результаты
предыдущих исследований и написанные сообщения.
Информационные связи объекта представлены на рис. 2.
[pic]
Первичные данные представляют собой только что полученную информацию
для решения конкретной исследуемой проблемы или вопроса. Они необходимы в
тех случаях, когда доскональный анализ вторичных сведений не в состоянии
обеспечить необходимую информацию.
Первичные данные собираются в соответствии с точными целями данной
исследовательской задачи, методология сбора данных контролируется и
известна компании, компания может обеспечить и секретность для конкурентов.
Однако сбор первичных данных может занять много времени и потребовать
больших затрат.
1.2. Характеристика объекта управления
Построение структуры системы управления является частью процесса
создания управляющей подсистемы на предприятиях автомобильного транспорта.
От рационального состава подразделений органов управления, их связи
между собой и взаимодействия с производственными подразделениями в
значительной степени зависит эффективность работы системы управления и
функционирования всей производственной системы.
Организационная структура управления характеризуется звеньями
управления, связями и ступенями управления.
1.2.1. Структура управления
В организационной системе управления автотранспортным предприятием
можно выделить три самостоятельных блока управления: эксплуатационный,
технический и экономический, каждый из которых подчиняется соответствующему
руководителю.
Для АТП характерна бесцеховая организационная структура, при которой
все функции по управлению сосредоточены в аппарате управления предприятия.
На АТП действует централизованная система, при которой мастерские и
весь ремонтно-обслуживающий персонал находятся в ведении ремонтной службы
предприятия. В этом случае мастерские выполняют весь комплекс работ по
техническому обслуживанию и ремонту автомобилей, имея в своем составе зоны
ЕО, TO-1, TO-2 и производственно-вспомогательные участки. В подчинении
начальника ремонтной службы находятся сменные старшие механики, руководящие
работами по ТО и ремонту автомобилей, мастера производственно-
вспомогательных участков, техник-нормировщик, осуществляющие контроль за
приемом автомобилей, качеством ТО и ремонта и выпуском подвижного состава
на линию.
Схема структуры управления представлена на рис. 3.
Как видно на схеме. ОСУ АТП является линейно-функциональной. На
линейные звенья управления возлагаются функции и права командования и
принятия решений, а на функциональные подразделения (планово-экономический
отдел к примеру) – методическое руководство при подготовке и реализации
решений по планированию, организации, учету, контролю и анализу по всем
функциям производственно-хозяйственной деятельности. Эта структура -
механистическая, характеризующаяся использованием формальных процедур и
правил, жесткой иерархией власти в организации, централизацией принятия
решений.
Структура системы управления строится таким образом, чтобы каждый
исполнитель подчинялся только одному руководителю. Все указания и решения
по функциям управления исполнитель получает от непосредственного
руководителя. Между исполнителем и функциональными подразделениями остаются
информационные связи
[pic]
методического и консультационного характера. Для того чтобы решение
функционального подразделения стало директивным, оно должно быть утверждено
руководителем.
Структура АО «Такси сервиче» включает в себя следующие отделы и
подразделения:
Общее руководство - 4 человека;
Служба технического обслуживания и ремонта подвижного состава - 24
человека;
Отдел материально-технического снабжения - 6 человек;
Служба эксплуатации - 7 человек;
Водители - 140 человек;
Бухгалтерия - б человек;
Планово-экономический отдел - 4 человека;
Отдел кадров - 2 человека;
Юрист - 1 человек;
Охрана - 6 человек;
Секретарь - 1 человек.
1.2.2. Количество уровней управления и информационные связи между ними
Несмотря на то, что все руководители организации выполняют
управленческий действия, нельзя сказать, что все они занимаются одним и тем
же видом трудовой деятельности. Отдельным руководителям приходится
затрачивать время на координирование работы других руководителей, которые в
свою очередь координируют работу сотрудников более низкого уровня и т.д. до
уровня руководителя, который координирует неуправленческого персонала -
людей, физически производящих продукцию или оказывающих услуги. Такое
вертикальное развертывание разделения труда и образует уровни управления.
Как показано на рис. 4 на АТП существует четыре уровня управления.
В организации, состоящей из многих частей, должна осуществляться
определенным образом координация их деятельности. Данная координация
выступает основой структуры организации, которая обычно определяют как
совокупность устойчивых связей в организации. Связь - это выражение
отношений, а не какое-то действие. Связи различаются не тем, что делается в
их рамках, а тем, как реализуются отношения координации, что в свою очередь
определяется тем, какие отношения лежат в основе связи. Посредством связей
в организации осуществляется координация ролей и деятельностей. Эффективная
координация является функцией двух переменных: прав и информации.
В организации выделяются различные типы связей. Наиболее часто анализу
подвергаются следующие пары связей в организации: вертикальные и
горизонтальные; линейные и функциональные.
Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации и ее
частях. Они формализуются в процессе проектирования организации, действуют
постоянно и изображаются на всех возможных схемах, отражая распределение
полномочий или указывая на то, «кто есть кто» в организационной иерархии.
Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной
информации, создавая тем самым стабильность в организации. В рамках
вертикальных связей решаются проблемы власти и влияния, т.е. реализуется
«вертикальная загрузка» работы. Обычно рост организации сопровождается
ростом вертикальных связей, так что по количеству этих связей можно судить
о размере организации.
Горизонтальные связи – это связи между двумя или более равными по
положению в иерархии или статусу частями или членами организации. Их
главное предназначение – способствовать наиболее эффективному
взаимодействию частей организации при решении возникающих между ними
проблем. Они помогают укреплять вертикальные связи и
делают организацию в целом более устойчивой при различных внешних и
внутренних изменениях. Горизонтальные связи создают ряд важных преимуществ.
Они экономят время и повышают качество взаимодействия. Горизонтальные связи
развивают у руководителей самостоятельность, инициативность и
мотивированность, ослабляют боязнь риска. Поэтому особый интерес
представляет анализ практики и изучение способов установления таких связей.
В случае, когда горизонтальные связи устанавливаются на неформальной основе
вышестоящим руководителем, они обычно имеют привязку ко времени, к событию
или к людям. Так, например, в ходе заседания директор может предложить
главному экономисту и начальнику отдела кадров самостоятельно решать
вопросы установления окладов для работников, поскольку он доверяет им. Но,
как только один из них оставит пост по каким-то причинам, руководитель
скорее всего вернет это право себе назад и будет им пользоваться до тех
пор, пока начальник не заслужит у него доверия
Еще одной парой связей, устанавливаемых в организации, являются
линейные и функциональные связи. Линейные – это отношения, в которых
начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство
подчиненными, т.е. связи идут в организационной иерархии сверху вниз и
выступают как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания.
Природа функциональных связей - совещательная, и реализуется посредством
этих связей информационное обеспечение координации.
Представленная организационная структура имеет ряд недостатков.
При данной структуре отсутствуют тесные взаимосвязи и взаимодействия на
горизонтальном уровне между производственными отделениями.
Необходимость согласования действий разных функциональных служб резко
увеличивает объем работы руководителя организации и его заместителей, т. е.
высшего эшелона управления.
Чрезмерная развитая система взаимодействия по вертикали, а именно:
подчинение по иерархии управления, т.е. тенденция к чрезмерной
централизации.
Допускается несоответствие между ответственностью и полномочиями у
руководителей разных уровней и подразделений; превышаются нормы
управляемости, особенно у директора и его заместителей; формируются
нерациональные информационные потоки;
чрезмерно централизуется оперативное управление производством; не
учитывается специфика работы различных подразделений; отсутствуют
необходимые при этом типе структуры нормативные и регламентирующие
документы.
2. ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ
Внутренняя среда организации - это та часть общей среды, которая
находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое
непосредственное воздействие на функционирование организации.
Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на
функционирование организации.
2.1. Осуществляемый технологический процесс
Транспортный процесс - это процесс перемещения пассажиров.
Подача пассажирского подвижного состава, обеспечение удобной посадки
людей, перемещение пассажиров с необходимым комфортом, организация выхода
пассажиров из подвижного состава по окончании поездки составляют
транспортный процесс перевозки пассажиров.
При пассажирских перевозках законченным циклом транспортного процесса
является рейс, в который включен весь комплекс транспортных операций за
пробег автомобиля от начального до конечного пункта маршрута.
Схема технологического процесса представлена на рис. 5.
[pic]
Перед началом работы автомобиль проходит ежедневный осмотр, и если он
исправен, выходит на линию. Водитель получает все необходимые документы у
диспетчера. Диспетчер принимает заказы на таксомоторные перевозки от
клиентуры, руководит работой автомобилей на линии. После окончания работы,
при возвращении водителей в гараж, диспетчер проверяет путевые листы,
передает документы в кассу бухгалтерии для принятия выручки от водителей.
2.2. Кадровый состав
Кадровое планирование – это предоставление людям рабочих мест в нужный
момент времени и необходимом количестве в соответствии с их способностями,
склонностями и требованиями производства. Рабочие места с точки зрения
производительности и мотивации должны позволить работающим оптимальным
образом развивать свои способно-
сти, повышать эффективность труда, отвечать требованиям создания достойных
человека условий труда и обеспечения занятости.
Кадровое планирование осуществляется как в интересах организации, так и
интересах ее персонала. Для организации важно располагать в нужное время, в
нужном количестве и с соответствующей квалификацией таким персоналом,
который необходим для решения производственных задач, достижения ее целей.
Кадровое планирование должно создавать условия для мотивации более высокой
производительности труда и удовлетворенности работой. Людей привлекают в
первую очередь те рабочие места, где созданы условия для развития их
способностей и гарантирован высокий и постоянный заработок. Одной из задач
кадрового планирования является учет интересов всех работников организации.
Кадровое планирование тогда эффективно, когда оно интегрировано в общий
процесс планирования организации.
Задачи кадрового планирования: обеспечение организации в нужное время,
в нужном месте, в нужном количестве и с соответствующей квалификацией таким
персоналом, который необходим для достижения целей. Эти задачи на
предприятии призвана решать кадровая служба.
На АТП укомплектованность кадрами соответствует нормальной работе
предприятия. Хотя, при увеличении выпуска машин на линию необходимо будет
произвести необходимый набор водителей.
Генеральный директор имеет право распоряжаться средствами и имуществом
предприятия, заключать договоры, открывать счета и распоряжаться ими,
издавать приказы по предприятию, принимать и увольнять работников,
применять к ним меры поощрения и налагать взыскания. Вместе с тем
генеральный директор отвечает за правильное и эффективное использование
материальных и трудовых ресурсов предприятия, улучшение условий и охрану
труда.
Эксплуатационная служба АТП организует свою работу на основе плана
пассажирских перевозок. Она изыскивает возможности для наиболее
рационального осуществления этих перевозок с наименьшими затратами. На АТП
служба эксплуатации на основе всестороннего изучения потребностей призвана
обеспечить более полное удовлетворение нужд населения в таксомоторных
перевозках
Для выполнения задач снабжения, ремонта подвижного состава в ведении
технической службы, возглавляемой главным инженером есть мастерские, в
составе которых имеются производственные участки и бригады по ТО и ремонту
подвижного состава. Главными задачами технической службы предприятия
являются:
• организация надлежащего хранения подвижного состава, обеспечивающего
высокую техническую готовность его к работе, своевременность выпуска
автомобилей на линию и прием их (гаражная служба);
• разработка и решение вопросов, связанных с укреплением
производственно-технической базы предприятия (главный инженер);
• оперативное планирование всех видов ТО и ремонта автомобилей и
автомобильных шин, организация выполнения этих работ и контроля за их
качеством, проведение технического учета и отчетности по подвижному
составу, автомобильным шинам и другим производственным фондам (начальник
ремонтной службы);
• руководство всей совокупностью работ по обеспечению нормального
материально-технического снабжения предприятия, организации хранения,
выдачи и учета топлива, запасных частей и других материальных ресурсов,
разработка и осуществление мероприятий по более рациональному их
использованию (отдел снабжения);
• разработка и проведение организационно-технических мероприятий по
совершенствованию процессов производства, внедрению новой техники, охране
труда и предупреждению аварийности.
В состав экономической службы входит бухгалтерия. Этот отдел во главе с
главным бухгалтером проводит учет наличия средств, выделенных в
распоряжение АТП, их сохранности и уровня использования, организует
выполнение финансового плана, проверяет финансовое состояние предприятия,
проводит большую оперативную работу по организации расчетов с клиентурой,
поставщиками и финансовыми органами, организует первичный учет расходования
материальных ресурсов и денежных средств. Главный бухгалтер несет
ответственность за целесообразность и законность расходования средств, и
соблюдение финансовой дисциплины.
На АТП экономическую службу возглавляет главный экономист – заместитель
директора. Он руководит работой планово-экономического отдела, а также
осуществляет методическое руководство бухгалтерией (в области организации
учета и совершенствования первичной документации), которая подчиняется
непосредственно директору.
На всех уровнях управления руководители выполняют не только чисто
управленческие, но и исполнительные функции. Однако с повышением уровня
руководства (с 4-го до 1-го) удельный вес исполнительских функций
понижается. Это значит, что руководитель любого уровня управления
определенный процент времени тратит на принятие управленческих решений и
определенный - на принятие решений по специальности. С повышением уровня
управления удельный вес заданий по специальности падает, а по менеджменту
возрастает. Отсюда руководители предприятия должны обладать высокими
профессиональными навыками. Для работников аппарата управления процесс
труда представляет собой выполнение совокупности функций, к основным из
которых следует отнести планирование, организацию, координацию, контроль,
учет, анализ, регулирование.
Оценка результатов деятельности некоторых работников АО «Такси
сервиче» представлена в таблице 1.
Таблица 1
Оценка результатов деятельности некоторых работников АО «Такси
сервиче»
|Должность |Кол-во|Проф.подготовка |Загруженность|Оценка |
| | | |в % |деятельности |
| | | | |(по |
| | | | |10-бальной |
| |
|
