Оптимизация организационной структуры управления - Менеджмент - Скачать бесплатно
| | |шкале) |
|Генеральный |1 |Высшее |90 |9,8 |
|директор | |техническое | | |
|Главный инженер |1 |Высшее |85 |9,4 |
| | |техническое | | |
|Зам. директора по |1 |Высшее |70 |8 |
|эксплуатации | |техническое | | |
|Главный бухгалтер |1 |Высшее |86 |9 |
| | |экономическое | | |
|Зав. гаражом |1 |Высшее |75 |8,5 |
|Старший диспетчер |1 |Среднее |50 |6 |
| | |специальное | | |
|Мастера зоны ТО и |2 |Среднее |95 |10 |
|ТР | |специальное | | |
|Диспетчера |1 |Среднее |70 |9 |
| | |специальное | | |
|Водители |140 |Среднее |85 |8 |
| | |специальное | | |
Анализ данной таблицы показывает, большинство сотрудников получили
необходимое образование в соответствующих высших и средних специальных
заведениях. Загруженность в зависимости от занимаемой должности
неравномерна. Так, главный инженер несет большую нагрузку, чем зам.
директора по эксплуатации, что говорит в пользу перераспределения
обязанностей между ними. При анализе работы старшего диспетчера возникает
вопрос о целесообразности этой должности, т.к. всю основную нагрузку несут
диспетчера. Следует обратить внимание и на работу мастеров зоны ТО и ТР,
которые делают все возможное для увеличения коэффициента выпуска
автомобилей на линию. Работа остальных не требует никаких изменений.
Также на АТП проводятся мероприятия по улучшению подготовки и повышению
квалификации кадров. Повышая квалификацию и приобретая новые навыки и
знания, работники становятся более конкурентоспособными на рынке труда и
получают дополнительные возможности для профессионального роста как внутри
своего предприятия, так и вне его. Начальники служб, мастерских отвечают за
выполнение плана по всем показателям, надлежащее техническое состояние и
использование подвижного состава, организацию труда водителей, ремонтных и
других рабочих, состояние трудовой дисциплины, проводят работу по улучшению
условий труда. Они наделены и определенными правами. прежде всего в части
поощрения и наказания работников мастерских, присвоения рабочим
квалификационного разряда. По их представлению решаются вопросы найма и
увольнения рабочих и других работников. Водители – ведущая профессия
рабочих на автомобильном транспорте. Поэтому одной из важнейших задач
является правильная организация труда водителей, так как от их работы во
многом зависит выполнение плана перевозок.
2.3 Планирование
Планирование – вид управленческой деятельности, связанной с
составлением планов организации и ее составных частей.
Успешное функционирование пассажирских АТП во многом зависит от
качества планирования и организации пассажирских перевозок. Система
планирования пассажирских перевозок определяет качественные и
количественные параметры развития и функционирования отдельных элементов
системы городского пассажирского транспорта с целью полного удовлетворения
потребностей населения в перевозках. Главным требованием в организации
таксомоторных перевозок является предоставление пассажирам автомобилей-
такси после минимального времени ожидания. Это достигается за счет
установления правильного режима работы автомобилей-такси на линии,
оптимального распределения их стоянок на территории города, организации
быстрого выполнения заказов на перевозку, принятых по телефону.
Правильное определение графика выпуска и возврата автомобилей-такси, а
следовательно, и обеспечение их необходимого количества на линии в
различные часы суток должно осуществляться при постоянном изучении
потребности в таксомоторных перевозках.
Повышению качества обслуживания пассажиров таксомоторными перевозками
способствует расширение использования метода обслуживания населения по
заказам. Эффективность этого метода зависит от уровня диспетчеризации,
применения оперативной радиосвязи между диспетчерскими пунктами и
водителями.
Любое предприятие, в том числе и автотранспортное, имеет своей конечной
целью получение прибыли. Достичь этой цели можно, только максимально
удовлетворяя спрос клиентов на перевозки. На предприятии и разрабатываются
стратегические, тактические и оперативные планы, подчиненные главной цели
предприятия.
Стратегическое планирование (высший уровень руководства) - это попытка
взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие
организации;
оценить какие тенденции наблюдаются в ее окружении; определить, каким
вероятнее всего будет поведение конкурентов. Главная задача планирования на
этом уровне состоит в том, чтобы определить, как организация будет вести
себя в своей рыночной нише. Целью стратегического планирования АТП является
комплексное обоснование проблем, с которыми может столкнуться предприятие в
перспективе. Составлением долгосрочных планов занимается генеральный
директор, главный инженер, зам. директора по эксплуатации, главный
экономист совместно с главным бухгалтером. Определяются необходимые
инвестирования в производство, необходимость открытия новых цехов, отделов
для эффективной работы в будущем.
На среднем уровне управления занимаются тактическим планированием, т.е.
определяются промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и
задач. Тактическое планирование по своей сути сходно со стратегическим.
Разница в том, что если в организации три начальника различных
подразделений, то каждый из них должен координировать или интегрировать
свою деятельность с другими. И это должно быть отображено в плане. Поэтому
их ответственность с точки зрения тактического планирования состоит в том,
чтобы в основу планирования положить идеи, которые были рождены при
стратегическом планировании. В среднесрочных планах отражаются
количественные показатели, в т.ч. распределение ресурсов, сведения по
производству, капитальным вложениям и финансированию. Отдел маркетинга
предоставляет руководству необходимую информацию, бухгалтерия на основании
баланса, определяет возможности будущих планов.
Планирование, осуществляемое на нижнем уровне организации, называется
оперативным (текущим) планированием. Это основа основ планирования. В
оперативных планах стандарты деятельности, описание работ и т.п.
вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилия на
достижение общих и главных целей организации. Текущее планирование
охватывает детальные разработки (обычно на один год) оперативных планов для
организации в целом и ее подразделений. Текущий план состоит из календарных
планов (месячных, квартальных, полугодовых). В них детально конкретизуются
цели и задачи, поставленные перспективными и среднесрочными планами.
Календарные планы производства составляются на основе сведений о наличии
заказов, обеспеченности их материальными ресурсами, степени загруженности
производственных мощностей. На основании данных диспетчеров составляют
график работы водителей на линию, производственно-технический отдел
обеспечивает наличие подвижного состава, который необходим для этих
перевозок.
Начальник АХО должен составить план по расходу запчастей, шин и других
материалов, для того, чтобы отдел снабжения мог своевременно закупить
необходимые детали на склад, поскольку, необходимо, чтобы машины были на
линии, а не в простое.
Все три типа планирования составляют общую схему, которая называется
генеральным или общим планом функционирования организации.
Включение в систему планирования современной вычислительной техники,
экономико-математических методов и моделей позволяет значительно поднять
средний уровень плановой работы в организации и обоснованность принимаемых
стратегических решений. Таким образом, формализация процесса планирования
позволяет приобщить к стратегическому мышлению широкий круг руководителей и
специалистов среднего звена, т.е. дает возможность пройти им «школу» более
высокого уровня управления.
2.4. Мотивация деятельности
Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для
достижения личностных целей и целей организации. Влияние мотивации на
поведение человека зависит от множества факторов, во многом индивидуально и
может меняться под воздействием обратной связи со стороны деятельности
человека. В основе мотивации лежат человеческие потребности.
Мотивация труда представляет собой воздействие на факторы
результативности работы руководителей, специалистов по управлению
производством и на основе ее оценки и использования соответствующих
побудительных мотивов.
Для повышения эффективности деятельности в первую очередь должна быть
дана количественная оценка качеству труда руководителей и специалистов,
принимающих решения в процессе оперативного управления производством.
Оценочный показатель качества труда руководителя, специалиста зависит в
основном от показателя неритмичности работ подразделения, за деятельность
которого он отвечает, и степени его виновности в этом. Показатель
определяется отклонениями от оперативно-календарных планов (графиков)
выполнения работ. Оценка качества труда руководителя, специалиста по
оперативному управлению производством должна быть учтена по результатам
работы за планово-отчетные периоды.
Для непосредственных исполнителей (водителей, ремонтных рабочих)
основными факторами мотивации их работы являются: обогащение труда,
разнообразие работы, рост и расширение профессиональной квалификации,
удовлетворение от полученных результатов, повышение ответственности за
выполняемую работу, возможность проявления инициативы, осуществления
самоконтроля и т.д.
Интересная работа, творческий подход к ее выполнению, профессиональный
рост – наиболее важные ценности мотивации труда работающих. Мотивация может
быть выражена в повышении зарплаты, похвале руководителя, премией,
продвижением на работе, выделением помещения, получение новой машины и т.д.
Все выше перечисленное – это источники внешней мотивации. Внутренняя
мотивация достигается за счет интереса к работе и удовлетворенности ею
(значимость и содержательность работы, самоуважение, общение).
В АТП администрация делает все возможное для благоприятной работы. При
всем многообразии рабочих участков руководство пытается обустроить каждое
рабочее место, создается шумоизоляция в цехах, где работа предусматривает
наличие повышенных шумов. Проводятся капитальные и косметические ремонты
зданий. В рабочих цехах установлены аппараты с чистой горячей и холодной
водой для питья, оборудованы душевые. Для побуждения работников к активной
деятельности применяется вознаграждение. Это как материальные стимулы, так
и моральные.
Кроме, этого руководство практикует награждения, в виде премий, за
долголетнюю службу на предприятии, за безаварийную работу на линии - для
водителей.
При наличии у работников трений с непосредственным руководством, они
всегда могут обратиться к вышестоящему начальству, которое постарается
разобраться и принять необходимые меры.
Кроме этого существуют наказания за невыполнения заданий, за нарушение
трудовой дисциплины, за нарушение правил безопасности дорожного движения и
другие.
Рекомендации по повышению мотивации сотрудников:
• уважать и поощрять способности каждого, стремиться выявить в человеке
лучшее, верить в него и постоянно давать возможность развивать свои
способности,
• устранение чувства дистанции, вызываемого символами статуса, приведет
к улучшению взаимоотношений между сотрудниками и облегчит переход к
коллективной работе,
• необходимо помочь осознать важность чувства единства коллектива,
приложить усилия для того, чтобы каждый воспринимал предприятие как свое,
• постановка кратковременной цели перед каждым сотрудником в начале
работы, доходчивое ее объяснение, приведет к тому, что сотрудники будут
относиться с энтузиазмом к работе.
2.5. Отношение к нововведениям
Нововведение – идея, доведенная до практической реализации. К
сожалению, при постановке новых задач в системе управления на предприятии и
претворении их в жизнь возникает негативная реакция со стороны коллектива,
т.к. наблюдается нежелание приспосабливаться к изменяющимся
обстоятельствам, боязнь сокращения. Для того, чтобы новые идеи
воспринимались положительно, надо повысить заинтересовать в служебном росте
работников, осведомленность в происходящем, укрепить веру в будущее.
2.6. Осуществление функций контроля
Контроль – это процесс соизмерения (сопоставления) фактически
достигнутых результатов с запланированными. Контроль имеет отношение к
процедуре оценки успешности выполнения намеченных организацией планов и
удовлетворения потребностей внутренней и внешней среды.
Различают следующие виды контроля:
• Предварительный контроль. Он осуществляется до фактического начала
работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является
реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур
и линий поведения. На предприятии предварительный контроль используется в
трех ключевых областях: человеческих, материальных и финансовых ресурсах. В
области человеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа тех
деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для
выполнения конкретных задач АТП, в области материальных - контроль за
качеством услуг, сырья, чтобы предоставить качественные услуги. В области
финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет в
том смысле, что он дает ответ на вопрос, когда, сколько и каких средств
(наличных, безналичных) потребуется организации. В процессе
предварительного контроля возможно выявить и предвидеть отклонения от
стандартов в различные моменты. Он имеет две разновидности: диагностический
и терапевтический. Диагностический контроль включает такие категории, как
измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п. указывающие на то, что
в организации что-то не в порядке. Терапевтический контроль позволяет не
только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.
• Текущий контроль. Он осуществляется проведения работ. Чаще всего его
объемом являются сотрудники, а сам он - прерогатива их непосредственного
начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и
инструкций. Для того, чтобы осуществить текущий контроль, аппарату
управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют
цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за
отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для достижения
этих целей.
• Заключительный контроль. Цель такого контроля – помочь предотвратить
ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь
используется после того, как работа выполнена (при текущем - в процессе ее
выполнения). Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно,
чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых,
дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные
работы предполагается проводить в будущем.
На АТП предварительный контроль человеческими ресурсами осуществляет
отдел кадров по предоставлению информации начальниками служб и цехов,
проводится аттестация рабочих, прохождение квалификационной комиссии
водителями и т.д. Ответственность за качество предоставляемых услуг и
обеспеченность АТП материалами возложено на руководителей эксплуатационной
и технической служб. Анализ хозяйственной деятельности предприятия проводит
бухгалтерия и планово-экономический отделы. В конце года проводится общее
собрание всех работников, где обсуждаются финансовая и производственная
деятельность предприятия по итогам прошедшего года.
Контроль, как правило, проводится по вопросам выполнения
производственных заданий, с целью повышения дисциплины на предприятии.
Результаты контроля доводят до исполнителей. В результате контроля не
отмечено отставание в выполнении производственных заданий, опозданий на
работу не выявлено, и была выбрана стратегия поведения – оставить все как
есть.
При работе с кадрами администрация большее внимание уделяет вопросам
производства, выполнения планов, а человеческий фактор мало учитывается.
Возможность функционального роста минимальна, совмещения дополнительно не
оплачиваются.
К сожалению, руководители среднего звена весьма неохотно отвлекаются на
решение стратегических задач. Все свое рабочее время они затрачивают на
оперативные вопросы, от которых зависят ближайшие результаты их
деятельности и соответствующее поощрение. Вместе с тем многие ценные идеи
стратегического характера выдвигаются людьми, которые никогда ранее этими
вопросами не занимались.
Отмечается низкая активность посещения общих итоговых собраний, что
говорит о не заинтересованности работников в успехе деятельности
предприятия.
3. ВНЕШНЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ
Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами,
необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне.
Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой,
обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Внешнюю среду
характеризуют сложность и динамизм. Сложность внешнего окружения
определяется тем, как много факторов влияет на организацию и насколько эти
факторы схожи между собой. Динамизм внешнего окружения характеризуется тем,
как быстро меняются факторы, влияющие на проектирование. Остаются ли они в
основном неизменными, стабильными, или же они изменяются, нестабильны.
Анализ внешней среды представляет собой оценку состояния и перспектив
развития важнейших, с точки зрения организации, субъектов и факторов
окружающей среды отрасли, рынков, поставщиков и совокупности глобальных
факторов внешней среды, на которые организация не может оказывать
непосредственное влияние.
3.1. Анализ факторов прямого воздействия
К факторам прямого воздействия относят:
• Ресурсы предприятия (материальные, человеческие, информационные)
Главный элемент в процессе (производства) труда – рабочая сила
(человеческие ресурсы) Ресурсы предприятию необходимы, чтобы достичь
главной цели своей деятельности Своевременное снабжение ресурсами и в
необходимом количестве обеспечит бесперебойною работу автотранспортного
предприятия.
• Анализ потребителей как компоненты непосредственного окружения
предприятия в первую очередь имеет своей задачей составление профиля тех,
кто покупает услуги, реализуемые АТП. Изучение покупателей позволяет
организации лучше уяснить то, на какой объем транспортной работы может
рассчитывать АТП, в какой мере клиенты привержены услугам именно данного
предприятия, насколько можно расширить круг потенциальных клиентов, что
ожидает услуги в будущем и многое другое. Характер взаимоотношений с
клиентами носит разовый, временный характер, что делает сложным анализ
потребителей. Изучая покупателя, АТП также уясняет для себя, насколько
сильны ее позиции на рынке.
• Анализ поставщиков направлен на выявление тех аспектов в деятельности
субъектов, снабжающих организацию различным сырьем, энергетическими и
информационными ресурсами, финансами и т.п., от которых зависят
эффективность работы организации, себестоимость и качество предоставляемых
услуг. Поставщики материалов и комплектующих изделий, если они обладают
большой силой, могут поставить предприятие в очень сильную зависимость от
себя. Поэтому следует изучить глубоко и всесторонне их деятельность с тем,
чтобы суметь построить такие отношения, которые обеспечивали бы организации
максимум силы во взаимодействии с поставщиками.
• Анализ факторов конкуренции предполагает постоянный контроль со
стороны руководства организации за действиями конкурентов. Суть анализа
можно свести к поиску ответов на следующие вопросы: что движет конкурентом?
что он делает? что может сделать? В анализе конкурентов выделяют четыре
диагностические зоны: анализ будущих целей конкурентов, оценка их текущей
стратегии, оценка предпосылок относительно конкурентов и перспектив
развития отрасли, изучение сильных и слабых сторон конкурентов. Контроль
деятельности конкурентов позволяет руководству организации постоянно быть
готовым к потенциальным угрозам. Сейчас рынок автотранспортных услуг
переполнен, появилось много крупных и мелких автотранспортных фирм,
занимающихся таксомоторными перевозками. АО "Такси сервиче" проводит сбор с
последующим анализом данных о деятельности конкурентов, чтобы отреагировать
вовремя на возможные изменения на рынке автотранспортных услуг.
• Анализ правового регулирования, предполагающий изучение законов и
других нормативных актов, устанавливающих правовые нормы и рамки отношений,
дает организации возможность определить для себя допустимые границы
действий во взаимоотношениях с другими субъектами права и приемлемые методы
отстаивания своих интересов. Изучение правового регулирования не должно
сводиться только к изучению содержания правовых актов. Важно обращать
внимание на такие аспекты правовой среды, как действенность правовой
системы, сложившиеся традиции в этой области и процессуальная сторона
практической реализации законодательства.
3.2. Анализ факторов косвенного воздействия
К факторам косвенного воздействия относят:
• Изучение экономического фактора позволяет понять то, как формируются
и распределяются ресурсы. Оно предполагает анализ таких характеристик, как
величина валового национального продукта, темп инфляции, уровень
безработицы, процентная ставка, производительность труда, нормы
налогообложения, платежный баланс, норма накопления и т.п. При изучении
экономической компоненты важно обращать внимание на такие факторы, как
общий уровень экономического развития, климат, тип и уровень развитости
конкурентных отношений, структура населения, уровень образованности рабочей
силы и величина заработной платы, платежеспособность предприятий.
• Политическая составляющая макроокружения должна изучаться в первую
очередь для того, чтобы иметь ясное представление о намерениях органов
государственной власти в отношении развития общества и о средствах, с
помощью которых государство намерено проводить в жизнь свою политику.
Изучение политической компоненты должно концентрироваться на выяснении
того, какие программы пытаются провести в жизнь различные партийные
структуры, какие группы лоббирования существуют в органах государственной
власти, какое отношение у правительства существует по отношению к различным
отраслям экономики и регионам страны, какие изменения в законодательстве и
правовом регулировании возможны в результате принятия новых законов и новых
норм, регулирующих экономические процессы, какая кредитная политика местных
властей, какие ограничения на получение ссуд и наем рабочей силы. При этом
важно уяснить такие базовые характеристики политической подсистемы, как-то:
какая политическая идеология определяет политику правительства, насколько
стабильно правительство, насколько оно в состоянии проводить свою политику,
какова степень общественного недовольства и насколько сильны оппозиционные
политические структуры, чтобы, используя недовольство, захватить власть.
• Изучение социальной компоненты макроокружения направлено на то, чтобы
уяснить влияние на бизнес таких социальных явлений и процессов, как:
отношение людей к работе и качеству жизни; существующие в обществе обычаи и
верования; разделяемые людьми цен; демографические структуры общества, рост
населения, уровень образования, мобильность людей или готовность к перемене
жительства и т.п. Значение социальной компоненты очень важно, так как она
является всепроникающей, влияющей как на организации. Поэтому организация
должна серьезно отслеживать возможные социальные изменения. В условиях
экономической нестабильности именно в социальной среде рождаются многие
проблемы, представляющие большую угрозу для организации. Чтобы эффективно
справиться с этими проблемами, организация как социальная система сама
должна меняться, приспосабливаясь в внешней среде.
• Руководство
|
