Внешняя среда организации, ее характеристика - Менеджмент - Скачать бесплатно
Северо-Кавказская академия государственной службы
Курсовая работа
по менеджменту на тему:
«Внешняя среда организации,
её характеристика».
Работу выполнил
Студент ____ курса гр. _____
__________________________
Научный руководитель
______________________
______________________
1998
Содержание:
Введение.
Определение факторов внешней среды и степени их воздействия на
организацию не играли значительной роли в российской социально-
экономической и политической истории. Это объясняется тем, что в течение
семи десятилетий, предшествующих происходящему рыночному переходу,
предпринимательская деятельности была запрещена законом и подавлялась
коммунистической идеологией.
Вообще в годы СССР этого и не надо было делать, так как наша страна
являлась почти закрытой системой. Все предприятия работали только по
госплану, который «сбрасывался» сверху.
Но сейчас эта тема более чем актуальна, так как после перехода России
к рыночным отношениям, стало образовываться большое количество предприятий.
И основной задачей этих организаций стало выживание в такой среде, которая
наблюдается у нас в стране. Эта среда стала очень подвижной и
неопределённой. И теперь, чтобы выжить организациям приходится обращать
внимание и считаться с всеми факторами внешней среды. Но нашим менеджерам и
руководителям российских компаний трудно справиться с этой задачей. А
объясняется это тем, что история современного предпринимательства и
переходного периода российской экономики по сравнению со стабильной
ситуацией в других странах ( например – США) наиболее короткая.
В настоящее время у нас стали вплотную подходить к проблеме выживания
организаций во внешней среде и смягчению воздействия факторов внешней
среды,
Ещё одна проблема – это нехватка научных трудов для менеджеров,
направленных непосредственно на российскую экономику с её особенностями. И
поэтому нашим менеджерам приходится обращаться к трудам иностранных коллег.
Глава I. Понятие среды организации и её структура.
1.1. Внутренняя среда организации.
Любая организация находится и функционирует в среде. В менеджменте под
средой организации понимается наличие условий и факторов, которые
воздействуют на функционирование фирмы и требуют принятия управленческих
решений, направленных на их управление либо на приспособление к ним.
Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том
случае, если среда допускает его существование.
В структуре среды организации различают факторы внутренней и внешней
среды. Такое деление факторов в менеджменте общепризнанно.
Под внутренней средой понимается хозяйственный организм фирмы,
включающий управленческий механизм, направленный на оптимизацию научно-
технической и производственно сбытовой деятельности фирмы. Внутренняя среда
организации является источником её жизненной силы. Она заключает в себе тот
потенциал, который даёт возможность организации функционировать, а
следовательно, существовать и выживать в определённом промежутке времени.
Когда речь идёт о внутренней среде фирмы, имеется ввиду глобальная
структура фирмы, охватывающая все производственные предприятия фирмы,
финансовые, страховые, транспортные и другие подразделения, входящие в
фирму, независимо от их местоположения и сферы деятельности. Но внутренняя
среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том
случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.
1.2. Внешняя среда организации.
Под внешней средой организации понимаются все условия и факторы,
возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной
фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на её
функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.
Однако набор этих факторов и оценка их воздействия на хозяйственную
деятельность различны, причём не только у авторов научных публикаций по
вопросам менеджмента, но и у каждой фирмы. Обычно фирма в процессе
управления сама определяет, какие факторы и в какой степени могут
воздействовать на результаты её деятельности в настоящий период и на
будущую перспективу, вывода проводимых исследований или текущих событий
сопровождаются разработкой конкретных средств и методов для принятия
соответствующих управленческих решений. Причём прежде всего выявляются и
учитываются факторы внешней среды, оказывающие воздействие на состояние
внутренней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды
фирмы.
Внешняя среда организации является источником, питающим организацию
ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего потенциала на
должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с
внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но
ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие
организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует
возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из
внешней среды. Это может ослабить её потенциал и привести ко многим
негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления
состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое
позволило бы ей поддерживать её потенциал на уровне, необходимом для
достижения её целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в
долгосрочной перспективе.
И так для того, чтобы определить стратегию поведения организации и
провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углублённое
представление как о внутренней среде организации, её потенциале и тенденции
развития, так и о внешней среде, тенденциях её развития и месте, занимаемом
в ней организацией. При этом и внутренняя среда и внешнее окружение
изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы
вскрывать те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при
их достижении. И поскольку каждая фирма, действующая в условиях рыночных
отношений, постоянно подвержена воздействию внешней среды, наблюдение и
анализ за состоянием среды требуют постоянного внимания и ведутся на
систематической основе с применением методов системного анализа и
компьютерной техники.
Глава II. Сущность внешней среды.
В управленческой мысли представление о значении внешнего окружения и
необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, появилось
в конце 50-х годов. Это стало одним из важных вкладов системного подхода в
науку управления, поскольку подчёркивалась необходимость для руководителя
рассматривать свою организацию как целостность, состоящую из
взаимосвязанных частей, в свою очередь опубликованных связями с внешним
миром. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счёт
разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной
ситуации метод определяется конкретными внутренними и внешними факторами,
характеризующими организацию и влияющими на неё соответствующим образом.
Системный и ситуационный взгляды на вещи привлекли внимание как
реакция на изменения, в возрастающей мере влияния на успешность действий
организации. Сегодняшние изменения во внешнем мире заставили обратить на
внешнюю среду ещё большее внимание, чем когда-либо. Как пишет Эльвар
Эльбинг: «Внешнее окружение организации всё больше становится источником
проблем для современных руководителей. По сути дела, руководители самых
важных для общества организаций – деловых, образовательных, государственных
– под влиянием недавних событий в мире были вынуждены сосредоточить
внимание на быстро изменяющейся среде и её воздействиях на внутреннее
строение организации».[1]
Даже если бы изменения не были столь значительны, руководителям всё
равно пришлось бы учитывать среду, поскольку организация как открытая
система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии,
кадров, а также потребителей. Поскольку от руководства зависит выживание
организации, менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в
окружении, которые повлияют не его организацию. Более того он должен
предложить подходящие способы, регулирования на внешнее воздействия.
В этом отношении организации подобны биологическим организмам.
Согласно теории эволюции Чарльза Дарвина, сохранившиеся виды выживали
потому, что смогли эволюционировать и приспособиться к изменениям в своей
среде. И организации вынуждены приспосабливаться к своей среде, чтобы
выжить и сохранить эффективность. Таким образом, руководитель должен
использовать дарвинизм в среде организаций, чтобы в мире быстрых изменений,
где выживают только приспособившиеся, его организация не оказалась в числе
исчезнувших.
Многие факторы внешней среды могут влиять на организацию. Штейнер и
Майнер указывают: «В прошлом руководители концентрировали внимание на
экономических и технических обстоятельствах. Однако частные изменения
установок людей социальных ценностей, политических сил и сферы юридической
ответственности заставили руководителей расширить спектр требующих учёта
внешних воздействий».[2]
Отсюда следует, что между факторами внешней среды существует некая
взаимосвязанность. Эта взаимосвязанность определяется как уровень силы, с
которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Также ,
как изменение любой внутренней переменной может сказаться на других,
изменение одного фактора окружения может обуславливать изменение других.
Например, в 70-е годы снижение поставок нефти, прежде всего в силу
политической структуры и целей других стран, оказало сильное воздействие на
общее состояние экономики США. Рост цен на продукты нефтепереработки повлёк
за собой общее повышение цен почти на всё. Это же изменение стало
катализатором серии правительственных акций, например, попыток
регулирования температуры в общественных местах распределения топлива,
установления нормативов на эффективность использования топлива, введения
налогов на сверхприбыль нефтяных компаний, учреждения крупного федерального
проекта по преодолению энергетической зависимости от других стран.
До того, как произошло резкое падение цен на бензин, среда прямого
воздействия многих организаций также была под ударом, поскольку профсоюзы
требовали компенсации в связи со скачками цен на потребительскую продукцию.
Некоторые фирмы, например, выпускавшие автомобили для загородных
путешествий и крупные модели, а также занимавшиеся автомобильным туризмом,
пострадали из-за оттока потребителей. Но в некоторых случаях эффект
оказался положительным. Пошли в гору дела у ряда фирм, производящих
теплоизоляционные материалы, разрабатывающих синтетические топлива и
выпускающих электромобили и устройства работающие от солнечной энергии. В
тоже время в этих секторах возросла конкуренция, поскольку многие фирмы
решили добиваться своей доли в развивающихся отраслях производства.
Взаимосвязанность различных факторов внешней среды, как считают Эмери
и Трист, должна была превратить среду современных организаций в бурно
изменяющуюся.[3] Они приводят в пример провал одной английской фирмы по
производству пищевых консервов, которая «так и не сумела осознать, что ряд
внешних событий становится настолько взаимоувязанным, что это ведёт к
необратимым общим изменениям».[4] Как они указывают далее, «выживание
становится решающим образом связанным с уровнем знаний организации о её
окружении».[5]
Внешняя среда обладает определённой сложностью. Под сложностью внешней
среды понимается число факторов, на которые организация обязана
реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора. Если брать во
внимание число внешних факторов, на которые организация вынуждена
реагировать, то если на неё давят государственные постановления, частое
перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп
влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения,
можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении,
чем, например, организация, озабоченная действиями всего нескольких
поставщиков, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии.
Подобным образом, когда речь идёт о разнообразии факторов, организация,
использующая всего несколько исходных материалов, нескольких специалистов и
ведущая дела всего с несколькими фирмами своей страны, должен считать
условия обеспечения менее сложными, чем организация, у которой эти
параметры иные. По показателю разнообразия факторов в более сложных
условиях будет находиться организация, использующая многообразные и разные
технологии, претерпевшие более быстрое развитие, чем организация, чем
организация, которой всё это не касается.
Наравне с ранее перечисленными характеристиками, внешняя среда также
обладает подвижностью.
Подвижность среды – это скорость с которой происходят изменения в
окружении организации. Многие исследователи указывают, что окружение
современных организаций изменяется с нарастающей скоростью.
Однако при том, что эта тенденция является общей, есть организации,
вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Считается, что наиболее
быстрые изменения во внешней среде затрагивают прежде всего такие отрасли,
как фармацевтическая, химическая, электронная, авиационно-космическая,
производство компьютеров, биотехнологии, а также телекоммуникации. Здесь
оказывают воздействие прежде всего такие факторы, как изменения технологии
и методов конкурентной борьбы. Менее заметные изменения во внешней среде
происходят в машиностроении, производстве запасных частей к автомобилям, в
кондитерской, мебельной промышленности, производстве тары и упаковочных
материалов, пищевых консервов.
Кроме того, подвижность внешнего окружения может быть выше для одних
подразделений организации и ниже для других. К примеру, во многих фирмах
отдел исследований и разработок сталкивается с высокой подвижностью среды,
поскольку он должен отслеживать все технологические нововведения. С другой
стороны, производственный отдел может быть погружен в относительно медленно
изменяющуюся среду, характеризующуюся стабильным движением материалов и
трудовых ресурсов. В тоже время, если производственные мощности разбросаны
по разным странам мира или исходные ресурсы поступают из-за границы, то
производственный процесс может оказаться в условиях высокоподвижной среды.
Учитывая способность функционирования в условиях высокоподвижной среды,
организация или её подразделения должны опираться на более разнообразную
информацию, чтобы принимать эффективные решения относительно своих
внутренних переменных. Это делает принятие решений более трудным процессом.
Изменения, которые происходят на мировых товарных рынках и в мировом
хозяйстве в целом, непосредственным образом сказывается на хозяйственной
деятельности отдельных фирм, использующих различные средства, формы и
методы приспособления к внешней среде. В каждой стране они многовариантны,
что зависит от конкретных экономических условий, традиций, степени
ориентации на внешний рынок и многих других факторов. Именно анализ внешней
среды, основанный на многовариантных расчётах рентабельности и
эффективности производства отдельных видов продуктов и деятельности фирмы в
целом, даёт возможность учитывать конкретное условие внешней среды путём
применения гибких форм связей между всеми функциями управления и влиять
непосредственно на весь хозяйственный цикл НИОКР – производство – сбыт.
Существует ещё одна характеристика внешнего окружения, которую следует
выделить– это её неопределённость. Неопределённость внешней среды является
функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо)
по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой
информации. Если информации мало или есть сомнения в её точности, среда
становится более неопределённой, чем в ситуации, когда имеется адекватная
информация и есть основания считать её высоконадёжной. Поскольку бизнес всё
более становится глобальным занятием, требуется больше и больше информации,
но уверенность в её точности снижается. Таким образом, чем неопределённее
внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.
Глава III. Факторы внешней среды.
При рассмотрении внешнего окружения на организацию важно понимать, что
характеристики среды отличны, но в то же время связаны с её факторами.
Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределённости
описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия.
Классификация факторов внешней среды вследствие их многообразия
довольно различна и в её основу могут быть положены различные принципы. Но
в менеджменте принята, и большинство придерживаются её, классификация
факторов на факторы прямого и косвенного воздействия. В среде прямого
воздействия можно выделить такие как: поставщики, законы и государственные
органы, потребители и конкуренты.
3.1. Поставщики.
С точки зрения системного подхода организация – это механизм
преобразования входов и выходов. Основные разновидности входов – это
материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Зависимость между
организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов,
-один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на организацию и
успешность деятельности организации. Получение ресурсов из других стран
может быть выгоднее с точки зрения цен, качества или количества, но
одновременно опаснее усилением таких факторов подвижности среды, как
колебания обменных курсов или политическая нестабильность.
В некоторых случаях все организации определённого региона ведут дела с
одним или практически с одним поставщиком. Поэтому все они попадают в
равную зависимость от действий поставщика. Хороший пример – обеспечение
энергией. Все организации получают энергию по ценам, установленным
государством, и редко могут найти альтернативного поставщика, даже если
организация считает, что текущее энергосбережение неадекватно или слишком
дорого обходится. Такие изменения, как повышение цен поставщиком
содействует на организацию в той мере, в какой она расходует энергию.
Например, резкое повышение цен на бензин, значительно ощутимее отражается
на фирмах, зависящих от бензина, в частности, занимающимися автомобильными
и воздушными грузоперевозками и пассажироперевозками.
3.2. Материалы.
Некоторые организации зависят от непрерывного притока материалов.
Примеры: машиностроительные фирмы; фирмы, распространяющие товары
(дистрибьюторы); и магазины розничной торговли. Невозможность обеспечить
поставки в нужных объёмах может создать большие трудности для таких
организаций. Например, во что обошлось бы отсутствие хотя бы одной детали,
которая устанавливается в определённой точке сборочного конвейера,
например, фирме «Дженирол Моторс». Аналогичным образом, если магазин
лишается какого-то популярного продукта, потребители скорее всего уйдут к
конкуренту.
Японцев считают создателями методов ограничения запасов. Фирмы, для
которых материалы – входы, считают, что то, что необходимо для следующего
этапа производственного процесса должно доставляться по принципу «точно в
срок». Такая система снабжения требует тесного взаимодействия производителя
с в высшей степени взаимосвязанными поставщиками. В других странах может
понадобиться поиск альтернативных поставщиков или поддержание значительного
объёма запасов. Крупные производители пива, например, заключают контракты с
несколькими бумагопроизводителями на картон стандартного размера – под
шесть банок пива и обеспечивают тем самым постоянный приток упаковочного
материала, расходуемого в больших количествах. Таким путём производители
пива обеспечивают свою безопасность на случай забастовки или
производственных трудностей, которые в ситуации одного поставщика картона
помешали бы выпуску пива в популярных шестибаночных упаковках. Однако
запасы связывают деньги, которые приходится расходовать на материалы и
хранение, а не на другие нужды. Эта взаимозависимость между деньгами и
поставщиками исходных материалов хорошо иллюстрирует взаимосвязанность
переменных.
3.3. Капитал.
Для роста и процветания фирме нужны не только поставщики материалов,
но и капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, программы
федеральных учреждений по представлению займов, акционеры и частные лица,
акцептующие векселя компании или покупающие её облигации. Как правило, чем
лучше дела у компании, тем выше её возможности договорится с поставщиками
на благоприятных условиях и получить нужный обмен средств. Получение
необходимых финансовых средств обеспечивает фирме стабильное
функционирование.
Каждая фирма обязательно анализирует своё финансовое положение и
определяет источники финансирования, а именно:
. Распределение капитала в целом на собственный и заёмный в
зависимости от его рентабельности;
. Потребности в долгосрочных займах и краткосрочных кредитах по
видам, странам, условиям получения и погашения;
. Источники получения займов и кредитов;
. Расчёт стоимости кредитов с учётом нормы учётного процента и сроков
погашения кредитов;
. Получение доходов от хранения собственных средств в банках.
3.4. Трудовые ресурсы.
Адекватное обеспечение рабочей силой нужных специальностей и
квалификации необходимо для реализации задач, связанных с достижением
поставленных целей, т.е. для эффективности организации как таковой. Без
людей, способных эффективно использовать сложную технологию, капитал и
материалы, всё перечисленное имеет мало проку. Развитие ряда отраслей в
настоящее время сдерживается нехваткой нужных специалистов. Примером служит
практически каждый сектор компьютерной промышленности, и особенно это
относится к фирмам, нуждающимся в высококвалифицированных техниках, опытных
программистах и разработчиках систем.
Основной заботой современной организации стали отбор и поддержка
талантливых менеджеров. Джорд Стебнер в своём исследовании попросил
руководителей ряда фирм проран жировать по степени важности для них 71
фактор применительно к последним пяти годам. В число факторов вошли: общее
руководство, финансы, маркетинг, материалы, производство и готовая
продукция. По трудовым ресурсам выше других котировались два фактора:
привлечение высококвалифицированных менеджеров высшего звена управления и
обучение способных руководителей внутри фирмы.[6] То, что повышение
квалификации менеджеров оказалось по значению выше, чем прибыль,
обслуживание потребителей и выплата приемлемых дивидендов акционерам, явный
признак важности притока этой категории трудовых ресурсов в организацию.
Поддержка талантливых управляющих – это зачастую проблема переговоров с
глазу на глаз с кандидатами на должность, которым предполагаются достаточно
высокая заработная плата и льготы. По большей части организации стараются
также решить проблемы обеспечения нужными трудовыми ресурсами путём
обучения и поддержки собственных сотрудников.
Подписывая договор с профсоюзом, фирма по сути дела, договаривается с
поставщиком рабочей силы. Распространение профсоюзов – ещё одно
подтверждение необходимости принимать в расчёт внешние факторы при решении
внутренних вопросов. Несколько десятилетий назад существовало всего
несколько профсоюзов, как правило, слабых. Однако после принятия в 1935 г.
Закона о трудовых отношениях нанимателям пришлось признать профсоюзы,
предпочитаемые большинством
|
