Документування організаційно-розпорядчої діяльності - Діловодство - Скачать бесплатно

1. Організаційна документація. Статути. Структура та зміст, правила оформлення. Установчий договір. Протокол намірів.

2. Розпорядча документація. Розпорядження. Наказ.

1. Організаційна документація. Статути. Структура та зміст, правила оформлення. Установчий договір. Протокол намірів. Організаційні документи.Згідно ДСТУ 6.39-72, 6.38-72 в підгрупу організаційних документів включаються: положення, статути, інструкції, правила. Положення - правовий акт, що визначає порядок утворення, права та обов'язки, організацію праці як на підприємстві в цілому, так і в його структурних підрозділах (або нижчестоящих організацій та філіалів). В положенні відбиваються права і обов'язки окремих посадових осіб. Положення бувають типові та індивідуальні . Наприклад: типове положення про централізовані бухгалтерії. Положення про установу або про структурний підрозділ затверджується розпоряджуючим документом вищестоящої організації або директором установи. Положення оформлюють на бланку. Формуляр положення має такі реквізити:

1. Назва відомства та організації.

2. Гриф затвердження.

3. Назва «Положення».

4. Місце «видання», дата.

5. Індекс.

6. Заголовок.

7. Відмітки про погодження.

8. Візи.

9. Текст.

10. Підписи.

Текст положення розбивається структурно на розділи:- загальні положення (цілі та задачі структурного підрозділу); - організаційний зв'язок; - регламентація діяльності (форми управління, права та обов'язки посадових осіб); - фінансово-матеріальна база (ОФ та обігові кошти, порядок розпорядження ними);- звітність та ревізійна діяльність; - порядок ліквідації та відповідальність. Порядок з вище перерахованими видами положення можуть застосовуватись положення про конкретну систему в діяльності підприємства. Наприклад: положення про конкретну систему найму організації та оплати праці робітників, положення про порядок виплати дивідендів за результатами праці. Україна ЗАТВЕРДЖУЮ Міністерство Директор (підпис)Легкої промисловості Розшифровка підпису Взуттєва фабрика «Черевичок» 17.06.9915 червня 1999р.м. Чернівці ПОЛОЖЕННЯ про структурний підрозділ (про канцелярію завод)Структура тексту 1. Загальні положення. 1.1 іт. д. 2. Основні задачі в функції. 3. Права, обов'язки начальника канцелярії. 4. Управління службою. 5. Майно і кошти. 6. Контроль, перевірка і ревізування діяльності. 7. Реорганізація та ліквідація. Керівник структурного підрозділу (підпис) Розшифровка підпису. У справу 45-6Є. І Петров Інструкція - це документ в якому викладають правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності організацій, їх структурних підрозділів, посадових осіб та громадян. Наприклад; Інструкція про впровадження...- Інструкція про порядок - посадова інструкція інспектору відділу кадрів Особливість інструкцій - їх обов'язкове затвердження спеціальним наказом або підписом керівника в грифі затвердження. Встановлюється строк дії інструкції. Текст інструкції складається з розділів, які можуть бути розбиті на підпункти, викладається в третій особі або в безособовій формі. Використовують формуліровки: «повинен», «необхідно», «слід», «не дозволено». Оформлюють на бланку. Формуляр інструкції має реквізити:

1. Найменування установи.

2. Найменування структурного підрозділу.

3. Назва інструкції (заголовок).

4. Гриф затвердження.

5. Дата

6. Індекс.

7. Місце віщання.

8. Підпис.

9. Погодження.

Окрема група інструкцій - посадові інструкції. Посадова інструкція - це документ, що визначає організаційно-правові положення робітника в структурному підрозділі. Посадова інструкція складається з таких розділів: загальні положення, функції, обов'язки, права, організаційні зв'язки, відповідальність робітника, професійні вимоги, підлеглість, основні документи, що регламентують дії. В розділі «Функції» вказують - предмет, зміст та перелік видів робіт. Інструкції підписує керівник організації. Формуляр - зразок .........................Інструкції Загальний бланк ЗАТВЕРДЖУЮ організації Заступник директора Посадова інструкція з кадрів 26 березня 1999 р. І -128 (підпис) Ф. І. Прізвище м.Київ «___»__________20__р. Посадом інструкції інспектору з кадрів1. Загальна частина. 1.1 1. Функції. 3. Права. 4. Посадові обов'язки. 5. Відповідальність. 6. Зв'язки за посадою. Керівник відділу кадрів (підпис) Розшифровка підпису. З інструкцією знайомлять під розпис тих співробітників, для яких вона розробляється. З інструкцією ознайомлені: Секретар (підпис) Оператор комп'ютерної техніки. До справи 406-1 Співробітника ознайомлено К. С. Савчук 1. Установчі документи. Це ті ж документи, які оформляють в процесі створення підприємства. Основні з них Установчий договір та Статут. В цих документах визначаються цілі, структура організації, її функції, майнові права та юридичний статус. Повну відповідальність за правильність складання установчого документу несе заявник. Якщо Статут або Установчій договір не включають всіх положень, передбачених статтею 9 Закону України, «Про підприємництво» та статтею 4 «Про господарчі товариства» та ін. або містять положення про наміри здійснення заборонених дій - документи вважаються такими, що протирічать діючому законодавству. Покладання повної відповідальності .............. реєстрації на заявника - власника не означає, що можна складати ці документи формально, поверхово. Причиною багатьох конфліктів є недбалі, розпливчасті формуліровки в установчих документах. З-н «Про господарчі товариства» встановлює, що АТ, ТзОВ, Товариства з додатковою відповідальністю створюються на основі Установчого Договору та Статуту, а повні товариства на основі Установчого договору. Статути - це, юридичні акти, якими оформлюють створення організацій та підприємств, та визначається їх структура, функції та правовий статус, основні задачі, напрямок діяльності, що передбачається. Статути можуть бути індивідуальні та типові. Статут є основою для розробки положень. Статут є основним документом для підприємства та повинен містити слідуючі відомості: - вид підприємства (організаційно-правова форма); - найменування підприємства; - місцезнаходження підприємства; - предмет та цілі діяльності (якщо передбачаються різноманітні види діяльності, необхідно їх повністю перерахувати, т. я. дальність, не зареєстрована в Статуті, буде незаконною);- органи управління та контролю, їх компетенція; - порядок утворення та використання майна підприємства; - розподіл прибутку; - умови реорганізації та ліквідації. Ці відомості є необхідними і достатніми дня того, щоб Статут був признаний за об'ємом в якості установчого документу. Можуть включатися й інші відомості за розсудом установителів. Відомості, які включаються в Статут - сформувати в розділі. Приблизну структуру можна представити так: Загальні положення. Предмет, цілі та задачі діяльності.

1. Майно підприємства.

2. Органи управління.

3. Виробничо-господарська діяльність. Зовнішньо-економічна діяльність.

4. Регулювання праці та соціальних питань.

5. Облік, звітність та контроль.

6. Реорганізація та ліквідація.

Ці розділи повинні міститися в Статутах усіх видів підприємств, незалежно від їх організаційних формі форм власності. Статут колективного підприємства повинен містити ті ж дані, що й Статут державного підприємства, але з урахуванням особливостей, що є декілька власників майна цього підприємства, які мають право сумісно визначати умови створення діяльності реорганізації та ліквідації підприємства. Обов'язковим атрибутом Статуту колективного підприємства є перелік причті його ліквідації та реорганізації, захищаючий права його засновників - власників майна. В Статуті орендного підприємства відбиваються особливості діяльності орендного підприємства, пов'язаних з умовами договору про оренду, що накладає певні обмеження на господарчу діяльність. Наприклад: договором про оренду може - заборона на використання майна, взятого в оренду, в певних цілях. В Статуті орендного підприємства - необхідно оговорити умови та порядок створення вкладів членів його трудового колективу, порядок формування органів управління, їх порядок роботи. Статути державних підприємств та установ затверджуються їх вищими органами (міністерствами). Приватних - відповідними власниками. Колективних - зборами трудових колективів. Реєструються в обласних, міських, районних адміністраціях.Статут орендного підприємства, ГМП, акціонерного товариства, колективного підприємства має гриф реєстрації, з вказанням реєстраційного номера, гриф затвердження зборами трудового колективу. Для малого підприємства: гриф реєстрації рішенням ісполкому та гриф затвердження засновником.

1.2._________________________

1.3._________________________ діючії відповідно до законодавства зметоюзміст мети діяльності асоціації домовилисьспорити па добровільних засадах асоціацію ( назва асоціації)2. Для розв'язання цього завдання асоціація здійснює:

2.1 ________________________________ (основні напрямки діяльності)

2.2. ____________________________________

3. Членами асоціації можуть бути (хто і розмір внеску)4. Для правильного оформлення створення і діяльності асоціації створюється група по розробці Статуту асоціації. (Моделі поведінки - відрахування від прибутку). 5. Усі члени асоціації мають рівні права на участь в управлінні справами асоціації і несуть однакову відповідальність. 6. Асоціації вважається створеною з моменту реєстрації схваленою усіма засновниками Статуту. Підписи представників організацій-засновників. «__» _______ 2000 р.(комерц. банку) 1. Учасники договору.

1.1. ...................................................

2. Зміст договору.

2.1. Обов'язки сторін:

2.1.1. Для створення комерційного банку кожна з сторін зобов'язується передати після реєстр Статуту на розрахунковий рахунок банку: назва засновника і зазначені суми, що передаються

2.1.2. Участь в управлінні.

2.2. Права сторін.

3. Мета ..............................діяльності і порядок створеннякомерційного банку. Підписи всіх представників організацій-засновників «___» ________________ 2000р.Договір про заснування. Організація підприємства, якщо число осіб, що хочуть його заснувати, більше одного, починається з розробки та прийняття договору про заснування. В договорі про заснування необхідно чітко окреслити предмет договору, а саме хто, про що та з якою метою домовлюється про спільну підприємницьку діяльність. В соціальному розділі засновники мають окреслити розмір та принципи формування статутного фонда. Особливу увагу слід надати принципам розподілу між засновниками прибутку. Як правило, розподіляється пропорційно внескам засновників в Статутний фонд. В договорі окремлюються умови виходу засновників з підприємства, встановлюється відповідальність засновників підприємства у випадку нанесення йому збитків. Договір про заснування підписується сторонами, що домовляються, підписи нотаріально засвідченні. Група розпорядчих документів повинна відповідати таким вимогам складання:

1. В тексті має бути аналіз фактів, що викликали видання документу.

2. Повинен відноситись до однієї особи або відділу та мати конкретне закріплення роботи.

3. Розпоряджаючий документ повинен залишати виконавцю свободу для проявлення ініціативи.

4. В документі повинні визначатись конкретні завдання, опускатись засоби та деталі його виконання, добре відомі виконавцям.

5. В документі мають бути вказані особи, відповідальні за його виконання.

2. Розпорядча документація До розпорядчих документів відносяться накази, рішення, постанови, розпорядження. Юридичною основою розробки документів можуть бути видання документа органами влади та управління. Наказ - правовий акт, що видається керівником органу державного управління, директором фірми з цілях вирішення задач стратегічного та оперативного управління. Накази розподіляються на:1) по основній діяльності; 2) по особовому складу. По основній діяльності - оформляються рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства. Можуть бути нормативними (про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку) та індивідуальними. Вступає в силу з моменту його підписання, якщо строк не окреслений в тексті. Реквізити наказу:

• Герб, емблема, нагороди.

• Міністерство.

• Установа. Підрозділ. Код підприємства. Код документа. Назва. Дата, номер. Місце видання. Заголовок до тексту. Текст. Підпис. Візи. Гриф погодження. Відмітка про виконання документа. Відмітка про перенесення даних на машинний носій. УКРАЇНА Міністерство легкої промисловості Завод нестандартного устаткування НАКАЗ №106 17.10.99 м. Київ Про організацію занять по підвищенню кваліфікації інженерно-технічних працівників З метою підвищення кваліфікації інженерно-технічних працівників НАКАЗУЮ:1. Організувати на заводі курси по підвищенню кваліфікації ІТП згідно програми, яка додасться, на 48 навчальних годин.2. Встановити день занять - вівторок, 4 години. 3. Контроль за організацією занять покласти на головного інженера Артюхіна В. С. Директор Якщо є додатки - вказати кількість та кількість аркушів. Список та підписи осіб, яких стосується документ. З наказом (розпорядженням) ознайомлено. Далі наказ реєструється у «Книзі адміністративних наказів»(прошита, аркуші пронумеровані). Наприклад: № Дата Короткий зміст Примітки

18 20.1 1.1999р. Про створення відділу маркетингових досліджень

Сквозна нумерація наказів на протязі всього року. Дія наказі постійна (правові наслідки на протязі всього часу, поки не буде анульований компетентною особою). Розпорядження - акт управління, що має владний характер та обов'язкову силу виконання для робітників організації. Розпорядження поділяються на дві групи:1. для загального тривалого користування; 2. для одинарних випадків, що стосуються конкретного питання (про передачу, перевірку, списання та ін.) Розпорядження фіксуються в «Книзі розпоряджень». На відмітку від наказу, дія розпорядження обмежена та не може мати правових наслідків. Приклад; Україна Міністерство легкої промисловості Колективне підприємство «Чобіток»РОЗПОРЯДЖЕННЯ № 48 20.10.99 р. Про зміни внутрішнього розпорядку згідно з переходом на зимовий час ПРОПОНУЮ: 1. Ввести такі особливості робочого дня: Робочий день - з 8 години ЗО хвилин до 17 години рівно; Перерва на обід - з 13 години до 13 години 30 хвилин. 2. Термін дії розпорядження - до 1 березня 2000 р. 3. Контроль за виконанням цього розпорядження надаю менеджеру офісу. Директор ___________________ С. В. Кузьмук З розпорядженням ознайомлено: Менеджер офісу ________________ Завершуючим етапом роботи з проектами розпорядчих документів є погодження та підписання. Погодження - із зацікавленими установами, із структурними підрозділами або посадовими .............. (візування або гриф погодження). Наприклад: проект наказу, рішення, розпорядження візується тим, хто складає проект та керівником структурного підрозділу, що вносить проект, юрист-консультом. Якщо потребується фінансове забезпечення - проект документа погоджується з фінансовими органами або службами. Погодження проводить структурний підрозділ або особа, що готувала проект розпорядчого документу. Види або гриф погодження проставляють на першому екземплярі проекту. У випадку непогодження - мотивований висновок. Проекти розпоряджуючих документів, (постанова та рішення), обговорюються на засіданнях. Можуть вноситися доповнення та поправки. Дороблені проекти виносяться на слідуюче засідання на затвердження. Проекти документів підготовлені представляються на підпис. Накази та розпорядження підписує керівник чи його заступник. Постанови та рішення: голова та секретар (керуючий справами) компетентного органу. Підписується 1-й екземпляр документу, що виготовлений на бланку. Розпорядчі документи вступають у силу з моменту їх підпису чи строк вступу до сили та строк дії акту управління вказують у документі.