Українське ділове мовлення. Відповіді до екзамену - Діловодство - Скачать бесплатно

1. Автобіографія. Прокоментуйте, складіть і запишіть цей документ.

Автобіографія - документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності.

Незважаючи на довільний виклад тексту, від імені першої особи обов'язково зазначаються такі відомості:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім'я та ім'я по батькові теперішні та колишні, якщо були зміни (у називному відмінку однини).

3. Дата народження: число, місяць (літерами), рік.

4. Місце народження: село, селище, місто (у наз. відмінку), район (у родовому відмінку), край, країна (якщо за межами України) (у наз. відмінку). Усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у свідоцтві про народження.

5. Відомості про навчання: повне найменування навчаль­них закладів (як вони називалися на час навчання), на­зви спеціальностей, які отримали (за дипломом).

6. Перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі та ін.

7. Відомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та посад).

8. Нагороди, стягнення, заохочення.

9. Відомості про громадську роботу.

10. Короткі відомості про склад сім'ї (без займенників).

Якщо неодружені:

батько, мати (прізвище, ім'я та ім'я по батькові, рік на­родження, посада та місце роботи); сестри, брати, якщо вони не мають своєї сім'ї.

Якщо одружені:

дружина, чоловік (прізвище, ім'я та ім'я по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання); діти (прізвище, ім'я та ім'я по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання).

11. Повна домашня адреса, номер телефону.

12. Дата укладання (ліворуч).

13.Підпис укладача (праворуч).

Існують: а) автобіографія-розповідь, яку укладають в опи­совій (довільній) формі;

б) автобіографія-документ, у якій точ­но викладають основні факти;

в) автобіографія-документ спе­ціального призначення, у якій детально викладаються факти життя та діяльності як укладача, так і його родичів.

Автобіографія

Я, Піддуда Карній Ілліч, народився 5 березня 1970 р. в с-щі Високе Балаклгйського р-ну Харківської обл.

Після закінчення 1987 р. Балаклійської СШ № 2 працював механізатором колгоспу «Світлий шлях».

З 1988 до 1990 р. служба у війську.

З 1991 р. студент механіко-математичного факульте­ту Харківського державного університету. Закінчив ХДУ 1995 р. за фахом викладач математики.

З 1995 р. працюю вчителем математики Харківської ЗСШ № 105.

З 1996 р. виконую обов'язки голови профкому школи (на громадських засадах).

Склад сім'ї:

дружина - Піддуда Надія Федорівна, 1972 р. народж., за­відувач Харківської дитячої б-ки їм. В. Стуса;

син - Піддуда Геннадій, 1994р. народж., школяр ЗСШ № 105.

Домашня адреса: 61058, Харків-58, вил. Б. Чичибабіна, 9, к.110.

Тел. 430-218

15.05.2002 (підпис)

2. Акт.

Акт - це офіційний документ правової чинності, що констатує (підтверджує) певні факти, події, пов'язані з діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів.

Для об'єктивного відображення (фіксування) певних фактів акт укладається колегіально кількома службовими особами, спеціально уповноваженими для цього керівництвом або перевіряючим органом. Як правило, це документація постійно діючих експертних комісій, діяльність яких затверджується відповідним наказом.

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції.

Акти поділяються на законодавчі та адміністративні.

Законодавчі містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів.

Адміністративні укладають після попередніх ухвал, коли відбувається:

1. Приймання-передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва тощо.

2. Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об'єктів.

3. Проведення випробувань нової техніки чи обладнання.

4. Списання непридатних чи зіпсованих матеріальних цінностей.

5. Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація матеріальних цінностей

6. Нещасний випадок (травма, аварія, стихійне лихо, ДТП).

Набувши юридичної сили після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником закладу, установи, акт є документом суворої звітності, на підставі якого порушують адмі­ністративну судову чи кримінальну судову справу.

Вступна частина акту

1. Автор документа — підпорядкування міністерству (якщо є), повна назва установи, (ліворуч, якщо є затверддження, в іншому разі посередині).

2. Затвердження — посада, підпис, розшифрування підпи­су, дата (праворуч).

3. Дата заактування факту чи події (вказують останній день роботи).

4.Місце укладання (праворуч).

5. Назва документа (посередині з великої літери) та номер.

6.Заголовок («про...»).

Констатуюча частина

7. Текст:

підстава (наказ і номер, посада керівника, назва установи, дата);

— якщо акт укладено комісією, то замість слова «Присутні» пишуть: «Голова комісії», потім — «Члени комісії» з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів, починаючи з голови, а далі за абеткою, нумерують арабськими цифрами (якщо були присутні свідки, то перелічують і їх);

— виклад мети й завдання акта, характер проведеної роботи, перелік установлених фактів та висновків.

8. Кількість примірників акта й місце їх зберігання.

9. Додатки до акта (кількість примірників і сторінок).

10.Підписи голови, членів комісії, присутніх (у разі потреби) та розшифрування підписів.

Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпо­рядчій формі із зазначенням терміну виконання приписаних дій, то документ подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайомлений.

Особа, яка не згодна зі змістом акта, повинна підписати його із зазначенням про свою незгоду. Окрему думку члена комісії треба оформляти на окремому аркуші й додавати до акта.

Кількість примірників акта, які мають рівнозначну юридич­ну силу, визначається нормативними документами або прак­тичними потребами.

Уклавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.

3. Довідка.

Довідка - це документ інформаційного характеру, що містить опис та підтвердження біографічних і юридичних фактів, діяльності окремих осіб чи обставин діяльності закладів, уста­нов.

Довідки поділяються на особисті та службові.

Особисті підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної особи.

Службові повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного підрозділу, дільниці чи всього підприємства. Укладання службової довідки потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення і ґрун­товного аналізу отриманих даних про факти й події служ­бового характеру. У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки. Якщо довідка охоплює відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів.

Як службові, так і особисті довідки укладаються посадови­ми особами або уповноваженими органами на вимогу конк­ретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої орга­нізації, установи. Частіше для цього використовують бланки організації чи підприємства, до яких вносять індивідуальний конкретний зміст і реквізити.

Довідки, що відображають основну діяльність організації, можуть бути зовнішніми і внутрішніми.

Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації і підписуються, крім укладача, ще й керівником організації чи установи та завіряються печаткою.

Внутрішні - укладаються для подання керівництву органі­зації або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

Реквізити:

1. Назва міністерства, якому підпорядкована організація, (для державних).

2. Повна назва організації, установи, що видає довідку.

3. Адресат - посада, назва установи, прізвище та ініціали (для службових).

4. Дата видачі

5. Місце укладання.

6.Назва документа та його номер (посередині).

7.Заголовок до тексту (для службових).

8. Текст:

- прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, якій видаєть­ся довідка (у називному відмінку);

- назва установи, закладу, до яких подається довідка. (У тексті слід уникати архаїчних зворотів типу: «Цим пові­домляємо. ..», «Пред'явник цього...»,«...дійсно проживає...», «... справді працює... >, «... зараз навчається...» та ін. )

9. Посада укладача, керівника (ліворуч), ініціали та прізви­ще.

10.Печатка.

Житлово-експлуатаційне управління № 27 Нагірного р-ну пров. Семенівський, 51, м. Харків, 61032, тел. 337-329

04.10.2002 м. Харків

Довідка № 203

п. Леонтович Валерій Йосипович мешкає з 09.04,69 за ад ресою: м. Харків-22, вул. Тарасівська, 8, к. 3. Займає загальну житлову площу 38 м2.

Видано для подання до відділу обліку та розподілу житлової площі виконкому Харківської міської ради народних депутатів.

Начальник ЖЕУ (підпис) Е. В. Дерегус

(печатка)

4. Договір.

Договір - письмова угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинен­ня господарських взаємовідносин. Договір може бути укла­дений між приватними особами і організацією та між орга­нізаціями.

Цивільний кодекс передбачає такі договори: поставки, купівлі-продажу, закупівлі сільськогосподарської продукції, позики, наймання житлового приміщення, підряду.

Відповідно до нормативних актів договори повинні мати такі реквізити:

1) назву документа;

2) зазначення місця укладання й дати;

3) вступну частину (точні й повні назви сторін, їх пред­ставників (прізвище, ім'я, по батькові), повноваження, на підставі яких вони діють);

4) зміст договору;

5) термін виконання договору;

6) кількісні та якісні показники продукції;

7) зазначення ціни робіт (продукції) і загальної суми;

8) порядок виконання роботи;

9) порядок розрахунків між сторонами;

10) додаткові умови до договору;

11) вказівки на майнову відповідальність за повне або часткове невиконання договору;

12) порядок і місце розв'язання суперечок;

13) загальний термін дії договору;

14) юридичні адреси сторін, що укладають договір;

15) власноручні підписи сторін;

16) печатки установи або обох сторін, які укладають до­говір.

Договір вважають укладеним тоді, коли сторони дійшли згоди з усіх пунктів і відповідно оформили його письмово.

Договір

м. Київ, шістнадцятого лютого тисяча дев'ятсот де­в'яносто п'ятого року

Ми, Бойко Галина Петрівна, що проживає в м. Києві по вул. Обсерваторній, 12, кв. З, далі йменована "Продавець", з одного боку, та Охріменко В'ячеслав Григорович, що про­живає в м. Києві по вул. Б. Грінченка, 5, кв. 32, далі йменований "Покупець", з другого боку, уклали цей договір про таке:

1. Продавець продав, а Покупець купив житловий бу­динок у с. Дмитрівка Талалаївського району Чернігів­ської області на земельній ділянці 200 кв. м. На цій ді­лянці розташовані: цегляний сарай, гараж, погріб, ого­рожа. Інвентаризаційна оцінка — ... (прописом) гривень.

2. Будинок, що продається, належить Продавцеві на підставі заповіту як спадкове майно, прийняте 8 лю­того 1990 року, і проданий Покупцеві за ... (прописом) гривень, які сплачені повністю Продавцеві під час підпи­сання договору.

3. До укладання договору будинок, що продається, нікому не продавався і нікому іншому не належав.

4. Витрати у здійсненні цього договору сторони ви­плачують порівну.

5. У користування Покупця переходять житловий бу­динок, сарай, гараж, погріб і земельна ділянка.

Договір складено у двох примірниках: один зберігається у державній конторі, другий видано Покупцеві.

Юридичні адреси сторін:

Продавець: Київ-53, вул. Обсерваторна, 12, кв. З

Покупець: Київ-03, вул. Грінченка, 5, кв.32

(підпис) Г. П. Бойко

(підпис) В. Г. Охріменко

5. Доповідна записка.

Доповідна записка — це документ на ім'я керівної посадо­вої особи зі звітом про виконання певної роботи, завдань, доручення; може містити вис­новки та пропозиції укладача.

Доповідна записка укладається за вказівкою керівника або ж з ініціативи її автора й може також містити повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяються:

1. За походженням на внутрішні, що адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що ад­ресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація.

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням на звітні, інформаційні та ініціативні.

Реквізити:

1. Місце укладання - повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх).

2. Адресат - посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка, у давальному відмінку.

3. Адресант - посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка подає записку, у родовому відмінку.

4. Назва документа, номер (для внутрішніх).

5. Заголовок («про...»}.

6. Текст може поділятися на такі частини:

а) загальну лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;

б) описову - аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; з'ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновкову конкретні пропозиції щодо оптималь­них способів вирішення, подолання чи усунення заяв­лених в описовій частині фактів.

7. Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, при­мірників тощо.

8. Посада автора (якщо вона не зазначалася в п.3) - ліворуч, підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації (для зовнішніх) праворуч та розшифрування підпису.

9. Дата укладання (якщо вона не зазначалася в п.1) цифрами.

Директорові Харківської

ЗСШ № 144

п. Колінько В. О.

класного керівника 10-Б класу

Осташа Олексія Юхимовича

Доповідна записка про участь в олімпіаді

Згідно з наказом № 7-6 від 19.03.2002 я, учитель історії України Осташ О. Ю., очолював учнівську делегацію у складі 10 осіб до м. Київ, де 24—27.03.2002 відбувалася національна шкільна олімпіада з історії.

Учнь 10-Б кл. Галич В. Д. й учениця 8-А кл. Федоровська С. Ю. стали переможцями олімпіади й посіли відповідно II та III місця.

Прошу розглянути питання про заохочення зазначених вище учнів. Вважаю, що вони гідно репрезентували рідну школу, місто та область на олімпіаді такого високого рівня.

29.03.2002 (підпис)

6. Доручення.

Доручення (довіреність) - документ (письмове упов­новаження), за яким приватна, офіційна особа чи організація надає право (повноваження) іншій приватній, офіційній особі чи організації на законних підставах здійснювати від її імені певні юридичні дії або представницькі функції з (пе­ред) третіми особами й цим створювати для останнього пра­вові наслідки.

Доручення поділяються на особисті (приватні) та офіційні (службові).

Офіційне доручення укладається на спеціальному чн загаль­ному бланку формату А4 або А5 з обов'язковим зазначенням повної назви організації та її юри­дичної адреси.

Залежно від обсягу та змісту повноважень, що надаються представникові, доручення поділяються на три види:

разові на виконання одноразової дії (найчастіше це отримання товарно-матеріальних цінностей чи одержан­ня стипендії, заробітної плати, пенсії, переказу й т. ін.);

спеціальні на здійснення приватною чи службовою осо­бою однотипних учинків (представництво в органах суду, виконання господарських і банківських операцій у ме­жах певного терміну й т. ін.);

генеральні (загальні) на виконання розширених повно­важень (здійснення операцій, пов'язаних з управлінням та володінням нерухомим і рухомим майном, банківсь­ких операцій, одержання та надсилання кореспонденції, представницьких функцій у суді й т. ін. з правом пере­доручення третій особі).

Термін дії доручення зазначається цифрами (разове, спеці­альне) й літерами (генеральне, загальне). Максимальний термін дії доручення не може перевищувати трьох років. Якщо термін дії доручення не зазначений, воно зберігає юридичну силу про­тягом року з дня його укладання. Недатоване доручення не має юридичної сили.

Особа чи установа, яка уклала доручення, може в будь-який час його скасувати, а особа, якій доручення видано - відмовитися від нього. Угода про відмову від цього права недійсна. Із припиненням дії доручення втрачає силу будь-яке передору­чення третій особі.

Текст особистого доручення пишеться в довільній формі, але обов'язково слід зазначити такі відомості:

1. Назва документа.

2. Місце укладання, число, місяць, рік (для генерального доручення літерами й без скорочень).

3. Прізвище, ім'я та ім'я по батькові довірителя.

4. Домашня адреса довірителя (для генерального доручен­ня).

5.Прізвище, ім'я та ім'я по батькові; дані документа, що посвідчують особу, якій видається доручення.

6. Зміст дій, обов'язків, прав, які має повноваження викону­вати довірена особа.

7.Термін дії доручення. Разового - цифрами, а спец-го й генерального - літерами.

8.Підпис довірителя (праворуч).

9. Дата укладання документа (для разового доручення пи­шеться цифрами).

10. Завірення (засвідчення) підпису довірителя може бути здійснено підприємством, де він працює, закладом, де на­вчається, ЖРЕД за місцем його проживання, або будь-якою нотаріальною конторою.

11. Посада, назва установи, закладу, підпис, ініціали та прізви­ще особи, від імені якої виступає засвідчувач.

12. Запис про стягнення державного мита (для генерального доручення).

13. Номер, під яким зареєстровано документ (для генераль­ного доручення).

14. Печатка організації, закладу, де працює засвідчувач.

15. Дата засвідчення вказується цифрами, а для спеціально­го й генерального доручення літерами (ліворуч).

Усі вільні місця, графи доручення за­креслюють, щоб не можна було нічого дописати.

Доручення

Я, Безсонов Валерій Лукич, студент економічного ф-ту групи ЕФ-42 ХНУ, доручаю Євгеньєву Олексієві Микитовичу, за його паспортом серії БА № 447019, виданим 10.03.91 ЦВМ Індустріального РВХМУУ МВС України в Херсонській обл., отримати в касі ун-ту належні мені гроші для відрядження згідно з наказом № 146 від 15.04.2002.

17.04.2002 (підпис)

Підпис студ. Безсонова В. Л. засвідчую:

Декан екон. ф ту (підпис) А. І. Смолич

19.04.2002

(печатка)

7. Заява.

Заява - вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації надані їм права (на працю, відпочинок, матеріаль­не і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси. Розрізняють два основних види заяв:

особиста заява, яка містить прохання (звертання) до ке­рівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації, які він репрезентує, до посадової особи іншої органі­зації, структури тощо.

Остання може бути відтворена механічним способом у де­кількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адре­су організації, вихідний номер документа тощо).

За походженням заяви бувають:

1. Зовнішні:

а) особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військо­вого білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уника­ти абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

б) службові, у яких подається повна поштова та юридич­на адреса підприємства (фірми, установи) з усіма на­лежними реквізитами.

2. Внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги.

Реквізити заяви:

1. Адресат (з великої літери праворуч) - посада, назва установи, прізвище та ініціали посадової особи, на ім'я якої подається заява, у давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю).

2. Адресант (без прийменника з малої літери) посада, звання, назва закладу, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка звертається із заявою, у родовому відмінку (без крап­ки в кінці останнього слова).

3. Назва документа.

4. Текст (з великої літери, з абзацу).

5. Додаток (підстава): перелік інших документів із зазна­ченням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).

Для одержання додаткових авансів чи позик укладається заява-зобов'язання

У цьому документі крім обґрунтованого прохання про на­дання певної суми зазначаються гарантований термін і спосіб її повернення, відомості про постійне місце роботи й заробітну плату та дані особистого документа (паспорта).

Різновидами заяв також є позовні заяви, які подаються до суду. Характерною особливістю позовних заяв є те, що позивач повинен якомога детальніше, послідовно й логічно викласти кон­кретні факти, що стали причиною звернення до суду, зазначивши місце та роль відповідача в картині подій, указати прізвища оче­видців, свідків, запропонувати матеріальну оцінку відшкодуван­ня тощо залежно від змісту заяви з обов'язковим посилан­ням на відповідні статті ЦК чи КПК України, КпШС України.

Додатками до позовної заяви можуть бути висновки екс­пертів, оригінали чи копії документів, квитанції про сплату ви­трат, рукописи творів, довідки тощо.

8. Звіт.

Звіт - документ, який містить відомості (інформацію) про результати діяльності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і подається керівникові структурного підроз­ділу, організації або до керівного органу.

Державна статистична й відомча цифрова звітність укладаєть­ся на підставі уніфікованих форм (бланків) й у відповідності до затверджених нормативних документів, які вказують поря­док їх укладання та оформлення. Внутрішньоорганізаційна звітність менш регламентована щодо форми.

Реквізити:

1. Ґриф затвердження праворуч (для зовнішніх).

2. Штамп установи (якщо не на бланку) - для зовніш­нього документа.

3. Назва документа.

4. Заголовок, який має такі дані, як:

- «про роботу атестаційної комісії»; «про роботу відділу...», «про педагогічну (виробничу) практику...» тощо;

- термін звітності (з 09.01.2002 до 09.02.2002, за І квар­тал 2002 р. тощо);

- статус, посада й місце роботи (навчання) укладача; прізвище та ініціали укладача.

5. Текст, який має такі частини:

- вступ (зазначається обсяг завдань, які були постав­лені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);

- основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи, прак­тики тощо);

- висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів ро­боти, практики, перспективи на майбутнє).

6. Додаток (якщо є):

- службова (доповідна, пояснювальна) записка; довідкові матеріали;

- квитанції, проїзні документи, рахунки тощо про витрачені кошти (для фінансової звітності).

7. Підпис автора документа.

8. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізви­ще (для зовнішніх).

9. Дата укладання.

10. Печатка (для зовнішніх).

Звіт про педагогічну практику

студента групи ГЕ-41 географічного ф-ту ХНУ їм. В. Каразіна

Божедая В. І.

Практику проходив із і0.02.2002 до 22.03.2002 в СШ м. Золочів Харківської обл. У школі було створено належні умови для проходження практики. В одному класі було поєднано викладання географії та історії, що створювало певні складнощі в розміщенні наочності та приладів. Кабінет та географічний майданчик достатньо обладнано технічними за­собами, але бракує сучасних мап, атласів, нових підручників та довідково-методичної літератури.

За час практики:

1) провів 10 уроків із географії, 4 з них залікові, які про­аналізували вчитель-методист і керівник практики;

2) брав участь в обговоренні та аналізі 4 уроків інших практикантів;

3) зібрав інформаційно-довідковий матеріал для написан­ня реферату «Екологічна абетка»;

4) розробив і виготував 2 комплекти роздаткового мате­ріалу (анкети);

5) підготував і провів виховний захід «Дбай про майбутнє сьогодні»;

6) брав участь у засіданнях гуртка «Екологія рідного краю» та в укладанні загальношкільної програми «Позакласна крає­знавча робота» на 2002/2003 навч. р.

Успішному проведенню практики значною мірою сприяли допомога й доброзичливе ставлення дирекції та викладачів до студентів-практикантгв.

Додатки:

1) характеристика-вгдгук;

2) план контрольного уроку;

3) план виховного заходу;

4) психологічна характеристика учня.

22.03.2002 (підпис)

9. Інструкція, квитанція.

Інструкція - правовий акт, що містить правила, які регулю­ють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони структурних підрозділів, служб, філій, посадових осіб.

Текст інструкції складається з розділів, які мають заголовки, що поділяються на пункти та підпункти, пронумеровані; арабськими цифрами. Текст інструкції повинен починатися з роз­ділу «Загальні положення», де викладено мету та причини видання документа, сфери (межі) розповсюдження (дії), підстави й розробки та інші відомості загального характеру

Інструкції використовують слова «повинен», «належить», «не­обхідно», «не припускається», «забороняється» та под.

Інструкція оформляється на загальному бланку організації. Заголовок до Інструкції містить визначення об'єкта чи коло питань, на які розповсюджуються її вимоги, наприклад: «Інструк­ція про ведення бухгалтерського обліку в установі».

Інструкція підписується, затверджується та візується анало­гічно до посадової інструкції.

Документи інструктивного характеру «Правила» та «Поло­ження» близькі до попередніх за змістом, призначенням та оформ­ленням.

Посадова інструкція - правовий акт, що видається устано­вою, закладом з метою регламентації організаційно-правового ста­ну працівника, його обов'язків, прав, відповідальності та забез­печення оптимальних умов для його ефективної праці.

Посадові інструкції розробляються на кожну посаду, яка пе­редбачена штатним розкладом.

Текст посадової інструкції містить розділи:

1. Загальне положення.

2. Посадові обов'язки.

3. Права.

4. Відповідальність.

5. Взаємини.

Розділ Загальне положення містить: найменування поса­ди, начальника, порядок призначення та звільнення; перелік нормативних, медичних та інших документів, якими керується працівник; кваліфікаційні вимоги (рівень освіти, стаж роботи); вимоги, що висувають робітникові стосовно спеціальних знань.

Розділ Посадові обов'язки встановлює конкретний зміст діяльності працівника, перелічує види робіт, які виконує праців­ник даної посади та характер його дій («керує», «готує», «за­тверджує», «розглядає», «виконує», «забезпечує», «відповідає» тощо).

Розділ Права закріплює повноваження, які за­безпечують виконання обов'язків: право приймати рішення, давати вказівки з конкретних питань, самостійно підписувати документи, право звертатися із пропозиціями до керів­ника; репрезентувати від імені підрозділу чи закладу в інших організаціях, право робити запити щодо необхідної для роботи інформації, а також право вимагати виконання певних дій від інших працівників.

Розділ Відповідальність визначає міру персональної відповідальності працівника. Відповідальність робітника визначається згідно з чинним законодавством і може бути дис­циплінарною або адміністративною.

Розділ Взаємини окреслює: від кого, у який термін і яку інформацію отримує працівник; кому, яку й у який термін її надає; із ким узгоджує проекти документів та інші питання його інформа­ційних взаємозв'язків.

Обов'язковими реквізитами посадової інструкції є:

1. Підпорядкування міністерству (для державних).

2. Повна назва організації.

3. Найменування структурного підрозділу.

4. Назва документа, число, дата та місце укладання.

5. Заголовок до тексту.

6. Підпис керівника підрозділу і ПІБ.

7. Затвердження (підписується керівником або його заміс­ником).

8. Віза (накладається керівниками залежних підрозділів та юридичним відділом).

9. Дата затвердження.

Час дії посадової інструкції починається від дати її затвер­дження.

10. Лист.

Службові листи (офіційна кореспонденція). Є два види:

а) офіційне листування міждержавних установ чи інозем­них представництв у дипломатичній практиці;

б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, за­кладами тощо.

Службовий лист це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управ­ління процесами діяльності організацій, установ та їх структур­них підрозділів. Загальноусталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Вико­ристання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приво­ду, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, цифрових даних і логічних висновків, у яких повинні перекона­ти адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв'язання його. Основним струк­турним елементом змісту є висновок (закінчення), де ви­кладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, про­позицію чи прохання тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяють­ся на два типи:

1. Листи, що потребують відповіді - запити, прохання, пропозиції, звернення, вимоги.

2. Не потребують відповіді - відповіді, попередження, розпорядження, відмови, подяки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рек­ламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну ад­ресу, тільки останній укладається від імені декількох організа­цій чи установ.

Циркулярний завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

Текст службового листа повинен бути простим і розкрива­ти бажано тільки одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.

Головна мета листа - поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважа­ло сприйманню основної інформації. Але добирати потрібні сло­ва і тон ви повинні самі залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова - дотримання міри, доречності й такту.

Проте лишається досить умовностей, додержувати яких конче потрібно. Це передусім стосується структури службового листа: логічних елементів змісту та правил його оформлення.

Реквізити:

1. Назва міністерства (для державних структур).

2. Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Номер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).

5. Заголовок листа («про...»).

6. Текст (зміст).

7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

8. Посада; звання; ранґ; статус адресанта (ліворуч).

9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10. Печатка (якщо необхідно).

11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Будьте лаконічні. Намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою.

Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу. Розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом.

Уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншо­мовними словами. Суть справи слід викладати чітко, зро­зуміло, без двозиачностей, які можуть викликати сумні­ви чи запитання.

Будьте ввічливі. Стежте за стилем вашої кореспонденції. Уникайте категоричності. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти.

Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю.

Прощальні фрази добираються залежно від рівня стосунків (партнерства) на зразок:

Завжди щиро Ваш ...

Із найліпшими побажаннями ...

Щиро відданий Вам ...

Бажаємо успіхів ...

Із повагою ...

Із вдячністю й повагою ... і т. ін.

Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адре­сатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах поваги та обопільної коректності.

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то про­тягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отрима­но й над розв'язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

Як правило, службові листи укладаються на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. За характером інформації листи поділяються на різні групи.

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата.

Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо, за­явлених в ініціативному листі.

Супровідний лист документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи,

Договірний лист - різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного до­говору, угоди між адресатом і адресантом.

Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Інформаційний лист та лист-повідомлення близькі до листа-запрошення.

Гарантійний лист - документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов'язань. Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахуикових зобов'язань і має підвищену право­ву функцію.

Рекламний лист це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, про­пагує діяльність закладу чи установи.

Лист-нагадування - це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обу­мовлених зобов'язань або проведення заходів.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа, факсу, телеграми, товару тощо), прибуття особи чи групи, виконання певних дій.

Рекламаційний лист - це документ, який обґрунтовано до­водить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, продукції чи послузі, а саме: недотримання попередньо обумовлених термінів, техно­логічних нормативів тощо, обґрунтування недоброякісності може підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців-експертів.

Лист-претензія - документ, близький до рекламаційного ли­ста, але менш категоричний за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати категоричному.

Рекомендаційний лист - документ, близький до характе­ристики, але не обов'язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника в даній орга­нізації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об'єктив­ною та виваженою, оскільки це справа честі й імені вашої орга­нізації та подальша доля рекомендованого.

Комерційний лист - специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній прак­тиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо.

Міністерство освіти і науки України

Харківський державний технічний університет

будівництва та архітектури

61040, Харків-40, вул. Сумська, 42,

тел. 402-911, 402-104

№ 01-6/24 11.01.2002

Міністерство у справах молоді та спорту

Оргкомітет спартакіади 2003 п. Семибрату В. Г.

про умови проведення спартакіади серед вищих навчаль­них закладів

Просимо надіслати пакет документів щодо умов прове­дення загальнодержавної спартакіади серед вищих навчальних закладів 2003 го року.

Додатки на 10 с. в 1 пр.:

1) характеристика та стан спортивної бази;

2) перелік і характеристика спортивних секцій;

3) список студентів-спортсменів, розрядників, призерів.

Із повагою завідувач навчально-виховною

роботою проф (підпис) В. С. Микитенко

11. Наказ.

Наказ — розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.

Накази охоплюють широке коло питань із виробничої і на­вчальної діяльності: організація праці (навчання); добір і роз­становка кадрів; трудова (навчальна) дисципліна; заохочення до праці (навчання) тощо.

За призначенням усі накази поділяються на накази щодо особового складу (кадрові) та накази із загальних питань (орга­нізаційні, із питань основної діяльності).

У наказах щодо особового складу оформляють призначен­ня, переміщення, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди та стягнення працівників. Ці накази укладаються на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Серед організаційних наказів розрізняють:

- ініціативні, які видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації (керівні);

- на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів (виконавчі).

Реквізити:

1. Назва міністерства, якому підпорядковується організація.

2. Повна назва організації, установи.

3. Назва документа.

4. Індекс (до номера через дефіс додають літери (ВК відділ кадрів), номер наказу (посередині).

5. Дата укладання (ліворуч).

6. Назва населеного пункту, де розташоване підприємство, установа (праворуч).

7. Заголовок «про...».

8. Текст:

Констатуюча частина містить такі складові: вступ (причина видання наказу); доведення (основні факти); висновок (мета видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищого органу (установи), то в констатуючій частині вказується назва, номер, дата й заголовок до тексту розпорядчого документа, а та­кож передається зміст певного розділу статті доку­мента вищого органу (установи).

Розпорядча частина починається словом «Наказую» і складається з пунктів, що поділяються на такі скла­дові: дія, термін виконання та відповідальність за ви­конання. Кожний пункт наказу нумерується арабсь­кими цифрами. Текст викладу розпорядчої частини повинен мати нака­зову форму. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі («Призначити», «Здійснити», «Звільнити» та ін.).

Як виконавець указується назва організації, підрозділу, службова особа із зазначенням у давальному відмінку посади, прізви­ща та ініціалів. Якщо в одному пункті перелічуються де­кілька осіб, то їхні прізвища вказуються за абеткою.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконан­ням наказу (відповідно до