Українське ділове мовлення. Відповіді до екзамену - Діловодство - Скачать бесплатно

збільшити можливість позитивної відповіді на прохання:

- ретельно обміркувати, враховуючи особу, вік, характер слухача;

- з’ясувати, наскільки можливе задоволення прохання;

- визначитися, з чого почати і чим закінчити;

- не висловлювати прохання “на ходу”.

Форми позитивної відповіді: Згоден, Я не заперечую, Домовилися, Гаразд, З приємністю, Ви маєте рацію, Авжеж, Чудово, Саме так, Обов’язково.

Відмову важко давати, особливо вголос. Форми відмови: На жаль, не можу Вам зараз допомогти, На жаль, це не в моїй компетентності; Шкодую, але не можу дати відповіді на це питання.

37. Ділові контакти; знайомство; звертаня; говорити – слухати; кілька слів про етику ділової людини.

Якщо нема нагоди для знайомства, слід представитися самому. Новий знайомий у подальшому при зустрічі може не вітатися, що утруднює майбутні контакти.

В ділових колах віддають перевагу знайомству через посередника, т.як воно може забезпечити подальші контакти. У такому випадку у подальшому новий знайомий за етикетом повинен вітатися чи відповідати на привітання.

Спочатку – привітання, потім імена і посади. За етикетом молодші відрекомендовуються старшим, підлеглі – начальнику, першими представляються жінці.

Знайомство – стримано, але без ніяковості, дивитися людині у вічі. Підвестися з місця. Жінка може не підводитися, якщо представляють не іншій старшій.

Забув чи недочув ім’я – краще перепитати; про відсутнього не слід говорити всім, слід дочекатися запрошення сісти.

38. Телефонна розмова,

Один з видів усного мовлення, специфіка якого в тому, що розмовляючі не можуть бачити одне одного, навіть підтвердження того, що вас слухають потребує словесного вираження.

Говорити слід середнім за силою голосом, не швидко, чітко вимовляти, говорити саме в мікрофон трубки, висловлюватися простими реченнями.

При встановленні зв’язку слід привітатися, представитися (назвати себе і свою організацію чи установу). Не сподіватися, що впізнають.

Виклад справи повинен бути чітким і лаконічним, поділити на головні і другорядні питання, так щоб вони вимагали конкретної короткої відповіді.

Завершення розмови – це звичайно ініціатива того, хто зателефонував (або жінка).

З9. Головуючий на нараді. Вимоги до головуючого. Мова учасників наради.

Наради – інформаційні, дискусивні. Не повинно бути багато позапланових. Про планові не повідомляють, а про непланові – заздалегіть, щоб встигли спланувати час.

Головуючий відповідає за організацію і регламент наради. Об’єктивність. Репліки – сидячи, але стоячи оголошує прізвище, посаду і тему виступу наступного оратора.Тон виступу спокійний і глолос не підвищений, темп неспішний.

40. Що таке культура управління?

Культура управління - сукупність вимог, що висуваються до зовнішньої сторони цього процесу, а також як вимоги до індивідуальних якостей безпосередніх керівників. Включає в себе:

а) високі вимоги до культури виробництва;

б) правильне ведення, оформлення та зберігання документації;

в) дотримання етичних і моральних норм взаємин із колега­ми, партнерами;

г) правильну самооцінку особи.

Чи не найголовніша роль в організації колективу та плідної безконфліктної атмосфери в ньому належить безпосередньо керівнику. Він, безперечно, мусить бути особистістю-лідером, умілим організатором і тонким аналітиком-психологом, людиною слова і фахівцем справи. Крім того, керівник ще:

- знає ім'я та ім'я по батькові своїх працівників;

- завжди вітається з усіма;

- не зганяє злість на інших, коли винен сам;

- не підвищує голосу під час розмови;

- не нагадує підлеглому безліч разів про зроблену ним помилку, а свої помилки визнає;

- вміє оцінити добрий жарт і посміється разом з усіма (якщо це не висміювання когось із колективу);

- довіряє своїм працівникам;

- цінує їх час і не відволікає від роботи якимись дрібницями;

- по можливості відгукується на прохання особистого характеру;

- дає завдання підлеглим у ввічливій формі;

- знає вади своїх підлеглих (а також власні) і враховує у повсякденній роботі.

Варто додати ще два пункти, хоча їх напевно набагато більше:

- заохочує та хвалить привселюдно, а робить зауваження чи дорікає віч-на-віч;

- не має морального права вимагати від підлеглих дотримувати тих норм і правил, які порушує сам.

41. Яким в очах підлеглих має бути керівник?

Див. питання про культуру управління.

Керівник – зразок для підлеглих.

Фахівець.

Першою вимогою у стосунках керівника і підлеглих є вимога поваги і доброзичливості. Керівник ніколи не повинен проявляти неповагу до підлеглого. В основі цих стосунків має бути авторитент керівника, який забезпечується чесністю, добросовісністю, прекрасним знанням своєї справи, принциповість, повага до людей.

Керівник повинен відзначатися принциповістю, діловитістю (більше конкретних рішень і домагатися їх виконання), оперативністю (негайно розв’язувати виниклі питання).

42. Загальні вимоги до мови документа: ясність викладу, точність опису, свобода від суперечностей.

Ясність викладу, точність опису. Чим глибше в сутність справи вникає працівник, що створює док-т, тим точніше про неї висловлюється і тим яснішою буде вона для того, хто знайомитиметься з док-м.Перш ніж остаточно викласти док-т, слід детально обдумати його і дібрати слова і вирази, які найбільш лаконічно і водночас повно та точно передадуть його зміст і суть. З правильного добору слів і словосполучень починається якість викладу.

Свобода від суперечностей – чи не найвища вимога до док-тів. Полягає у тому, що обрані автором слова не повинні належати до різних сфер мовлення, що утруднює сприйняття. Не повинно бути суперечностей смислового плану.

43. Загальні вимоги до мови документа: переконливість, лаконічність, етикет ділових паперів,

Переконливість забезпечує обгрунтування висловленої думки, доказовість матеріалу. Док-т має бути лаконічним, у ньому мають бути відображені основні положення і аргументи. Потреба в переконливості тоді враховується, але втілюється на границі, в якій надто поверхові чи недосконалі словесні форми.

Лаконічність досягається попереднім обдумуванням док-ту, складанням його плану. Лаконічний док-т не має зайвих слів, повторень. Складні звороти потребують напруження, уваги. Кожен аспект питання, викладеного в док-ті, повинен мати певне місце у його логічній структурі, не збігатись з іншими аспектами.

Найголовнішим проявом етикету є переконливість док-ту.

44. Мовний етикет.

1.) Мовний етикет — це правила мовленнєвої пове­дінки, прийняті національним колективом мовців. Мовлен­нєвий етикет охоплює стійкі формули спілкування (слова, словосполучення, мовні звороти-кліше) в ситуаціях уста­новлення контакту із співбесідником, підтримки спілку­вання в доброзичливій тональності.

2.) Етикет – це сукупність норм і правил, прийнятих в даному суспільстві в даний час. Вони можуть бути змінні, але їхня сутність лишається незмінною – вона покликана висловити повагу до іншої людини. Культура мови і культура поведінки пов’язані між собою.

Етика ділового спілкування ґрунтується на таких правилах і нормах поведінки партнерів, колеґ, які сприяють розвиткові співпраці, розв'язанню поставлених проблем. А це й зміцнення взаємодовіри, постійне інформування партнера щодо своїх намірів та дій, а також запобігання обману й порушенню взятих зобов'я­зань

Етикет – у привітанні, прощанні, проханні і відповіді на прохання.

45. Що таке культура мови?

Культура мови є основною ознакою загального культурного рівня людини і разом з цим його складовою. Чим вища мовна культура людини, тим вищий творчий потенціал людини. Вірний вибір мовних засобів (лексичних, морфорлогічних, синтаксичних, мовноетичних) для передачі думки відповідно до змісту, мети і ситуації ділового спілкування.

Культура – це досягнення людства у будь-якій галузі діяльності (музична к-ра, виробнича к-ра).

44 - 45:

Важливим компонентом ділового спілкування є етика мов­лення. Недаремно один мудрий філософ сказав: «Заговори, щоб я тебе побачив». Вислів віками не втрачає своєї актуальності. Адже те, якими лексичними засобами володіє мовець, яку має інтонацію, вимову, як послуговується жестами, емоціями - вказує на рівень його освіченості й культури.

Виховану людину завжди вирізняє ввічливість, привіт­ність, доброзичливість, тактовність, стриманість, повага до співрозмовника, здатність до співчуття та розуміння ото­чуючих. І особливу роль у цьому відіграє слово: вчасне, доречне, вагоме, переконливе.

Не завжди на належному рівні ведуться ділові переговори, виступи перед співробітниками чи незна­йомою аудиторією. І, на жаль, частково огріхи припадають на невдало підібрані й сказані слова. Наприклад, доповідачі, лектори у своїх виступах часто вживають російські слова в українському варіанті або ж навпаки, тобто калькують їх. Насичують свою мову просторіччям, територіальними діа­лектами, нехтують вимовою, а іноді й роблять це навмисне. Часто можна почути, як через мовознавчу некомпетен­тність порушується граматична й лексична структура слів.

Не завжди розрізняється й логічна структура слів. Наприклад: прошу (будь ласка) і прошу (звертаюся з проханням), икода (про жалість, втрату) і шкода (даремно, не варто). Трапляється, що не точно коментується значення і зживання паронімів. Наприклад: відігравати (роль), грати на чомусь) і ґрати (конструкція).

З'явилась проблема і у використанні букви ґ. Дехто нама­жеться вживати її взагалі замість г. У випадках сумніву слід звернутися до українського правопису.

Іноді мовці у виступах використовують книжні слова, різні граматичні звороти, маловідому термінологію. Така мова не сприймається слухачами, стомлює їх, створює дискомфорт і свідчить про низький рівень виступаючого.

Бувають випадки, коли доповідач чи лектор нав'язливо звертається до слухачів «Вам зрозуміло?», «Вам ясно?». За­питання такого типу свідчать, що виступаючий недооцінює слухачів і цим ображає їх.

Отже, аби не траплялося подібних ситуацій, потрібно ско­ристатися загальноприйнятими нормами ділового етикету.

Мова виступу, доповіді, лекції має бути бездоганною, простою, зрозумілою широкому колу слухачів. Слід уникати іншомовних слів, якщо є українські відповідники; сполуч­ників типу: тому що; через те, що; у зв'язку з тим, що; враховуючи те, що; з огляду того, що; зважаючи на те, що; так, як; про те, що і т. д.

Важливим є також правильне й доречне використання вставних слів і виразів, обережне послуговування крилатими словами та іншими фразеологізмами. Тут треба враховувати професіональний і віковий контингент слухачів.

Для ефективності ділових взаємин варто зорієнтуватися не лише в собі, а й в тих, хто оточує, виробити свою манеру спілкування. Спілкуючись, треба триматися скромно й впев­нено. Належить подбати й про атмосферу приязності, то­вариськості, вільного й рівноправного обміну думками. Необхідно передбачати і враховувати реакцію слухачів.

Доповідач повинен говорити чітко, переконливо, не по­спішаючи, в ході мовлення змінювати інтонацію, щоб мова не була монотонною. Буває й так, що спілкуючись, спів­розмовники не завжди розуміють один одного. Не слід забу­вати, що в будь-якій ситуації можна дійти згоди. Запорукою успіху в цьому є взаємодовір'я.

Отже, уважне, дбайливе ставлення до мови є зовнішньою ознакою мовного етикету.