Організаційні і розпорядчі документи (ІІ частина) - Діловодство - Скачать бесплатно

План

Наказ.

Вказівка.

Розпорядження.

1. Наказ – це правовий акт, що його видає керівник підприємства (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством. В інших випадках наказ може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб незалежно від підлеглості.

Складання і оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами.

Проект наказу слід погоджувати з усіма заінтересованими особами (структурними підрозділами) даного підприємства, а в разі необхідності – також інших організацій. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він втрачає юридичну силу і його слід скасувати. До проекту наказу додають документи, які обумовлюють його доцільність.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не передбачено в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: це право мають керівники та перші заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їхніх повноважень і компетенції.

Накази видають на підставі і з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Керівник може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції.

Наказ діє доти, доки його не буде скасовано або доки не закінчиться термін його дії. Накази може скасовувати тільки уповноважена особа чи інстанція.

Накази бувають: нормативними (наказ керівника про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку; індивідуальними (наказ керівника про преміювання конкретних працівників).

За призначенням накази поділяють на два види: накази з основної діяльності; накази по особовому складу.

Накази з основної діяльності – це правові акти, в яких оформляють рішення керівника, пов’язані з організацією роботи підприємства в цілому чи його структурних підрозділів.

Накази з основної діяльності оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.

Реквізити наказу: 10 – назва виду документа, 11 – дата (проставляють у день підписання), 12 – індекс (проставляють у день підписання), 14 – місце складання чи видання, 19 – заголовок до тексту, 20 – позначка про контроль (проставляють у разі потреби), 21 – текст, 23 – підпис, 24 – гриф погодження (у разі потреби), 25 – візи (у разі потреби), 26 – відбиток печатки (у разі потреби), 28 – позначка про виконавця.

Текст наказу складається з двох частин – констатувальної (вступної) та розпорядчої.

У констатувальній частині викладають цілі та завдання приписаних дій та причини видання наказу, дають посилання на документ, що є підставою для видання даного наказу.

Розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі. Її починають словами “НАКАЗУЮ”, яке друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після цього слова ставлять двокрапку. В розпорядчій частині містять заходи та дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх виконання, та вказують терміни виконання завдань. Цю частину тексту можна поділити на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Текст кожного пункту може починатися із зазначення конкретної дії, вираженої дієсловом неозначеної дії, або із зазначення виконавця. Назву організації, структурного підрозділу, прізвище та посаду виконавця наводять у давальному відмінку. Останній пункт наказу містить вказівку на особу, яка відповідає за виконання наказу в цілому.

2. Вказівка – це розпорядчий документ, який створюють на підприємствах переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також для організації виконання наказів, інструкцій, інших актів органів управління.

Право підписувати вказівку має керівник підприємства, головний інженер та їхні заступники. Вказівки оформляються на загальних чи спеціальних бланках формату А4. Текст вказівки поділяється на констатувальну (вступну) та розпорядчу частини.

Констатувальну частину починають усталеними виразами, наприклад, прийменниками “Для...”, “Відповідно до...”, “Згідно з...” тощо, а закінчують словами “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, “ПРОПОНУЮ”, після яких ставлять двокрапку.

Розпорядчу частину вказівок оформляють, як і в наказах з основної діяльності.

Реквізити вказівки: 10 – назва виду документа, 11 – дата (проставляють дату підписання), 12 – індекс (проставляють у день підписання), 14 – місце складання чи видання, 19 – заголовок до тексту, 21 – текст, 23 – підпис, 24 – гриф погодження (у разі потреби), 28 – позначка про виконавця.

3. Розпорядження – це акт управління посадової особи, державного органу, організації, установи, підприємства, що виданий у межах їхньої компетенції і має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих організацій, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження становлять підзаконні акти й поділяються на дві групи: розпорядження загального характеру – тривалої дії; розпорядження окремого характеру – стосуються конкретного вузького питання.

Розпорядження видають КМУ (на підставі та для виконання законів, рішень ВРУ), виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств (організацій, установ) та їхні заступники для вирішення оперативних завдань. Розпорядження, що їх видають на підприємствах, мають обмежений термін дії і стосуються вузького кола підрозділів чи посадових осіб (працівників).

Текст розпорядження оформляють так само, як і текст вказівки, лише в констатувальній частині можуть вживатися слова “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, “ДОЗВОЛЯЮ” тощо.

Склад реквізитів той самий, що і у вказівки.

Оформляють розпорядження на загальних чи спеціальних бланках формату А4.