Логічна послідовність документів, протокол, бесіда - Діловодство - Скачать бесплатно

1. ЛОГІЧНА ПОСЛІДОВНІСТЬ ДОКУМЕНТІВ

Логічна послідовність викладу особливо виразна у тих документах, де зовсім виключається (уникається) внесення у текст документу суб’єктивних чи емоційних елементів: проявів роздратування, незадоволення, привнесення особистого ставлення до справи.

Ознаками логічної послідовності є тісний логічний зв’язок компонентів документу, чіткі причинно-наслідкові зв’язки між фактами як всередині речення, так і в межах всього документу. Логічна послідовність може реалізуватися такими типами зв’язків, як протиставлення, виявлення, логічне підкреслення, черговість (одночасно, спочатку, потім), мета (з цією метою), результативності (отже, таким чином, загалом).

Логічна послідовність документу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документу на окремі пункти. Його зовнішніми проявами є нумерація, позначення літерами, поділ на абзаци.

2. ПРАВОПИС СКЛАДНИХ ІМЕННИКІВ

Складні іменники пишуться або разом або через дефіс.

Разом пишуться:

іменники, утворені за допомогою сполучної голосної із двох чи кількох основ (одна з яких - дієслівного походження): коноплепрядіння, бавовнозаготівля, звуковловлювач, садовод, газомір, вертоліт, слов'янознавство, життєпис, водозбір;

іменники, утворені поєднанням основ прикметника та іменника: чорнозем, бортмеханік, натурфілософія, Ощадбанк;

іменники, утворені за допомогою сполучної голосної від двох іменникових основ, синтаксично й семантично рівнозначних: залізобетон, газопровідник, квітколоже, шлакоблок, лісостеп, верболіз (але: людино-день);

іменники, утворені поєднанням дієслова в другій особі однини наказового способу з іменником: горицвіт, перекотиполе;

іменники, утворені поєднанням числівникової основи з іменниковою: чотиритомник, сторіччя, двозначність, трикутник, двобій, двадцятиріччя;

іменники з першою частиною пів-, напів-, полу-: півбака, півжиття, півстола, півроку, півфінал, півхлібини, півпляшки, півхустки, півповерху, напіврозпад, напівсон, полувал,

іменники, пов'язані з інтернаціональною лексикою й термінологією, в яких другою складовою частиною є такі елементи: -граф, -графія, -лог, -логія, -метр: гігрограф, мікологія, філолог, лексикограф, цинкографія, фітобіологія, палеографія, геометр;

іменники, утворені з трьох і більше іменникових основ: автомотогурток, веломотоспорт, ліспромгосп.

Через дефіс пишуться:

іменники, що означають близькі за змістом поняття: батько-мати, хліб-сіль;

іменники, що означають державні посади, військові звання: прем'єр-міністр, генерал-лейтенант;

іменники, що означають складні одиниці виміру: кіловат-година, грам-атом, тонно-кілометр;

іменники, в яких перше слово підкреслює прикмету чи особливість предмета, що передається другим словом: жар-птиця, козир-дівка, стоп-кран;

іменники (окладні назви), що означають науковий ступінь, спеціальність, професію: член-кореспондент, інженер-економіст, лікар-педіатр;

іменники з першою частиною пів- у значенні «половина» перед власною назвою: пів-Києва, пів-Америки, пів-Москви;

словосполучення, що означають назви рослин: мати-й-мачуха, люби-мене, іван-чай;

іменники (складні географічні назви): Гусь-Хрустальний, Ростов-на-Дону;

слова, до складу яких входять іншомовні елементи віце-, екс-, лейб-, обер-, унтер-, штаб-: штаб-квартира, екс-чемпіон, віце-адмірал, віце-консул, віце-президент, обер-лейтенант;

складні прізвища: Гулак-Артемовський, Римський-Корсаков, Мамин-Сибіряк, Нечуй-Левицький, Салтиков-Щедрін.

3. ПРОТОКОЛ

Протокол - це документ, який відбиває процес і результати роботи колегіальних органів, проведення різних нарад, засідань, обговорень тощо. Протоколом оформляється також діяльність адміністративних органів, слідчих та ін. У ньому занотовуються всі виступи з розглянутих питань та прийняті рішення. Протокол – це первинний офіціальний документ.

Протокол звичайних зборів веде секретар або інша спеціально призначена особа. Після зборів у її розпорядження передаю­ться всі письмові матеріали зборів: листи реєстрації присутніх, тези доповідей і співдоповідей, проекти рі­шень, письмові запитання учасників зборів та ін. Практикується ознайомлення промовців з записами секретаря перед тим, як протокол друкуватиметься – для уникнення перекручень і неточностей.

Добирати кандидатуру секретаря на відповідальну нараду треба дуже вимогливо: адже хороший прото­кол може скласти тільки людина грамотна, досвід­чена і компетентна в обговорюваних питаннях. Після зборів протокол має бути повністю оформлений і підписаний головою і секретарем зборів. Протокол загальних зборів різних неперіодичних засідань, нарад підписують голова і секретар, а протокол засідань комісій – усі члени президії. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки прийняті рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність прийнятих рішень, контролювати їх виконання.

Питання порядку денного в протоколі формулюють­ся у називному, а не в знахідному відмінку, напри­клад: «Розгляд і затвердження ... » (форма «Про розгляд і затвер­дження...» не рекомендується). Жанр виступу («допо­відь», «повідомлення», «пропозиція» та ін.), посада і прізвище доповідача називається після фор­мулювання питання.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ будується за традиційною схемою: Слухали – Виступили – Ухвалили. Після цих слів ставиться двокрапка.

В наступному рядку після слова “Слухали” вказуються прізвище й ініціали доповідника, тема доповіді або повідомлення.

У розділі “Ухвалили” повністю викладається прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів або мати форму резолюції (складається з констатуючої і резолюючої). У констатуючій частині підкреслюють значення обговореного питання, зазначають досягнення і недоліки. У резолюючій – заходи, спрямовані на виконання поставлених завдань.

Зразок протоколу:

Зразок витягу з протоколу:

4. БЕСІДА

Бесіда звичайно проводиться двома чи невеликою кількістю учасників і охоплює порівняно невелике коло питань.

Ділова бесіда може мати різні форми. Її учасники, спираючись на загальний підхід до ділового спілкування, керуються спільними для таких стосунків правилами. В ділових взаєминах вирішальну роль відіграють увага до співрозмовника, тактовність та вміння не лише говорити, а й терпляче й уважно слухати. За підрахунками науковців, саме процес слухання – істотний складник трудової діяльності загальностатистичного працівника невиробничої сфери, він складає 45% робочого часу, тоді як говоріння – 30%, а 16% і 9% відповідно – читання й писання. І хоча це доволі узагальнені дані, уміння вислухати, зрозуміти людину – неабияке мистецтво.

Ділова бесіда буде мати позитивний результат лише за умов уважного сприйняття співрозмовниками точки зору й доказів свого партнера, висловлених по суті, із відповідною тактовною реакцією щодо отриманої інформації.

Ураховуючи проблематику, що буде порушуватися під час розмови, мету зустрічі, вік, стать, а також поведінку та характер взаємин учасників, можна виділити такі основні фази ділової бесіди:

- установлення часу й місця зустрічі (на нейтральній, своїй, чужій території);

- спосіб вступу в контакт, початок розмови (на своїй території ініціатива належить господареві, він же й диктує правила гри; на нейтральній – ініціатива належить тому, хто прийшов першим: це вітання, початкові жести і фрази для мобілізації уваги);

- формулювання конкретної мети зустрічі (у формі проблеми чи завдання);

- обмін предметними пропозиціями і випрацювання рішень (оцінка пропозицій та ухвалення чи не ухвалення рішення за кожним пунктом порушеного питання);

- фіксування остаточної домовленості й вихід із контакту, закінчення розмови (підведення кінцевих підсумків ділової бесіди, фіксування (у писемній чи іншій формі) взаємних зобов'язань і розподіл функцій щодо реалізації рішень).

Кожна із цих фаз має основний принцип, відповідно до якого треба діяти співрозмовникові, щоб домогтися позитивного результату.

Обидві сторони ділової бесіди повинні бути ввічливими, привітними, доброзичливими, виявляти щирий інтерес і повагу до співрозмовника, чемність й емоційну стриманість у полеміці, тактовність і здатність до співчуття та розуміння проблем одне одного. Розмовляючи, слід дивитися на співрозмовника, щоб відповідно скориґувати подальший хід ділової бесіди у разі втрати інтересу до теми. Для досягнення повнішого взаєморозуміння слід оволодіти не лише вмінням переконливо говорити, а й уважно слухати співрозмовника.

Ефект ділової бесіди залежить від того, як учасники готуються до неї, чи знають, якими принципами слід керуватися на окремих її стадіях, чи вміють контролювати свою поведінку під час розмови, чи вміють перетворити розмову на плідний діалог, чи враховують особливості психології партнера.

Список використаної літератури:

1. М.Зубков, “Сучасне українське ділове мовлення”, (Харків, “Торсінг”, 2001)

2. А.П. Коваль, “Культура ділового мовлення”

3. Паламар, Кацавець “Мова ділових паперів” (Київ, “Либідь”, 2000)