Загальні вимоги до оформлення ділової кореспонденції - Діловодство - Скачать бесплатно
План
Які є правила оформлення ділової кореспонденції.
Що входить до обов’язкових реквізитів спеціального бланка.
Які вставні слова пом’якшують тон спілкування.
Література:
Л.М.Паламар, Г.М.Кацовець “Мова ділових паперів”.
С.В.Глущак, О.В.Дияк, С.В.Шевчук “Сучасні ділові папери”.
А.В.Фельзер, М.А.Миссерман “Делопроизводство, справочное пособие”.
1. Однією з форм ділового тексту є документ, зокрема ділова кореспонденція.
З роками склалися узвичаєні правила оформлення службової, урядової, приватної кореспонденції. Це і сувора нормативність і дотримання юридичних положень і також бездоганне володіння правилами української мови – графіки, орфографії й пунктуації.
Текст має бути логічним послідовним, диференційованим за сферами спілкування, відзначатися доведеністю структури, форми та викладу. Залежно від характеру основного змісту документа використовуються відповідні мовні структури із ретельно дібраними словами, що найточніше передають зміст документа.
2. Будь-яка ділова кореспонденція зазвичай готується на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію. Обов’язковими мають бути заголовок, адреса організації, установи, фірми, підприємства, куди надсилається документ.
Назва ставиться у називному відмінку. Якщо ж кореспонденція адресується конкретній особі, то посада і прізвище її пишуться в давальному відмінку.
3. У ділових паперах у звертанні до офіційної особи використовуються офіційні форми ввічливості: шановний, високошановний, вельмишановний. Після звертання ставиться кома, а текст починається з малої літери. Якщо ж звертання завершується знаком оклику, текст починається з абзацу із великої літери.
Важливе значення має питання мовного етикету, особливо тепер, коли відбуваються зміни у виробничих відносинах окремих підприємств та установ. Це стосується переважно тих, хто займається складанням листів-прохань, листів-вимог, листів-презентацій, бо від змісту таких документів залежать відносини між колективами та приватними особами.
Щоб не виказувати невдоволення діями партнера, рекомендується замінити активну форму дієслова на пасивну.
Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій щодо випуску нашої спільної продукції – Пропозиції щодо випуску нашої спільної продукції Вами ще не висловлені.
Особливого значення набувають у ділових документах вставні слова, які пом’якшують тон спілкування.
Наприклад: На жаль, за такі результати праці Ви не можете одержати премії.
Займенник Ви в листах, офіційних документах пишеться з великої літери. Цим підкреслюється повага до адресата. Але надмірна ввічливість як і нав’язування своїх методів чи принципів у розв’язанні того чи іншого питання не сприяють позитивному результату.
Оформляємо лист. арх. 136 підручник Л.М.Паламар, Г.М.Кацовець “Мова ділових паперів”.
Серед ділової кореспонденції важливе місце займає листування.
Лист – це узагальнення назва документів (лист-повідомлення, лист-подяка, лист-нагадування, лист-прохання, листи супровідні, рекламні), що пересилаються поштою.
Листи друкуються на друкарській машинці або набираються на комп’ютері. Особисті листи пишуться ще й від руки.
Щодо змісту службового листа має бути вступ, виклад, висновки й закінчення. Текст складається довільно.
Д/з: вивчити тему.
Тема № 9.1.
Документи з господарської і договірної діяльності.
План
Договори з господарської діяльності.
Реквізити договору з господарської діяльності.
Трудові договори.
Трудовий контракт.
Трудова угода.
Література:
А.Н.Віденко “Сучасне діловодство”.
Зразки оформлення документів для підприємств і громадян.
Л.М.Паламар, Г.М.Кацовець “Мова ділових паперів”.
1. Договір з господарської діяльності – це службовий документ, в якому фіксують угоду між сторонами про встановлення ділових відносин, пов’язаних з господарською діяльністю, і який регулює ці відносини. Такі договори між підприємствами належать до найважливіших засобів між виробничих зв’язків у нових умовах господарювання й розвитку ринкових відносин.
Договір – це документ, в якому зафіксовано угоду між сторонами про взаємодію й належним чином оформлено.
Сторонами договору можуть бути фізичні особи, працівники підприємств, організацій, установи, фірми.
Договір – це юридичний документ, тому, формуючи його умови, необхідно уникати двозначності, нечіткості.
Крім договорів з господарської діяльності є ще трудові договори.
Існують різні види договорів з господарської діяльності:
про постачання;
про закупівлю;
про оренду виробничих та службових приміщень (дод. 34);
про розрахунково-касове обслуговування (дод. 35);
про купівлю-продаж;
про спільну діяльність (дод. 36);
про одержання позики;
про оренду житлового приміщення (дод. 37);
- про майнову відповідальність (дод. 38) та інші.
Найпоширенішими договорами між підприємствами, організаціями. Установами, фірмами є договори про постачання, оренду, спільну діяльність, підряд.
Договори з господарської діяльності оформляють на загальних трафаретних (не часто) бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.
Якщо договір складено на кількох аркушах, то їх нумерують, і кількість аркушів зазначають у тексті документа.
2. Основні реквізити:
10 – назва виду документа (договір);
11 – дата (проставляють дату підписання документу);
12 – індекс;
14 – місце складення чи видання;
19 – заголовок до тексту (про що договір);
21 – текст (Текст договору поділяють на дві частини:
Вступну, де зазначають назви сторін, між якими укладається договір, посада, прізвище, імена, по батькові осіб, які підписують договір; у разі потреби наводять посилання на документи, що засвідчують уповноваження особи, котра підписує договір.
Основну, в якій є пункти:
“Предмет договору”, “Обов’язки сторін”, “Порядок розрахунків”, “Відповідальність сторін”, “Порядок розірвання договору”, “Форс-мажор”, “Загальна сума договору”, “Термін дії договору”, “Інші умови договору”.
22 – позначка про наявність додатка (в разі потреби);
26 – відбиток печатки (проставляють відбитки гербових або круглих, що прирівнюються до гербових) печаток усіх сторін, що підписали даний договір.
Нижче від реквізиту 22 оформляють пункт “Юридичні адреси та підписи сторін”.
У деяких договорах (наприклад, про оренду житлового приміщення, про матеріальну відповідальність) розділів може не бути, а лише зазначаються пункти.
Дуже часто в договорах такі слова, як “Постачальник”, “Покупець”, “Продавець”, “Власник”, “Завод”, “Товариство”, “Фірма”, “Банк”, “Клієнт” пишуться з великої літери, оскільки вони набувають значення власного імені.
3. Трудовий договір – це угоди між особою, що наймається на роботу, та керівником підприємства або вповноваженим ним органом, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою.
Види трудових договорів такі:
трудові контракти;
трудові угоди.
4. Трудовий контракт (дод. 39 “Сучасне діловодство”).
Різниця між трудовим контрактом та трудовим договором:
- контракт укладають тільки на певний термін, а трудовий договір – як на період виконання роботи, так і на невизначений термін;
- у контракті можуть визначати такі підстави для розриву трудових відносин, які не передбачені законодавством про працю, а розрив трудового договору можливий тільки на підставах, що записані в Законі про працю;
- виконання працівником своїх обов’язків за контрактом не завжди пов’язане з додержанням чітко визначеного режиму роботи, тоді як за трудовим договором працівник повинен дотримуватися правил внутрішнього розпорядку, якими передбачено і режим роботи;
- в разі роботи за контрактом порядок надання працівникові відпустки та оплати може визначатися на розсуд керівника, тоді як трудовий договір передбачає централізоване регулювання відпустки;
- у контракті, на відміну від трудового договору, можуть застерігатися наслідки дострокового його розірвання з ініціативи однієї із сторін без поважних причин.
5. Трудова угода – це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником (дод. 40 “Сучасне діловодство”).
Трудова угода, укладена зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов’язків.
Основні реквізити:
10 – нзва виду документа;
11 – дата;
12 – індекс;
14 – місце складання чи видання;
21 – текст (дві частини – вступна і основна);
23 – підпис;
26 – відбиток печатки організації.
Д/з:
|
