Види ділових повідомлень - Діловодство - Скачать бесплатно
Телефонограми.
Термінові повідомлення, що передаються адресатам по телефону. Реквізити:
1. Назва документа - заголовок.
2. Номер і дата телефонограми.
Слово телеграма, її номер і дату надходження пишуть у першому
рядку.
3. Назва організації і службової особи - відправлювача телеграми.
4. Назва організації і службової особи - одержувача.
5. Текст повинен бути стислим, уникати складних слів.
6. Слова пишуться без скорочень.
7. У тексті має бути не більше 50 слів.
8. Підпис службової особи.
9. У графах "передано", "прийнято" зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передає, того, хто приймає і номери їх телефонів!
Бланк:
Телефонограма №______ від "___" _______________ 19 ____ р.
Від кого ____________ Телефон _________ Передав _________
Кому_______________ Прийняв __________________________
Год. __________хв.____________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
текст
_________________________________
підпис
Категорія роду іменників.
В українській мові граматична категорія роду - одна з основних морфологічних ознак, що відрізняють іменник від інших частин мови.
В іменниках на позначення осіб категорія роду визначається граматично: словотворенням: киянин - киянка; додаванням означального слова до означуваного: наш Шевченко, наша Шевченко; синтаксично: лікар прийшов, лікар прийшла, Юрчук прочитав - Юрчук прочитала
До Ч.р. належ.: із закінч.: о; р. а (у); я (ю).
О.в. –ом; -ем, єм. океан, океану, океану.
Ж.р. н. Одн. – а я, р.в. – и, і, ї, О.в. – ою, -ею, єю.
С.р. Н.в. одн. –о,-е; море, моря, морем.
Окремо виділяють іменники спільного роду: ж. І ч. Стать: сирота, голова, суддя.
Суддя Іванова говорила коротко;
Суддя зачитав вирок.
Є дві групи цих імен:
на –а. –я, що означають назви, які даються особам чоловічої та жіночої статі у зв’язку з їх діяльністю: нероба, сіроманка, роботяга.
Українські прізвища: -а: Кулеба, Білобаба, Лопачок;
Невідмінювані іншомовні прізвища: Роман Лопес, Марія Лопес, Вікторія Руффо, Вероніка Кастро.
Наказ
До організаційно-розпорядчих відносяться накази, листи, інструкції, протоколи, акти...
Наказом називають розпорядчий документ, який видається керівником в рамках даної йому компетенції.
Накази бувають двох видів: по загальних і адміністративних питаннях і по особовому складу. Накази готуються на основі заяв, доповідних записок керівників підрозділів.
Накази друкуються на листку формату А4 (297х210) з однієї сторони листка.
Накази мають такі реквізити:
Назва документа, назва організації.
Дата наказу.
Номер.
Місце видання наказу.
Заголовок.
Текст.
Підпис керівника установи, організації.
Реквізити розміщуються кутовим чи повздовжнім способом.
В наказ по особовому складу пункти розміщуються в такому порядку:
призначення на посаду;
прийняття на роботу;
переведення;
звільнення з роботи;
надання відпусків.
При підготовці наказу текст опрацьовується і узгоджується із зацікавленими особами, або юрист-консультом. Якщо наказ має заголовок, то рекомендують писати точно і коротко: про зміни, про виділення...
Із метою підвищення справової виразності наказу по особовому складу рекомендовано починати кожен пункт наказу з указанням прізвища та ініціалів, потім указують посаду, звання, спеціальність, розряд, найменування відділу, цеху.
Прізвища друкують прописними літерами. Розміщують прізвища у алфавітному порядку.
Накази по загальним питанням останній пункт розпорядчої частини указ. Особу, на яку покладено контроль за наказом. Наказ секретар повинен зареєструвати у журнал наказів, який ведеться окремо від адміністративних наказів. Журнал прошитий і понумерований. Зберігають накази по особовому складу 40 років. Наказ вступає у силу з моменту його підписання.
Договір.
Це документ, що фіксує домовленість між двома чи кількома партнерами. У договорі повинні бути такі реквізити:
заголовок;
зазначення дати і місця укладання;
повна і точна назва сторін, їх представників і повноважень на підставі яких вони діють;
строки виконання договору;
ціна робіт і загальна сума, на яку складено договір;
порядок комплексного і якісного приймання робіт;
порядок розрахунків між сторонами;
майнова відповідальність сторін за повне чи часткове виконання договору;
№ рахунків кожної сторони у банках;
адреси;
підписи. Печатка.
Види договорів: поставка продукції, оренди; кожен договір повинен відповідати Законові.
Наприклад, про купівлю-продаж договір підтверджує і підписує нотаріус. Договір пишуть від руки чи друкують на машинці.
Заголовок пишеться зверху посередині аркуша; у наступному рядку – місце написання і дата. Далі називають сторони (прізвища, імена, по батькові повністю). Пункти нумерують арабськими цифрами, а у пунктах ще й буквами. Останнім пунктом зазначають адреси сторін. Підписи. Розшифровка.
Протокол.
Одним із найпоширеніших документів колегіальних органів є протоколи. У протоколі фіксується місце, час, мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, ухвал.
Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що посвідчує той або інший факт.
За обсягом протокол поділяють на 3 групи:
стислі, у тексті яких записано лиш ухвал;
повні, у тексті яких крім ухвал, записано коротко виступи доповідачів, учасників зборів.
стенографічні, де виступи записуються дослівно.
Реквізити протоколів:
Назва виду документа (протокол) пишеться посередині рядка.
Протокол номер пишеться після слова “протокол”
Назва зборів, конференцій, нарад (виробнича нарада, розширена нарада, загальні збори).
Назва підприємства, організації, де відбулися збори.
Дата проведення зборів...Пишуть нижче від назви організації з лівого боку, у цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назва міста, села).
Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то можна вказати усіх присутніх. Якщо більше, то слід указати кількість присутніх цифрою.
Посади, прізвища, ініціали керівника зборів (голови, секретаря, членів президії).
Порядок денний, тобто питання, що підлягають розгляду на цих зборах. У порядку денному питання мають сформулювати у Н.відм.
Текст;
Перелік додатків із зазначенням сторінок;
Підписи керівників зборів, конференції, секретаря.
Слухали – виступали – ухвалили.
Текст протоколу складають на підставі виступів членів учасників зборів. Має бути стислим і точним. Текст кожної позиції протоколу складають за формою: Слухали; Виступили; Ухвалили. Слово “ слухали” пишуть в окремому рядку з цифрою, що означає питання, після слова “слухали” вставляють звокрапку. Ініціали, прізвища доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку і підкреслити, після прізвища ставлять тире і пишуть зміст доповіді за формою прямої мови: наприклад:
Слухали:
О.І. Гончарук – (якщо є текст доповіді, то зазначений текст доповіді додається).
Слова слухали, виступили, ухвалили треба писати великими літерами з нового рядка для того, щоб їх було виділено, ставлять після їх було виділено, ставлять після них двокрапку. Якщо в ухвалі є питання, що є різними за характером, то їх поділяють на групи, які нумеруються арабськими цифрами. Зразок.
Витяг з протоколу
Витяг з протоколу - один з наймасовіших видів документації. Він надсилається або передається окремим особам чи підприємствам і містить: номер відповідної документації, назву органу, засідання, наради, дату, порядок денний і текст.
Телеграма.
Це коротке, термінове повідомлення передане про телеграфу. В залежності від змісту телеграми розділяють на:
1) телеграми-розпорядження;
2) повідомлення;
3) донесення;
Вимоги до мови телеграм:
1. Точність, чіткість, конкретність, ясність викладу.
2. В телеграмі прийменники, сполучники, частки, розділові знаки опускають.
3. При необхідності розділові знаки позначають скорочено: км - кома, крп. - крапка, двокрп. - двокрапка, лпк - лапки.
4. Адреса пишеться скорочено.
5. Знаки №, -, +, % слід писати словами.
6. Числа пишуть літерами.
7. Заперечення "не" не вилучають.
Вимоги до телеграм:
1. Службові телеграми пишуть у 2 примірниках.
1 - відправляють у відділ зв'язку, 2 - підшивають до справи.
2 - службові телеграми відправляють у виключних випадках, і по термінових питаннях.
3 - телеграми друкують на друкарській машинці з однієї сторони;
4 - між окремими словами роблять пропуск у 2 інтервали.
5 - текст відокремлюють від адреси трьома інтервалами.
6 - Перенос слів не допускається.
7 - підпис ставлять окремим рядком.
Телеграма
Київ К-42
Київський державний університет
Проректорові
Просимо взяти участь у конференції 14-18 листопада професора Вінника Запрошення вислане поштою
Оргкомітет
Проректор Бойко
Донецьк
Університетська вул., 77
Донецький державний університет
Оргкомітет конференції.
|
