Види документів - Діловодство - Скачать бесплатно

Інструкція

Інструкція — правовий акт, ство­рюваний органами управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, тех­нологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а та­кож посадових осіб або громадян. Вона належить до кате­горії організаційних документів, що видаються міністер­ствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання.

Існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуа­тації різного устаткування та ін. Кожна з них має бути за­тверджена вищестоящими органами або керівниками ор­ганізацій. Інструкції затверджуються керівником або його ж наказом (із зазначенням номера і дати видання).

Інструкція, крім грифа про затвердження, має такі рек­візити, як найменування її виду, коротке формулювання змісту (заголовок), текст; посада і прізвище особи, від­повідальної за її складання, її підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором. Текст викладають у логічній послідовності, групують за розділами, до яких іноді дають підзаголовки, розбивають на параграфи (позначають арабськими цифра­ми). Найзручніше застосовувати наскрізну нумерацію. В інструкції вживають слова: повинен, зобов'язаний, необхідно, не припускається, слід. Розділи об'ємних інструкцій познача­ють римськими цифрами, а пункти — арабськими.

Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Його викладають від другої особи (напри­клад: Перш ніж приступити до роботи, ви зобов'язані пе­ревірити справність устаткування) або від третьої (Для успішного виконання своїх обов'язків друкарка повинна вивчи­ти облік, обробку і проходження вхідної кореспонденції), рідше — у безособовій формі (Рухаючись по дорозі, слід звертати увагу на оточуючу обстановку, своєчасно вживати заходів для запобігання зіткненню із зустрічним транспортом).

Положення

Положення — це правовий акт, що встановлює основні правила орга­нізаційної діяльності підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів. Положення скла­дають переважно при створенні нових підприємств або ус­танов.

Ці документи можуть бути як типовими, так і індивіду­альними.

Індивідуальні положення для окремих установ, ор­ганізацій, підприємств розробляються на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій, ус­танов.

Розглядувані правові акти розробляються висококва­ліфікованими спеціалістами. Цьому передує велика робота по вивченню різних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів.

Положення може мати такі реквізити: герб, наймену­вання виду документа, назву установи, дату, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст.

Текст звичайно складається з таких розділів: 1. Загальні положення. 2. Власність і кошти підприємства. 3. Виробни­чо-господарська діяльність. 4. Права та обов'язки підпри­ємства або його підрозділів. 5. Структура управління. 6. Реор­ганізація і ліквідація установи, організація підприємства.

У першому розділі вказують цілі, що послужили під­ставою для створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні завдання, функ­ціональні зв'язки з іншими організаціями, підрозділами і т.п.

У другому — вказуються основні та обігові кошти, по­рядок придбання власності, амортизаційні відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на преміювання робітників та службовців, житловий фонд, службові при­міщення, порядок розпоряджання надлишками невикористаних обігових коштів.

В останніх розділах регламентується виробничо-госпо­дарська діяльність підприємства, визначаються завдання за якістю вироблюваної продукції.

У залежності від специфіки діяльності можуть відобра­жати хід капітального будівництва, винахідництва і раціо­налізації; стан матеріально-технічного забезпечення; трудо­вий режим; порядок розподілу житлової площі; організація соціального страхування; оплата кредитів та ін.

Положеннями також визначається правовий статус тим­часово створюваних комісій, груп, бюро і т.п.

Постанова

Постанова — це правовий акт, що приймається вищими і деякими цен­тральними органами колегіального управління для розв'язання найваж­ливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм, правил поведінки. Постанови видають Кабінети міністрів республік на ос­нові законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особ­ливо важливі постанови приймають Верховна Рада, проф­коми та ін.

Текст постанови, як правило, складається з двох час­тин — констатуючої та ухвалюючої. Перша містить вступ, оцінку стану і, при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищестоящого органу. В ухвалюючій частині наводиться перелік запропонованих заходів, визначаються виконавець (виконавці) та термін виконання.

Проекти постанов нерідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються, і представляють для візування керівникам. Якщо виникають розбіжності, до проекту постанови до­дається довідка з викладом їх суті.

Проект документа разом з супроводжуючим листом і довідками про погодження (і розбіжностях, якщо вони є), підписаними керівниками установ, які складають проект, направляють в орган, котрий відповідає за його видання.