Создание шаблонов организационно-распорядительной документации - Валютные отношения - Скачать бесплатно
ХАРЬКОВСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ ИНСТИТУТ
«Народная Украинская Академия»
Факультет «Референт-переводчик»
Кафедра «Документоведение и информационная деятельность»
Срок хранения КР
до __________года
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине «Компьютерное делопроизводство»
Тема: Создание шаблонов
организационно-распорядительной документации.
Составление докладных записок
Рег. №____
Сдана на кафедру __________
|Допуск к защите |Выполнила: |
|_________________ |студентка 2-го курса |
| |группы РПА – 27 |
| |Подвальная О.В. |
|Оценка по результатам защиты |Проверил: |
|_____________________________ |научный руководитель |
|«____»__________________1999 г. |кандидат тех. наук, |
| |старший преподаватель |
| |Ситникова П.Э. |
Харьков 1999
cОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
ИЗ ИСТОРИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 4
Делопроизводство в Киевской Руси 5
ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 7
Актовое делопроизводство 7
Приказное делопроизводство 10
Коллегиальное делопроизводство 12
Процедура издания распорядительных документов 17
Основные способы применения шаблонов при оформлении документов 21
создание шаблона докладной записки 23
Пример оформления внешней докладной записки: 30
Заключение 31
Литература: 32
ВВЕДЕНИЕ
С давних времен люди пытались передавать свои знания и опыт из
поколения в поколение. Сначала, в первобытном обществе; с помощью
нечленораздельных звуков, мимики и жестов. Затем появились наскальные
изображения, чуть позднее, с появлением речи, накоплением знаний и опыта,
возникает необходимость фиксации информации. И появляются берестяные
письма, одни из первых носителей информации. На следующих этапах это уже
написание на бумаге талмудов, дневников, книг…
А в наше время можно выделить конкретную отрасль управленческой
деятельности, занимающуюся фиксированием и обработкой
информации(документированием). Это очень тяжелый, кропотливый труд,
требующий большого внимания и напряжения.
Однако научно-технический прогресс не стоит на месте и с его развитием
процесс документирования автоматизировался. Сначала с возникновением
механических и электрических пишущих машин, а позднее ЭВМ и, в частности,
компьютера.
В нашей стране развитие науки, техники и освоение достижений этих
отраслей, к сожалению, намного отстает от западного, где компьютер занимал
важное место в жизни человека еще в начале 80- х годов. Но, наконец, эта
волна компьютеризации дошла и до нас.
Понятно, что компьютер сразу не стал универсальным решением всех
проблем. Но постепенно и сами машины, и программы совершенствовались. И вот
компания Microsoft создает пакет программ Windows 3.1, а затем и еще более
проработанную и дополненную версию Windows 95.
С наибольшей пользой, на мой взгляд, достижения компьютерной техники
сказались на делопроизводстве, решение задач которого значительно
упростилось, а скорость работы заметно повысилась.
И мне кажется особенно актуальным изучение компьютерной техники именно
на данном этапе, когда пользователю упростили работу с ПК до нельзя; когда
на многих предприятиях, в фирмах и организациях компьютер уже стал
незаменимым помощником; когда с каждым днем он все глубже и глубже
внедряется в нашу монотонную жизнь, делая ее ярче и интересней.
Я думаю, что уже в начале XXI века компьютеры будут иметь огромное
значение, и вполне возможно, играть глобальную роль всего человечества.
ИЗ ИСТОРИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью
которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое
прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы
взаимоотношении между обществом и государством, а также между людьми.
Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением
письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании
различных документов (соглашений,, договоров и т.п.) и повлекла за собой
появление письменности как способа изложения информации не только личного,
но и государственного значения.
Уже в V а. до пашен эры древнеримский плебс требовал введения четких
"писаных" законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было
также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились
законы, от делопроизводителя требовалась абсолютная точность формулировок и
безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.
С развитием письменности документы стали способом общения и передачи
информации. Дошли до нас письмо о философской доктрине Эпикура, письма
древнеримских государственных деятелей Цицерона и Плиния. В послании
индийского царя Иоанна к греческому царю Маиуилу, которое в пору крестовых
походов было известно как сказание об индийском царстве, описывается
сильное и богатое азиатское государство, которое придет на помощь
христианской Европе.
Делопроизводство в Киевской Руси
После образования древнерусского государства письменность стала
необходимой для ведения переписки с другими странами, а также для
заключения межгосударственных договоров. В условиях формирования классового
общества возникла необходимость в составлении завещаний, записях о долгах,
заключении торговых контрактов, в надписях на вазах об их предназначении и
т.п. Важные документы древнерусские князья сохраняли лучше, чем
драгоценности. Известно, что во времена Ярослава Мудрого собрание наиболее
давних грамот и договоров Руси хранилось в Михайловском приделе Софиевского
собора. Ученые допускают, что именно здесь были сосредоточены и документы
до владимирских времен. Одним из наиболее известных хранилищ является также
Киево-Печерский монастырь, основанный выходцем из Черниговщины преподобным
Антонием еще при Ярославе Мудром.
Из-за пожаров, княжьих меж усобиц и монголо-татарского нашествия
большая часть памяток древнерусских времен погибла- До нашего времени дошли
лишь отдельные памятки, судьба которых оказалась более удачной.
Среди этих документов наиболее древние рукописные книги "Остро-мирово
Евангелие" 1056-1057 гг. и "Сборник Святослава" 1073 и 1076 гг.
произведения оригинальной древнерусской литературы "Поучение к братии"
епископа Луки, "Слово о законе и благодати" первого нашего митрополита
Иллариона, "Житие Бориса и Глеба" и т.п. Все они на сегодняшний день
являются не только памятниками письменности и литературы, но и документами
той эпохи.
Одним из древних и важных документов норм права является "Правда
Русская" или, по принятому в науке названию, "Русская правда" (термин
"правда" здесь означает закон). Этот документ не сохранился. До нашего
времени дошли лишь многочисленные (около 300) списки, то есть копии, из
которых наиболее старинные датируются XIII в.
Важными документами той эпохи были "княжьи уставы" и "уроки", а также
церковные уставы. Княжьи уставы были направлены на дополнение или
укрепление внутренних государственных норм и порядков, как, например,
"Устав Владимира Мономаха", который стал дополнением и своеобразной частью
"Русской правды". Под "уроками" подразумеваются постановления князей
преимущественно финансового характера о налогах. Церковные уставы имели
цель упорядочить правовое положение церкви в государстве, а также церковные
суды и обеспечить церковь материально. Сохранились церковные уставы князей
Владимира и Ярослава. Первый известен в копии XIII в., второй — XIV в.
Наиболее важным историческим документом является "Повесть временных
лет", который дошел до нас не в оригинале, а в более поздних списках. Одним
из них является Лаврентиевский список, названный по имени монаха Лаврентия,
который составил его в 1377 г., и Ипатьевский список (от Ипатьевского
монастыря в Костроме, где он был найден), датированный началом XV в, Именно
в этой летописи содержатся сведения о первых международных актах —
договорах Руси с иностранными государствами. В частности, здесь есть
сведений о четырех договорах Руси с могущественным государством того
времени — Византией (соглашения 907 и 911 гг. князя Олега, 947 г. — князя
Игоря и 971 г. — князя Святослава),
Уже в те давние времена документ служил гарантией выполнения
обязанностей и ему придавалось большое значение. В договоре с Византией
(947 г.) читаем: "Отныне ж пусть приходят к князю русскому с грамотой, в
которой будут свидетельствовать о своих мирных намерениях... Если же придут
без грамоты, то пусть содержатся под стражей, пока не известим о них князя
Игоря".
Каким же тогда был язык документов? Ведь Киевская и Переяславская
земли уже в XII в. именуются Украиной. Еще М. Максимович доказал, что язык
крестьян Киевщины XIX в. — это и язык киевских князей. Язык документов
Киевской Руси — старославянский. Как свидетельствует "Повесть минувших
лет", большая часть украинских слов количественно смешивалась с массивом
старославянских слов.
ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Актовое делопроизводство
Как форму ведения делопроизводства актовые книги начали применять на
территории западных славянских земель уже в XIII веке. На западно-
украинских землях, как отмечали в своих работах известные украинские
историки О.И. Левицкий и В.О. Романовский" , актовые книги появились во
второй половине XIV века. Я.Р. Дашкевич" считает, что при изучении проблемы
генезиса этой формы делопроизводства нельзя игнорировать наличие актовых
книг в итальянских, западногерманских и чешско-моравских центрах, как
возможных путях их проникновения в Украину.
Большой массив актовых книг появился в результате деятельности
гродских (польск. grod — крепость) и земских судов. Известно, что на землях
Правобережной Украины, которые постепенно входили в состав Великого
Княжества Литовского, судебная и административная власть до середины XVI
века осуществлялась через старост и воевод. Согласно Первому Литовскому
Уставу 1529 г. гродский суд вел староста в каждой волости воеводства от
имени князя Литовского.
В связи с недовольством дороговизной этого суда в 1564 г. была
проведена судебная реформа, в соответствии с которой вся территория
Княжества была разделена на волости с четко обозначенными границами. В
каждой волости действовали по три судебных учреждения: гродский, земский и
подкоморный суды.
Земский суд состоял из судьи, подсудка, писаря и избирался помещиками.
Помещики имели право избирать по четыре "електа" (кандидата) на судейство,
подсудство и писарство, из которых король утверждал по одному кандидату на
соответствующую должность. При судах существовала также должность
"возного", обязанностью которого было вручать извещения о вызове в суд и
исполнять его решения.
В Уставе 1588 г. была введена должность "возного генерала" как
старшего над "возным". Избранный на эту должность давал присягу королю.
Поначалу суды имели четко выраженный круг своей деятельности. Земский
суд рассматривал гражданские дела, его канцелярия имела так называемое
"право вечности", т.е. право придания юридической силы разным документам
(условиям сделки, контрактам, тестаментам, купчим и т.п.). В компетенцию
градского суда входили криминальные дела. Подкоморные же суды занимались
разрешением граничных споров землевладельцев.
В дальнейшем в практической деятельности судов произошло смешение их
функций. Так, санкция имущественных дел постепенно перешла к гродским
судам, этому способствовало и то обстоятельство, что действовали они
постоянно в то время, как земский заседал лишь три раза в год.
Все, что происходило в судах, заносилось в актовые книги. В
зависимости от характера рассматриваемых дел они делились на: декретные,
записные и текущие. В декретные книги, которые велись только во время
судебных сессий — "рочков", вносили исключительно протоколы криминальных и
гражданских дел. Записные — имели некоторую аналогию с нотариальными
книгами. В них вносили разные личностно-правовые документы: дарственные,
купчие, долговые, продажные, а также контракты, условия и т.п. В них же,
кроме того, вносились королевские дарственные грамоты и "привйлеи",
сеймовые конституции, люстрации и т.п. Текущие книги предназначались для
жалоб, свидетельств и "реляций" возных, заявлений, "протестаций" и других
извещений разнопланового характера. Большинство книг велось по двойной
системе: сначала акты записывались в "черновик" — "протокол", сокращенно,
без вступительных и заключительных формул, а потом переписывались в
чистовик — "индукту". Акты, как правило, вписывались в "секстерни" —
тетради, сложенные из 4-6 листов бумаги, которые по итогам года сшивались в
актовые книги. Если документов было много, книги по их тематике
формировались в тома.
Для облегчения поиска и упорядочения листов последнее слово на каждом
из них заносилось первым на последующем. Если же на странице оставалось
свободное место, на нем писалась буква "Z" или слово "Vacua".
Правильность написания актов проверялась, о чем говорят "маргиналии" —
отметки на полях, например: "Тот аркуш порядней треба бы переписать".
Нумерация актов (славянская и арабская) проводилась по месяцам; нумерация
страниц была введена значительно позднее.
Свое дальнейшее развитие актовое делопроизводство в судах получило
согласно Уставу 1566 г., который предусматривал ведение всех документов
"словы русскими". В документах той поры прослеживается стремление
придерживаться канцелярского стиля изложения, хотя и встречаются элементы
живого разговорного языка, характерного для представителей феодального
общества.
Учитывая значимость актовых книг, всегда принимались меры для их
сохранения. Устав обязывал помещиков каждого уезда "збудовать такое место,
где бы завжды книги земские безпечне от всякой пригоды были эахованы" и
хранились у "скрынях моцных за тремя-замками"" .
К сожалению, большая часть актовых книг погибла. Ныне общее количество
актовых книг составляет 7,5 тыс. томов, которые вмещают около 5 млн.
документов-записей'" .
Актовое делопроизводство просуществовало на территории Правобережной
Украины до конца XVIII века.
Приказное делопроизводство
До XV столетия в Московском княжестве система управления имела
дворцово-вотчинный характер. Органами управления государства были так
называемые пути: сокольничий, ловчий, конюший, стольничий, чашничий. Само
государство делилось на уезды, станы и волости во главе с наместниками и
волостными, компетенция которых распространялась и на барские вотчины.
Делопроизводство вели дьяки, а при наместниках — писари и поддьячие.
Создание Российского централизованного государства потребовало более
развитых форм государственного управления. В связи с этим происходила
постепенная перестройка органов великокняжеского управления. В конце XV —
начале XVI веков сложилась система приказов — центральных органов
государственного правления, которые ведали отдельными отраслями в качестве
ведомственных учреждений. Так, Посольский приказ ведал внешними
отношениями, Разрядный— военными, Поместный— земельными делами;
существовали Холопский, Ямской, Разбойный и другие приказы. Когда Украина в
1654 г. вошла в состав России, при Посольском приказе сначала была создана
канцелярия малороссийских дел, а в 1663 г. — Малороссийский приказ.
Всего было около 80 приказов, каждый из которых насчитывал от 3 до 400
"приказных людей". Во главе приказа стоял судья, руководивший вместе с
"товарищами" (заместителями и помощниками) дьяками. Дьяки из простых
писарей становились начальниками приказных канцелярий и занимались всеми
повседневными делами и делопроизводством. Для этого они имели в своем
распоряжении "письмовые головы" разных рангов: под-дьячих (старших, средней
руки и младших), писарей, переписчиков, а также переводчиков, сторожей и
приставов.
Канцелярии функционировали при каждом государственном, духовном или
гражданском учреждении, документы в них оформлялись по определенным общим
правилам, которые наследовались традиционно.
Деятельность канцелярий, работа их отдельных служащих по созданию
официальных текстов хорошо видны по реквизитам создаваемых документов. Так,
на каждом документе, который доставлялся в приказ, ставилась дата
регистрации. Дьяк в необходимых случаях ставил отметку "выписать", т.е.
навести справку. Дело готовили к докладу и обсуждали, после чего выносили
"присуд" и распоряжения о подготовке письма-ответа.
Проект документа составляли по указанию дьяка старшие поддьячие. Дьяк
редактировал этот проект, делая отметки на полях или обратной стороне
листа. Исправленный документ младший поддьячий переписывал заново — "белил"
и передавал поддьячему, который сверял его с черновиком и визировал: ставил
подпись на обратной стороне в нижней части листа, подтверждая правильность
написанного. Проверенный документ подписывался дьяком растянуто по всей его
ширине, например: "А грамоту писал дьяк Семен Грач'" .
Писали на узких (15-17 см) полосах бумаги, которые в случае
необходимости склеивали, оставляя обратную сторону чистой. К первому
документу подклеивали последовательно другие и длинную бумажную полосу
сворачивали в рулон. При чтении полоса волочилась; отсюда и появилось
народное изречение — волокита, что означает несвоевременное решение того
или другого вопроса" .
В деятельности приказов XV-XVIII вв. выработался определенный процесс
работы с документами, который и получил название приказное
делопроизводство. В практике деятельности приказов появились определенные
формулы составных частей документов, порядок их оформления и перемещения
как в самих приказах, так и между ними. Документы стали разделять на
законодательные (царские указы, решения Боярской Думы) и распорядительные
(грамоты и указания органов государственного правления). От простых людей в
приказы поступали челобитные.
Территория Левобережной Украины, на то время входившая в состав
России, была разделена на 16 военных округов или полков, в которых
административная, судебная и военная власть принадлежала полковникам.
Территория каждого полка делилась на сотни во главе с сотниками.
Возглавляли государство гетман и Старшинский Совет, а делопроизводством
ведал Генеральный Писарь вместе с Генеральным Судьей.
В мае 1710 г. гетманом был избран Пилип Орлик, бывший до того
генеральным писарем и автором "Пактов", или так называемой "Бендерской
Конституции и вольностей Запорожского войска". Интересно, что исходным
положением этого документа был тезис о независимости Украины.
Коллегиальное делопроизводство
Как уже отмечалось в предыдущих статьях, делопроизводство в
учреждениях Российского государства до XVIII столетия велось согласно
канцелярским традициям и законодательством не регулировалось.
В 1717-1718 гг. на смену устаревшей системе приказов было создано 12
коллегий, каждая из которых вела определенную отрасль хозяйства или сферу
управления и была подчинена сенату. Окончательно структуру коллегий
определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный 27
февраля 1720 г.
Генеральный регламент стал основой организации делопроизводства в
государственных учреждениях, и в законодательном порядке была оформлена
новая система документирования.
Интересна история создания Генерального регламента. Еще в 1715 г. Петр
I направил своих представителей в Швецию, Данию и Германию для изучения
существующей у них коллегиальной системы управления и возможности
применения ее в России. После изучения материалов было принято решение
выбрать шведскую модель и, учитывая особенности российского
государственного строя, постепенно вводить се. Первый вариант Генерального
регламента был составлен Генрихом Фиком, после чего он имел еще 12
редакций.
В Генеральном регламенте были подробно раскрыты функции каждого
подразделения коллегии, в том числе был раздел о структуре и функциях
канцелярии и ее секретаря.
Именно секретарь составлял наиболее важные документы, все прочие
оформлялись канцеляристами по его поручению. Некоторые документы (дипломы,
патенты) составлялись по "генеральным формулярам", т.е. определенным
обязательным формам документов.
В 1722 г. выходит в свет "Табель о рангах". Именно этот документ
положил начало системе чинов, званий и титулов, которые применялись в
делопроизводстве до 1917 г. В этот же период была создана практика
официального делопроизводства, существующая до наших дней.
В окончательной форме вопросы документационного обеспечения управления
были сформированы в "Учреждениях для управления губерниями" от 7 ноября
1775 г. Согласно вышеупомянутому документу, процессы делопроизводства между
учреждениями стали ритуалом. Чтобы занять соответствующее место в
бюрократической системе управления, этот ритуал нужно было хорошо знать.
Для отношений между высшей властью и властью на местах были
установлены соответствующие месту каждого учреждения виды документов.
Высшие учреждения давали указания, подчиненные — писали "доносы" об их
выполнении. Была создана не только иерархия учреждении, но и иерархия
документов.
Весь процесс прохождения документов в учреждениях обязательно
регистрировался в журналах, книгах или реестрах. На входящих документах в
верхнем правом углу ставили дату поступления и номер согласно реестру.
Зарегистрированные документы рассматривались соответствующими исполнителями
и заносились в настольный реестр. Аналогично регистрировались исходящие
документы.
Для облегчения нахождения документа к реестрам составляли алфавитку
учреждений и лиц, которые имели к этому какое-либо отношение. О проделанной
работе учреждения составляли отчеты, а о количестве и составе заслушанных
дел — срочные сводки.
Законодательные и распорядительные акты оформлялись указами,
регламентами, инструкциями и протоколами. Появилось множество форм
переписки: письма, реляции, доносы, извещения.
Именно в период коллегиального делопроизводства были установлены
начала организации учета, прохождения и сохранения документов, тогда же
впервые появился термин "архив".
Россия все больше ограничивала самоуправление в Украине, хотя еще
оставалась власть гетмана. Гетман непосредственно управлял государством при
помощи генеральной старшины, в частности генерального обозного (отвечал за
артиллерию и воинские запасы), генерального судьи (руководил
судопроизводством), генерального есаула, который был помощником в военных
делах, и генерального писаря, возглавлявшего гетманскую канцелярию.
Гетман выдавал универсалы — письменные распоряжении, которые должны
были исполняться всем народом Украины.
Своих законен о государственном строе, суде, праве на землю, ведении
делопроизводства в Украине разработать
|
