Основні моменти протоколу - Діловодство - Скачать бесплатно

Протокол – це одна з наймасовіших видів документації: в ньому фіксується хід і результати роботи колегіальних органів (як постійних, так і тимчасових), а також різноманітних нарад, обговорень ат ін. У протоколах відображаються усі виступи з питання. що розглядається, і прийняті в результаті обговорення рішення (ця група протоколів не включає специфічних протоколів судово-слідчих органів и дипломатичної служби).

Крім того, протокол – це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Після зборів у розпорядження секретаря передаються всі письмові матеріали зборів: листки реєстрації присутніх, тези доповідей і співдоповідей, проекти рішень, письмові запитання учасників зборів до виступаючих та ін.

Практикується ознайомлення промовців з записами секретаря, перед тим, як протокол друкуватиметься (для уникнення перекручень і неточностей).

Добирати кандидатуру секретаря на відповідальну нараду треба дуже вимогливо: адже хороший протокол може скласти тільки людина грамотна, досвідчена, компетентна в тих питаннях, які обговорюються.

У найближчі 2-3 дні після зборів протокол має бути повністю оформлений і підписаний головою й секретарем зборів. Протокол загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань різних комісій – усі члени президії. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань.

Є особливості в нумерації цих ділових паперів: у протоколі сесії Ради зазначається номер сесії й номер скликання Ради (Інструкція по діловодству у виконкомах, сільських, селищних Рад депутатів трудящих УРСР, п.19. К., 1917).

Після передруку й вичитки протокол розсилають усім учасникам наради, а також тим працівникам, яких стосуються прийняті рішення.

Заголовком протоколу служить назва колегіального органу або наради, наприклад:

Протокол № 2

14 лютого 1973 р.

засідання науково-технічної Ради з проблем озеленення міста

Всього членів Ради

Присутніх_________(реєстраційний листок додається)

Голова засідання___________

Секретар________________

Текст протоколу складається з двох частин: вступної й основної.

У першій частині вказується прізвища та ініціали голови й секретаря зборів, а також усіх присутніх членів колегіального органу й запрошених. У списку присутніх спочатку перераховуються члени колегіального органу, а потім запрошені з називанням посад, які вони займають, і організацій, які вони представляють (прізвища записуються в алфавітному порядку). При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо у вигляді додатка, а в протоколі вказується лише загальна кількість присутніх. Ця частина протоколу містить також порядок денний засідання з перерахуванням питань, розглядаються.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ будується за традиційною схемою: слухали – в ступили – ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами; після нього ставиться двокрапка. В наступному рядку з абзацу вказується ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді (повідомлення), наприклад:

1.СЛУХАЛИ:

В.С.Ткаченка – звіт правління про роботу колгоспу за 1973 р.

Або:

1.СЛУХАЛИ:

Доповідь голови правління В.Т.Мельника про господарську фінансову діяльність колгоспу за 1973 р.

Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що такт її додається.

Так само оформляється розділ ВИСТУПАЛИ.

Розділ УХВАЛИЛИ (Постановили) друкують через три міжрядкових інтервали після попереднього тексту. У ньому повністю викладається прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або мати вигляд резолюції, тобто складатися з двох частин: констатуючої й революційної.

У констатуючій частині підкреслюють значення обговорюваного питання. зазначають досягнення й недоліки, а в резолюційній – заходи, спрямовані на виконання поставлених завдань.

Якщо в рішенні є різні за характером питання, то воно поділяється на пункти, які нумеруються арабськими цифрами.

Одні рішення вступають у законну силу відразу після того, як вони були прийняті на загальних зборах, інші – після затвердження відповідними органами управління або службовими особами.

Виконком місцевих Рад розсилають і публікують рішення, прийняті на засіданнях виконкому, а також рішення, прийняті сесіями місцевих Рад, як окремий від протоколу текст. Таке рішення підписує голова й секретар виконкому місцевої Ради, а не голова й секретар сесії.

Існує ще коротка форма протоколу: це перелік питань, що розглядалися, прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень.

Примітка. Текст повного протоколу починають з порядкового номера питання порядку денного; тут же пишуть слово слухали і ставлять двокрапку, а потім з нового рядка – ініціали та прізвище, іноді в діжках вказується посада або місце роботи. Далі коротко викладається суть виступу. Цей виклад може мати форму прямої мови (від першої особи), наприклад: Рекомендую обрати до складу бюро товариша Савчука. Це може бути непряма мова (від третьої особи), наприклад: Н.К.Волошко зазначив, що необхідність поліпшення… Це може бути й безособова форма (у виступі зазначалося, що технічні засоби навчання використовуються недостатньо).

Питання, які ставляться на зборах до виступаючих, теж записують у протокол у формі прямої мови.

Прийняті рішення записують, починаючи найчастіше словами: Затвердити ту чи іншу доповідь, схвалити ті або інші заходи, таку-то інформацію прийняти до відома та ін.

Результати голосування по кожній кандидатурі записуються таким чином:

1.За Григоришина Ю.П. подано 54 голоси, проти – 0, утримався – 1.

«Особливості вживання числівників

у діловому мовленні»

ЧИСЛІВНИК. (Записи цифрової інформації).

1)Простий кількісний числівник, який називає однозначне число (без вказівки на одиниці виміру) в запису відтворюється словом, а не цифрою (дефектних виробів... повинно бути не більше двох). Так само пишуться однозначні числівники, якими позначаються часові межі (випробування повинні тривати три-п’ять місяців). Якщо однозначне число супроводжується найменуванням одиниць виміру, воно пишеться цифрами (7 центнерів сіна).

2)Складні і складені числівники звичайно записують цифрами, крім тих випадків, коли ними починається речення (порівняйте: Було забраковано 28 виробів з цієї партії і Двадцять вісім виробів з цієї партії було забраковано). Цілі числа, які виражаються кількома знаками, прийнято записувати, розбиваючи їх на класи з допомогою пропусків. Місце пропусків залежить від системи обчислення (при десятковій – кожен четвертий знак: 100 000 т, 253 530 крб.).

3)Запис порядкових числівників відрізняється від запису кількісних. Якщо запис ведеться арабськими цифрами, то порядковий числівник вводиться в текст з відмінковим закінченням (по 3-му класу точності, радіоприймачі 1-го класу). При перерахуванні кількох порядкових числівників відмінкове закінчення ставиться лише один раз: вироби 1, 2 і 3-го сортів.

4)Деякі порядкові числівники для розрізнення позначаються в документах з допомогою римських цифр, проте вже без відмінкових закінчень (так, наприклад, подекуди записують порядкові номери місяців, кварталів та ін.).

5)Складні слова, перша частина який – цифрове позначення. можуть писатися в документації комбіновано: 100-процентний, 50-кілометровий, 4-міліметровий (дозволяється другу частину таких назв скорочувати, якщо це одиниця виміру: 60-км, 4-мм).

6) Окремі види інформації передаються у вигляді змішаного запису, який складається з цифр і слів (можна 473000, а можна 453 тис.; можна 1000000, а можна 105). Словесно-цифровий запис не лише дає можливість скорочувати написання великих і малих чисел, а й значно полегшує сприймання.

7)На відміну від загальнонародної розмовної мови, де приблизна кількість виражається багатьма однослівними, описовими й фразеологічними одиницями, у діловому стилі приблизна кількість відтворюється дуже обмеженим числом зворотів (понад, до, зверх, більше, менше). Натомість широко вживані в діловому стилі дробові числівники в розмовній мові майже не вживаються.

8)Наявність чи відсутність іменника при числовій назві залежить від тексту документа (від його конкретного змісту).

«Оформлення документів, загальні вимоги щодо оформлення ділових паперів і вживання мовних засобів

в офіційно-діловому стилі»

Основним видом ділового тексту є документ.

Документ (слово латинського походження, що означає “доказ”) – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і мислительну діяльність людини. Документ має правове й господарське значення, зокрема може служити писемним доказом, а також є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру. Так, документи дають можливість відтворити факти діяльності установи, організації чи підприємства, знайти в закінчених і зданих до архіву справах такі відомості, які мають значення до поточної оперативної роботи і для історії.

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських чинностей.

Діловодство є складовою частиною роботи кожного підприємства, установи, організації. У практичній діяльності установ, підприємств і організацій застосовуються різні системи діловодства, але майже для всіх них є обов’язковим ведення адміністративного діловодства (його ще називають загальним діловодством).

Види документів визначаються за кількома ознаками. Так за найменуванням розрізняють: листи, телеграми, телефонограми, довідки, заяви, службові записки, інструкції та ін.

За походженням кореспонденцію[1] поділяють на службову (офіційну) й особисту. Службові документи виходять від організацій, підприємств, установ та службових осіб, які їх представляють, а особисті – від окремих громадян.

За місцем виникнення документи поділяють на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, які діють лише всередині тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх відносяться ті ділові папери, які є результатом спілкування цієї установи з іншими установами, організаціями чи підприємствами.

За призначенням документи поділяються на розпорядчі, статутні, виконавчі й інформаційні.

За структурними ознаками ділові папери можна поділити на регламентовані (стандартні) й нерегламентовані (нестандартні). Регламентованою зветься кореспонденція, складена за певним зразком (це стосується не лише стандартних аспектів змісту, а й формату паперу, складу реквізитів та ін.). Регламентований лист наприклад, завжди фіксує регулярну виробничу або управлінську ситуацію й реалізується у вигляді стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентований лист, як правило, торкається якоїсь непередбаченої ситуації.

Формуляр документа. Кожний документ складається з окремих елементів, які звуться реквізитами.

Так, реквізитами організаційно-розпорядчих документів є:

1)емблема організації чи підприємства;

2)зображення урядових нагород;

3)коди;

4)найменування міністерства чи відомства;

5)найменування установи, організації або підприємства;

6)назва структурного підрозділу;

7)адресат;

8)резолюція;

9)гриф затвердження;

10)індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреси[2] номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;

11) назва виду документа;

12)дата;

13)індекс;

14)посилення на індекс і дату вхідного документа;

15)місце складання або видання;

16)відмітка про контроль;

17)заголовок до тексту;

18)текст;

19)відмітка про наявність додатків;

20)підпис;

21)гриф погодження;

22)відмітка про завірення копії;

23)візи;

24)відмітка про виконання документа й відсилання його в справу;

25)відмітка про надходження[3].

У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий; він залежить від змісту документа, його призначення й способу обробки. Кожен х них займає певне місце в документі, проте той самий реквізит у неоднакових документах розташовується по-різному.

Сукупність реквізитів документа, розташованих у певній послідовності на аркуші паперу, зветься формуляром.

Формуляр документа повинна містить всі необхідні для оперативної роботи відомості. Так, розміщення у формулярі листа прізвища й телефону виконавця значно пришвидшує підготовку відповіді.

Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує їх обробку, дає можливість використати при цьому технічні засоби.

Залежно від розташування у формулярі назви установи – автора документа розрізняють два основні вид формулярів – з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів.

Типові формуляри служать базою для проектування бланків окремих видів документів.

Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання. Кожному реквізиту, який містить постійну інформацію, відводиться суворо обмежений обсяг аркуша, достатній для розташування максимальної кількості друкованих знаків.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів та ін. Усі основні документи повинні друкуватися на бланках: застосування бланків при складанні документів підвищує культуру праці управління, надає інформації офіційного характеру, полегшує виконання й подальшу використання документа.

Бланки можуть виготовлятися як друкарським, так і іншими способами. У бланки документів, які містять повторювану інформацію (довідки, зведення, доручення, інформаційні й супровідні листи та ін.), доцільно включити трафаретний текст.

У радянському діловодстві бланки наказів, постанов, протоколів та інших документів виготовляються у більшості випадків з поздовжнім розміщенням реквізитів; бланки листів - з поздовжнім і кутовим.

Кутовий варіант бланка є більш економним з точки зору використання площі аркуша та зручним для обробки, і в принципі всі бланки можуть так будуватися. Проте, враховуючи роль традицій у документуванні, кутовий бланк рекомендують головним чином для тих документів, у яких у правій верхній частині аркуша звичайно проставляються певні відомості й відмітки, - для листів, доповідних записок, довідок та інших документів, а також для бланків актів (вони в переважній більшості випадків теж затверджуються. А гриф затвердження ставиться в правій верхній частині аркуша). Інші документи можуть мати бланки з поздовжнім розміщенням реквізитів.

Деяка складність відчувається при проектуванні бланків документів установ союзних і автономних республік, що пов’язано з застосуванням реквізитів, писаних російською й національною мовами. Діюче законодавство має нормативи з цього питання; загалом же воно розв’язується в кожному конкретному випадку з урахуванням традицій, що склалися.

Як правило, назви установ союзних і автономних республік, національних округів та областей друкуються на бланках листів відповідною національною мовою і російською мовою. Обома мовами дублюються також назви структурних підрозділів (на бланках листів підрозділів).

Поштова адреса пишеться лише російською мовою. Бланки інших видів документів, які не мають широкої сфери розсилання, можуть виготовлятися однією мовою – національною чи російською (залежно від місцевих умов і традицій ведення документації).

Оформлення документа. Назва установи, як правил, є у бланку. Коли є документ виготовляється на чистому аркуші паперу, то назва установи вказується в повному розгорнутому найменуванні посади особи, яка підписує документ.

Назва (вид, різновид) документа – один з обов’язкових його реквізитів. У практиці документування цей реквізит не проставляється лише в листах. Назва виду зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов’язковості виконання положень, що в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність. Звичайно назва виду документа наявна в бланку або вдруковується пізніше в лівому верхньому кутку чи вздовж лівого поля (залежно від типу формуляра).

Заголовок. Кожен службовий документ, незалежно від його виду, змісту й призначення, повинн мати заголовок, сформульований службовою особою, яка складала його (виняток – повідомлення, телефонограма). Заголовок розміщується в лівому верхньому кутку документа під номером і датою. У ньому коротко, однією фразою в узагальненій формі викладається зміст ділового папера. Називається не лише поняття, про яке йдеться, але й суть дії, виражена віддієслівним іменником, наприклад: Про додаткову поставку вагонів. Про зниження витрат на машинописні роботи та ін.

Як правило, наявність чітких заголовків помітно скорочує час розгляду документа керівництвом, період проходження його по всіх інших інстанціях, прискорює реєстрацію, усуває можливість помилок при формулюванні короткого змісту його в реєстраційних записах.

Заголовки частин великого за обсягом документа (розділів його) можна розміщувати на аркуші в різних місцях. Зручно помістити його в лівій частині аркуша, не перериваючи тексту (лише виділити графічно).

Для нормативної документації доцільним уважається розміщення заголовка, починаючи з середини рядка.

Адреса (службова кореспонденція). Адреса проставляється на багатьох документах: листах, доповідних записках, довідках, повідомленнях та ін.

Якщо прізвища керівних осіб установи-кореспондента невідомі, то доцільно направляти листи на адресу установи або структурного підрозділу, не витрачаючи часу на пошуки потрібних прізвищ та ініціалів. У цьому випадку назва установи й структурного підрозділу ставиться у називному відмінку:

Кам’янець-Подільський електромеханічний завод

Відділ постачання

Якщо прізвища керівних осіб відомі, слід адресувати кореспонденцію конкретним службовим особам з метою пришвидшення її проходження. При цьому назва організації пишеться в називному відмінку, а найменування посади й прізвища – в давальному.

Кам’янець-Подільський електромеханічний завод

Начальнику відділу постачання

Т.Петренку І.О.

Якщо лист адресовано керівникові організації, її назва входить у найменування посади і пишеться у давальному відмінку:

Директору Кам’янець-подільського

Електромеханічного заводу

Т.Хоменку Г.О.

При масовій розсилці документа адресат може бути названий узагальнено:

Начальникам відділів кадрів заводів

Документ не повинен містити більше ніж три адреси. Якщо ж їх є більше, то в таких випадках складається список розсилки і на кожному примірнику документа вказується лише адреса (у правому верхньому кутку його).

Усе сказане стосувалося переважно т.зв. адресата, і значно менше – власне адреси (їх ще називають відповідно внутрішньою і зовнішньою адресами). Зовнішня адреса при своєму оформленні не викликає, як правило, утруднень (див. про це далі).

Специфікою ділового листування є тенденція до втрати розділових знаків після кожного рядка в зовнішній і внутрішній адресах (як і в заголовках та інших постійних елементах листа). Це є наслідком такого цілком очевидного факту: пунктуація в цих випадках нічого не прояснює; роль пуктуації частково переймає на себе точне, регламентоване й постійне розміщення реквізитів на бланку. Єдиної думки з цього приводу не нема: деякі джерела радять зберігати розділові знаки у зовнішній адресі і припускають можливість попущення розділових знаків лише у внутрішній адресі.

Ще одне зауваження: найменування організації, ім’я і прізвище особи, якій лист адресовано, слід писати так, як вони написані в листі кореспондента (сказане не торкається явних описок і офографічних помилок).

Адреса (приватна кореспонденція). Існує два способи адресування листів:

1. Адреса починається з назви республіки, області, далі йде район, місто чи село. Таке розміщення позицій доцільніше, бо полегшує зв’язківцям сортування кореспонденції (останнім часом з цією метою широко впроваджені поштові індекси). Оскільки тут назви – в плані обсягу поняття йдуть від ширшої до вужчої, то кожна наступна назва є уточненням до попередньої, тому їх виділяють комами. Наприклад:

УРСР

Київська обл.,

Фастівський р-н,

С. Семегори

Усі назви ставляться в називному відмінку.

2. Адреса починається з назви населеного пункту, куди адресовано листа, ширші назви (район, область, республіка) виступають тут як родові поняття до вужчих, видових, а тому комами не відокремлюються. Тоді лише назва населеного пункту ставиться в називаному відмінку, всі інші назви – в родовому;

с. Триліси

Чорнобильського р-ну

Київського обл.

Прізвище, ім’я та по-батькові в адресі пишеться в давальному відмінку, у зворотній адресі – в називному.

Скорочення дозволяються лише в словах типу місто (м.), село (с.). вулиця (вул.), проспект (просп.), квартира (кв.), будинок (буд.), а також у тих випадках, коли це назва установи чи організації (обком КП України, райком ЛКСМУ, сільрада, райвиконком та ін.).Датування. Дата є обов’язковим реквізитом будь-якого документа. Позбавлений дати, такий діловий папір до певної міри втрачає юридичну силу. Датою його стати або день підписання, або день затвердження. Так дата листа або наказу буде день підписання, дати інструкції – день затвердження. Окремо стоять такі документи, як протокол, акт: датою їх є час здійснення зафіксованих у них вчинків, подій, фактів, явищ.

Дата служить пошуковою ознакою й використовується при посиланнях на цей документ разом з його назвою й реєстраційним індексом. Вона звичайно проставляється власноручно тією особою, яка підписує або затверджує документ.

До складу дати входять: число, місяць і рік. Останнім часом усі складники її позначаються арабськими цифрами таким чином:

05.09.73 (тобто 5 вересня 1973 року);

18.05.73 (тобто 18 травня 1973 року);

26.12.72 (тобто 26 грудня 1972 року).

Такий уніфікований спосіб датування спрощує операцію й виключає необхідність кодування дат при обробці документів з допомогою обчислювальної техніки. Так само датуються і всі діловодні відмітки на документі, пов’язані з його проходженням і виконанням (проте цілком прийнятним у тексті самого документа є користування традиційним способом запису: 18 травня 193 року).

Дата підписана вказується в лівому верхньому кутку документа разом з індексом. Якщо документ виготовляється не на бланку, його дата ставиться нижче тексту поряд з підписом. Дата затвердження вказується у відповідному грифі.

Відмітки про погодження. Попереднє погодження проекту документа є однією з важливих і відповідальних чинностей. У процесі погодження визначається правильність зафіксованих положень, їх політична, економічна й науково-технічна обгрунтованість, правомірність документа стосовно діючого законодавства й правових актів, які визначають компетенцію установи. У процесі погодження виявляються і враховуються інтерес різних підрозділів, реалізується комплексний підхід до вирішення питань, що особливо важливо в умовах усезростаючої спеціалізації виробництва й управління.

Конкретним виявом погодження є візування проектів документів відповідними службовими особами (це також може бути гриф погодження).

Внутрішнє погодження (тобто погодження всередині установи) оформляється візою, яка складається з підпису, розшифрування прізвища й дати візування; в разі необізнаності зазначається посада того, хто візує документ:

Начальник планового відділу

(підпис) О.М. Сененко

10.02.73

Доцільність розшифрування прізвища зумовлена тим, що в більшості випадків особистий підпис буває нерозбірливим і по ньому важко встановити, з ким погоджувався цей діловий папір.

Якщо документ потребує доробки, то віза оформляється так:

Див. Зауваження

Начальник планового відділу

(підпис) О.М. Сененко

10.02.73

Зовнішнє погодження проекту документа, як правило, оформляється спеціальним грифом.

Усі документи, крім листів, візуються на першому примірникові (оригіналі); листи візуються на копіях, які залишаються у справах установи, що відправила лист.

Позначки про погодження (віза, гриф) вміщуються на останній сторінці документа нижче підпису або на окремому аркуші.

Резолюція виражає ставлення особи до інформації, яка міститься в документі, а також дає відповідні вказівки. Ці вказівки можуть мати або загальний, або конкретний характер.

Загальні вказівки, як правило, виражаються так:

До відома

До виконання

До керівництва

Резолюції з конкретними вказівками містять назакову форму дієслова (розберіться) або неозначену форму (розібратися) й адресуються службою підпорядкованим особам:

Терміново вживіть заходів...

Про результати й ужиті заходи повідомте...

Негайно відрядити...

Розглянути й доповісти в десятиденний строк...

Резолюція може містити вказівки кільком особам. Після вказівки може стояти ремарка, яка містить особисту думку про стан справи. Такі ремарки орієнтують підлеглих на те чи інше рішення:

Тов. Петренку О.О.

Розберіться...

На мій погляд, керівництво... недостатньо поінформоване про стан справ на дільниці.

Зв’яжіться з головним диспетчером.

Тон вказівок може бути пом’якшений вживанням слова “прошу”. Резолюція повинна випливати з сутності порушеного в документі питання й свідчити про уважне його прочитання.

Засвідчення документа. Засвідчення документа означає завершення підготовки; воно надає документові юридичної сили, підтверджує відповідальність певної службової особи за його зміст. Основні способи засвідчення документа: підписання, затвердження й проставляння печатки.

Підпис є обов’язковим реквізитом будь-якого документа. Він може бути поставлений керівним працівником установи або іншими службовими особами відповідно документації й розподілу обов’язків. Право підпису різних категорій документів службовими особами повинно бути визначено в нормативних матеріалах, які регулюють роботу установи.

В організаціях, які діють на підставі єдиноначальності, документи мають, як правило, один підпис. Два підписи проставляються на документа колегіальних органів. Так, постанови, рішення, протоколи підписуються головою й секретарем колегіального органу. Кількома підписами засвідчуються також акти. Звичайно підписується перший примірник; до складу підпису входять: назва посади працівника, що підписує документ, особистий підпис і розшифрування його. Позначення посади може бути повним і скороченим.

При підготовці документа на бланку установи назва посади пишеться коротко (в ній не повторюється повна назва установи):

Директор інституту

(підпис) Л.П.Жук

Заступник директора заводу

(підпис) Н.К. Савенко

Якщо документ виготовляється не на бланку, то посада того, хто підписує, подається разом з повним найменуванням організації, установи, підприємства.

При розшифруванні підписів у документі, а також у грифах погодження й затвердження, ініціали службової особи слід вказувати повністю (В.П. Орлюк, а не В.Орлюк). Поширений зараз спосіб розшифрування (лише перша літера імені) призводить до зайвих витрат часу на пошуки другого з ініціалів у ході підготовки відповіді.

Підпис вміщується праворуч під текстом на відстані двох-трьох рядків після закінчення його (або перерахований у додатку документів).

Найменування посади звичайно пишеться ліворуч від прізвища, саме ж прізвище друкується тоді на рівні останнього рядка назви посади:

Начальник відділу наукової

Організації праці (Ф.В.Усатов)

Проте найменування посади може друкуватися праворуч над підписом (це залежить від традиції оформлення документів різних типів).

Затвердження документа відбувається після його підписання. Воно має на меті санкціонувати зміст документа боа поширити його дію на певне коло організацій. Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку аркуша і будується за таким зразком:

Затверджую

Начальник Головного управління

Машинобудування міністерство

Промисловості будівельних

Матеріалів УРСР

(підпис) П.Г. Моренець

12.08.73

Гербова печатка (печатка з зображенням Державного герба) вживається для засвідчення прав певних осіб, цінностей, а аткож якщо не спеціально передбачається правовими актами.

Печатки інших видів (без зображення Державного герба) вживаються, головним чином, для засвідчення копій і розмножених примірників, а також довідок, пов’язаних з підтвердженням трудової діяльності громадян.

Печатка ставиться так, щоб відбиток доторкався власноручного підпису й назви посади того, хто підписує.

Проставлення відміток на документах. Відмітки ставлять на лицевій стороні першої сторінки документа, що полегшує візуальне сприймання й підвищує оперативність у роботі.

Реєстрація (вхідний штамп) проставляється на нижньому полі документа (першої його сторінки) праворуч. Це назва установи, до якої надійшов документ, його реєстраційний індекс і дата надходження.

Вказівки про спобіг виконання документа даються у формі резолюції керівника установи або структурного підрозділу. До її складу мають входити такі елементи виконавець, характер виконання і строк виконання. Резолюція підписується й датується (вміщувати її доцільніше на самому документі, у правій верхній частині, а не на окремому аркуші).

Відмітка про взяття документа під контроль позначається літерою К на його лівому полі.

Відмітка про виконання і направлення ділового папера до справи містить такі дані: коротка довідка про виконання (якщо не додається окремо), слова “До справи”, вказівка на номер справи, до якої має бути підшитий документ, дата виконання й підпис керівника відповідного структурного підрозділу (відмітка про виконання вміщується на нижньому полі першої сторінки).

Кожен укладений документ повинен містити відомості про його безпосереднього автора (прізвище й номер службового телефону). Ці відомості вміщуються в нижньому лівому кутку останньої сторінки документа (лицевої сторони або звороту).[4]

Додатки. Якщо до ділового папера додаються ще якісь документи, то в лівому кутку листа під текстом з нового рядка ставиться слово “Додаток” і підкреслюється. Нижче вміщуються назви документів, що додаються в цифровій послідовності з зазначенням кількості примірників і кількості сторінок. Кожна назва розміщується на окремому рядку (існує тенденція всі слова назви документа писати великими літерами). Під словом “Додаток” ніякі записи не робляться. Слова “Примітка” або “Обґрунтування” розміщуються так само.

Наявність окремого о додатка повинна бути вказана в основному або супровідному документі після тексту(але вище підпису) з зазначенням назви, кількості сторінок і кількості примірників. Такий додаток мусить мати всі реквізити й підпис особи, яка відповідає за його зміст.

[1] Кореспонденція – це листування підприємств і установ між собою та окремими особами з додержанням встановлених правил її ведення (П.А. Рабиночив, Кореспонденція і діловодство, К., “Вища школа”, 1973, с. 3).

[2] Адреса – місцеперебування організації або особи (т.зв. поштова адреса).

[3] Подаємо перелік реквізитів за ГОСТом 6.39.72, де формуляр встановлює максимальний склад реквізитів.

[4] Це урегульовано ГОСТом 6.38.732, п. 1.16. (с.5).