Методи і канали збору і поширення інформації - Наукознавство - Скачать бесплатно
Інформація грає усе більш важливу роль у бізнесі і як ресурс, і як товар. За останні тридцять років різко зріс обсяг доступної фірмам інформації, а з упровадженням нових комунікаційних технологій швидкість доступу до інформації збільшилася в багато разів. Однак цей ріст не завжди супроводжувався відповідним поліпшенням якості інформації.
Існує безліч видів і джерел бізнесу-інформації. Основне розмежування полягає в тому, з якого джерела надійшла інформація: первинного (інформація, зібрана фірмою при безпосереднім чи дослідженні узята зі звітів про дослідження) чи вторинного (уже кимсь зібрана інформація, що має бути проаналізувати). Відповідне, зв'язане з цим розходження полягає в тому, чи є ця інформація загальнодоступної чи доступ до неї обмежений.
Усі бізнеси-процеси деякою мірою залежать від інформації, що необхідна для зниження ризику при прийнятті рішень і розробці стратегії. Керування інформацією є основною функцією керуючих у більшості фірм, особливо у великих компаніях і транснаціональних корпораціях. Керування інформацією визначають як одержання своєчасної, точної і необхідної інформації і передача її працівникам усіх рівнів. Керування, таким чином, включає збір, інтерпретацію і збереження інформації в логічній системі. Системи керування інформацією, побудовані, як правило, на базі якої-небудь комп'ютерної програми, допомагають привести інформацію в більш струнку систему, прискорити процес доступу до неї і збільшити швидкість передачі даних. Незважаючи на це, треба знати, що від цих систем не буде користі, якщо компанія спочатку не визначить, які саме види інформації вона хоче одержувати, а також не позначить пріоритетні напрямки її використання.
Чи (Li, 1995) звернув особливу увагу на те, що “інформація, так само як товари і ресурси, перетворилася в “стратегічний ресурс”, від якого залежить конкурентноздатність усіх фірм”. У дійсності інформація завжди була необхідна для ефективного керування, але революція, що відбулася в комунікаційних системах, збільшила обсяг доступної інформації і зробила процес керування інформацією більш складним і важливої для фірми.
На сьогоднішній день не існує загальноприйнятого визначення бізнесу-інформації. У тому, що стосується інформації взагалі, Мартін (Martin, 1983) відзначає наявність загальної омани: під інформацією “розуміють факти, зведення, новини і знання”. Потім, як і багато інших авторів, він пропонує ієрархію, що складається з трьох частин: даних, інформації і знання. Дані відносяться до почуттєвих і сприйманих явищ; вони є цілком незалежними, а їхній зміст носить безсторонній характер. Інформація вже більш умоглядна, вона також базується на почуттєвих явищах, але інтерпретованих передавальним пристроєм; іноді така інтерпретація може спотворювати значення лежачих в основі даних (як, наприклад, упередженість засобів масової інформації при повідомленні новин). Знання ще більш умоглядне. Як і інформація, воно пасивно, але, з огляду на наявність у нас розумових здібностей і (чи) технології, ми можемо перетворити його в конкретні дії.
Такий поділ між статичною природою інформації і властивістю потенційної активності знання була сформульована Д. Хейдом (Hade): “Інформація підлегла думкам людей, а знання — це сила і воля надходити у відповідності зі своїми поглядами” (цитується по Koski, 2000). Незважаючи на свою ілюстративність, ця точка зору до деякої міри екстремальна. Інформація є необхідним структурним елементом знання; знання можна одержати інтуїтивно, але, принаймні в західних країнах, обговорюється й аналізується саме те знання, що отримане шляхом сприйняття й аналізу інформації.
Задача бізнесу-інформації, як буде показано нижче, полягає в наданні менеджерам деякої основи знань як про внутрішнє середовище фірми, зв'язаної з її роботою, так і про зовнішній, у якій функціонує фірма. Основна мета збору інформації полягає в тому, щоб на її основі як можна точніше, з мінімальним рівнем невизначеності, формувати знання і приймати рішення. Відповідно при одержанні бізнесу-інформації акцент повинний бути зроблений на зборі реальних, економічних, детерміністських і безумовних фактів. Однак цей акцент може привести до скорочення числа альтернатив (а отже, і потенціалу інформації) за рахунок виключення з розгляду всієї інформації, що не відповідає вимозі строгої “релевантності”. Один з парадоксів сучасних поглядів на інформацію полягає в тому, що чим вище невизначеність, тим більше можливостей для дивергенції і напрямків подальшого розвитку, що випливають з цих можливостей; фактично тоді більший обсяг інформації приводить у деяких випадках до скорочення числа таких напрямків. Ця проблема добре відома, а недавно вона стала предметом дослідження на “практичному слуханні”, що мало на меті вирішити проблеми, зв'язані з визначенням відповідного акценту і збором інформації. Однак питання про тім, “яку інформацію використовувати”, залишається дуже непростим.
Інша проблема, що виникає при роботі з бізнесом-інформацією, полягає в тім, що, хоча сама інформація знаходиться під впливом зазначеної вище детерміністської економічної парадигми, рішення часто приймаються на основі вражень і неймовірних прикладів. Дослідницька робота з підприємцями, менеджерами, фахівцями з інвестування й іншими співробітниками виявила велику довіру до “інтуїції” і “внутрішньому почуттю”. Таким чином, у деяких випадках, очевидно, виникає невідповідність між бізнесом-інформацією (яка заснована на фактах) і діловим знанням (яке часто засновано на інтуїції).
Остання група питань зв'язана з тимчасовими обмеженнями. Бізнес-інформація в основному описує те, що відбулося в недавньому і не дуже далекому минулому; навіть новини, що описують “сьогодення”, відносяться, говорячи технічною мовою, до самого недавнього минулого. Корисність офіційної статистики особливо зменшується через тимчасовий лаг між описуваними подіями і публікацією інформації. У термінах майбутнього це означає, що росте число джерел інформації, що можуть розповісти нам, що, швидше за все, відбудеться в майбутньому (інша точка зору на розходження між інформацією і знанням: не може існувати знання про те, що відбудеться в майбутньому). Проте усе ще не вистачає інформації про тім, чому відбулися якісь чи події чому вони повинні відбутися. Навряд чи ця інформація може стати самої коштовний; швидше за все, вона просто дозволить менеджерам сформувати більш точне знання про минуле, майбутнє і про зв'язки між ними.
Види бізнесу-інформації
Бізнес-інформацію звичайно класифікують одним із двох способів. Перший спосіб — по розміщенню джерела інформації, причому найпоширеніше розходження полягає в тому, розташоване джерело інформації усередині чи фірми ж він зовнішній стосовно неї. Другим способом інформацію можна класифікувати по її призначенню. Це найпоширеніша таксономія, тому що компанії, що мають намір збирати інформацію, роблять це для досягнення якоїсь конкретної мети. Таким чином, для розглянутих нижче загальноприйнятих категорій відмітними ознаками виступають, по-перше, джерело і, по-друге, призначення.
Зовнішня інформація
Ринкова інформація. Це величезна і складна область, і ринкова інформація зараз по праву є основним товаром для фірм, починаючи від рекламних агентств і закінчуючи банками (а також для спеціалізованих компаній, що займаються ринковими дослідженнями), що конкурують за право надати інформацію фірмам. Ринкова інформація може бути дуже різної — від конкретної (як, наприклад, аналіз структури магазинів у вузькому сегменті роздрібного ринку) до самої загальної (як аналіз тенденцій на світовому ринку якого-небудь товару). Від ринкової інформації залежать розробки компаніями нових продуктів, маркетингове планування, планування комунікацій і реклами, рішення про експорт, а також загальні стратегічні рішення. Природа ринкової інформації міняється в залежності від мети і від того, якої компанії призначена ця інформація; категорії, по яких звичайно шукається інформація, включають розмір і ріст ринку, купівельну спроможність, звички, попит і поводження споживачів, ринкову частку й інформацію про конкурентів.
Інформація про конкурентів. Її іноді розглядають як частина ринкової інформації, але вона по праву заслуговує окремого розгляду, оскільки може впливати на прийняття стратегічних рішень, навіть якщо ринкові умови не враховуються безпосередньо. Компанії можуть, наприклад, зацікавитися, де конкуренти знаходять джерела сировини і фахівців, для того щоб брати участь у конкурентній боротьбі за ці чи джерела зберегти вже наявні. Відомо, що точну інформацію про конкурентів одержати важко, і ця область удостоїлася пильної уваги завдяки таким неетичним діям деяких компаній, як промислове шпигунство.
Макроекономічна і геополітична інформація. Хоча інформація цього виду рідко прямо впливає на компанії, вона може зіграти вирішальну роль при розробці довгострокової стратегії. Наприклад, інформація про розробки в Китаї допомогла компаніям вирішити, виходити на китайський ринок чи ні; примітний той факт, що перші іноземні компанії, що вийшли на китайський ринок, мали кращими і найбільш достовірні джерела інформації про політичні й економічні зміни в Китаї.
Інформація про постачальників. Цю інформацію часто випустять з уваги, але вона грає не останню роль і при розробці нових продуктів, і при розрахунку практичних результатів. Інформація про постачальників звичайно концентрується на таких аспектах, як витрати, надійність, якість і час доставки.
Зовнішня фінансова інформація. Компаніям, особливо великим зі складною структурою інвестицій і (чи) зі складною фінансовою структурою, потрібно різноманітна інформація з таких питань, як, наприклад, валютні курси, динаміка курсів акцій, рух на ринку капіталу і т.д. В останні роки на цих ринках спостерігаються тенденції до переходу у віртуальний простір і наданню інформації в режимі реального часу. Основна складність для компаній і менеджерів, що займаються збором інформації, — структурувати керування інформацією, щоб можна було збирати, асимілювати й аналізувати дуже великі і надзвичайно швидкі інформаційні потоки.
Інформація про регулювання й оподатковування. Компаніям потрібна інформація про умови регулювання, цілком ймовірно, тільки для дотримання правових норм, а не по якихось інших розуміннях. Оцінка умов регулювання теж потрібна задача, що передує прийняттю будь-якого рішення про вихід на іноземні ринки. Інформація про податкові системи важлива не тільки для дотримання правових норм, але і для визначення ефективного з погляду податкових виплат способу ведення операцій. Наприклад, можуть бути якісь податкові стимули до розміщення виробництва в одній країні, а не в іншій, де планується введення більш високих податків.
Внутрішня інформація
Інформація про виробництво. Це приклад цілком внутрішнього стосовно фірми виду інформації. Компаніям-виробникам потрібна інформація про такі речі, як ефективність виробництва і продуктивність, витрати, відходи виробництва і якість. Інформація про виробництво важлива для фінансового планування, але багато компаній також спираються на неї і при маркетинговому плануванні; їм важливо знати, чи здатне виробництво поставляти продукцію визначеної якості в обсязі, достатньому для виконання службами маркетингу і збуту своїх зобов'язань перед споживачами.
Інформація про трудові ресурси. На сьогоднішній день це “сіра зона” у керуванні інформацією; хоча багато фірм налагодили складну систему одержання інформації про ринок, конкурентів і виробництво, лише деякі мають схожу по складності систему для одержання інформації про трудові ресурси. Інформація про трудові ресурси звичайно сфальцьована на таких моментах, як навчання персоналу і рівень кваліфікації, моральний стан персоналу і витрати на забезпечення кадрами. У досить досвідчених фірмах спостерігається тенденція збирати інформацію про особисте життя працівників. Така система найбільш поширена в США, але зустрічається й в інших країнах; фірми намагаються одержати якнайбільше інформації про характери співробітників, зовнішніх інтересах, сімейному житті, для того щоб краще задовольняти потреби працівників і підвищувати їхній моральний стан. Деякі японські фірми сприймають цей вид інформації як природну частину корпоративної програми соціального забезпечення для працівників і їхніх родин. Однак в інших країнах співробітники іноді сприймають збір такої інформації як вторгнення в їхнє приватне життя.
Внутрішня фінансова інформація. Ця категорія інформації описує те, що звичайно називають “показниками”. Вона включає основну інформацію з бухгалтерського балансу про прибуток і витрати, про майно і зобов'язання, а також великий спектр фінансових показників, таких як коефіцієнт P/E (відношення ринкової ціни акції до доходу по ній), відношення заробітної плати до валової виручки, показники продуктивності і т.д. Така інформація звичайно дає вихідну картину фінансового благополуччя і рентабельності компанії.
Джерела бізнесу-інформації
Стосуючись джерел інформації, Лавин (Lavin, 1987) запропонував класифікувати всю бізнес-інформацію двома способами. Класифікація першим способом припускає, що інформація може бути або первинної, отриманої в результаті чи дослідження аналізу, ініційованого фірмою, або вторинної, отриманої з якихось уже наявних джерел. Другий спосіб підрозділяє інформацію на внутрішню і зовнішню стосовно фірми. Далі Лавин класифікує вторинні джерела по характері доступу до них. Ці джерела можуть бути:
публічними, доступними для будь-якого дослідника;
частками, що складають власність визначеної чи компанії інституту (але з можливістю доступу до них за плату);
передплатними, що представляють собою гібрид публічних і приватних джерел, коли інформація знаходиться в чиїйсь власності, але постійно обновляється і стає доступної для визначеного обмеженого кола передплатників.
Стратегії можуть бути або офіційними, що використовують спеціалізованих постачальників інформації, або неофіційними, що використовують різні канали; вони також можуть бути активними (коли шукають джерела інформації) чи пасивними (аналіз інформації з уже відомих джерел). Комбінація декількох таких стратегій може бути цілком достатньої, але це залежить від об'єкта.
При пошуку джерел інформації особлива увага потрібно приділяти таким питанням, як вартість і конкретність одержуваної інформації, надійність і гарантії вірогідності інформації. На жаль, мається пряма залежність (причому звичайно дуже тісна) між ступенем конкретності інформації і вартістю її одержання. Необхідна оцінка надійності інформації (із завданням припустимої погрішності); вона повинна включати джерело, термін, протягом якого інформація залишається актуальної, і її аналіз. Репутація джерела — це одне, а використання доказів, що підтверджують її, чи “тріангуляція” інформації, — зовсім інше.
Приведемо трохи найбільш розповсюджених джерел бізнесу-інформації:
урядові заклади;
бібліотеки;
торгові асоціації;
компанії, що займаються приватними дослідженнями й інформацією;
газети і журнали;
служби бізнесу-інформації;
бази даних у режимі онлайн.
Деякі джерела варто прокоментувати. Урядові заклади, як державні, так і наддержавні, можуть служити гарним джерелом неопрацьованих даних, особливо ринкових і макроекономічних, а також інформації, що стосується регулювання. Однак часто ці дані потрібно чи інтерпретувати аналізувати. Деякі урядові заклади намагаються самі зробити аналіз; наприклад, посольства Великобританії за кордоном надають звіти про дослідження ринків зацікавленим компаніям, але якість їхній буває різним, а іноді звіти деяким відрізняються від простого перерахування назв і адрес. У тім, що стосується експортних ринків, торгові асоціації найчастіше є більш корисним джерелом.
Число компаній, що займаються приватними дослідженнями й інформацією, за останні роки виросло в кілька разів; вони спеціалізуються на зборі інформації про ринки і конкурентів. Газети і журнали являють собою джерело безкоштовної (звичайно), але не фільтрованої інформації із широкого кола питань. Служби бізнесу-інформації найчастіше надають послуги по пошуку спеціальної і деталізованої інформації на основі чи підписки продажу. Звичайно це комерційні організації, але такі послуги надають і академічні установи. Прикладом комерційних організацій можуть бути служба кредитної інформації Dun & Bradstreet чи компанія A.C. Nielsen, що займається дослідженнями ринку. Як приклад академічних установ можна привести Centre for Economic Forecasting при London Business School, що надає макроекономічні аналізи і прогнози, і Small Business Foresight, що пропонує послуги по аналізі і прогнозуванню для власників акцій дрібних компаній.
Розвиток інформаційних технологій збільшило число і підвищило рівень баз даних на CD-ROM і в режимі онлайн, що надають як кількісну, зокрема статистичну і докладну фінансову інформацію (наприклад, Datastream, FAME, Eurostat, NOMIS), так і якісну, таку як інформація про ринки і конкурентів, що надають служби новин (наприклад, Nexis, McCarthy, Reuters Business Briefing). Інтернет зі своєю всесвітньою павутиною пропонує неймовірна кількість інформаційних сайтов, а також засобів обміну інформацією з усього світу (див. ІНТЕРНЕТ; WORLD WIDE WEB).
Кількість джерел інформації росте неймовірними темпами, а в процесі пошуку інформації фірми спираються на використання засобів пошуку в режимі он-лайн, таких як Lycos, створений університетом Carnegie Mellon, WebCrawler, чи InfoSeek (див. Пошукові системи в Інтернету). Ці засоби дозволяють шукати інформацію багатьма способами: одні шукають по заголовках і назвам, інші шукають самі документи, треті ще як-небудь. Для передплатників кількість послуг в Інтернету взагалі, а також у приватних мережах, таких як Microsoft Network, продовжує рости, забезпечуючи доступ до конкретного, дуже докладної інформації.
Завжди мається великий попит на специфічну інформацію із секторів і регіонів, і він продовжує рости. Групи визначених інтересів, блоки новин і дошки оголошень в Інтернету дозволяють виділяти пучки узкоспециализированной інформації й у такий спосіб збільшувати корисність доступної інформації. Обмін інформацією з усього світу в режимі реального часу сприяє встановленню контактів і підтримці взаємин. Він швидко став невід'ємною частиною ведення бізнесу, а неминучий прихід надійно захищених систем електронних торгів надалі прискорить цей процес.
Інформаційні технології збільшили можливості доступу до первинних джерел інформації усередині компанії. Менеджерські інформаційні системи (MIS) і адміністраторські інформаційні системи (EIS) збирають інформацію з таких джерел, як звіти про продажі, виробничі звіти, а також добувають інформацію про ринки, фінанси і виробництво (див. інформаційні системи для керівників). Використання ускладнених баз даних зробило можливими методи маркетингу взаємодії, а нове програмне забезпечення дозволило розвивати автоматизовані і навіть “інтелектуальні” електронні форми (див. Географічні інформаційні системи). Очевидно, що якість інформації залежить від якості інформаційної системи і професіоналізму людей, що відповідають за вхідні дані.
Роль бізнесу-інформації
Дибольд (Diebold, 1985) підкреслює, що потреба в інформації неявно присутня в кожній дії менеджера. Він затверджує, що вся робота в сучасному офісі поділяється на шістьох основних частин:
вхід, збір неопрацьованих даних;
комунікації, переміщення інформації від одного джерела до іншого;
обробка, перетворення інформації з однієї форми в іншу;
збереження, збереження обробленої інформації;
пошук, процес доступу до даних, що зберігаються;
вихід, формування чи даних інформації у виді, зручному для користувача.
Ця класифікація збігається з точкою зору Друкера (Drucker, 1967), що запропонував застосовувати як відмітну рису керівника його здатність контролювати і використовувати знання. Зараз це загальноприйнята точка зору; проте усе ще продовжуються суперечки щодо природи інформації і ступеня, у якій її можна використовувати. Точка зору прагматиків резюмована Гарнхемом (Garnham, 1983), що вважав, що інформація — це функція, основна мета якої полягає в розвитку ринків і збільшенні прибутку. Коннел (Connell, 1983) дотримує іншої думки про бізнес-інформацію: оскільки її потрібно інтерпретувати, щоб одержати знання, то здатність економічної влади контролювати інформацію обмежена. Нарешті, інформація залишається поза зоною контролю фірми, тому що інформацію про фірму можуть одержати користувачі з боку; саме тому суспільство набагато більш могутнє, чим фірма.
Організації використовують інформацію в чотирьох основних цілях:
для створення можливості чи функціонувати, говорячи словами Гарнхема, для зростання прибутку і розширення ринків;
для зниження ризику і зменшення невизначеності;
для одержання влади і засобів впливу на інші;
для контролю й оцінки продуктивності й ефективності своєї фірми.
З цих ролей найважливішим є зниження ризику. Теоретично можна приймати рішення, узагалі не ґрунтуючись ні на якій інформації: так надходить біржовий спекулянт, хоча досвідчені біржові спекулянти будуть затверджувати, що при прийнятті рішень вони використовують таку інформацію, як розрахунок імовірностей. Однак сумнівно, щоб яка-небудь серйозна компанія приймала рішення (особливо зв'язані з чи витратами з ризиком утрати доходу) у такий спосіб. Інформація може бути розрізненої і дуже неповної (у 1989 р. один комерційний банк прийняв рішення про переміщення великої частини своїх активів з метою інвестування в Німеччину, ґрунтуючись лише на тій інформації, що Берлінська стіна упала), але вона, проте, повинна матися в наявності (див. Системи підтримки прийняття рішень). У той же час багато організацій змушені вирішувати, коли інформації для ефективного керування витратами вже досить; здатність керувати інформацією так, щоб одержувати від її користь і мінімізувати витрати, є важливою навичкою для тих, хто керує інформацією.
Звідси випливає, що чим більше інформації є в компанії, тим менше рівень ризику в її наступних діях. Приклад цього можна знайти в маркетингу. Для фахівця з маркетингу теоретичним ідеалом була би можливість ідентифікувати кожного індивіда на цільовому ринку і мати інформацію про його бажання, потреби і моделі споживання. Більшість маркетингових дослідницьких програм націлено на наближення до цього ідеалу, наскільки можливо, а все різноманіття інструментів використовується, щоб витягти якнайбільше одиниць інформації. Ситуація, коли вся доступна інформація є у всіх учасників ринку, відомий як ефективний ринок; на такому ринку немає невизначеності, а тому що через відсутність конкуренції всі учасники ринку діють раціонально, на ньому немає ризику. Ринками, найбільш наближеними по цих характеристиках до ефективного ринку, є ринки капіталу, а особливо ринки акцій.
Однак навіть на ринках капіталу немає інформаційної ефективності, а на ринках споживчих товарів і послуг ефективний ринок неможливий чисто логічно, якщо тільки маркетологи не зможуть знайти способу, як ідентифікувати й аналізувати модель поводження кожного окремого споживача. Але навіть у такому випадку цей метод довелося б зробити доступним не для однієї тільки фірми, а для всіх учасників ринку, що теж стали б його використовувати. Поки існує асиметрія інформації, фірми, що володіють великою кількістю інформації, чим їхні конкуренти, будуть панувати над ними. Інформація дозволяє компаніям діяти першими, а якщо в них є більш надійне знання, чим у конкурентів, то інформація дає їм більш високий шанс завоювати ринок.
Процес збору інформації
Активний збір інформації найчастіше буває ad hoc (моментальний) і фокусируется на конкретному чи рішенні події; він рідко буває постійним і усвідомлюваної саме як процес збору інформації. У далеко не всіх компаніях вивчення навколишнього середовища існує офіційно; чи відбувається це так, залежить від стратегічних умов для них (від їхньої поінформованості) і від їхньої чутливості до різних аспектів навколишнього середовища.
Регулярний збір інформації виникає як складова частина бізнесу, але більш цілеспрямовану роботу можна включити до складу заходів щодо щорічного планування і складання бюджету, по координації стратегічних рішень із прогнозами зовнішніх і внутрішніх умов, по розробці нових товарів, послуг, ринків або раціоналізації забезпечення. Пасивний збір інформації виникає в більшості випадків у процесі різних чи взаємодій операцій у бізнесі, а також під час неофіційного обміну. Коли менеджери зіштовхуються з який-небудь складний, власне кажучи невизначеної, але стратегічно важливої для фірми проблемою, процес пошуку інформації стає більш активним, офіційним і цілеспрямованої.
Різні види інформації компанії схильні збирати різними способами, наприклад, маркетингову і збутову інформацію — більш неформально, чим фінансову і законодавчу інформацію, що збирають офіційно. (Jenkins, 1994). Хоча процес збору інформації являє собою комбінацію офіційних і неофіційних схем, спостерігається тенденція до того, щоб використовувати офіційний підхід до інформації, що стосується регулювання, і до службових видів інформації. І все-таки часто зведення про кращі офіційні джерела інформації надходять через неофіційні канали. Менеджери, особливо в невеликих фірмах, воліють звертатися до людей, а не до документів. Джинтер і Дункан (Ginter & Duncan, 1990), а також Шарки (Sharkey, 1992) підтверджують ця перевага і підкреслюють, що не слід зневажати внутрішніми джерелами інформації, тому що найчастіше вони виявляються дуже коштовними.
Збір інформації як процес складається з двох частин: безупинний збір загальних ділових зведень від неформального спілкування з колегами й іншими контактами як частина повсякденної діяльності, а також постійне підживлення інформацією з більш офіційних мереж, відкіля надходять важливі новини.
Навички керування інформацією
Основні навички, що вимагаються для одержання і використання інформації, — це пошук, аналіз, структурування, збереження і маніпуляція. Галиерс відстоює необхідність підходити до збору нової інформації, ґрунтуючись на вже наявної, а також важливість інтерпретації інформації наступною фразою: “Ми припускаємо, що усього лише набір даних, що є побічним результатом діяльності фірми, забезпечить нам прийняття рішень, засноване на наявній інформації. Але дуже часто це приводить до того, що ми називаємо “інформаційним перевантаженням”” (Galliers, 1993) (див. Інформаційне перевантаження).
Сьогодні росте складність збору інформації і керування нею; виходить, це вимагає усе більше часу і базових навичок, необхідних менеджерам для керування інформацією, часто не вистачає. Блейер і Гордон підтримують думку, що росте значення контролю і керування письмовою інформацією у фірмах: “Менеджери бувають перевантажені масою марної інформації, що часто робить заплутаними дійсно важливі документи” (Blair & Gordon, 1991). Таке неправильне керування заважає правильному прийняттю рішень і плануванню і погіршує результати діяльності фірми. Коли наявної в розпорядженні інформацією чи не можуть не хочуть правильно керувати, це часто приводить до подвійної витрати сил і засобів. “Якби ми керували своїми грошима так само, як керуємо інформацією, то ми б уже давно розорилися” (авторство приписується Делано Слоту, процитоване в Баббара і Рея (Babbar & Rai 1993).
Керування інформацією в теорії і на практиці найчастіше приводить до двох розповсюджених проблем. Перша, про яку вже згадувалося вище, стосується вибору інформації. Високоточні методики збору інформації часто компрометуються неправильними і зовсім недостатніми критеріями добору, що можуть привести до звуження цілей організації і до обмеження її можливостей. Отже, для більшості критеріїв добору інформації рамки варто визначити максимально широко. Друга, що дуже часто зустрічається проблема полягає в тім, що придбання і поширення інформації є останніми етапами в інформаційному ланцюжку. Однак занадто мало повідомляється про те, як можна застосувати інформацію з максимальною користю.
Важливою розробкою останнього часу стала поява “керування знаннями”, дисципліни, зв'язаної з керуванням інформацією, але відмінної від її (див., наприклад, Венцина (Venzin, 1997)) (див. корпорації знання). Хоча керування інформацією включає в першу чергу вибір і збір інформації, керування знаннями — поняття набагато більш широке і включає такі розділи, як ідентифікація знання, керування знанням, розвиток знання і використання знання. Таким чином, керування знаннями займається питаннями, як одержувати, використовувати, поширювати і трансформувати знання, а також знаходиться в безупинному пошуку практичних переваг для фірми. Можливість того, що в найближчому майбутньому керування знаннями віднесуть до розділу керування чи інформацією що керування інформацією через якийсь час стане чимось більшим, ніж просто технічна діяльність по зборі і збереженню інформації, здається цілком ймовірною.
Використання інформації
Говорячи практичною мовою, бізнес-інформація дозволяє бізнесу робити багато справ. Головної рушійний силоміць збору й аналізу бізнесу-інформації є підвищення конкурентноздатності. Зараз для ефективного використання інформації фірми найчастіше використовують комп'ютер і телекомунікаційні технології.
Потенційні вигоди від ефективних інформаційних і комунікаційних систем включають ті, що приведено Фулером і Дженкинсом (Fuller & Jenkins, 1995) у табл. 1. Користь від поліпшення процесу обміну інформацією можна описати як поліпшення взаємин із клієнтами і постачальниками, оптимізацію операцій у бізнесі, а також більш швидкий доступ до ресурсів і послуг експертів.
Однак зараз усі частіше стали визнавати, що однієї інформації недостатньо. Для того щоб використовувати інформацію ефективно, фірми повинні мати механізми “трансформації” інформації в знання і використання цього знання як майна. Незважаючи на те що десять років тому підручники по менеджменті і статті в журналах проголошували інформацію як самий коштовний товар, зараз акцент робиться на знанні. Успіх компанії в майбутньому, очевидно, залежить тільки від розуміння взаємозв'язку між ними, а також від того, наскільки правильно компанія ними керує.
Висновок
Као (Kao, 1989) говорить, що інформаційні процеси визначають відносну здатність організації ефективно взаємодіяти з навколишнім середовищем і переслідувати свої власні мети. Тим самим він фактично робить висновок, що з інформацією як з основною проблемою зіштовхуються всі організації.
Нові технології забезпечують нові джерела, методи доставки й обміну інформацією, а також нові способи маніпуляції інформацією. У той час як інформаційні технології продовжують змінювати характер угод і інших операцій у бізнесі, надають можливість зв'язку по ланцюжку через електронну торгівлю і сприяють співробітництву і створенню альянсів, стає усе більш важливим розвивати навички керування інформацією як ресурсом і товаром. Переосмислення фірми і її діяльності в термінах інформації необхідно, щоб використовувати власна конкурентна перевага з метою належного керування інформацією.
Література
Babbar, S. and Rai, A. (1993) ‘Competitive intelligence for international business’, Long Range Planning 26(3): 103–13.
Blair, D.C. and Gordon, M.D. (1991) ‘The management and control of written information’, Information & Management 20: 239–46.
Connell, I. (1983) ‘Monopoly capitalism and the media’, in S. Hibbin (ed.), Politics, Ideology and the State, London: Lawrence and Wishart.
Davis, S. and Meyer, C. (1988) Blur: The Speed of Change in the Connected Economy, Oxford: Capstone.
Diebold, J. (1985) Managing Information: The Challenge and The Opportunity, New York: AMACOM.
Drucker, P. (1967) The Effective Executive, London: Heinemann.
Fuller, E. and Jenkins, A. (1995) ‘Public intervention in entrepreneurial opportunism: short cuts or detours to the information superhighway?’, paper presented to the Babson Entrepreneurship Conference, Babson College, London, 10–13 April.
Galliers, R.D. (1993) ‘Research issues in information systems’, Journal of Information Technology 8: 92–8.
Garnham, N. (1983) ‘Public service versus the market’, Screen 24(1): 6–27.
|
