Існування колективного договору об'єктивно обумовлене наявністю соціальних, економічних і правових передумов. Соціальний фактор створюють соціально-трудові відносини, що виникають із застосування громадянами своєї здатності до продуктивної праці. В умовах суспільного виробництва виникають внутрішньоколективні відносини, зв'язки в галузі суспільної організації праці. Для регулювання таких зв'язків використовуються методи регламентації окремих питань шляхом узгодження, прийняттям системи локальних актів, серед яких найважливіша роль належить колективному договору.
В економічному плані правомірність і необхідність існування колективних договорів обумовлена господарською самостійністю підприємств, наявністю різноманітних форм власності, використанням найманої праці та існуванням об'єктивних розбіжностей між інтересами власників та найманих працівників.
До юридичних передумов існування колективного договору слід віднести правосуб'єктність його сторін, встановлення законом та гарантованість праводієздатності учасників договору.
Як акт локального регулювання колективний договір виконує цілий ряд виробничих і соціальних завдань. До таких завдань належить: деталізація і конкретизація чинного законодавства про працю з максимальним урегулюванням специфіки даного підприємства; вирішення нових питань, що поставлені практикою і не знайшли урегулювання в чинному законодавстві; стимулювання працівників шляхом встановлення пільгових умов праці, забезпечення виконання договірних зобов'язань сторін; встановлення конкретної відповідальності господарських і профспілкових органів за покрашення умов праці й побуту працівників підприємства; залучення працівників до управління виробництвом; поширення правових знань; врегулювання протиріч між власником і трудовим колективом найманих працівників з метою досягнення соціальної злагоди.
Важливою рисою колективного договору є його багатоплановість. Як основний локальний акт підприємства, колективний договір регулює майже всі відносини, що виникають в межах підприємства, як з приводу його виробничої діяльності, так і похідні від них відносини, поєднує в собі заходи, шо спрямовані на удосконалення виробництва, оплати праці, покращення умов праці та побуту працюючих та ряд інших важливих питань.
Колективний договір укладається на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності і господарювання за умови використання ними найманої праці і наявності права юридичної особи. Під найманою працею слід розуміти виконання працівником роботи за певну винагороду, що обумовлена трудовим договором або контрактом. Специфіка відносин по застосуванню найманої праці полягає в тому, що така праця може застосовуватись на базі будь-якої форми власності: на державних, орендних, колективних підприємствах, в кооперативних організаціях, акціонерних товариствах, фермерських господарствах, на колективних сільськогосподарських підприємствах, в домашньому споживчому господарстві тощо.
Колективний договір укладається також на підприємствах, які здійснюють науково-дослідну діяльність, або займаються комерцією з метою одержання прибутку.
Якщо є необхідність, колективний договір може укладатися в структурних підрозділах підприємств, установ, організацій. Під такими підрозділами слід розуміти цехи, відділи, лабораторії, сектори тощо. Головне, що повинно враховуватись при вирішенні цього питання, — це фінансові, економічні, організаційні і матеріальні можливості цих підрозділів для встановлення працівникам додаткових соціальних пільг з урахуванням специфіки роботи конкретного підрозділу в межах його компетенції.
Колективний договір підрозділу може заміняти колективний договір підприємства. Але колективний договір підрозділу може вирішувати тільки окремі питання соціально-економічних і трудових відносин підрозділу. В такому випадку колективний договір структурного підрозділу є додатком до загального колективного договору підприємства, дія якого поширюється і на структурний підрозділ.
Розроблений сторонами проект колективного договору виноситься на загальні збори або конференцію трудового колективу. Загальні збори трудового колективу вважаються правомочними, якщо в них бере участь не менше половини працюючих на даному підприємстві, в установі, організації.
Конференція представників трудового колективу правомочна при участі в ній не менше 2/3 представників трудового колективу, обраних делегатами на конференцію. Якщо загальні збори чи конференція трудового колективу схвалює проект колективного договору, він підписується уповноваженими представниками сторін не пізніше як через п'ять днів з моменту його схвалення, якщо інше не встановлено зборами чи конференцією трудового колективу.
Підписаний сторонами колективний договір підлягає повідомній реєстрації в місцевих органах державної виконавчої влади відповідно до Положення про порядок повідомної реєстрації галузевих і регіональних угод, колективних договорів, що затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 5 квітня 1994 року № 225. Як зазначено в цьому Положенні повідомна реєстрація проводиться з метою забезпечення можливості для врахування їх умов під час розгляду трудових спорів, що можуть виникнути за результатами застосування норм цих угод (договорів) уповноваженими на те органами, і засвідчує автентичність примірників і копій, поданих на реєстрацію.
Реєстрація проводиться в двотижневий строк з дня одержання колективного договору. Не пізніше наступного дня після реєстрації два примірники колективного договору повертаються сторонам, що його підписали і подали на реєстрацію. Копія договору зберігається реєструючим органом.
Місцеві органи державної виконавчої влади, що реєструють колективні договори, не можуть вимагати від сторін цього договору внесення до нього змін або відмовити в його реєстрації за винятком єдиного випадку, коли подані на реестрацію примірники і копія колективного договору не є автентичними.
Колективний договір вступає в силу з дня його підписання представниками сторін або з моменту, що встановлений в самому договорі, незалежно від терміну його реєстрації.
Законодавство про працю не встановлює єдиних вимог щодо структури колективного договору. Сторони самостійно визначають його структуру, які розділи включити в договір, які додатки приєднати. В той же час законодавством досить детально визначається зміст колективного договору.
Відповідно до статті 7 Закону України «Про колективні договори і угоди» та статті 13 Кодексу законів про працю України зміст колективного договору визначається сторонами в межах їх компетенції.
У колективних договорах встановлюються взаємні зобов'язання сторін щодо регулювання виробничих, трудових, соціально-економічних відносин. Зокрема, ці зобов'язання відносяться до зміни в організації виробництва і праці; забезпечення продуктивної зайнятості; нормування і оплати праці, встановлення форм, систем, розмірів заробітної плати та інших видів трудових виплат (доплат, надбавок, премій тощо); встановлення гарантій, компенсацій, пільг; участі трудового колективу у формуванні, розподілі і використанні прибутку підприємства якщо це передбачено статутом; режиму роботи, тривалості робочого часу і відпочинку; умов і охорони праці; забезпечення житлово-побутового, культурного, медичного обслуговування, організації оздоровлення і відпочинку працівників; гарантій діяльності профспілкової чи інших представницьких організацій трудящих. Колективним договором можуть передбачатись й інші, додаткові порівняно з чинним законодавством і угодами гарантії, соціально-побутові пільги
Усі ці зобов'язання розподіляються на нормативні та зобов'язальні. До нормативних відносяться ті, що вже вміщуються в чинному законодавстві про працю. Але законодавством встановлюється мінімальний рівень соціальних умов, нижче яких сторони при укладенні колективного договору визначатись не вправі.
Нормативні положення колективного договору — найбільш важлива частина його змісту. Ці положення становлять собою сукупність локальних норм з основних питань праці, її оплати, умов праці й побуту та інші норми.
До зобов'язальних умов відносяться такі питання, які не урегульовані чинним законодавством, а закріплюються в змісті колективного договору як конкретні зобов'язання, що беруть на себе власник, уповноважений ним орган, трудовий колектив, профспілковий комітет чи інший орган, уповноважений трудовим колективом на представництво його інтересів.
Зобов'язальні умови на відміну від нормативних не носять загального характеру, виражаються у здійсненні конкретних одноразових дій, якими вичерпуються.
Усі передбачені колективним договором норми і зобов'язання діють лише на конкретному підприємстві, в установі, організації. Вони стосуються лише тих суб'єктів, що становлять у своїй сукупності трудовий колектив. При цьому, встановлені колективним договором норми і зобов'язання мають тимчасовий характер, оскільки за своєю природою колективний договір є строковою угодою.
Положення колективного договору поширюються на всіх працівників підприємства, установи, організації, незалежно від того, чи є вони членами профспілки. Але одночасно вони є й обов'язковими як для всіх працюючих, так і для власника чи уповноваженого ним органу. Власник і уповноважений ним орган повинен дотримуватись своїх зобов'язань відносно до всіх працівників. Працівники в свою чергу повинні дотримуватися виконання зобов'язань, взятих від їхнього імені профспілковим органом чи іншою представницькою організацією, які підписали колективний договір.
Колективний договір може бути доповнений додатками, про які в загальній формі може бути вказано в тексті колективного договору. Самі додатки оформляються у вигляді відповідних документів.
Як додатки до колективного договору можуть бути: перелік професій і посад з шкідливими умовами праці, які мають право на додаткову відпустку і скорочений робочий день; перелік посад працівників із ненормованим робочим днем, яким надається додаткова відпустка; список професій із шкідливими умовами праці, які дають право на одержання молока або інших рівноцінних продуктів; норми безкоштовної видачі спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту; перелік професій і посад працівників, яким дозволяється встановлювати підсумований облік робочого часу; угода з охорони праці та інші додатки.
Генеральною угодою між Кабінетом Міністрів України і профспілковими об'єднаннями України від 4 серпня 1995 року як додаток передбачено переліки доплат і надбавок, що мають міжгалузевий характер. Такі доплати встановлюються за суміщення професій (посад), за розширення зони обслуговування або збільшення обсягу робіт, за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника, за інтенсивність праці працівників, за роботу в нічний час, за керівництво бригадою.
Надбавки повинні встановлюватись за високу професійну майстерність, за високі досягнення в праці, за виконання особливо важливої роботи.
При формуванні структури і змісту колективного договору, а також додатків до нього, умови, що включаються, повинні бути вищі, порівняно з чинним законодавством про працю, Генеральною, галузевою та регіональною угодами.
Умови колективного договору, що погіршують становище працівників порівняно з чинним законодавством і угодами, є недійсними.-Такі умови до колективного договору включатись не повинні.