Правовий статус глави дипломатичного представництва характеризується двома особливостями. По-перше, глава дипломатичного представництва є єдиною офіційною особою держави, що акредитує, яка представляє її з усіх питань у державі перебування. По-друге, він також є старшою посадовою особою держави, що акредитує, стосовно всіх інших можливих представників цієї держави.
У міжнародному праві затвердилася класифікація старшинства (класи) дипломатичних представників (агентів). До XIX сторіччя такої стрункої класифікації не існувало, що нерідко призводило з приводу старшинства до зіткнень і конфліктів під час проведення офіційних заходів. Це питання було врегульовано Віденським протоколом 1815 року, що встановив такі три класи дипломатичних агентів:
І клас — посол і папський легат або нунцій;
ІІ клас — посланник, міністр та інший уповноважений при главі держави;
III клас — повірений у справах, акредитований при міністрі закордонних справ.
Аахенський протокол 1918 року доповнив цю класифікацію класом міністра-резидента, що зайняв позицію між посланником і повіреним у справах. Але дана новація не прижилась і Віденська конвенція про дипломатичні зносини 1961 року сприйняла трьох ланкову класифікацію. У відповідності зі статтею 14 цієї Конвенції глави представництв розділяються на:
а) клас послів і нунціїв, які акредитуються приглавах держав, та інших главах представництв еквівалентного рангу;
б) клас посланників та інтернунціїв, які акредитуються при міністрах закордонних справ;
в) клас повірених у справах, які акредитуються при міністрах закордонних справ.
Слід зазначити, що клас повіреного в справах не можна плутати з посадою тимчасового повіреного в справах, який виконує обов'язки глави дипломатичного представництва на період його відсутності (хвороба, відрядження, відпустка).
Віденська конвенція закріплює, що не повинно проводитися ніякого розрізнення між главами представництв унаслідок їхньої приналежності до того або іншого класу, за винятком питань старшинства й етикету. Клас, до якого повинні належати глава представництв, визначається угодами між державами.
Від класів глав дипломатичних представництв слід відрізняти дипломатичні ранги. їхня основна відмінність полягає в тому, що класи дипломатичних представників знаходяться в сфері регулювання нормами міжнародного права, а дипломатичні ранги — це службові звання старшинства дипломатів, що установлюються відповідно до внутрішньодержавного права держави, що акредитує. При цьому кожна держава має свою систему дипломатичних рангів. Як правило, клас дипломатичного представника збігається з його рангом.
В Україні відповідно до Постанови Верховної Ради України «Про дипломатичні ранги України» від 31 січня 1992 року встановлені такі ранги:
— надзвичайний і повноважний посол;
— надзвичайний і повноважний посланник І і II класів;
— радник І і II класів;
— перший секретар І і II класів;
— другий секретар І і II класів;
— третій секретар;
— аташе.
Вищі дипломатичні ранги (посла і посланника) присвоюються звичайно главою держави, інші — міністром закордонних справ. Ранг аташе, що є первинним (самим молодшим) дипломатичним рангом, присвоюється, як правило, випускникам інститутів і факультетів міжнародних відносин при надходженні на службу у відомство зовнішніх зносин (міністерство закордонних справ). Цей ранг не слід плутати з посадою військового, морського і повітряного аташе, що не є дипломатичною посадою, тому що її займають співробітники військового відомства держави, що акредитує, які проходять військову службу на посадах офіцерського складу (звичайно старші офіцери і генерали різноманітних родів військ). Ці особи при одержанні призначення на посаду і прибутті до місця проходження служби спеціально акредитуються при військовому відомстві країни перебування. Одночасно ці співробітники виконують функції військових радників глави дипломатичного представництва.
Процедура призначення глави дипломатичного представництва регламентується як нормами міжнародного, так і нормами національного (внутрішньодержавного) права.
Як уже відзначалося, дипломатичні відносини встановлюються між державами в результаті визнання de jure. Постійне дипломатичне представництво засновується в результаті взаємної згоди держав на базі встановлення дипломатичних відносин. Відповідно до статті 4 Віденської конвенції про дипломатичні зносини 1961 року для того, щоб конкретна особа була призначена главою дипломатичного представництва, держава, що акредитує, повинна направити державі, що приймає, запит про її згоду на призначення даної особи на цю посаду. У запиті викладаються біографічні дані цієї особи, відомості про її кар'єру і посаду, яку обіймає, родиний стан, причому ця інформація повинна бути викладена дуже лаконічно і бути абсолютно точною.
Позитивна відповідь держави, що приймає, на запит означає надання агремана (від француз, agrement — згода) на прийняття зазначеної в запиті особи в якості глави дипломатичного представництва. З цього моменту кандидат вважається persona grata — бажаною особою в державі, що приймає. Негативна відповідь на запит означає відмову в агремані, а кандидат признається persona non grata — небажаною особою. При цьому держава, що приймає, не зобов'язана повідомляти державі, що акредитує, мотиви відмови в агремані. Таким чином, відмова в наданні агремана не потребує додаткових роз'яснень. Процедура одержання агремана носить конфіденційний характер.
Після одержання агремана починається здійснення певних процедурних форм, які протікають у державі, що акредитує. По-перше, кандидат одержує аудієнцію в глави держави. Потім виходить правозастосовчий акт про призначення його в якості дипломатичного представника. Цей акт публікується не тільки в засобах масової інформації держави, що акредитує, але й у ЗМІ держави перебування. В Україні такі призначення здійснює Президент. Указ Президента України про призначення відповідної особи Надзвичайним і Повноважним Послом України у певній державі публікується в газетах «Урядовий кур'єр» і «Голос України».
Перед виїздом до нового місця служби глава дипломатичного представництва одержує вірчу грамоту, що є юридичною підставою для початку місії дипломатичного представника в державі, що приймає. Вірча грамота підписується главою держави, що акредитує (у деяких державах, наприклад у Російській Федерації, вірчі грамоти підписує міністр закордонних справ), і адресується главі держави, що приймає. У документі міститься прохання «вірити» її володарю як офіційній особі, що представляє свою державу у всіх зносинах із державою перебування. Таким чином, глава держави, що акредитує, легітимує перед своїм візаві (главою іншої держави) особу, котрій дійсно доручено представляти акредитуючу державу в повному обсязі. Глава дипломатичного представництва отримує разом із вірчою грамотою і її копію. Після цього дипломатичний представник може прямувати до місця початку місії.
Віденська конвенція про дипломатичні зносини 1961 року встановлює ординарний режим призначення дипломатичних представників із числа громадян держави, що акредитує (ч. 1 статті 8). Водночас нею передбачається екстраординарний порядок призначення таких представників — із числа громадян держави перебування. Але це може бути зроблено не інакше як за згодою цієї держави, причому таку згоду може бути в будь-який час анульовано. Крім того, держава перебування може обмовити за собою таке ж право у відношенні громадян третьої держави, що не є одночасно громадянами держави, що акредитує (частини 2, З статті 8).
Віденська конвенція про дипломатичні зносини 1961 року зв'язує момент початку дипломатичної місії в державі перебування, тобто початок виконання главою дипломатичного представництва своїх функцій із практикою, що існує в конкретній державі, котра повинна застосовуватися одноголосно, або:
а) із моменту вручення своїх вірчих грамот;
б) із моменту повідомлення про своє прибуття й представлення засвідчених копій вірчих грамот міністерству закордонних справ держави перебування або іншого міністерства, у відношенні якого є домовленість (стаття 13).
Більшість держав, включаючи Україну, дотримуються практики, що глава дипломатичного представництва приступає до виконання своїх функцій із моменту вручення своїх вірчих грамот главі держави, що приймає, або особі, яка його заміняє.
Ряд держав із метою економії коштів використовують практику кумуляції (суміщення) дипломатичного представництва, тобто акредитування тієї самої особи в якості глави представництва в іншій або декількох державах одночасно при відсутності заперечень проти цього влади держави перебування. Крім того, одна і таж особа може представляти дві і більше держави в одній державі при дотриманні зазначеної вище умови. Така можливість передбачена статтею 6 Віденської конвенції 1961 року. Україна вже має в цьому питанні певні практичні наробітки. Так, наприклад, Надзвичайний і Повноважний Посол України у Фінляндії за кумуляцією виконує функції глави дипломатичного представництва України у Швеції, Норвегії, Данії та Ісландії; Надзвичайний і Повноважний Посол України в Бельгії за кумуляцією виконує ці ж обов'язки в інших державах Бенілюксу — Нідерландах і Люксембурзі. Дуже часто практику кумуляції держави використовують і у відношенні міжнародних організацій. Наприклад, глава дипломатичного представництва якоїсь держави у Франції одночасно призначається офіційним представником цієї держави при ЮНЕСКО, тому що місцеперебування цієї організації — Париж; якщо дипломатичний представник виконує свою місію в Бельгії або в державах Бенилюксу — то при НАТО (штаб-квартира Альянсу розташована в Брюсселі /Бельгія/), як це має місце в Україні. Глава дипломатичного представництва виконує покладені на нього міжнародним і внутрішньодержавним правом обов'язки до припинення своїх офіційних функцій. У міжнародній практиці і міжнародному праві (стаття 43 Віденської конвенції про дипломатичні зносини 1961 року) склалися такі підстави припинення місії дипломатичного представника:
а) відкликання його державою, що акредитує (наприклад, із метою ротації);
б) оголошення його persona non grata за діяльність, несумісну зі статусом дипломата;
в) розірвання дипломатичних відносин між державами;
г) війна між державою, що акредитує, і приймаючою державою;
д) припинення існування держави, що акредитує, і приймаючої держави (або однієї з них) як суб'єктів міжнародного права (наприклад, як це мало місце в 1991 році з Союзом РСР і НДР).
В ординарних умовах до таких підстав можуть бути також віднесені виконання дипломатичним представником дорученої місії (наприклад, підписання мирного договору або значної політичної угоди), смерть дипломатичного представника і інсурекція — відмова дипломата виконувати свої функції.
Причинами оголошення дипломатичного представника persona non grata можуть бути різноманітні дії, так чи інакше пов'язані з поведінкою самого дипломатичного агента — це: а) неповага до законів і правил, що існують у державі перебування; б) втручання в її внутрішні справи; в) зловживання дипломатичними привілеями й імунітетами; г) заяви, розцінювані як політично безтактні й образливі для держави перебування; нарешті, д) учинення діяння, передбаченого карним законом приймаючої держави, і т.п. Наслідком такої поведінки є вимога держави перебування, котра висувається до держави, що акредитує, про відкликання даного дипломата або припинення його функції в представництві. У силу статті 9 Віденської конвенції про дипломатичні зносини 1961 року держава перебування не зобов'язана викладати мотиви, за яких вона прийняла рішення оголосити того або іншого дипломатичного агента persona non grata, тобто небажаною особою (якщо мова йде про співробітника недипломатичного персоналу, то застосовується вираз «неприйнятна особа»).
Якщо особа, яка оголошена persona non grata, не покидає державу перебування в зазначений нею термін, до неї може бути застосований дисмисл — оголошення дипломата приватною особою. Юридичним наслідком ди-смисла є поширення на відповідну особу юрисдикції держави перебування в тому ж обсязі, що і на звичайних іноземних громадян, що може спричинити її арешт. Частіше усього вдаються не до дисмислу, а до погрози його застосування.
В ординарних умовах припинення дипломатичної місії наступає в такий спосіб: уряд держави, що акредитує, посилає дипломатичними каналами відзивні грамоти, або ці грамоти привозить знову призначений дипломатичний представник. Відзивні грамоти вручаються главі держави перебування або самим відкликаним дипломатичним представником, або його спадкоємцем при врученні своїх вірчих грамот.
Для виконання своїх складних і відповідальних функцій дипломатичне представництво має у своєму розпорядженні необхідний персонал. У відповідності зі статтею 11 Віденської конвенції про дипломатичні зносини 1961 року при відсутності конкретної угоди про чисельність персоналу дипломатичного представництва держава перебування може запропонувати таку чисельність представництва, яку вона вважає розумним і нормальним, з огляду на обставини й умови, що існують у державі перебування, і потреби даного представництва. Таким чином, оптимальним варіантом вирішення питання чисельності дипломатичного персоналу є укладання угоди між державою, що акредитує, і державою, що приймає. Виходячи з дипломатичної практики, звичайно чисельність персоналу залежить від рівня й інтенсивності відносин між державами і може коливатися від декількох осіб до багатьох десятків співробітників.
Персонал дипломатичного представництва підрозділяється на три групи:
1. Дипломатичний персонал — це особи, що мають дипломатичні ранги (як правило, вони є громадянами держави, що акредитує, але в деяких випадках на дипломатичну посаду можуть бути призначені громадяни держави перебування або третьої держави, але тільки за згодою влади приймаючої держави).
2. Адміністративно-технічний персонал — до нього належать економісти, бухгалтери, перекладачі, шифрувальники, канцелярські працівники, представники внутрішньої охорони безпеки посольства й інші співробітники, що виконують адміністративну або технічну роботу (здебільшого це громадяни держави, що акредитує, але можуть прийматися на певні посади і громадяни держави перебування).
3. Допоміжний персонал включає шоферів, садівників, прибиральників, ліфтерів, покоївок, кур'єрів та інших осіб, що виконують обов'язк з обслуговування дипломатичного представництва (він комплектується з громадян держави, що акредитує, і держави, що приймає).
Відомство іноземних справ держави, що приймає, повинно своєчасно одержувати інформацію про всі призначення і зміни в складі персоналу дипломатичного представництва.
У будь-якій державі перебування знаходяться дипломатичні представництва різних іноземних держав. Зазвичай вони мають своє місце розташування в столиці держави. Тут глави дипломатичних представництв, члени дипломатичного персоналу і члени їхніх родин беруть участь у різноманітного роду офіційних заходах і церемоніях, проведених владою держави перебування. З цих позицій на основі міжнародного порядку в дипломатичному праві виник інститут дипломатичного корпусу. Саме поняття «дипломатичний корпус» у міжнародному праві використовується як у вузькому, так і в широкому значенні.
У вузькому значенні дипломатичний корпус — це сукупність глав іноземних дипломатичних представництв, акредитованих у державі перебування. Сукупність всіх осіб, котрі мають дипломатичні ранги, які знаходяться в складі дипломатичних представництв іноземних держав, а також членів їхніх сімей, складає дипломатичний корпус у широкому значенні.
Слід зазначити, що дипломатичний корпус не признається в якості самостійної юридичної особи на території країни перебування, він не має будь-яких політичних функцій. Його основним завданням є участь у певних протокольно-церемоніальних заходах: поздоровленнях із нагоди національного свята держави перебування; інавгурації (вступу на посаду) нового глави держави; відвідини історичних місць, промислових і наукових центрів сторони, що приймає; участь у церемоніях жалобного характеру і т.п.
З огляду на наявність у дипломатичного корпусу колективних інтересів протокольного характеру, із числа глав дипломатичних представництв виділяється дуайен (в англомовних країнах він іменується старійшиною, деканом) дипломатичного корпусу. Зазвичай ним стає старший за класом і за часом акредитації в державі перебування дипломат. У деяких католицьких державах, відповідно до сформованої традиції, дуайєном є папський нунцій. Дуайєн виступає від імені дипломатичного корпусу на різного роду протокольних заходах і є своєрідним посередником між владою держави перебування і дипломатичним корпусом з питань, що стосуються статусу дипломатичного корпусу. Одна з його основних функцій полягає в консультуванні знову призначених глав дипломатичних представництв у відношенні традицій, протоколу й особливостей взаємовідносин із владою держави перебування. Функції дуайєна мають чисто представницький характер, тому, виступаючи в цій якості, він не повинен робити політичних заяв.
Відомство іноземних справ приймаючої держави регулярно публікує список дипломатичного корпусу, акредитованого в даній країні. У державі перебування іноземним дипломатам видаються дипломатичні картки, що підтверджують їх правовий статус, а також спеціальні номерні знаки на автотранспортні засоби.