Для здійснення зовнішніх зв'язків з іншими державами й іншими суб'єктами міжнародного права держави створюють систему органів зовнішніх зносин.
Під органом зовнішніх зносин держави розуміють посадову особу, організацію, установу, на яку покладене відправлення зовнішніх справ суб'єкта міжнародного права в межах установленої компетенції і яке визнано в цій якості міжнародним правом. Компетенція органу зовнішніх зносин визначається внутрішнім правом суб'єкта міжнародного права (держави). Отже, органи зовнішніх зносин держави — це органи, за допомогою яких здійснюються зв'язки з іншими державами, міжнародними організаціями й іншими суб'єктами міжнародного права.
Слід зазначити те, що будь-яка держава, створюючи свій орган зовнішніх зносин, повинна повідомити іншим державам та іншим суб'єктам міжнародного права про це, зі вказівкою, що саме їй доручена реалізація визначеної сфери зовнішніх зносин держави. Органи зовнішніх зносин поділяться на:
— внутрішньодержавні органи, що постійно знаходяться на території даної держави;
— закордонні органи зовнішніх зносин, що перебувають за межами даної держави.
У свою чергу, внутрішньодержавні органи зовнішніх зносин діляться на дві групи органів: 1) загальної компетенції і 2) спеціальної компетенції.
До першої групи належать органи, що представляють державу у всіх питаннях зовнішніх зносин, так звані органи політичного керівництва (глава держави, парламент, уряд, глава уряду і відомство зовнішніх зносин (частіше усього воно іменується Міністерством закордонних справ), глава відомства зовнішніх зносин).
До другої групи належать органи, що представляють державу тільки в одній більш-менш великій галузі її зовнішніх зносин. Звичайно прийнято вважати, що до них належать всі міністерства (крім Міністерства закордонних справ) і центральні відомства, тому що у відповідності зі своєю профільною компетенцією вони здійснюють визначені зовнішні функції, для чого в них створюються відділи (управління) зовнішніх зв'язків.
Внутрішньодержавні органи зовнішніх зносин загальної компетенції визначають основи зовнішньої політики держави, розробляють її тактичні і стратегічні цілі і задачі, формують мережу органів зовнішніх зносин держави за кордоном, здійснюють підготовку кадрового складу для цих органів.
Правовий стан органів зовнішніх зносин в середині держави закріплюється в конституції, профільних законах, положеннях про міністерства і відомства, розроб-лювальних урядом і підтверджуваних ним же або главою держави. Формування внутрішньої і зовнішньої політики об'єктивно пов'язане із формою держави. Воно повинно проходити не тільки з урахуванням внутрішніх чинників, але і з урахуванням об'єктивних процесів міжнародного розвитку.
В Україні був розроблений і прийнятий парламентом — Верховною Радою України — документ, що визначає зовнішньополітичну стратегію держави на тривалу перспективу. Це Основні напрямки зовнішньої політики України, прийняті в 1993 році. У цьому документі закріплена система пріоритетів зовнішньої політики України. Ці пріоритети виявляються у виді задач із указівкою тимчасової перспективи. Слід зазначити, що основні цілі, поставлені в цьому документі і пов'язані з першочерговими задачами входження незалежної України у світове співтовариство і його інституції, налагодженням двостороннього і багатостороннього співробітництва із суміжними і географічно близькими державами, із державами — членами СНД, РЄ, ЄС, НАТО і т.п., реалізовані. Тому в даний час Президентом України дане завдання Міністерству закордонних справ доробити комплекс пропозицій із внесення в нього відповідних коректив.
У структуру внутрішньодержавних органів зовнішніх зносин України входить:
— парламент — Верховна Рада України;
— глава держави — Президент України;
— уряд — Кабінет Міністрів України;
— відомство іноземних справ — Міністерство закордонних справ України;
— міністерства та відомства України.
Відповідно до положень Конституції України Верховна Рада України: визначає основи внутрішньої і зовнішньої політики; заслуховує позачергові і щорічні послання Президента України про внутрішнє і зовнішнє становище України; оголошує по представленню Президента України стан війни і укладання миру; схвалює рішення Президента України про використання Збройних Сил України й інших військових формувань у випадку збройної агресії проти України; здійснює контроль за діяльністю Кабінету Міністрів України; підтверджує рішення про надання Україною позик і економічної допомоги іноземним державам і міжнародним організаціям, а також про одержання Україною від іноземних держав, банків і міжнародних фінансових організацій позик, не передбачених Державним бюджетом України; здійснює парламентський контроль у межах Конституції України; дає у встановлений законом термін згоду на обов'язковість міжнародних договорів України і денонсацію міжнародних договорів України. Верховна Рада України здійснює інші повноваження, що відповідно до Конституції України віднесені до її ведення (стаття 85 Конституції України).
Президент України: є гарантом державного суверенітету, територіальної цілісності України, дотримання Конституції України (стаття 102 Конституції України); він забезпечує державну незалежність, національну безпеку і правонаступництво держави; звертається з посланнями до народу, щорічними і позачерговими посланнями до Верховної Раді України про внутрішнє і зовнішнє становище України; представляє державу в міжнародних зносинах; здійснює керівництво зовнішньополітичною діяльністю держави; веде переговори й укладає міжнародні договори України; приймає рішення про визнання іноземних держав; призначає і звільняє глав дипломатичних представництв України в інших державах і при міжнародних організаціях; приймає вірчі й відзивні грамоти дипломатичних представників іноземних держав; надає вищі дипломатичні ранги; очолює Раду національної безпеки й оборони; вносить у Верховну* Раду України представлення про оголошення стану війни і приймає рішення про використання Збройних Сил України у випадку збройної агресії проти неї; приймає рішення про прийняття в громадянство і припинення громадянства України; про надання притулку в Україні. Президент України здійснює інші повноваження, визначені Конституцією України (стаття 106 Конституції України).
Кабінет Міністрів України відповідно до Конституції України: забезпечує державний суверенітет і економічну самостійність України; здійснює внутрішню і зовнішню політику держави, виконує Конституцію і закони України, акти Президента України; вживає заходів із забезпечення прав і свобод людини і громадянина; здійснює заходи із забезпечення обороноздатності і національної безпеки України; організує і забезпечує здійснення зовнішньоекономічної діяльності України; спрямовує і координує роботу міністерств, інших органів виконавчої влади. Кабінет Міністрів виконує інші функції, визначені Конституцією і законами України, актами Президента України (стаття 116 Конституції України).
Практичне здійснення зовнішньої політичної діяльності держави й організація її дипломатичної діяльності покладена на Міністерство закордонних справ України (МЗС України). МЗС України діє на основі Положення про Міністерство закордонних справ України, затвердженого Кабінетом Міністрів України 18 лютого 1993 року. МЗС забезпечує в межах своїх повноважень проведення зовнішньої політики України і здійснює координацію діяльності всіх учасників зовнішньополітичних зв'язків України. У межах своїх повноважень МЗС організує виконання актів законодавства України і здійснює контроль за їхньою реалізацією. У своїй діяльності МЗС України керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України.
Головними завданнями МЗС України є:
— участь у реалізації державного суверенітету України в сфері зовнішньої політики, сприяння підвищенню міжнародного авторитету держави;
— забезпечення в межах своїх повноважень проведення єдиного зовнішньополітичного курсу України з метою всебічного розвитку політичних, економічних, гуманітарних, наукових та інших зв'язків із закордонними державами;
— розроблення й участь у здійсненні концепції розвитку зовнішньополітичної діяльності держави;
— захист прав і інтересів України, її фізичних і юридичних осіб за кордоном;
— аналіз зовнішньополітичної діяльності України, розробка і здійснення комплексу заходів, спрямованих на підвищення ефективності зовнішньополітичних зв'язків України, у першу чергу, надання організаційно-методичної й інформаційної допомоги учасникам зовнішньополітичних відносин;
— організація, координація і фінансування роботи представництв України за кордоном, а також сприяння діяльності представництв іноземних держав на території України та ін.
Відповідно до цих завдань МЗС України:
— розробляє пріоритетні напрямки співробітництва з іншими державами;
— забезпечує участь України в підготовці міжнародних договорів з іншими державами і міжнародними організаціями;
— подає в Кабінет Міністрів України пропозиції про підписання, ратифікацію, прийняття, схвалення міжнародних договорів або приєднання до них;
— вносить у Кабінет Міністрів України пропозиції про створення, реорганізацію і ліквідацію за кордоном посольств, консульських установ, постійних представництв України при міжнародних організаціях і представництв Міністерства закордонних справ в Україні, направляє на роботу;
— веде облік іноземних представництв, їхнього персоналу на території України, підтримує з ними контакти з метою активізації і розширення міжнародного співробітництва з країнами, які вони представляють;
— забезпечує візову політику України, видачу дипломатичних і службових паспортів;
— забезпечує проведення в системі МЗС України єдиної кадрової політики і функціонування структур, пов'язаних із підготовкою, перепідготовкою і підвищенням кваліфікації кадрів для представництв України за кордоном;
— організує здійснення заходів щодо питань евакуації майна і персоналу дипломатичних представництв України з держав, що знаходяться з нею у стані війни;
— розробляє і підтверджує кошториси прибутків і витрат іноземних установ України.
Міністерства і відомства України є органами зовнішніх зносин держави спеціальної компетенції, вони діють на підставі положень про відповідне міністерство або відомство, що розробляються і затверджуються Кабінетом Міністрів України, або їх підтверджує Президент України. В основі організації системи зовнішніх зносин міністерств і відомств України лежить функціональний підхід — об'єктивна необхідність здійснення міжнародних контактів з аналогічними міністерствами і відомствами закордонних держав, із метою більш ефективного вирішення питань, що входять у профільну компетенцію цих органів, за допомогою обміну або сприйняття закордонного досвіду або з метою об'єднання зусиль для колективного вирішення виникаючих проблем. Це насамперед належить до міністерств і відомств зовнішньої торгівлі, внутрішніх справ, зв'язку, охорони здоров'я, охорони навколишнього середовища і т.д.
До закордонних органів зовнішніх зносин належать:
— постійні органи (дипломатичні представництва: посольства і місії, консульські представництва, торгові представництва, постійні представництва держав при міжнародних організаціях);
— тимчасові органи (спеціальні комісії або місії, що направляються в інші держави для участі в церемоніальних заходах, ведення переговорів і вирішення інших питань, делегації, що направляються для участі в міжнародних конференціях).