дотриманий протокол — це як мастило, що дозволяє шестерням механізму плавно сходитися і працювати без перешкод.
Слово «протокол» означає першу частину складеного в урочистих виразах документа, в якому перераховується склад учасників зустрічі. Протокол — це форма ієрархічного порядку, вияв гарних манер у стосунках між партнерами з різних країн і, подібно до ввічливості,— одна з основних форм щоденного життя. Протокол є сукупністю правил поведінки, норм і традицій на офіційних та неофіційних зустрічах [24].
Як відомо ієрархія існує в усякому організованому суспільстві. Складність стосунків між різними соціальними групами зобов'язує дотримуватися певних правил, без яких гармонійне існування людей було б неможливим.
Уже в первіснообщинному суспільстві можна знайти щось на зразок ієрархічного порядку, часто з церемоніями, які традиційно здійснювалися відокремленою кастою. Ієрархію можна спостерігати навіть у комах, птахів і тварин, про що свідчить, наприклад, вігутрішня організація у сім'ях бджіл чи термітів, шлюбні церемонії у деяких видів птахів тощо.
Одним з основних принципів комунікативних процесів є підтримання нормальних ділових стосунків між людьми і прагнення уникнути конфліктних ситуацій. Тому повагу і розу-мігаїя можна заслужити у партнера тільки виявляючи ввічливість та стриманість. Ще древні говорили: «Протокол — це фіміам дружбі».
Вступаючи на посаду президента США, Джон Кеннеді у своєму зверненні підкреслював, що «ввічливість — не ознака слабкості». Бісмарк нагадував, що навіть під час війни дотримуються певних правил ввічливості. Французький дипломат Жан Камбон підкреслював, що «у мирних договорах немає різниці між переможцями і переможеними». Ввічливість — це не якась абстракція, а категорія, яка повинна бути закладена у кожному з нас, оскільки у стосунках з іншими людьми необхідно виявляти порядність і скромність. Тільки у поганому товаристві кричать, щоб бути почутим [24].
Партнери, з якими ви зустрічались, можуть, як часто це і відбувається, зустрітись знову. Добре чи погане враження, залишене від попередніх зустрічей, може відбитися на взаємовідносинах у майбутньому і вплинути на перебіг переговорів. Не менш важливою на переговорах є тактовність. Чим цивілізованіше суспільство, тим ретельніше дотримується форма (правила проведення переговорів) як бар'єр для неминучих непорозумінь і антагонізмів, що породжуються відмінністю характерів і принципів.
Протокол визначає межі, методи, поведінку і етикет, встановлює правила офіційного та особистого листування, коротше кажучи, все, що необхідно для забезпечення кожному учаснику ділового спілкування відповідного місця і для виявлення своєї поваги. Дотримання протоколу, звичайно, тільки формальність, яка, по суті, нічого не вирішує, але вона свідчить про повагу, що не так вже й мало.
Правила протоколу не є священними, тому церемоніал проведення ділових зустрічей не можна порівнювати з релігійними обрядами та звичаями, порушення яких може викликати гнів вищих сил. Ці правила грунтуються на належній повазі до національних свят та місцевих звичаїв; до них включається, насамперед те, що одержало загальне схвалення громадськості.
Якщо порівнювати вітчизняний та зарубіжний рівні ділових контактів у роботі ряду спільних підприємств, то необхідно визнати, що у цій сфері ми дещо програємо.
Після революції 1917 р. ставлення до ділового протоколу і етикету у нашому суспільстві складалося досить непросто. В 20-х роках в СРСР був дуже поширений такий вислів: «Ми — люди прості, академій не закінчували, а ось вам, буржуям, зовсім скоро кінець прийде» [78]. Таке ігнорування міжнародних правил, «протокольний нігілізм» поступово почали проникати в усі сфери суспільного життя. Визрів навіть стереотип «невихованої радянської людини», яка походжає коридорами міжнародного вагону в обвислому спортивному костюмі, розігріває кип'ятильником бульйон у банці і таке інше. З виходом на міжнародний простір стереотип нашої людини збагачується. Тут і не дуже «вибагливі» комерсанти, перекупники товарів, «тіньовики», «рекетири», молоденькі путани і просто туристи, що ночують на вокзалах на розстелених старих газетах та журналах.
Разом з тим необхідно відзначити, що, за невеликими винятками, наші західні партнери з достатньою повагою ставляться до російського та українського народів як носіїв давньоруської культури і традицій Київської Русі, що формувалися протягом століть. І тут головне для нашого бізнесмена — «не впасти обличчям у багнюку» і закрити прогалини у знаннях ділового протоколу. Тим більше, що на Заході на людину дивляться перш за все як на особистість, а не як на представника якогось народу [24].
Безперечно, ніхто не може очікувати від нашого співвітчизника, що він буде поводити себе як француз чи англієць. Притаманні нам слов'янські риси, навпаки, зовсім не треба приховувати, щоб бути гідним представником своїх далеких предків, їх культури і традицій. Тим більше, що наша культура завжди була невід'ємною частиною світової культури, а основні принципи міжнародного протоколу — ввічливість, простота, гідність та гарне виховання — притаманні й українському народу.
Діловий протокол не такий вже застиглий. Досвідчені партнери, обмежені його суворими рамками, знають, коли і як, у випадку необхідності, вийти з них. Головне при цьому — виявляти теплі та гуманні почуття, уміти виразити подяку за приємне ділове спілкування й увагу, поважати звичаї та національні традиції чужої країни.