1. Бухгалтерський облік товарів організується та ведеться по рахунку 28 “Товари”:
а) за звітними партіями, при визначенні ознак яких береться до уваги характер товару, можливість зберігання партій у процесі перевезення та перевалки;
б) за товарною номенклатурою міжнародної Гармонізованої Системи опису;
в) за місцями зберігання, етапами та напрямами руху товарів;
г) за організаціями та особами, які несуть матеріальну відповідальність.
2. Товари обліковуються в бухгалтерії зовнішньоекономічної організації у натуральному та вартісному вираженні, а у місцях перевалки, зберігання (в портах, на складах та базах) - в натуральному вираженні.
3. У зовнішньоекономічних організаціях в залежності від специфіки товарів встановлюється порядок оформлення та терміни проходження товарних документів, акцепту і оплати розрахункових документів, а також оприбуткування і списання товарів.
По товарах, які зберігаються на власних складах, кожного місяця проводиться інвентаризація бухгалтерських даних про залишки складського обліку.
По товарах, які зберігаються на складах, які знаходяться за межами того міста, де ведеться бухгалтерський облік, звірення даних по залишках проводиться на підставі звітів складів про рух товарів.
4. Нестачі, псування, биття товарів понад норми природного убутку, які виникли за вини окремих організацій та осіб, стягуються або списуються у встановленому порядку.
5. Повна інвентаризація фактичних залишків товарів на складах і в портах, а також перевірка залишків товарів, які знаходяться в дорозі, проводиться не рідше одного разу на рік.
Експортні товари облікуються в бухгалтерському обліку з моменту переходу їх у власність зовнішньоекономічної організації до реалізації їх іноземному покупцю.
Основою для бухгалтерських записів з оприбуткування товарів для експорту являються товарно-розрахункові документи, які відображають їх рух до іноземного покупця.
Облік експортних товарів ведеться у зовнішньоекономічній організації в натуральному та вартісному вираженні.
Кількісний та аналітичний облік експортних товарів ведеться, як правило, за обліковими партіями.
За облікову партію приймається:
- при відвантаженні товарів українськими постачальниками в порти - відправлення однорідного товару, оформлене однією чи декількома залізничними накладними в одному напрямку і відфактурована постачальником-підприємством одним рахунком;
- при морських перевезеннях - відправлення товару за кордон, оформлене одним коносаментом;
- при відвантаженнях товарів через прикордонні залізничні пункти, з переоформленням накладних на прикордонній станції, - відправлення однорідного товару згідно договору з постачальником товару в одному чи декількох вагонах, в один пункт призначення, для одного покупця, оформлена однією чи декількома залізничними накладними;
- при перевезеннях авіаційним транспортом - відправлення однорідного товару за кордон, оформлене однією авіанакладною;
- при відправленні експортних товарів поштою - відправка товару за кордон, оформлена однією поштовою квитанцією.
При відправленні експортних товарів ешелонами, які формуються українськими постачальниками, за облікову партію може бути прийнятий ешелон. В цьому випадку повинен бути організований облік вагонів, які відстали від ешелону та приєдналися до нього в дорозі.
Якщо при перевалці, концентруванні вантажів в портах, на прикордонних базах і у інших випадках початкова партія не може бути збережена, встановлюється нова облікова партія за етапами руху експортних товарів (товари у дорозі в Україну, товари в портах і на складах в Україні, товари в дорозі за кордоном).
У всіх випадках вибір ознак облікової партії повинен забезпечити ув’язку партії, яка прибуткується на рахунки запасів, з відфактуруванням товарів іноземним покупцям, а також можливість контролю за рухом та залишками експортних товарів в дорозі, в місцях їх зберігання і перевалки. Це має особливе значення при поставках комплектного устаткування, автоматичних ліній, великих пресів, станків та іншого устаткування, яке складається з окремих частин і механізмів, які відвантажуються постачальниками в розібраному вигляді декількома місцями і, в окремих випадках, неодночасно. Зовнішньоекономічна організація повинна забезпечити контроль за своєчасним прибуттям по призначенню усіх відвантажених місць.
Якщо окремі облікові партії, які поступають в порти України, знеособлюються (руда, вугілля, добрива і т.д.), то на кожний товар відкривається окрема картка, записи в яку проводяться при оприбуткуванні - за даними рахунків підприємства чи комерційних актів портів України, а при вибутті - за даними рахунків, виписаних іноземними покупцями на основі коносаментів за методами обліку, що викладені у ПСБО 9 “Запаси” (див. додаток 1).
Основою для бухгалтерських записів з обліку експортних товарів є належним чином оформлені документи, які фіксують рух товарів:
- акцептовані рахунки підприємства-постачальника з додатком специфікацій, накладних вантажного залізничного сполучення, коносаментів, авіанакладних, поштових квитанцій, які свідчать про відвантаження товарів в установлені адреси;
- приймальні акти, які підтверджують надходження товарів в порти чи на склади;
- рахунки іноземним покупцям, що виписані на основі вантажних митних декларацій (ВМД);
- комерційні та інші акти, які свідчать про нестачі, залишки та псування товарів;
- приймальні акти іноземних експедиторів, складські свідоцтва, приймальні акти консигнаторів та інші документи, які підтверджують рух експортних товарів за кордоном.
Облік експортних товарів по всіх етапах їх руху ведеться на рахунку 28 “Товари” на таких субрахунках:
“Товари експортні на складах постачальників”;
“Товари експортні по дорозі в Україні”;
“Товари експортні в портах, на складах і у переробці в Україні”;
“Товари експортні по дорозі за кордоном”;
“Товари експортні на складах, в переробці і на комісії за кордоном”;
На субрахунку “Товари експортні на складах постачальників” враховуються товари, виготовлені постачальником для експорту в відповідності з умовами договору і залишені зовнішньоекономічною організацією на відповідальне зберігання у постачальника. Виготовлені товари повинні відповідати відповідним технічним умовам і відповідно укомплектовані в тому випадку, якщо це вимагається умовами контракту з іноземним покупцем.
Основою для оприбуткування таких товарів по субрахунку служать акцептований рахунок постачальника та розписка про зберігання, яка свідчить про прийняття товарів на склад готової продукції на відповідальне зберігання. Розписка про зберігання повинна включати дату складання, повну назву товарів, кількість, номер, дату договору, і повинна бути підписана директором підприємства-постачальника, головним бухгалтером і матеріально відповідальною особою, яка прийняла товар на відповідальне зберігання (угода схову).
Термін зберігання і додаткові вимоги до зберігання можуть бути оговорені постачальником і зовнішньоекономічною організацією додатково, зокрема, договором на поставку експортних товарів.
Аналітичний облік ведеться за постачальниками, товарами і партіями.
По субрахунку “Товари експортні в дорозі в Україні” обліковуються експортні товари, відвантажені в порти України чи на прикордонні станції України, а також перевідправлені з одних портів України в інші і не прибулі на місце призначення до кінця звітного періоду. Основою для відображення товарів по цьому субрахунку є рахунки, платіжні вимоги підприємства з прикладеними до них відповідними супровідними документами.
Аналітичний облік по цьому субрахунку ведеться за пунктами призначення та обліковими партіями.
Зовнішньоекономічні організації зобов’язані слідкувати за своєчасним прибуттям товару в пункти призначення і приймати міри для пошуку вантажів, а в випадку необхідності пред’являти в установленому порядку претензії транспортним організаціям.
По субрахунку “Товари експортні в портах, на складах і в переробці в Україні” обліковуються експортні товари, які знаходяться в портах, на складах і базах в Україні, що очікують відправлення за кордон.
Вартість експортних товарів списується на цей субрахунок з субрахунку “Товари експортні в дорозі в Україну” на основі приймальних актів, складених портами, складами і базами, а також інших товаросупроводжувальних документів, що надходять в установленому порядку у зовнішньоекономічну організацію від портів, баз і складів.
По цьому ж рахунку обліковуються і товари, які знаходяться в переробці згідно технічним умовам поставки, до того як вони будуть відправлені іноземному покупцю.
Порядок здачі товару в переробку (як давальницька сировина) і приймання його з переробки встановлюється внутрішньою інструкцією зовнішньоекономічної організації. У випадку переробки товару на стороні умови переробки, норми виходу виробів, розміри відходів передбачаються в договорі.
Результати приймання товару з переробки оформляються актами з вказівкою в них назва товару, який переробляється, одиниці вимірювання, кількості зданого в переробку і прийнятого з переробки товару, ціни, вартості.
Аналітичний облік по даному субрахунку ведеться за місцями зберігання, назвами товарів і обліковими партіям, якщо товари враховуються за принципом товарної партії.
По експортних товарах, які знаходяться в портах, на складах і базах в Україні, перевірка даних складського обліку, який ведеться в місцях зберігання з даними бухгалтерського обліку зовнішньоекономічної організації, повинна проводитися кожного кварталу. Виявлені розбіжності повинні бути урегульовані до складання бухгалтерської та податкової звітності.
По субрахунку “Товари експортні в дорозі за кордоном” обліковуються експортні товари, які відправлені за кордон і не прибулі до місця призначення до кінця звітного періоду.
Оприбуткування товарів на цей субрахунок проводиться в випадках, коли отримані документи, які свідчать про рух експортних товарів за межами кордону України, але право власності на ці товари залишається за українською організацією (відвантаження за кордон товарів, на консигнаційні склади, зразків експортних товарів і т.д.).
Аналітичний облік по даному субрахунку ведеться за країнами, назвами товарів і обліковими партіями.
На субрахунку “Товари експортні на складах, в переробці і на комісії за кордоном” відображаються товари експортні, які зберігаються на складах, в переробці чи передані для реалізації за кордоном на умовах консигнації.
Оприбуткування товару по цьому субрахунку проводиться після отримання підтвердження консигнатора про надходження товару на його склад.
Облік експортних товарів на цьому рахунку ведеться за оцінкою, що вказана у ВМД.
Відносини між зовнішньоекономічною організацією і комісіонерами відносно порядку продажу експортних товарів визначаються спеціальними угодами.
В цих угодах вказується порядок: оформлення надходження товарів на консигнаційний склад, їх зберігання, реалізації, розрахунків; порядок проведення інвентаризації товарів; представлення звітів про їх рух і наявність залишків.
Аналітичний облік ведеться за країнами, консигнаторами, найменуваннями товарів і обліковими партіями. В угодах з консигнаторами повинно бути передбачено обов’язкове представлення звітів про надходження, реалізації і залишки товарів, які поставляються на консигнацію. Вказані дані про залишки товарів на консигнації підлягають звіренню з обліковими даними зовнішньоекономічної організації. В випадку виявлення розбіжностей повинні бути встановлені причини їх виникнення і проведене відповідне регулювання.