Проблемы сочетания формального и неформального в социальной организации - Теория организации - Скачать бесплатно

Государственный университет управления

                         Институт заочного обучения
                         Специальность – менеджмент

                   Кафедра теории организации и управления



                                   РЕФЕРАТ

                     по дисциплине: «Теория организации»

    на тему: «Проблемы сочетания формального и неформального в социальной
                                организации»



Выполнил студент 2-го курса
Группа № УП4
Студенческий билет № 



                                 Содержание



Введение.    3

1.     Понятие групп и их значимость 4
   1.1.      Формальные группы 5
   1.2.      Неформальные группы     6

2.     Синтез формального и неформального в организации      8
   2.1.      Роль групп в процессе функционирования организации    8
       2.1.1.      Причины     9
       2.1.2.      Характеристики    11
       2.1.3.      Взаимодействия    13
   2.2.      Методы управления 16
       2.2.1.      Консультации      16
       2.2.2.      Обучение и внушение     17
       2.2.3.      Лояльность  18
       2.2.4.      Замена руководителя     18
       2.2.5.      Перевод на другое место работы      19
       2.2.6.      Размещение кабинетов    19
       2.2.7.      Признание естественных лидеров      20
       2.2.8.      Обмен информацией 21

Заключение   22

Литература   23


   Введение.

    Организация –  это  социальная  категория  и  одновременно  –  средство
достижения целей. Это место, где люди строят  отношения  и  взаимодействуют.
Поэтому в каждой  формальной  организации  существует  сложное  переплетение
неформальных групп и организаций,  которые  образовались  без  вмешательства
руководства. Эти неформальные объединения часто  оказывают  сильное  влияние
на качество деятельности и организационную эффективность.
    Несмотря на  то,  что  неформальные  организации  созданы  не  по  воле
руководства, они представляют  собой  фактор,  с  которым  должен  считаться
каждый руководитель, потому что такие организации,  и  другие  группы  могут
оказывать сильное влияние на поведение  отдельных  личностей  и  на  рабочее
поведение сотрудников. Кроме того, как бы хорошо  руководитель  ни  выполнял
свои функции, невозможно определить, какие действия и отношения  потребуются
для достижения целей  в  организации,  стремящейся  вперед.  Руководителю  и
подчиненному часто приходится взаимодействовать с  людьми,  находящимися  за
пределами данной организации и с подразделениями вне их  субординации.  Люди
не смогут успешно выполнять свои  задачи,  если  они  не  добьются  должного
взаимодействия отдельных лиц и групп, от которых зависит их деятельность.
    Руководство организации испытывает удовлетворение в  том  случае,  если
организация продолжает свое существование как единый организм. Однако  почти
всегда реальные стереотипы поведения и отношений членов  организации  слегка
или весьма далеко отходят от формального плана руководства организации.
    Неформальные группы, которые образуются в организациях, являются мощной
силой,  которая   при   определенных   условиях   может   фактически   стать
доминирующей  в  организации  и   сводить   на   нет   усилия   руководства.
Неформальные группы могут также нести в  себе  и  положительное  влияние  на
деятельность формальной организации.
    Руководителям  необходимо  примирять  требования   неформальных   групп
организации с требованиями стоящего над ними руководящего  аппарата.  Данная
необходимость  побуждает   менеджеров   к   поиску   нестандартных   приемов
управления людьми или  использовать  имеющиеся  приемы  более  эффективно  с
целью  использования  потенциальных  выгод   и   уменьшения   отрицательного
воздействия неформальных групп.

   Понятие групп и их значимость

    Человек нуждается в общении с себе подобными и,  по-видимому,  получает
радость от такого общения. Большинство из нас активно ищет взаимодействия  с
другими  людьми.  Во  многих  случаях  наши  контакты   с   другими   людьми
кратковременны и незначительны. Однако, если двое или более  людей  проводят
достаточно много времени в  непосредственной  близости  друг  к  другу,  они
постепенно начинают психологически осознавать и  существование  друг  друга.
Время, требующееся для такого осознания, и степень  осознания  очень  сильно
зависят от ситуации и от  характера  взаимосвязи  людей.  Однако,  результат
такого осознания практически всегда один и тот же.  Осознание  того,  что  о
них думают и чего-то ждут от них другие, заставляет людей некоторым  образом
менять  свое  поведение,  подтверждая  тем  самым  существование  социальных
взаимоотношений. Когда такой процесс происходит, случайное  скопление  людей
становится группой.
    Характерными особенностями группы является следующее:
1. Члены группы идентифицируют себя и свои действия с группой в целом и  тем
   самым во внешних  взаимодействиях  выступают  как  бы  от  имени  группы.
   Человек говорит не о себе, а о группе в  целом,  употребляя  местоимения:
   мы, у нас, наши, нам и т.п.;
2. Взаимодействие  между  членами  группы  носит  характер  непосредственных
   контактов, личного разговора, наблюдения поведения друг друга  и  т.п.  В
   группе люди непосредственно общаются друг с другом,  придавая  формальным
   взаимодействиям «человеческую» форму;
3.  В  группе  наряду  с  формальным  распределением  ролей,  если   таковое
   существует, обязательно складывается  неформальное  распределение  ролей,
   обычно признаваемое группой. Отдельные члены группы берут  на  себя  роль
   генераторов идей, другие склонны  к  координации  усилий  членов  группы,
   третьи заботятся о взаимоотношениях  в  группе,  о  поддержании  хорошего
   климата в коллективе, четвертые  следят  за  тем,  чтобы  был  порядок  в
   работе, все выполнялось в срок и доводилось до конца. Есть люди,  которые
   выполняют  роль  структуризаторов  –  они  ставят  перед  группой   цели,
   отслеживают влияние окружения на решаемые группой задачи.

1 Формальные группы

    Формальные группы – это  «узаконенные»  группы  обычно  выделяются  как
структурные подразделения в организации. Они  имеют  формально  назначенного
руководителя, формально определенную структуру ролей, должностей  и  позиций
внутри группы, а также формально закрепленные за ними функции и задачи.
    В  обиходной  речи  слово  «формальный»   имеет   негативный   оттенок,
означающий не заинтересованность  в  результатах,  равнодушное  отношение  к
выполнению  должностных  обязанностей.  И   действительно,   злоупотребление
формальностями ведет к различного рода бюрократическим  извращениям.  Однако
формальное имеет ряд достоинств:
     - делает общим достоянием полученные знания и, основывающиеся на  них,
       передовые технологии и приемы работ;
     - устанавливает  единые  нормы  и  правила  для  всех,  чем  исключает
       произвол и способствует объективизации деятельности;
     - обеспечивает «прозрачность» постановки дела для контроля и гласность
       для взаимодействия с общественностью,  что,  безусловно,  важно  для
       демократизации управления.
    Таким образом, формальная группа имеет следующие особенности:
    1. Она рациональна, т.е. в основе ее  лежит  принцип  целесообразности,
       сознательного движения к известной цели;
    2. Она безлична, т.е. рассчитана на индивидов, отношения между которыми
       устанавливаются по составленной программе.
    В  формальной  группе  предусмотрены  только  служебные   связи   между
индивидами, и  она  подчиняется  лишь  функциональным  целям.  К  формальным
группам относятся:
    1. Вертикальная (линейная)  организация,  объединяющая  ряд  органов  и
       подразделений таким образом, что  каждое  из  них  находиться  между
       двумя другими – вышестоящими и нижестоящими, а руководство каждым из
       органов и подразделений сосредоточено в одном лице;
    2. Функциональная организация, в соответствии  с  которой,  руководство
       распределяется между рядом  лиц,  специализирующихся  на  выполнении
       определенных функций и работ;
    3. Штабная организация, характеризующаяся  наличием  штаба  советников,
       экспертов,  помощников,  не  включенных   в   систему   вертикальной
       организации.
    Формальные группы могут быть  сформированы  для  выполнения  регулярной
функции, как, например,  бухгалтерия,  а  могут  быть  созданы  для  решения
определенной целевой задачи, например  комиссия  по  разработке  какого-либо
проекта.

2 Неформальные группы

    Неформальные группы  возникают  в  следствии  принципиальной  неполноты
формальных  групп,  поскольку  должностными   инструкциями   все   возможные
ситуации,  какие  могут  случится,  предусмотреть  попросту  невозможно,   а
формализовать все субъективные представления в качестве норм  для  регуляции
общественных  отношений  возможно  только  при   тоталитарных   политических
режимах.
    Неформальные  группы  создаются   не   распоряжениями   руководства   и
формальными постановлениями, а  членами  организации  в  соответствии  с  их
взаимными симпатиями, общими интересами, одинаковыми увлечениями  привычками
и  т.п.  Данные  группы  существуют  во  всех  организациях,  хотя  они   не
представлены в схемах, отражающих строение организации, ее структуру.
    Неформальные  группы  обычно  имеют  свои  неписаные  правила  и  нормы
поведения, люди хорошо знают, кто входит в их  неформальную  группу,  а  кто
нет. В неформальных группах складывается определенное распределение ролей  и
позиций. Обычно эти группы имеют явно  или  неявно  выраженного  лидера.  Во
многих случаях неформальные группы могут оказывать на своих  членов  влияние
равное или даже большее, чем формальные структуры.
    Неформальные  группы  представляют  собой  спонтанно  (самопроизвольно)
сложившуюся систему социальных связей, норм, действий, являющихся  продуктом
более или менее длительного межличностного общения.
    Неформальная группа проявляется в двух разновидностях:
    1.  Представляет  собой   вне   формальную   организацию,   в   которой
       неформализованные   служебные   отношения    несут    функциональное
       (производственное) содержание, и существуют параллельно с формальной
       организацией. Например, оптимальная система деловых связей, стихийно
       складывающейся между работниками, некоторые формы  рационализации  и
       изобретательства, способы принятия решения и т.д.
    2. Представляет социально-психологическую  организацию,  выступающую  в
       виде межличностных связей, возникающих на основе взаимного  интереса
       индивидов друг к другу вне связи  с  функциональными  нуждами,  т.е.
       непосредственная, стихийно возникающая общность людей, основанная на
       личном выборе связей и ассоциаций между ними, например, товарищеские
       отношения,  любительские  группы,  отношения  престижа,   лидерства,
       симпатий и т.д.
    Картина  неформальной  группы  чрезвычайно  пестра   и   изменчива   по
направленности  интересов,  характеру   деятельности,   по   возрастному   и
социальному   составу.   В   зависимости   от   идейной    и    нравственной
направленности,   стиля    поведения    неформальные    организации    можно
классифицировать по трем группам:
    1. Просоциальные, т.е. социально-положительные группы. Это общественно-
       политические  клубы  интернациональной  дружбы,   фонды   социальных
       инициатив,  группы  экологической  защиты  и   спасения   памятников
       культуры, клубные любительские объединения  и  др.  Они  имеют,  как
       правило, позитивную направленность;
    2. Асоциальные, т.е. группы, стоящие в стороне от социальных проблем;
    3. Антисоциальные. Эти группы – самая неблагополучная  часть  общества,
       вызывающая у него тревогу. С одной  стороны,  нравственная  глухота,
       неспособность понять других, иную точку зрения,  с  другой  –  часто
       собственные боль и страдания, выпавшие на долю этой категории людей,
       способствуют   выработке   крайних   взглядов   у    отдельных    ее
       представителей.

   Синтез формального и неформального в организации

    Всякая реально существующая организация как социальная  система  всегда
является  соединением  формальных  и  неформальных  элементов,  она  как  бы
состоит из двух «половинок», соотношение между  которыми  очень  подвижно  и
зависит от степени формализации  или  правовой  регламентации  в  окружающей
среде, возраста самой организации, ее культуры и стиля  делового  поведения,
которого придерживается ее руководство.

1 Роль групп в процессе функционирования организации

    Формальная организация создается по воле руководства. Но как только она
создана, она становится также и социальной средой, где люди  взаимодействуют
отнюдь не по предписаниям руководства. Люди из разных подгрупп  общаются  за
чашкой кофе, во время собраний, за обедом  и  после  работы.  Из  социальных
взаимоотношений  рождается  множество  дружественных   групп,   неформальных
групп, которые все вместе представляют неформальную организацию.
    Неформальная организация – это спонтанно образовавшаяся  группа  людей,
которые вступают в регулярное  взаимодействие  для  достижения  определенной
цели.  Как  и  у  формальных  организаций,  эти   цели   являются   причиной
существовании такой неформальной организации. Важно понять,  что  в  большой
организации существует не одна неформальная организация. Большинство из  них
свободно объединены в своего рода сеть. Поэтому  некоторые  авторы  считают,
что  неформальная  организация  –  это,  по  существу,   сеть   неформальных
организаций. Для образования  таких  групп  особенно  благоприятна  трудовая
среда. Благодаря формальной структуре организации и ее задачам,  одни  и  те
же люди обычно собираются вместе каждый день, иногда  на  протяжении  многих
лет. Люди, которые в других условиях вряд  ли  бы  даже  встретились,  часто
вынуждены проводить больше времени в обществе  своих  коллег,  чем  в  своей
собственной семье. Более  того,  характер  задач,  которые  они  решают,  во
многих случаях заставляет их  часто  общаться  и  взаимодействовать  друг  с
другом. Члены одной организации во многих аспектах зависят  друг  от  друга.
Естественным  результатом  этого  интенсивного  социального   взаимодействия
является спонтанное возникновение неформальных организаций.
    У неформальных организаций много общего с формальными организациями,  в
которые они оказываются вписанными. Они в некотором  роде  организованы  так
же, как и формальные  организации,  –  у  них  имеется  иерархия,  лидеры  и
задачи. В спонтанно  возникших  (эмерджентных)  организациях  также  имеются
неписаные  правила,  называемые   нормами,   которые   служат   для   членов
организации эталонами поведения. Эти нормы подкрепляются системой  поощрений
и санкций. Специфика в том, что формальная организация  создана  по  заранее
продуманному плану. Неформальная же организация скорее  является  спонтанной
реакцией  на  неудовлетворенные  индивидуальные  потребности.  На  рисунке 1
показана  разница  в  механизмах  образования  формальных   и   неформальных
организаций.

1 Причины

    Структура и тип формальной организации стоятся руководством сознательно
с помощью проектирования, в  то  время  как  структура  и  тип  неформальной
организации  возникают  в  результате  социального   взаимодействия.   Люди,
вступая в формальную организацию, как правило, либо хотят осуществлять  цели
организации, либо им нужно вознаграждение в виде дохода, либо ими  руководят
соображения престижа, связанные с принадлежностью к этой организации. У  них
также имеются причины и для вступления в группы и неформальные  организации,
к которым  относится  чувство  принадлежности,  взаимопомощь,  взаимозащита,
тесное общение и заинтересованность, но люди часто не осознают их.
    Самой  первой  причиной  вступления  в  неформальную  группу   является
удовлетворение потребности в чувстве принадлежности.  Люди,  чья  работа  не
дает возможности устанавливать и поддерживать социальные  контакты,  склонны
быть неудовлетворенными. Возможность принадлежать к группе, поддержка  с  ее
стороны тесно связаны с удовлетворенностью сотрудника. И  все  же,  несмотря
на то, что  потребность  в  принадлежности  широко  признается,  большинство
формальных организаций  сознательно  лишают  людей  возможностей  социальных
контактов.  Поэтому  люди  часто   вынуждены   обращаться   к   неформальным
организациям, чтобы эти контакты обрести.
    В идеальном варианте подчиненные должны иметь возможность  без  всякого
стеснения обращаться к своему непосредственному начальству  за  советом  или
для обсуждения своих  проблем.  Если  этого  не  происходит,  то  начальнику
следует внимательно разобраться в  своих  взаимоотношениях  с  подчиненными.
Многие люди считают, что их начальник в формальной организации плохо  о  них
подумает, если они будут  спрашивать  его,  как  им  выполнить  определенную
работу. Другие бояться  критики.  Более  того,  в  каждой  организации  есть
множество неписаных правил, которые касаются  мелких  процедурных  вопросов,
как, например: каково отношение начальника к болтовне и шуткам, как  следует
одеваться, чтобы заслужить всеобщее одобрение, а также,  насколько  все  эти
правила обязательны. В этих  и  других  ситуациях  люди  часто  предпочитают
прибегать к помощи своих коллег. Например,  новый  рабочий  скорее  попросит
другого рабочего объяснить ему, как произвести ту  или  иную  операцию,  чем
обратится к руководителю. Это  приводит  к  тому,  что  новые  рабочие  тоже
стремятся участвовать в уже сформировавшейся  социальной  группе,  где  есть
опытные рабочие. Получение помощи от коллеги  полезно  обоим:  и  тому,  кто
получил ее, и тому, кто ее оказал. В результате оказания  помощи  дающий  ее
приобретает престиж и самоуважение, а получающий –  необходимое  руководство
к действию.
    Потребность в защите также является важной причиной вступления людей  в
те или иные группы.  Хотя  сегодня  редко  можно  говорить  о  существовании
реальной физической опасности на  рабочих  местах,  самые  первые  профсоюзы
зародились именно в  социальных  группах,  которые  собирались  в  пивных  и
осуждали  свои  претензии  к  начальству.  И  сегодня   члены   неформальных
организаций защищают друг друга от причиняющих им вред правил. Эта  защитная
функция  приобретает  еще  более  важное  значение,  когда   начальству   не
доверяют.
    Необходимость в общении возникает потому, что  люди  хотят  знать,  что
происходит вокруг них, особенно, если это затрагивает их работу.  И  все  же
во многих формальных  организациях  система  внутренних  контактов  довольно
слабая,  а  иногда  руководство  намеренно  скрывает  от  своих  подчиненных
определенную информацию. Поэтому одной из  важных  причин  принадлежности  к
неформальной организации является доступ к неформальному каналу  поступления
информации – слухам. Это может удовлетворить потребности отдельной  личности
в психологической защите и  принадлежности,  а  также  обеспечить  ей  более
быстрый доступ к нужной для работы информации.
    Люди также часто присоединяются к неформальным группам просто для того,
чтобы быть ближе к тем, кому они  симпатизируют.  Они  могут  ходить  вместе
обедать, обсуждать свои рабочие  и  личные  дела  во  время  перерывов,  или
обращаться к начальству с просьбой о повышении зарплаты и улучшении  условий
работы. Люди скорее склонны устанавливать более тесные отношения  с  другими
людьми, находящимися в непосредственной близости к  ним,  чем  с  теми,  кто
находиться  на  расстоянии  нескольких  метров.  На  работе   люди   склонны
взаимодействовать с теми, кто рядом. Людей обычно тянет к тем,  кто,  по  их
мнению,   может   удовлетворить    их    потребность    в    принадлежности,
компетентности, защите, уважении и др.

2 Характеристики

    Процесс развития неформальных организаций и причины, по которым люди  в
них вступают, способствуют образованию у этих организаций  свойств,  которые
делают их одновременно и похожими, и непохожими на  формальные  организации.
Ниже  приводится  краткое  описание  основных   характеристик   неформальных
организаций, которые имеют прямое отношение к управлению, так как  оказывают
сильное влияние на эффективность формальной организации.
    Неформальные организации осуществляют социальный  контроль  над  своими
членами, и первым шагом к этому является установление и  укрепление  норм  –
групповых  эталонов  приемлемого  и  неприемлемого  поведения.  Чтобы   быть
принятым  группой  и  сохранить  в  ней  свое  положение,  личность   должна
соблюдать эти  нормы.  Вполне  естественно,  например,  что  у  неформальной
организации  имеются  свои  четко  сформулированные   правила   относительно
характера одежды,  поведения  и  приемлемых  видов  работы.  Чтобы  укрепить
соблюдение этих норм, группа может применять  довольно  жесткие  санкции,  а
тех, кто их нарушает, может ждать отчуждение. Это –  сильное  и  эффективное
наказание,   когда   человек   зависит   от   неформальной   организации   в
удовлетворении своих социальных потребностей, что случается довольно часто.
    Социальный контроль, осуществляемый  неформальной  организацией,  может
оказать влияние и направить к достижению целей  формальной  организации.  Он
также может повлиять на мнение о руководителях и справедливости их решений.
    Сопротивление переменам. Люди  могут  также  использовать  неформальную
организацию  для  обсуждения  предполагающихся  или   фактических   перемен,
которые  могут  произойти  в  их  отделе  или  организации.  В  неформальных
организациях наблюдается тенденция к сопротивлению переменам.  Частично  это
объясняется  тем,  что  перемены  могут  нести  в  себе  угрозу  дальнейшему
существованию  неформальной  организации.  Реорганизация,  внедрение   новой
технологии, расширение  производства  и,  следовательно,  появление  большой
группы новых сотрудников, может привести к распаду неформальной  группы  или
организации, либо к сокращению возможностей взаимодействия и  удовлетворения
социальных нужд. Подчас такие изменения могут  дать  возможность  конкретным
группам добиться положения и власти.
    Поскольку люди реагируют не на то, что происходит объективно, а на  то,
что происходит по их представлению, предлагаемое изменение может  показаться
группе гораздо более опасным, чем оно есть на самом деле.  Например,  группа
управляющих среднего уровня может  сопротивляться  внедрению  вычислительной
техники из опасения, что эта техника отнимет у них  работу  как  раз  в  тот
момент, когда руководство собирается расширить сферу их компетенции.
    Сопротивление будет возникать всякий  раз,  когда  члены  группы  будут
усматривать в переменах угрозу дальнейшему существованию  своей  группы  как
таковой, их общему опыту, удовлетворению социальных  нужд,  общим  интересам
или положительным эмоциям. Руководство  может  ослабить  это  сопротивление,
разрешая и поощряя подчиненных участвовать в принятии решений.
    Так же, как и формальные организации, неформальные имеют своих лидеров.
Неформальный лидер приобретает свое положение, добиваясь власти  и  применяя
ее по отношению к членам группы,  аналогично  тому,  как  это  делает  лидер
формальной  организации.  По  существу  нет  никаких  серьезных  различий  в
средствах, применяемых лидерами формальных и неформальных  организаций,  для
оказания  воздействия.  Их  существенно  отличает  только  то,   что   лидер
формальной  организации  имеет   поддержку   в   виде   делегированных   ему
официальных полномочий  и  обычно  действует  в  отведенной  ему  конкретной
функциональной области. Опора неформального лидера – признание его  группой.
В своих действиях он делает ставку на  людей  и  их  взаимоотношения.  Сфера
влияния  неформального  лидера  может  выходить  за  административные  рамки
формальной организации. Несмотря на то, что неформальный лидер  одновременно
является одним из членов управленческого персонала  формальной  организации,
очень   часто   он   занимает   там   сравнительно   невысокую   ступень   в
организационной иерархии.
    Существенные   факторы,   определяющие   возможность   стать    лидером
неформальной  организации,   включают:   возраст,   должностное   положение,
профессиональную  компетентность,  расположение  рабочего   места,   свободу
передвижения  по  рабочей  зоне  и   отзывчивость.   Точные   характеристики
определяются  принятой  в  группе  системой  ценностей.  Так,  например,   в
некоторых  неформальных  организациях  пожилой   возраст   может   считаться
положительной характеристикой, а в других – наоборот.
    Неформальный лидер имеет две первостепенные функции: помогать группе  в
достижении ее целей и поддерживать и укреплять ее существование. Иногда  эти
функции выполняются разными людьми. Если это так, то в  неформальной  группе
возникают два лидера:  один  для  выполнения  целей  группы,  другой  –  для
социального взаимодействия.

3 Взаимодействия

    Очень  важно  понимать,  что   неформальные   организации   динамически
взаимодействуют с формальными. Одним из первых, кто  стал  уделять  внимание
этому фактору, а  также  образованию  неформальных  организаций  был  Джордж
Хоманс, теоретик в области исследования групп. В  Модели  Хоманса  (рис. 2.)
под видами деятельности понимаются задачи, выполняемые  людьми.  В  процессе
выполнения этих задач люди  вступают  во  взаимодействие,  которое,  в  свою
очередь, способствует  появлению  чувств  –  положительных  и  отрицательных
эмоций в отношении друг друга и начальства. Эти эмоции  влияют  на  то,  как
люди будут осуществлять свою деятельность и взаимодействовать в будущем.

    Помимо того, что  модель  демонстрирует,  как  из  процесса  управления
(делегирования заданий, вызывающих  взаимодействие)  возникают  неформальные
организации,   она   показывает   необходимость   управления    неформальной
организацией. Поскольку групповые эмоции влияют как  на  задачи,  так  и  на
взаимодействие,  они  могут  также  оказывать  влияние  и  на  эффективность
формальной организации. В зависимости  от  характера  эмоций  (благоприятных
или неблагоприятных) они могут приводить либо к повышению, либо к  понижению
эффективности,  прогулам,  текучести  кадров,  жалобам  и  другим  явлениям,
которые немаловажны для оценки деятельности организации. Поэтому, даже  если
неформальная организация создана не по воле руководства и не  находится  под
его полным