Referatik - Предметы - Менеджмент - Проектирование основных составляющих процесса управления по функциям планирования, организации, мотивации и контроля для некоммерческого образовательного учреждения Автошкола

матрица развития Стрикленда и Томпсона и другие. Так как матрица Томпсона- Стрикленда рассматривает этот вопрос более детально, проведем анализ НОУ с её помощью (рис. 5, с. 21). Итак, рынок по предоставлению услуг обучения вождению категории "В" переполнен, у "Автошколы — СТМО" сильная конкурентная позиция с сильным внутренним потенциалом. При этом положение НОУ далеко не настолько плохо, чтобы прибегнуть к ликвидации. Высокий уровень конкуренции не позволяет продолжить стратегию концентрации в базовую отрасль. Поэтому наиболее оптимальным представляется внедрение стратегии горизонтальной диверсификации при одновременном росте за счёт отвоевания доли рынка у слабых конкурентов. Учитывая перечисленные сильные и слабые стороны "Автошколы — СТМО", а также внешние факторы, влияющие на её деятельность, наиболее преемлемой стратегической альтернативой для НОУ будет стратегия диверсифицированного роста. Автошкола существует на рынке услуг в течение нескольких лет, занимает стабильное положение и является прибыльной. Но в условиях растущей конкуренции сохранить свои позиции и особенно увеличить их становится всё труднее. Исходя из анализа портфеля услуг НОУ очевидно, что для достижения поставленных целей целесообразным будет проведение стратегии горизонтальной диверсификации. Выбранный вариант развития соответствует поставленным перед предприятием целям. |Конкурентная позиция фирмы | | |слабая |сильная | |Те|вы|II |I | |мп|со|Стратегия концентрации в |Продолжение концентрации выбранной| |ы |ки|базовой отрасли. |отрасли. | |ро|е |Покупка другой фирмы той же |Международная экспансия. | |ст| |отрасли для усиления |Вертикальная интеграция. | |а | |конкурентных преимуществ. |Диверсификация в смежные отрасли. | |ры| |Вертикальная интеграция. | | |нк| |Диверсификация. | | |а | |Закрытие фирмы, банкротство, | | | | |если другие меры не помогли. | | | |низ|III |IV | | |кие|Пересмотр стратегии |Международная экспансия. | | | |концентрации в базовой |Диверсификация концентрического и | | | |отрасли. |горизонтального роста в смежные | | | |Слияние с конкурирующей фирмой|отрасли. | | | | |Диверсификация в новую отрасль. | | | |Вертикальная интеграция |Совместные предприятия в новых | | | |Диверсификация |отраслях. | | | |Стратегия "сбора урожая". |Вертикальная интеграция. | | | |Ликвидация. |Продолжение стратегии концентрации,| | | | |рост за счёт отвоевания доли рынка | | | | |у слабых конкурентов. | Рис. 5. Матрица Томпсона-Стрикленда. 3.7. Реализация стратегического плана. Стратегическое планирование приобретает смысл тогда, когда оно реализуется. Успешная реализация плана требует разработки краткосрочных и долгосрочных программ, политики, тактики, процедур и правил, а также разработки бюджета. Подобно тому, как руководство вырабатывает краткосрочные цели, согласующиеся с долгосрочными, оно разрабатывает и краткосрочные планы, согласующиеся с долгосрочными. Такие короткие стратегии называются тактикой. Тактику разрабатывают в развитие стратегии. В то время как стратегия почти всегда разрабатывается, тактика часто вырабатывается на уровне среднего звена. При этом тактика рассчитана на более короткий отрезок времени, поэтому тактические результаты быстрее проявляются. Стратегический план разбивается по годам. Поскольку экономическая ситуация постоянно меняется, то применяется эластичное (адаптивное) планирование, которое подразумевает ежегодную коррекцию планов. Тактический план на первый квартал 2000 года: 1. Договориться с поставщиками о закупке учебной литературы (см. с. 10). 2. Обеспечить публикацию рекламы автошколы в газете "Клиент". 3. Выделить средства, необходимые для реализации первых двух пунктов. После составления долгосрочных и тактических планов необходимо разработать дополнительные ориентиры. Таким этапом в процессе реализации является выработка политики. Политика представляет собой общее руководство для действий и принятия решений, которое облегчает достижение целей. Обычно формулируется на длительный период времени. Цели "Автошколы — СТМО" непосредственно связаны с тем, чтобы всесторонне развить личность путем возможности получения дополнительного образования. Поэтому НОУ осуществляет политику быстрого, но в тоже время качественного обучения за счёт высокой квалификации работающего персонала. Например, при приёме на должность инструктора по вождению, или МПОВ, обязательно наличие стажа работы водителем транспортных средств категории "В" с правом по найму не менее трёх лет и наличие специального технического образования. Также проводит политику сохранения рабочих мест, что очень важно в наше время при нестабильной экономической ситуации в стране. Для руководства управленческими действиями одной политики недостаточно. В этом случае руководство разрабатывает процедуры. Когда ситуация при принятии решения часто повторяется, руководитель применяет уже испытанный способ действия и вырабатывает стандартизированные указания. Процедура описывает действия, которые следует предпринять в конкретной ситуации. Так, при записи клиента на обучение в автошколу необходимо удостовериться в его платёжеспособности и наличии необходимых документов. Когда руководство хочет ограничить действия сотрудников, чтобы гарантировать выполнение конкретных действий конкретными способами, оно составляет правила. Правила точно определяют, что должно быть сделано в специфической единичной ситуации. Правила отличаются от процедур тем, что они рассчитаны на конкретный и ограниченный вопрос. Процедуры рассчитаны на ситуации, в которых имеет место последовательность нескольких связанных между собой действий. Правилом "Автошколы — СТМО" является принятие на обучение только совершеннолетних физических лиц. После разработки тактики, политики, процедур и правил приступают к оценке стратегического плана. 3.8. Оценка стратегического плана. Стратегическое планирование — это процесс, который должен постоянно поддерживаться, стимулироваться и оцениваться руководством. Оценка стратегии проводиться путем сравнения результатов работы с целями. Процесс оценки используется в качестве механизма обратной связи для корректировки стратегии. Чтобы быть эффективной, оценка должна проводиться системно и непрерывно. При оценке процесса стратегического планирования следует ответить на пять вопросов. 1. Является ли стратегия внутренне совместимой с возможностями организации? Стратегия, выбранная для "Автошколы — СТМО" является совместимой с возможностями предприятия. Так как НОУ финансируется учредителями, то у него есть возможность внедрения нового товара, проведения эффективной рекламной кампании и обновления автопарка. Всё это позволит реализовать стратегию горизонтальной диверсификации и даст возможность найти новых потребителей для своих услуг. 2. Предполагает ли стратегия допустимую степень риска? Определенный риск при внедрении нового товара, но тщательные исследования отделом маркетинга предпочтений потребителей, показывают повышение спроса на услуги при условии дополнительной продажи учебной литературы наряду с обучением. 3. Обладает ли организация достаточными ресурсами для реализации стратегии? Как уже говорилось ранее "Автошкола — СТМО" финансируется учредителями, а также получает доход от своей деятельности. Поэтому НОУ имеет необходимые средства и возможности для проведения выбранной стратегии. 4. Учитывает ли стратегия внешние опасности и возможности? При выборе стратегии учитывались внешние угрозы и возможности. Решение о проведение стратегии горизонтальной диверсифекации было принято после изучения конкурентов, которое показало, что данная стратегия обеспечит повышение спроса на услуги и увеличит конкурентоспособность НОУ. 5. Является ли эта стратегия лучшим способом применения ресурсов фирмы? Выбранная стратегия является лучшим способом применения ресурсов фирмы, поскольку при её выборе учитывались сильные и слабые стороны автошколы и состояние внешней среды, о чем уже говорилось выше. Можно было применить и другие стратегии, либо их сочетание. Но после тщательного анализа было выявлено, что стратегия горизонтальной диверсификации является оптимальной для достижения поставленной цели. 3.9. Организация взаимодействия и полномочия. Чтобы планы были реализованы, кто-то должен фактически выполнить каждую из задач, вытекающих из целей организации. Для этого руководство обязано найти эффективный способ сочетания ключевых переменных, характеризующих задачи и людей. Постановка целей и обеспечение их политикой, стратегией, процедурами и правилами способствует решению этой задачи. Мотивация и контроль также играют существенную роль в обеспечении эффективности выполнения заданий. Однако организация как процесс представляет собой функцию, которая наиболее очевидно и непосредственно связана с систематической координацией многих задач и, соответственно, формальных взаимоотношений людей, их выполняющих. Организация — это процесс создания структуры предприятия, которая даёт возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей. Существуют два основных аспекта организационного процесса. Одним из них является деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям. Другой аспект устройства организации, более фундаментальный, — взаимоотношения полномочий, которые связывают высшее производство с низшими уровнями работающих и обеспечивают возможность распределения и координации задач. Средством, при помощи которого руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий, является делегирование. Делегирование — это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Оно представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если существенная задача не делегирована другому человеку, руководитель вынужден будет выполнять её сам. Это, конечно, во многих случаях просто невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. В подлинном смысле слова делегирование представляет собой акт, который превращает человека в руководителя. Ответственность представляет собой обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Под обязательством мы понимаем то, что от индивида ожидается выполнение конкретных рабочих требований, когда он занимает определённую должность в организации. Фактически, индивид заключает контракт с организацией на выполнение задач данной должности в обмен на получение определённого вознаграждения. Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передаёт ему полномочия. Важно осознать, что делегирование реализуется только в случае принятия полномочий, и собственно ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может размывать ответственность, передавая её подчинённому. Хотя лицо, на которое возложена ответственность за решение какоё-либо задачи, не обязано выполнять её лично, оно остаётся ответственным за удовлетворительное завершение работы. В крупных организациях руководители высшего звена редко общаются с подчинёнными на низших уровнях, которые фактически выполняют большинство конкретных задач. Тем не менее, они несут ответственность за дела фирмы и своих подчинённых. Если предполагается, что какое-то лицо примет ответственность за удовлетворительное выполнение задачи —организация должна предоставить ему требуемые ресурсы. Руководство осуществляет это путём делегирования полномочий вместе с задачами. Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых её сотрудников на выполнение определённых задач. Полномочия делегируются должности, а не индивиду, который занимает её в данный момент.[1, с. 308]. При этом делегирование реализуется только в случае принятия полномочий, а ответственность не может быть делегирована. Необходимо отличать понятия полномочий и власти. В отличие от полномочий, власть представляет собой реальную способность действовать или возможность влиять на ситуацию. Существуют определенные принципы делегирования полномочий: 1. Принцип диапазона контроля: существуют определенные нормы управляемости, в соответствии с которыми, необходимо устанавливать численность подчиненных одному руководителю. 2. Принцип фиксированной ответственности: ответственность не делегируется. 3. Принцип соответствия прав и обязанностей: предоставленные исполнителю права должны полностью обеспечивать выполнение возложенных на него обязанностей. 4. Принцип передачи ответственности на более низкий уровень: передача полномочий и ответственности за решение задач на возможно более низкий уровень с целью освобождения руководителя для решения наиболее важных задач. 5. Принцип отчетности по отклонениям: подчиненный обращается к руководителю только в случае появления отклонений от выполнения поставленных перед ним задач, об успешном выполнении не сигнализирует. 6. Принцип единоначалия: у подчиненного должен быть только один начальник. Обязанности каждого работника должны быть четко очерчены. Существуют два типа отношений между уровнями полномочий: линейные и штабные. Линейные полномочия — полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным. Эти полномочия дают руководителю право принимать решения единолично. Работники, имеющие штабные полномочия не имеют право распоряжаться ресурсами или людьми, они составляют штабной аппарат. Этот аппарат бывает трех типов: консультативный, обслуживающий и личный. Консультативный аппарат предназначен для предоставления компетентной консультации по различным вопросам. Обслуживающий аппарат обеспечивает, выполняет различные функции, облегчающие работу руководителя. Личный аппарат состоит из секретаря и помощника.[2] Выбор структуры. Существуют различные виды структур управления организации: линейная, функциональная, линейно-функциональная, адаптивная и дивизиональная. Линейная структура обеспечивает принцип единоначалия, но при этом нагружает руководителя выполнением обязанностей, требующих различных навыков, что снижает эффективность его работы. Функциональная структура предусматривает деление организации на отдельные функциональные блоки, что обеспечивает специализацию работ. Линейно-функциональная структура основана на делении организации по функциям, при этом каждый из блоков управляется по линейной системе, то есть при сохранении принципа единоначалия. Адаптивная структура применяется в отраслях с высокой скоростью инновационных процессов, что требует большой мобильности организации. Возможно создание проектной организации, которая создается для реализации конкретного проекта, и матричной при совмещении проектной и функциональной структуры. Дивизиональная структура предусматривает деление организации на элементы и блоки по видам товаров или услуг, группам покупателей или географическим регионам. Применяется для больших предприятий, когда традиционная структура уже не в состоянии справляться со своими функциями. "Автошкола — СТМО" имеет линейно-функциональную структуру управления (рис. 1, с. 8). При данной структуре управления сохраняется преимущество линейной структуры в виде принципа единоначалия, и преимущество функциональной структуры в виде специализации управления. При этом данная структура имеет и ряд недостатков. Во-первых, подобная структура препятствует введению инноваций, и всякие изменения требуют значительных усилий руководства. Во-вторых, сегментация подсистем вызывает их излишнюю замкнутость, что препятствует функционированию организации как единой системы. В-третьих, структура носит централизованный характер, что вызывает перегрузку высшего руководства и требует специального налаживания прямых связей подсистем. В-четвертых, создаются ограниченные возможности по подготовки руководителей высшего уровня. В "Автошколе — СТМО" имеют место элементы рациональной бюрократии, имеющие следующие характеристики: 1. Четкое разделение труда. 2. Иерархичность уровней управления. 3. Наличие стройной системы правил и стандартов. 4. Дух формальной обезличенности. 5. Найм на работу в соответствии с техническими квалификационными требованиями. Защищенность служащих от произвольных увольнений. Отрицательные свойства бюрократической системы: преувеличение значимости стандартизированных правил, процедур и норм, обеспечивающих выполнение сотрудниками своих задач, выполнении запросов других подразделений, а также взаимодействие с клиентами. Это приводит к потере гибкости поведения. При выборе оптимальной структуры управления рассматривают следующую последовательность разработки структуры: 1. Деление организации по горизонтали на широкие блоки. Структура "Автошкола — СТМО" по горизонтали делится на следующие блоки: финансы и эксплуатация. Линейными подразделениями являются финансы и эксплуатация, а остальные подразделения являются штабными, так как их деятельность является вспомогательной для руководства НОУ. 2. Установление соотношения полномочий различных должностей. Руководство устанавливает цель подразделений, производит дальнейшее деление на более мелкие организационные подразделения для более эффективного использования специализации и во избежание перегрузки руководства. Выделим цепь подчиненности по одному из блоков на примере методиста: директор ( заместитель директора по учебной части ( старший методист ( методист Линейными полномочиями обладают директор, заместители директора по учебной части и по транспорту, главный бухгалтер, старший методист и старший МПОВ. Штабными полномочиями обладает инспектор по кадрам, преподаватели по ПДД, автослесарь, механик и мастера производственного обучения вождению (МПОВ). 3.Определение должностных обязанностей. Для этого используется должностная инструкция, которая предполагает определение задач, а также возможности использования материальных средств и людей. Устанавливает по каждому рабочему месту конкретные задачи, полномочия и ответственность. Для примера рассмотрим должностную инструкцию для заместителя директора по учебной части. Должностная инструкция заместителя директора по учебной части. 1. Наименование должности: заместитель директора по учебной части. 2. Должностная цель: планирование, организация и обеспечение учебного процесса по программе подготовки водительских кадров категории "В". 3. Должностные задачи: * направляет работу старшего методиста, начальников филиалов по дальнейшему совершенствованию материально-технической базы; * отвечает за соблюдение внутреннего распорядка мастеров производственного обучения вождению и преподавателями; * составляет годовой план работы СТМО и планы подготовки водителей для филиалов; * ежеквартально и в конце года подводит итоги выполненной учебной работы; * ведёт работу по открытию филиалов, подбору мастеров производственного обучения вождению и преподавательского состава; * подписывает табель учёта рабочего времени подчинённых ему работников; * принимает участие в мероприятиях, проводимых в объединении. В отсутствие директора автошколы выполняет его обязанности. 4. Должностная компетенция: решение вопросов, связанных с учебным процессом и экзаменов в ГИБДД. 5. Должностной ранг: руководитель отдела по учебной работе. 6. Должностная субординация: директор в качестве начальника. 7. Непосредственно подчиненные: старший методист и преподаватели по ПДД. 8. Должностной заместитель: старший методист. 9. Сотрудничество с другими участками: координирующая деятельность с заместителем директора по технической части в целях обеспечения качественного и своевременного обучения клиентов. 10. Требования к занимаемой должности: 1. Высшее или среднее специальное образование по автомобильной или автотракторной специальности. 2. Многолетний опыт работы в данной области по планированию и организации учебного процесса. 3. Общительность, профессиональная компетентность как руководителя. 10. Мотивация. Руководитель, чтобы эффективно двигаться навстречу цели, должен координировать работу и заставлять людей выполнять её. Он воплощает свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации. Мотивация — это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации. Существуют различные способы мотивирования: * наказание; * поощрение; * стимулирование; * убеждение. В основе механизма влияния на человека лежит удовлетворение его потребностей. Так, при наказании человеку отказывают в удовлетворении его потребности, а при поощрении, стимулировании, убеждении эффективная работа поощряется удовлетворением какой-либо потребности. Поэтому задача руководителя заключается в том, чтобы максимально удовлетворить потребности человека, чтобы он в свою очередь выполнил работу с наилучшими результатами. Мотив — это побудительная причина, повод к какому- либо действию. Он находится внутри человека, индивидуален и зависит от многих внешних и внутренних факторов. Мотив определяет также не только, что будет делать человек, но и как он будет выполнять задачу. Поведение человека определяется не одним мотивом, а их совокупностью. Существует определенная иерархия мотивов человека, которая динамична, изменяется во времени. Существуют различные теории мотивации. Так, сторонники политики кнута и пряника считают, что человек использует любую возможность для улучшения своего экономического положения, и именно это служит мотивом его работы. Это верно при тяжелых условиях жизни. Эту политику применял Тейлор, и он же заметил ее недостатки. Современные теории мотивации пытаются определить потребности, побуждающие людей к действию. Наиболее заметные концепции создали Абрахам Маслоу, Фредерик Герцберг и Дэвид МакКлелланд. Создавая теорию мотивации, Маслоу признавал, что люди имеют множество различных потребностей, но полагал, что эти потребности можно разделить на пять основных категорий: 1. Физиологические потребности являются необходимыми для выживания. Они включают потребности в еде, отдыхе и сексуальные потребности. 2. Потребности в безопасности и уверенности в будущем включают потребности в защите от опасностей окружающего мира и уверенности в том, что физиологические потребности будут удовлетворены в будущем. 3. Социальные потребности или потребности в причастности. 4. Потребности в уважении. 5. Потребности самовыражения. Физиологические потребности и потребности в безопасности являются потребностями низшего уровня, социальные потребности, потребности в выражении и самовыражении – высшего уровня. Прежде, чем потребность следующего уровня станет наиболее мощным определяющим фактором в поведении человека, должна быть удовлетворена потребность более низкого уровня. И хотя в данный момент одна из потребностей может доминировать, деятельность человека стимулируется

Украинский Зеленый Портал Рефератик создан с целью поуляризации украинской культуры и облегчения поиска учебных материалов для украинских школьников, а также студентов и аспирантов украинских ВУЗов. Все материалы, опубликованные на сайте взяты из открытых источников. Однако, следует помнить, что тексты, опубликованных работ в первую очередь принадлежат их авторам. Используя материалы, размещенные на сайте, пожалуйста, давайте ссылку на название публикации и ее автора.