Менеджмент, як орган (апарат) управління організацією - Менеджмент - Скачать бесплатно
що полегшує задачу
розгляду організації в єдності її складових частин, які нерозривно
пов'язані із зовнішнім світом. Головні передумови успіху підприємства
знаходяться у зовнішній середовищі, причому кордони з нею є відкритими,
тобто підприємство залежить в своїй діяльності від енергії,
інформації і інших ресурсів, що поступає ззовні. Щоб функціонувати,
система повинна пристосовуватися до змін у зовнішньому середовищі.
Застосування до управління ситуаційного підходу, згідно з яким
функціонування підприємства обумовлюється реакціями на різні за
своїй природою впливи ззовні. Центральний момент тут - ситуація, тобто
конкретний набір обставин, які впливають істотний чином на роботу
організації в даний період часу. Звідси витікає визнання важливості
специфічних прийомів виділення найбільш значущих чинників, впливаючи на
які, можна ефективно досягати мети.
Нова управлінська парадигма приділяє величезну увагу таким
чинникам, як лідерство і стиль керівництва, кваліфікацію і культуру
працюючих, мотивація поведінки, взаємовідношення в колективі і реакція
людей на зміни.
Орієнтація на нові умови і чинники розвитку знайшла відображення в
принципах менеджменту, формулювання яких показує роль людини, що зросла,
його професіоналізму, особистих якостей, а також всієї системи
взаємовідносин людей в організаціях. Наприклад, в складі найважливіших
принципів, якими рекомендується користуватися менеджерам в останньому
десятиріччі потокового віку, нерідко називаються наступні:
> доброзичливе відношення менеджерів до всіх працюючих в організації;
> відповідальність менеджерів всіх рівнів за успішну діяльність
організації;
> комунікації (горизонтальні і вертикальні) як всередині, так і за
межами організації;
> створення атмосфери відвертості, чесності, довір'я людям;
> сприяння реалізації їх талантів і прагнення до постійного
вдосконалення, як особистої роботи, так і роботи організації.
Практичне втілення нових принципів управління вельми складне і
вимагає радикального перегляду всієї філософії бізнесу, зміни
психології працюючих (в тому числі менеджерів), підвищення їх
кваліфікації і зростання особистого потенціалу.
Теорію управління прийнято розглядати як комплексну науку або
науковий напрям, що спирається на багато які теоретичні і практичні
знання. Це пояснюється багатогранністю проблеми управління і
багатооаспектністю управлінської діяльності, заснованою на свідомому
використанні економічних, природно - технічних організаційних, соціально
- психологічних законів і закономірностей, властивих об'єкту
управління. Теорія управління очевидно повинна бути орієнтована на
рішення практичних задач.
Елементами управління як загального вигляду людської діяльності
є мета управління і спосіб досягнення мети, об'єкт і суб'єкт управління,
взаємодіюча в певному навколишньому середовищі.
Предметом розгляду теорії управління є управлінські
(організаційно - управлінські, організаційно - економічні) відносини, що
реалізовуються як інформаційні зв'язки при організації виробництва і
управлінні ними.
Процес управління включає збір, переробку і передачу інформації
(предмет управлінської праці), що використовується для вироблення рішень
(продукт управлінської праці).
Ціна роботи в управлінській діяльності - методи і засоби
обробки і аналізу інформації і прийняття на цій основі конкретних
рішень.
Зміст управлінської роботи розкривається в процесі управління, що
складається з циклічного повторення функцій управління або
конкретних видів управлінських робіт, що виконуються у всіх видах
виробничої діяльності:
* науково - технічної;
* технологічної;
* облікової;
* фінансової;
* та інше.
Технологія управління - це прийоми, способи і порядок
(послідовність, регламент) виконання процесу управління загалом і
складаючих його функцій. У процесі будь-якої технології предмет
роботи перетворюється в продукт роботи.
Підприємство кероване, якщо вироблення і прийняття всіх управлінських
рішень здійсняться раніше, ніж закінчаться виникаючі в даний момент
процеси, що реалізовують раніше прийняті управлінські рішення.
Технологія управління повинна враховувати час управлінських
циклів і їх раціональну взаємодію з виробничими циклами і життєвими
циклами товарів.
Технологія управління повинна відповідати технології виробництва і
реалізаціям товарів (послуг), забезпечуючи безперервність і
керованість їх процесів.
Послідовність виконання взаємопов'язаних функцій управління - це
суть, технологія управлінської роботи.
2. Структура управління організацією
2.1. Визначення поняття і принципи побудови організації
Під структурою управління організацією розуміється упорядкована
сукупність взаємопов'язаних елементів, які знаходяться між собою в сталих
відношеннях, що забезпечують їх функціонування і розвиток як єдиного
цілого. Елементами структури є окремі робітники, служби та інші ланки
апарату управління, а відношення між ними підтримуються завдяки зв'язкам,
що прийнято поділяти на горизонтальні і вертикальні. Горизонтальні зв'язки
носять характер погодження і є, як правило, однорівневими. Вертикальні
зв'язки - це зв'язки підпорядкування, і необхідність в них виникає при
ієрархічності управління, тобто. за наявності декількох рівнів управління.
Крім того, зв'язки в структурі управління можуть носити лінійний і
функціональний характер. Лінійні зв'язки відображають рух управлінських
рішень і інформації між так званими лінійними керівниками, тобто. особами,
які повністю відповідають за діяльність організації або її структурних
підрозділів, функціональні зв'язки мають відповідати лінії руху інформації
і управлінським рішенням тим або іншим функціям управління.
В рамках структури управління протікає управлінський процес (рух
інформації і прийняття управлінських рішень), між учасниками якого
розподілені задачі і функції управління, а отже - права і відповідальність
за їх виконання. З цих позицій структуру управління можна розглядати як
форму розподілу і кооперації управлінської діяльності, в рамках якої
відбувається процес управління, направлений на досягнення наміченої цілі
менеджменту.
Таким чином, структура управління включає в себе всі цілі,
розподілені між різноманітними ланками, зв'язки між якими забезпечують
координацію окремих дій по їх виконанню.
Тому її можна розглядати як зворотну сторону характеристики механізму
функціонування (як процесу реалізації структурних зв'язків системи
управління). Зв'язок структури управління з ключовими поняттями менеджменту
- його метою, функціями, процесом, механізмом функціонування, людьми і їх
повноваженнями, - свідчить про її величезний вплив на всі сторони
управління. Тому менеджери всіх рівнів приділяють величезну увагу принципам
і засобам формування структур, вибору типу або комбінації виглядів
структур, вивченню тенденцій в їх побудові і оцінці їхньої відповідності
меті ,що вирішуються і задачами .
Організаційні структури, що сприяють реалізації принципів
стратегічного планування і керування на практику, розвивалися еволюційно у
міру розвитку самої концепції стратегічного менеджменту для цілей посилення
функції стратегічного керування використовують: групи нововведень,
програмно-цільовий підхід.
Багатогранність утримання структур управління передбачає множинність
принципів їхнього формування. Передусім структура повинна відображати мету
і задачі організації, отже, бути підлеглою виробництву і змінюватися разом
зі змінами, що відбуваються. Вона повинна відображати функціональний
розподіл праці і обсяг повноважень робітників управління; останні
визначаються політикою, процедурами, правилами і посадовими інструкціями і
поширюються, як правило, у напрямку більш високих рівнів управління. При
цьому повноваження керівника будь-якого рівня обмежуються не тільки
внутрішніми факторами, але й факторами зовнішньої середовища, рівнем
культури та ціннісними орієнтаціями суспільства, прийнятими в ньому
традиціями і нормами.
Іншими словами, структура управління повинна відповідати соціально-
культурному середовищу, і при її побудові треба враховувати умови, в яких
вона буде функціонувати. Практично це означає, що спроби сліпо копіювати
структури управління, які діють успішно в інших організаціях, спрямовані на
провал, якщо умови роботи відмінні. Важливе значення має також реалізація
принципу відповідності між функціями і повноваженнями, з одного боку, і
кваліфікацією і рівнем культури - з іншої.
Створення структури є важливим елементом в організаційній діяльності
фірми. Вибір ефективної методики департаментації і формування усього
комплексу організаційних структур - також життєво важливий елемент в
діяльності менеджерського корпуса. Як правило, в таких корпораціях при
ознаках недоліків в функціонуванні вищої ланки менеджмент вирішує питання
про необхідність реорганізації в управлінській структурі.
В теорії західного менеджменту, основаної на концепціях
організаційної поведінки, структура фірми розглядається як найважливіший
фактор, що визначає форми поведінки (діяльності) усього колективу і
окремих його членів. В цьому плані в організаційну структуру включаються
такі управлінські поняття, як співвідношення відповідальності і
повноважень, делегування повноважень, централізація і децентралізація,
відповідальність і контроль, норми керованості, організаційна політика
фірми, моделі управлінських рішень, проектування загальних і індивідуальних
завдань і деякі інші. По суті йдеться тут про змістовну сторону структури
менеджменту: якої меті вона служить і які управлінські процеси вона
забезпечує.
Таким чином, даючи загальну характеристику організаційної структури,
можна виділити декілька положень, що визначають її значимість:
- організаційна структура фірми забезпечує координацію всіх функцій
менеджменту;
- структур організації визначає права і обов'язки (повноваження і
відповідальність) на управлінських рівнях;
- від організаційної структури залежить ефективна діяльність фірми,
її виживання і процвітання;
- структура, прийнята в даній конкретній фірмі, визначає
організаційну поведінку її співробітників, тобто. стиль менеджменту і
якість праці колективу.
2.2. Ієрархічний тип структур управління
Протягом багатьох десятирічних організації створювали такі
організаційні структури управління, що отримали назву ієрархічних, або
бюрократичних.
Концепція ієрархічної структури була сформульована німецьким
соціологом Максом Вебером, що розробив нормативну модель раціональної
бюрократії. Вона містила наступні принципові положення: чіткий розподіл
праці, слідством якого є необхідність використання кваліфікованих фахівців
на кожній посаді; ієрархічність управління, при якій нижчий рівень
підкоряється і контролюється вищестоящим. Наявність формальних правил і
норм, що забезпечують однорідність виконання менеджерами своїх задач і
обов'язків; дух формальної безособовості, з якими офіційні особи виконують
свої обов'язки; здійснення найму на роботу в відповідності з
кваліфікаційних вимог до даної посади. Об'єктивний характер управлінських
рішень виступає в якості гаранта раціональності такої структури.
Ієрархічний тип структури має багато різновидів, але самої
розповсюдженою є лінійно-функціональна організація управління, досі широко
ще використовується організаціями у всьому світі. Основу лінійно-
функціональних структур складає так званий "шахтний" принцип побудови і
спеціалізація управлінського процесу по функціональним підсистемам
організації (маркетинг, виробництво, дослідження і розробки, фінанси,
персонал та ін.). По кожній з них формується ієрархія служб (Рис. 1.
"Шахтна" структура управління). Пронизує всю організацію згори донизу .
Результати роботи кожної служби апарату управління організацією оцінюються
показниками, що характеризують виконання ними своїх мети і задач .
Багатолітній досвід використання лінійно-функціональних структур
управління показав, що вони найбільш ефективні там, де апарат управління
виконує рутинні, які частіше повторюються і рідко змінюються задачі і
функції. Вони виявляються в управлінні організаціями з масовим або
багатосерійним типом виробництва, а також при господарському механізмі
затратного типу, коли виробництво найменш чутливо до прогресу в області
науки і техніки При такій організації управління виробництвом підприємство
може успішно функціонувати лише тоді, коли зміни по всім структурним
підрозділам відбуваються рівномірно. Але в реальних умовах цього немає,
виникає неадекватність реакції системи управління на вимогу зовнішньої
середи. Положення посилюється втратою гнучкості в взаємовідносинах
робітників апарату управління із-за застосування формальних правил і
процедур. В результаті ускладнюється і уповільнюється передача інформації,
що не може не відбиватися на швидкості і своєчасності прийняття
управлінських рішень. Необхідність погодження дій різних функціональних
служб різко збільшує обсяг роботи керівника організації і його заступників,
тобто. вищого ешелону управління
[pic]
Рис. 1. "Шахтна" структура управління
Недоліки лінійно-функціональної структури управління на практиці
посилюються за рахунок таких умов господарювання, при яких допускається
невідповідність між відповідальністю і повноваженнями, у керівників різних
рівнів і підрозділів: перевищуються норми управління, особливо у директорів
і їхніх заступників; формуються нераціональні інформаційні потоки: надмірно
централізується оперативне управління виробництвом; не враховується
специфіка роботи різноманітних підрозділів; будуть відсутні необхідні при
цьому типі структури нормативні документи, що це регламентують.
Аналогічні характеристики має і так звана лінійно-штабна структура
управління, що також що передбачає функціональний розподіл управлінської
праці в штабних службах різних рівнів (рис. 2. Лінійно штабна структура
управління організацією). Головна задача лінійних керівників тут -
координація дій функціональних служб (ланок) і направлення їх в русло
загальних інтересів організації.
[pic]Рис. 2. Лінійно-штабна структура управління організацією.
Різновидом ієрархічного типу організації управління є так звана
дивізіональна структура, перші розробки якої відносяться до 20-х років, а
пік практичного використання - до 60 - 70-х років. Цей тип структури
нерідко характеризують як поєднання централізованої координації з
децентралізованим управлінням (децентралізація при збереженні координації і
контролю).
Ключовими фігурами в управлінні організаціями з дивізіональною
структурою стають не керівники функціональних підрозділів, а менеджери, що
очолюють виробничі відділення. Структуризація організації по відділенням
виробляється, як правило, по загальному з трьох критеріїв: по продукції, що
випускається або по послугам що надаються (продуктова спеціалізація), по
орієнтації на споживача (споживча спеціалізація), по обслуговуваним
територіям (регіональна спеціалізація). Такий підхід забезпечує більш
тісний зв'язок виробництва з споживачами, істотно прискорюючи його реакцію
на зміни, що відбуваються в зовнішньому середовищі. В результаті розширення
між оперативно-господарською самостійністю, відділення стали розглядатися
як "центри прибутку", що активно використовують надану їм свободу для
підвищення ефективності роботи .
В той же час дивізіональні структури управління були причиною
зростання ієрархічності, тобто вертикалі управління. Вони зажадали
формування проміжних рівнів менеджменту для координації роботи відділень,
груп і т. п. Дублювання функцій управління на різних рівнях в кінцевому
рахунку призвело до зростання затрат на утримання управлінського апарату.
Різноманітні модифікації ієрархічних структур, що використалися за
кордоном і в нашій країні, не дозволяли вирішувати проблеми координації
функціональних ланок по горизонталі, підвищення відповідальності і
розширення повноважень керівників нижчих і середніх рівнів, звільнення
вищого ешелону від оперативного контролю. Вимагався перехід до більш
гнучких структур, краще пристосованих до динамічних змін і вимоги
виробництва.
2.3. Органічний тип структур управління
Головною властивістю структур, відомих в практиці управління як
гнучкі, адаптивні, або органічні, є притаманна їм спроможність порівняльну
легко міняти свою форму, пристосовуватися до нових умов, органічно
вписуватися в систему управління. Ці структури орієнтуються на прискорену
реалізацію складних програм і проектів в рамках великих підприємств і
об'єднань, цілих галузей і регіонів. Як правило, вони формуються на
тимчасовій основі, тобто на період реалізації проекту, програми, рішення
проблеми або досягнення поставленої мети.
Різновидами цього типу структур є проектні, матричні, програмно-
цільові, бригадні форми організації управління.
Проектні структури формуються при розробці організацією проектів, під
якими розуміються будь-які процеси цілеспрямованих змін в системі,
наприклад, модернізація виробництва, освоєння нових виробів або технологій,
будівництво об'єктів і т. п. Управління проектом включає визначення його
мети, формування структури, планування і організацію виконання робіт,
координацію дій виконавців.
Однією з форм проектного управління є формування спеціального
підрозділу - проектної команди, працюючої на тимчасовій основі. В її склад
звичайно включають необхідних фахівців, в тому числі і по управлінню.
Керівник проекту наділяється так званими проектними повноваженнями. В
їхньому числі відповідальність за планування проекту, за стан графіку і хід
виконання робіт, за витрачанням виділених ресурсів, в тому числі і за
матеріальне заохочення працюючих. В зв'язку з цим велике значення
придається вмінню керівника сформувати концепцію управління проектом,
розподілити задачі між учасниками команди, чітко визначати пріоритети і
ресурси, конструктивно підходити до дозволу конфліктів. По завершенні
проекту структура розпадається, а співробітники переходять в нову проектну
структуру або вертаються на свою постійну посаду (при контрактній роботі -
звільняються). Така структура володіє великою гнучкістю, але за наявності
декількох цільових програм або проектів наводить до дробіння ресурсів і
помітно ускладнює підтримання і розвиток виробничого і науково-технічного
потенціалу організації як єдиного цілого .
З метою полегшення задач координації в організаціях створюються
штабні органи управління з керівників проектів або використовуються так
звані матричні структури.
Матрична структура нагадує собою сітчану організацію, побудовану на
принципі подвійного підпорядкування виконавців: з одного боку -
безпосередньому керівнику функціональної служби, що надає персонал і
технічну допомогу керівнику проекту, з другого - керівнику проекту
(цільовий програми), що наділений необхідними повноваженнями для здійснення
процесу управління в відповідності з запланованими термінами, ресурсами і
якістю. При такій організації керівник проекту взаємодіє з двома групами
підлеглих: з постійними членами проектної групи і з іншими робітниками
функціональних відділів, що підкоряються йому тимчасово і по обмеженому
колу питань. При цьому зберігається їх підпорядкування безпосереднім
керівникам підрозділів, відділів, служб.
Перехід до матричних структур звичайно охоплює не всю організацію, а
лише її частину. При цьому її успіх в значній мірі залежить від того, в
який ступені керівники проектів володіють професійним якостями менеджерів і
можуть виступати в проектній групі лідерами. Масштаби застосування
матричних структур в організаціях досить значні, що говорить про їхню
ефективність.
При бригадному типі структури істотно змінюються вимоги до
кваліфікації працюючих: перевага віддається людям з універсальними знаннями
і навиками, бо тільки вони можуть забезпечити взаємозамінність і гнучкість
при зміні групою завдань, що виконуються. В бригадах значно поширюються
функції праці робітників і підвищується їхня кваліфікація в результаті
освоєння декількох спеціальностей і професій і більш повного розвитку
спроможності. Поєднання колективної і індивідуальної відповідальності за
якість роботи і її кінцевий результат різко знижує необхідність в жорсткому
контролі ззовні і в проміжному обліку вироблення.
Відповідно цьому змінюються умови оплати праці, направлені передусім
на стимулювання економічно вигідного співробітництва і підвищення
зацікавленості в зростанні прибутків і доходів. В бригадах вводяться гнучкі
системи, що передбачаються тісний зв'язок між рівнем заробітної плати
кожного члена бригади і загальними результатами (по таким показникам, як,
наприклад, прибуток або доходи).
2.4. Вибір організаційної структури управління
В теорії західного менеджменту можна виділити три групи факторів що
впливають на вибір фірмою (корпорацією) тієї або іншої структури. Вони
відображені в табл. 2.
Перша група включає наступні характеристики менеджменту в фірмі:
складність, формалізацію, централізацію, норми керованості (сфера
контролю). Друга група факторів, що впливає на структуру, а відповідно, і
на її вибір, ми умовно називаємо загальними факторами. По відношенню до
перших вони є в певному ступені зовнішніми, або вихідними. Саме вони
визначають початковий вибір структури. Це - стратегія фірми, вигляд
продукту або вигляд технології, зовнішнє середовище, розмір організації.
Третя група включає характеристики "влада і контроль" і
"комп'ютеризація інформаційних процесів".
Таблиця 2.
Фактори, що впливають на вибір організаційної структури
|1. Внутрішні |2. Загальні (зовнішні) |3. Спеціальні |
|Складність |Стратегія організації |Ефект влади і контролю |
|Формалізація |Розмір організації |Комп’ютеризація |
|Централізація |Технологія (продукт) |інформаційних потоків |
|Норми керованості |Зовнішнє середовище | |
|(сфера контролю) | | |
Група внутрішніх факторів. В залежності від ступеню проявлення цих
трьох компонентів - складнощі, формалізації і централізації структури
діляться на дві групи: ієрархічної і органічні структури (Рис. 3.).
Механістична організаційна структура характеризується великою
складністю, особливо більшим числом підрозділів по горизонталі; високим
ступенем формалізації; обмеженою інформаційною мережею; низьким рівнем
участі усього управлінського персоналу в прийнятті рішень.
Органічна структура, більш проста, має широку інформаційну мережу,
менш формалізована. Управління в органічних структурах децентралізоване.
З розвитком ринкових відносин зростає кількість органічних
структур, обумовлено зростом нестабільності засобів функціонування фірм,
компаній, підприємств і їх прагнення застосуватися до нових умов. При
переході до ринково-регулюємої економіки нестабільність розповсюджується
нерівномірно і по регіонам та також по функціям управління підприємств.
[pic]
Рис. 3. Органічна структура управління.
По мірі того, як
|
