Билеты к экзамену по архивоведению - Менеджмент - Скачать бесплатно
1.Место архивоведения в системе информационных дисциплин.
Архивоведение – это комплексная научная дисциплина, разрабатывающая
теоретические, методические и правовые вопросы архивного дела. Объект
архивоведения: текст, содержащийся на листе бумаги или другая информация на
ином носителе. Объект: информация, содержащаяся на листе бумаги или другая
информация на ином носителе.
Архивное дело – отрасль деятельности, охватывающая вопросы хранения и
использования архивных документов.
Дисциплины, входящие в архивоведение:
· методы и теория архивоведения;
· архивный менеджмент;
· архивное право;
· археография – научная дисциплина, разрабатывающая теоретические
и методические вопросы публикационной деятельности.
Объект архивоведения – это текст, содержащийся на листе бумаги или
другая информация на ином носителе.
Предмет архивоведения – классификация документов, хранение документов,
обработка, систематизация документов и создание базы данных.
Дисциплины, с которыми взаимодействует архивоведение:
· история
· археология
· делопроизводство
· информатика
· биология
· химия
· геральдика – это изучение символов и гербов;
· криптография – это разновидность того или иного вида приема,
известная определенному кругу лиц или одному лицу и предназначенная для
фиксации речевой информации с целью сохранения ее в тайне;
· текстология занимается изучением теста, его подлинности,
точности, авторства;
· дипломатика – изучает историю происхождения и структуру
документов
· палеография – изучает способ написания, форму букв
· сфрагистика изучает печати;
· документальная лингвистика
2.Историческая справка, ее структура, цель и методика создания.
Историческая справка помогает ориентироваться в материалах фонда. ИС
должна быть краткой и содержать основные сведения о деятельности
фондообразователя. К этим сведениям относятся – даты возникновения,
реорганизации, ликвидации фондообразователя, подведомственность, задачи и
функции. В случае особо крупных фондов могут даваться отдельные справки по
каждому куску. Для фондов личного происхождения указывается ФИО, псевдоним,
партийная кличка, даты жизни, служебное и общественное положение, почетные
звания. В отдельных случаях (писатели , политики) указывается классовая
направленность. В конце ИС находятся сведения по истории фонда, степени
сохранности, утраченных документах или находящихся в другом месте (указать
где). Справка подписывается исполнителем и заведующим архива. Печатается в
3 экземплярах (3 в архив, 1 себе).
3. Нормативная основа организации архивного дела в Российской
Федерации.
Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры»
// Ведомости Верховного Совета СССР. 1976. + Постановление Верховного
Совета СССР «О порядке введения в действие Закона СССР «Об охране и
использовании памятников истории и культуры» // Ведомости Верховного Совета
СССР. 1976.
Положением о Государственном архивном фонде, утвержденном 4 апреля 1980
г., узаконено начатое еще в 1945 г. создание отраслевых фондов министерств,
ведомств и организаций, осуществляющих государственное хранение документов
Государственного архивного фонда. В 1994 г. для них определены условия
временного и депозитивного хранения, устанавливаемые в соглашениях,
заключаемых федеральными органами и другими организациями, держателями
архивных документов, с Государственной архивной службой России.
Постановление Правительства РФ от 22 декабря 1992 г. № 1006 «Об
утверждении Положения о Государственной архивной службе России».
ГАС России (Росархив) в соответствии с Положением от 17 марта 1994 г. №
552 «является федеральным органом исполнительно власти, находящимся в
ведении Президента Российской Федерации и Правительства Российской
Федерации, осуществляющим государственную политику в области архивного
дела».
В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об
Архивном Фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г.
«совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее
народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое,
политическое или культурное значение и являющихся частью историко-
культурного наследия народов Российской Федерации» образуют Архивный Фонд
Российской Федерации.
Специальные термины и определения, употребляемые в архивном деле, имеют
несколько источников. Основной из них – ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения.»
ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы
разновидности и технические требования.»
Основные правила работы государственных архивов СССР.
Основными нормативными документами, регламентирующими работу
ведомственных архивов, являются Основные правила работы ведомственных
архивов 1986 г. и Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).
Основные правила определяют главные задачи ведомственного архива, в
соответствии с которыми определены основные функции архивов, расширение
которых зависит от категории учреждения – источника комплектования и
профиля архива.
4.Архивная топография. Виды документов, состав показателей.
Для ориентирования в постоянно меняющихся материалах, хранящихся в
архиве, служат топографические указатели. Для того чтобы учитывать место
хранения каждой группы материалов, нумеруются все помещения архива,
стеллажи, шкафы и полки. Справочники, отражающие размещение документов в
хранилище, называются топографическими указателями. Топографические
указатели бывают двух видов: постеллажный и пофондовый. Назначение
постеллажного указателя — фиксировать сведения о том, какие полки и
стеллажи заняты теми или иными делами, пофондового— давать информацию о
том, где хранятся документы конкретного фонда, т.е. в основе пофондового
указателя лежит объект хранения. Они не заменяют друг друга и не дополняют,
потому что используются в разных целях, но они взаимосвязаны. При наличии в
архиве одного небольшого фонда правила пофондовый указатель можно не
составлять
5.Современная методическая база деятельности федеральных и местных
архивов в России.
Выбор технических средств оснащения архивов. Методические рекомендации.
1982г.
Дезинфекция, реставрация, консервация. Инструктивно-методические
указания. 1970 г.
Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных
документов. 1980г.
Методические рекомендации по отбору на государственное хранение
документов по личному составу. 1971 г.
Основные положения развития системы научно-справочного аппарата.
Методические указания. 1987 г.
??Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Старый: Перечень
типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств,
ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков
хранения. 1989 г.
Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР.
1975 г.
Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в
государственные архивы СССР. 1969 г.
Рекомендации по улучшению контроля вышестоящих учреждений за состоянием
архивов и делопроизводства в подведомственных учреждениях, организациях и
на предприятиях. Методическое пособие. 1965 г.
Руководство по поддержанию температурно-влажностного режима в
архивохранилищах. 1971 г.
6. Система учетных документов в архивах.
К учетным документам архива относятся список фондов, картотека фонда,
журнал учета и регистрации, сведения об изменениях, опись дел, лист фонда
(??? а это не то же самое, что карточка ???). Список фондов содержит в себе
сведения о [номере фонда, дате первого поступления, названии и
переименованиях, категории, отметках о выбытии материалов (сколько, когда,
почему)]. При повторной сдаче документов в архив делаются пометки в книге
учета поступивших документов. На каждый фонд заводится отдельная картотека
(лист фонда). Туда дублируется часть инфы из книги регистрации. Для россыпи
– сколько было документов и сколько сформировано дел. У карточки 3 части –
инфа о фонде, инфа о россыпи и НСА, на обороте – изменения в составе.
7. Современная методическая база работы архивов организаций и
предприятий.
Выбор технических средств оснащения архивов. Методические рекомендации.
1982 г.
Методические рекомендации по отбору на государственное хранение
документов по личному составу. 1971 г.
Основные положения развития системы научно-справочного аппарата.
Методические рекомендации. 1987 г.
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с
указанием сроков хранения. 1989 г. (СТАРЫЙ)
Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР.
1975 г.
Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в
государственные архивы СССР. 1969 г.
Руководство по поддержанию температурно-влажностного режима в
архивохранилищах. 1971 г.
8. Архивный фонд, виды архивных фондов.
Архивный фонд — учетная и классификационная единица АФ РФ,
представляющая собой часть документального фонда, принятого на
государственное хранение, либо сформированная в архиве совокупность
документов, исторически или логически связанных между собой. Как понятие
классификационной и учетной единицы определение "архивный фонд" удобно, но
следует отметить, что это понятие включает несколько видов обособленных
комплексов документов, хранящихся в государственных архивах и имеющих свои
особенности. Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически
или логически связанных между собой. Учетная и классификационная единица
архивного фонда Российской Федерации. Архивный фонд организации – фонд,
состоящий из принятых на госхранение документов организации, учреждения,
предприятия. Объединенный архивный фонд – фонд, образовавшийся из
документов 2+ фондообразователей по территориальному или функциональному
принципу. Архивная коллекция – фонд, состоящий из совокупности отдельных
документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и
объединенных по 1+ признакам. Архивная россыпь – куча документов разного
вида, найденная на чердаке у бабушки (.
9. Сфера деятельности и основные задачи Государственной архивной службы
Российской Федерации.
ГАС – субординационно-построенная и функционально разграниченная
система ??? управления архивным делом, подведомственными им архивами и
специальными научно-исследовательскими организации. В систему ГАС входит
Росархив, в его подчинении – ВНИИДАД и 14 федеральных архивов, областные
архивные управления (и в методическом – министерские архивы). Областным
архивным управлениям подчиняются областные государственные архивы,
государственные архивы новейшей истории, районные архивные управления, им –
районные архивы. Задачи ГАС – …
10. Систематизация ГАФ по федеральным архивам.
Государственными архивами с постоянным составом документов являются:
Федеральные государственные архивы России (РГА), хранящие Комплекты
документов общероссийского значения и подчиняющиеся Росархиву. Таких
архивов семнадцать:
Государственный архив Российской федерации, Российский государственный
архив древних актов (РГАДА), Российский государственный исторический архив
(РГИА), Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА),
Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ), Российский
государственный архив экономики (РГАЭ), Российский государственный архив
литературы и искусства (РГАЛИ), Российский государственный военный архив
(РГВА), Российский государственный исторический архив Дальнего Востока
(РГИА ДВ), Российский государственный научно-технический архив (РГНТА,
бывший ЦГАНТД) с филиалом в Москве, Российский государственный архив
фотодокументов (РГАФД), Российский государственный архив кинофотодокументов
с филиалом в г. Владимире, Центр хранения современной документации, Центр
хранения документов молодежных организаций. Центр хранения историко-
документальных коллекций, Центр хранения страхового фонда. Часть из них
(РГАДА, РГИА, РГВИА) хранит документы дореволюционного периода и не
комплектуется (не считая редких случайных поступлений). Остальные архивы
(АФ РФ, РГАЭ, РГВА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, РГАФД, РГНТА) комплектуются
документами действующих учреждений, организаций и предприятий, а также
фондами личного происхождения, хотя некоторые из них хранят документы и
досоветской эпохи (РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, ЦГАФД).
11. Зарождение и развитие архивного дела в структуре органов управления
России.
Документы хранились в княжеских сокровищницах вместе с казной и
библиотекой. Множество документов хранилось в ризницах монастырей вместе с
ценной церковной утварью; их собрания пополняли дарения князей и бояр.
Архивы городских общин хранились, как правило, в храмах святых —
покровителей данного города. В конце ХV в., когда образовались приказы —
центральные учреждения управления, часть документов из великокняжеского
архива была передана им, другие же документы великокняжеского архива с ХVI
в. вошли в состав Государственного архива России. Этот архив в ХVI в.
хранил наиболее документы личной канцелярии царя, Боярской думы,
Посольского приказа. В нем, кроме документов удельных княжеств, хранились
документальные акты и переписка за ХIV — ХVI вв., отражающие внешнюю и
внутреннюю политику государства и имеющие общегосударственное значение. В
приказах (Разрядном, Посольском, Поместном и других, возникших позже)
хранились менее значимые документы. Архивы местных административных органов
содержали в основном документы со сведениями об имущественном положении и
повинностях населения. В архивах хранились дела трех видов; отдельные
документы — грамоты, столбцы, книги и тетради. Реорганизация
государственного аппарата в центре и на местах привела к существенным
изменениям в архивном деле. Создание новых учреждений (Сенат и коллегии,
губернские и провинциальные канцелярии, ратуши) повлекло за собой
ликвидацию старых, передачу их архивов преемникам. Одновременно создавалось
большое количество новых архивов, существовавших как самостоятельные
структурные подразделения. Это было юридически закреплено в Генеральном
регламенте 1720 г.
12. Архивные фонды личного происхождения.
Документы создаются и накапливаются не только в учреждениях, но и у
людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую
деятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийных
и государственных деятелей, ученых, организаторов производства,
военоначальников, писателей, художников, новаторов и т.д. архивные
учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и
других лиц, чьи документы могут помочь изучению истории родного края.
Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка
участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и
села.
Архивных фонд личного происхождения – фонд, представляющий собой
принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде
случаев документальный фонд лица семьи или рода.
Фонды личного происхождения хранятся в федеральных и местных
госархивах, в архивах учреждений Академии наук и в ряде других
ведомственных архивов.
В основе комплектования архивного фонда личного происхождения лежит
признак происхождения (фонд сложился в процессе деятельности лица).
Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп. Главные из них:
личные документы, документы, созданные фондообразователем (научные,
творческие и др.), переписка (деловая и личная), могут быть документы,
собранные данным лицом (коллекции).
При передачи документов личного происхождения составляется историческая
справка фондообразователя, в которой указывают:
- ФИО;
- псевдоним;
- девичья фамилия;
- даты жизни;
- служебное и общественное положение;
- почетные звания.
В необходимых случаях, в особенности для политических деятелей,
указывается классовая принадлежность, классовая направленность
деятельности.
Сведения о фондообразователях семейных и родовых фондов приводятся или
последовательно в общей исторической справке, или в отдельной исторической
справке перед материалами фонда каждого члена семьи или рода.
13. Выделение архивов в самостоятельные единицы управленческих структур
Российской империи.
При Петре I появился архив, сложившийся из документов Кабинета его
императорского величества, бывшего сначала личной канцелярией царя, а затем
пополнявшийся документами общегосударственной важности по вопросам
дипломатическим, политическим, финансовым, строительным, военным, а также
перепиской Петра I с иностранными и отечественными государственными
деятелями.
Ценными документами располагали архивы центральных учреждений.
Например, Коллегия иностранных дел имела два архива: в Петербурге хранились
дела с 1720 г. и небольшая часть документов бывшего Посольского приказа, в
Москве — основная часть дел Посольского приказа.
В конце 60-х годов ХVIII в. был создан Межевой архив, хранивший
документы генерального межевания, проводившегося с 1765 г. до середины ХIХ
в. Документы двух видов — картографические и текстовые — закрепляли
помещичье землевладение.
Значительный интерес представляют документы министерств, созданных в
1802 г. вместо коллегий. Архивы их утратили свою самостоятельность и стали
организовываться в каждом департаменте, что привело к распылению документов
и ухудшило их сохранность. Однако во второй четверти ХIХ в. департаментские
архивы министерств стали объединяться в общеминистерские.
14. Объединенные архивные фонды и коллекции.
Архивный фонд – учетная или классификационная единица АФ РФ,
представляющая собой часть документального фонда принятого на
государственное хранение, либо сформированная в архиве совокупность
документов исторически или логически связанных между собой.
Объединенный архивный фонд – фонд, образованный из документов двух или
более фондообразователей.
Архивная коллекция – фонд, представляющий собой совокупность отдельных
документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и
объединенных по одному или нескольким признакам.
В основе комплектования объединенного архивного фонда и архивной
коллекции лежит признак логической связи, т.е. они собраны искусственно.
Объединенный архивный фонд создаются в государственном или
ведомственном архиве, исходя из требований целесообразности, для облегчения
пользования документами и упрощения учета, т.к. при этом уменьшается
количество фондов, преимущественно мелких. Например: в объединенном
ведомственном архиве могут быть созданы объединенные фоны школ или
дошкольных учреждений одного района, поликлиник города. Объединение
документов следует проводить после их тщательного изучения и на основе
нескольких объединяющих признаков. В первую очередь применяются признаки
общности функций, административно-территориальной принадлежности (одного
района, области и т.д.), принадлежности к одной производственной отрасли. В
исторической справке объединенного фонда необходимо указать время и мотивы
его образования.
Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо лицом и поступить в
таком виде в архив (коллекция древних рукописей, автографов, нотных
рукописей и т.п.), а могут быть созданы в архиве по тому же признаку из
разрозненных документов или дел разных учреждений. Каждый из этих
комплексов учитывается как фонд и на этом основании является
классификационной единицей. Историческая справка, составляемая в архивных
коллекциях, должна освещать историю создания коллекции:
- составитель;
- время;
- условия создания;
- комплектование.
15. Зарождение и развитие сети исторических архивов в Российской
империи.
Большинство документов ликвидированных учреждений использовались в
работе Сената и коллегий мало, но стали все чаще использоваться учеными для
написания исторических трудов. В связи с этим правительство издало Указ о
создании исторических архивов. Первым из них стал Московский архив коллегии
иностранных дел, хранивший документы бывшего Посольского приказа и
документы по истории царской семьи.
На основе документов бывшего Разрядного приказа был создан Разрядно-
Сенатский архив, хранивший документы по внутренней истории России. В начале
70-х годов ХVIII в. были созданы Петербургский и Московский архивы старых
дел, сосредоточившие дела ликвидированных в 60 — 70-е годы центральных и
местных учреждений. В январе 1786 г. был создан Поместно-Вотчинный архив,
хранивший документы о помещичьем землевладении.
16. Оформление приема дела на архивное хранение.
Документы передаются в ведомственный архив в соответствии с графиком,
составленным заведующим архивом, одобренным ЭК и утвержденным руководителем
учреждения. Из канцелярии и структурных подразделений дела передаются, как
правило, через год после окончания их делопроизводством (т.е. дела,
заведенные и законченные в 1999 г., должны передаваться в 2001 г.). Но дела
постоянного хранения государственная архивная служба рекомендует передавать
в ведомственный архив сразу по окончании года.
В объединенный ведомственный архив дела могут передаваться и через два-
три года после окончания их делопроизводством, в зависимости от их
оперативной значимости и других условий.
В архив передаются документы постоянного хранения и временных, но
длительных сроков — свыше десяти лет (значительную часть их составляют
документы по личному составу). Вопрос о сдаче в архив дел временных сроков
хранения (до десяти лет включительно) решается руководителем учреждения с
учетом существующих условий: степени загруженности архива, обеспечения
сохранности документов в структурных подразделениях, частоты обращения к
документам прошлых лет в работе структурных подразделений и т.п. Документы
принимаются после проведения экспертизы ценности, оформления их в
соответствии с правилами, по описям, одобренным ЭК учреждения.
Дела десятилетнего срока хранения могут приниматься по номенклатурам.
Вместе с делами передаются регистрационно-контрольные карточки на
документы.
Принимая материалы, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с
описью, проверяет правильность формирования дел, заголовков, нумерации,
заверительных надписей и др. Проверяется также правильность отнесения
документов к фонду, если в архиве их несколько.
В случае неправильного определения фондовой принадлежности дела и
включения его в опись составляется акт об обнаружении, а дело изымается из
сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду.
После утверждения акта об обнаружении в описи в гр. "примечания" делается
запись об исключении дела (со ссылкой на акт) и составляется новая итоговая
запись. В итоговой записи делаются отметки об ошибках в подсчете дел и
других недостатках учета.
По окончании приема дел заведующий архивом расписывается на трех
экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел
долговременного хранения с указанием количества принятых дел и даты приема.
Вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в
архиве. Если дела временного хранения принимаются по номенклатуре, то
оформление приема-сдачи проводится по аналогии с оформлением дел
долговременного хранения. Но для этих дел не требуется подшивка, нумерация
листов.
Если какие-то дела из сдаваемого комплекса нужны для работы
структурного подразделения, то по окончании приема оформляется акт о выдаче
документов во временное пользование и устанавливается контроль за
своевременным возвращением дел в архив.
Прием дел ведомственным архивом из других учреждений проводится также
по описи, но, кроме того, оформляется актом сдачи материалов. Передача
вместе с документами учетного и научно-справочного аппарата (лист фонда,
дело фонда, указатели, картотеки и т.п.) оговаривается в акте.
Окончание приема документов в архив завершается заполнением учетных
документов.
В государственные архивы передаются документы после истечения сроков
ведомственного хранения, но бывают случаи досрочной передачи документов в
госархив и, наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный
срок. Это решается госархивом совместно с ведомственным архивом.
Положение об Архивном фонде РФ установило предельные сроки хранения
документов АФ в ведомственных архивах. Эти сроки подтверждены
постановлением Правительства Российской Федерации "О порядке ведомственного
хранения документов и организации их в делопроизводстве" от 3 марта 1993 г.
№ 191:
15 лет — для документов центральных органов федеральной исполнительной
власти, министерств и ведомств республик в составе РФ, отраслевых академий,
государственных учреждений, организаций и предприятий федерального и
республиканского (республик в составе РФ) подчинения;
10 лет — для документов органов государственной власти и управления
краев, областей, национальных образований (автономных областей и округов),
городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных
депутатов и соответствующих местных администраций, а также государственных
учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного
подчинения;
5 лет — для документов учреждений, организаций районного и городского
подчинения;
75 лет — для записей актов гражданского состояния, документов по
личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел;
до утраты практической значимости, но не более 25 лет — для научно-
технической документации;
по окончании копирования, но не свыше 3 лет — для кинодокументов и
фонодокументов, 3 года — для фотоснимков, 5 лет — для магнитных лент и
дисков и других машинно-ориентированных (механографических) документов.
Если перечисленная специальная документация входит в состав управленческой
или научно-технической документации, то она хранится в ведомственном архиве
в течение сроков, предусмотренных для соответствующих организаций (15, 10,
5 и 25 лет).
Передача в госархивы документов с истекшими сроками ведомственного
хранения осуществляется, как правило, ежегодно в соответствии с
утвержденным графиком. Однако от организаций с небольшим ежегодным объемом
документов (до 200 дел постоянного хранения) и организаций, действующих в
пределах установленных сроков созыва (например, выборные органы власти,
народные суды), дела могут приниматься на госхранение один раз в три —
|
