Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии - Административное право - Скачать бесплатно
Академия труда и социальных отношений
Уральский Социально-экономический институт
Контрольная работа
По курсу: «Основы документированного
обеспечения управления (делопроизводство)».
Тема: №12
Студента-заочника IV курса
Группа: МЗ-401
Факультет: менеджмент
Шашков Е.А.
г. Челябинск
2002 год.
Содержание
Введение………………………………………………………………..3
1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на
предприятии (организации)………………………………………………….4
1.1 регистрация документов…………………………………………..5
1.2 систематизация документов……………………………………….8
1.3 формирование дел………………………………………………….9
2. Оформление документации об отпусках, командировках и поощрениях,
особенности их хранения. Приведите форму графика отпусков, образцы приказов
о командировании и поощрении сотрудников.
2.1 документация об отпусках……………………………………......11
2.2 документация о командировка………………………………….14
2.3 поощрения; стимулирующие выплаты………………………….17
2.4 подготовка документов к архивному хранению………………..20
Заключение……………………………………………………………22
Список литературы…………………………………………………...25
Введение
Документы предприятия, отражающие производственно хозяйственную
деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к
памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного
фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.
Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие
трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый
для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого
человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в
результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями
соответствующих требований КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек,
либо не ведется вообще.
Руководители предприятий несут персональную ответственность за
документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами
законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В
соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы
управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на
предприятиях.
Таким образом, знание вопросов современного документирования
управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с
государственными органами и партнерами) и внутренними (с подчиненными)
конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно –
хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной
прибыли, развития предприятия.
1.Классификация документов и составление номенклатуры дел на
предприятии (в организации).
Документооборот-это движение документов с момента их получения или
создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Различают три основных потока документации:
. Документы, поступающие из других организаций (входящие),
. Документы, отправляемые в другие организации (исходящие),
. Документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками
предприятия в управленческом процессе (внутренние).
Документы, поступающие на предприятие, проходят:
. Первичную обработку,
. Предварительное рассмотрение,
. Регистрацию,
. Рассмотрение руководством,
. Передачу на исполнение.
Служба документационного обеспечения управления, которая может
быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным
подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и
отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к
обработке только правильно оформленные документы, имеющие
юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии
приложений). В противном случае присланные документы возвращаются
автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются
причины возврата.
Конверты от поступающих документов оставляются в тех случаях,
когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время
отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются
по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных
организаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится работником
службы документального обеспечения управления с целью распределения
поступивших документов на:
Направляемые непосредственно в структурные подразделения или
конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению
документы, содержащие оперативную информацию или адресованные в
конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя
предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по
которым могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные
руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по
наиболее важным вопросам деятельности предприятия.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в
день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться
несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают
в нужном количестве экземпляров.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию. Сортируют,
упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение
связи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность
оформления документов, наличия всех приложений, соответствие
количества экземпляров количеству адресатов и т. Д. Неправильно
оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая
подписывается работником службы ДОУ и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день
регистрации.
Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под
расписку в регистрационной форме.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества
обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные
экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и
доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по
совершенствованию работы с документами.
1.1 Регистрация документов
Регистрация документов-это фиксация факта создания или
поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с
последующей записью необходимых сведений о документе в
регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы,
требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в
справочных целях (организационно-распорядительные, плановые,
отчетные, учетно-статистические , бухгалтерские, финансовые и т.
Д.). регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ.
Документы специальных (функциональных) систем документации
(плановые, бухгалтерские, финансовые и другие) регистрируются в
соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах
ставится дата поступления. Перечень документов, не подлежащих
регистрации в службу ДОУ:
. Письма, присланные для сведения(копии)
. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок
. Технические задания на командирование специалистов за рубеж
и сметы по командированию
. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня
. Графики, наряды, заявки, разнарядки
. Сводки и информация, присланные сведения
. Учебные планы, программы
. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний,
конференций
. Прейскуранты
. Технические условия
. Претензии
. Нормы и нормативы расходов материалов
. Поздравительные письма
. Пригласительные билеты
. Документы по заключению коллективных договоров
. Бухгалтерские документы
. Планово-финансовые документы
. Печатные издания (книги, журналы, биллютени)
. Формы статистической отчетности
. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с
пометкой «лично»
. Объяснительные записки
. Арбитражные и исковые документы
Регистрация документов должна быть только однократной.
Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и
внутренние – в день подписания или утверждения. При передаче
зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он
должен регистрироваться повторно.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам
документов, каждая из которых регистрируется отдельно:
. Приказы по основной деятельности
. Приказы по личному составу
. Акты ревизий
. Протоколы заседаний
. Отчеты
. Докладные записки и т. д.
Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам
в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно
применяется простая нумерация.
Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и
внутренним документам в пределах календарного года.
В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов
регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или
регистрационные карточки (РРК). Журналы удобны при сравнительно небольшом
количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу
довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила
индексации документов необходимо вести одновременно несколько журналов
регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов,
разделив последние еще по видам документов. Кроме того, по журналу
невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично
регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.
Этих недостатков лишены РРК, позволяющие более оперативно вести
информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением
документов без повторной регистрации. РРК печатается в нескольких
экземплярах, что позволяет создать несколько справочных карточек (по
вопросам деятельности, по корреспондентам т. П.) и контрольную картотеку.
При соблюдении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ
должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные
нумерационные бланки – шахматки, для отметок об использовании очередного
порядкового номера при регистрации документов.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации
документов:
. Автор (корреспондент)
. Название документа
. Дата документа
. Индекс документа
. Дата поступления документа (для входящих документов)
. Индекс поступления документа (для входящих документов)
. Заголовок документа или его краткое содержание
. Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата)
. Срок исполнения
. Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу,
дата фактического исполнения и индекс документа – ответа)
. Номер дела.
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть
должен следующим:
Исполнители
Расписка исполнителя в получении документа
Ход исполнения
Приложения и др.
Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т. Е.
порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ
предприятия.
Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных
формах инициативных документов. Документу – ответу присваивается
самостоятельный порядковый номер в пределах соответствующего
регистрационного массива.
1.2 Систематизация документов
Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии
должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков
дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В
номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности
предприятия, корме технической документации и печатных изданий. При
составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к
номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного
обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов,
перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел
предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию
работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в
действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя
реквизиты:
. Наименование предприятия,
. наименование вида документа,
. дату,
. индекс,
. место составления,
. гриф утверждения,
. заголовок к тексту,
. текст,
. подпись,
. гриф согласования.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее
разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут
использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не
предусмотренных в течении календарного года на предприятии.
По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется
итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и
временного сроков хранения.
1.3. Формирование дел
При формировании документов в дела используются следующие
признаки заведения дел.
Основанием для группировки документов по номинальному признаку
служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы,
указания, акты, справки и т. д.
При формировании документов в дела по предметно – вопросному
признаку за основу берется их содержание. Например: «Документы по
вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации,
докладные записки)».
Авторский признак предполагает группировку в дела документов
одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний
предприятия за один год».
Для группировки переписки используется корреспондентский
признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым
ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например:
«Переписка с машиностроительным предприятием о взаимных расчетах».
Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов
осуществляется по географическому признаку. Например: “Переписка с
предприятием Восточной Сибири по вопросам поставки продукции».
Группировка документов, за какой либо определенный период
осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные
отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях».
Планово – отчетные документы группируются в дела по номинальному,
авторскому, предметно – вопросному и хронологическому признакам.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия.
В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной
частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1. документы постоянного и временного сроков хранения необходимо
группировать в дела раздельно;
2. подлинники отделять от копий;
3. годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных, утвержденные
документы – от их проектов;
4. включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в
соответствии с требованиями государственных стандартов и других
нормативных актов.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме
переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года
(например: личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени
работы сотрудника на предприятии).
Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х
сантиметров.
Приложение к документов, независимо от даты их утверждения или
составления присоединяются к документам, к которым они не относятся.
Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс,
копии – заверительную надпись, отметку «В дело».
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке:
сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а
затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере
решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы,
разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату,
дублирующие документы.
Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам
и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные
распорядительными документами, являются приложениями к ним и
группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов
по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной
деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с
приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной
деятельности группируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в
порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности
группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их
проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии
с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием
для приказа по личному составу, подшиваются в личные дела
|
